CHƯƠNG 2 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU NGÀNH IN SIC
2.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu ngành in SIC
Để quản lý và giám sát quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, hiện tại bộ máy kế toán của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu ngành in SIC được thiết kế gồm 05 người, áp dụng hình thức tổ chức kế toán tập trung.
Theo hình thức tổ chức này thì toàn bộ công việc kế toán được thực hiện tập trung tại Phòng kế toán.
Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu ngành in SIC được thể hiện trong Sơ đồ 2.1 dưới đây:
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu ngành in SIC
Nguồn: Phòng tài chính kế toán Kế toán
vốn bằng tiền, tiền
lương
Thủ quỹ Kế toán
kho và TSCĐ
Kế toán bán hàng,
công nợ Kế toán trưởng (Kiêm kế toán tổng hợp)
Theo Sơ đồ 2.1, cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu ngành in SIC bao gồm:
Kế toán trưởng (kiêm kế toán tổng hợp):
Tổ chức công tác kế toán tài chính và bộ máy kế toán phù hợp với loại hình kinh doanh của Công ty;
Điều hành và giám sát toàn bộ hoạt động của phòng kế toán, chỉ đạo, điều hành và giám sát các nhận viên của phòng kế toán.
hịu trách nhiệm trước Công ty, các cơ quan quản lý và pháp luật về công việc thuộc trách nhiệm và quyền hạn của mình.
Lập các kế hoạch và báo cáo tài chính, trực tiếp báo cáo các thông tin kinh tế tài chính với Giám đốc và các cơ quan có thẩm quyền khi có yêu cầu.
Tổng hợp các phần hành kế toán để làm báo cáo thuế định kỳ
Ký duyệt các nghiệp vụ có liên quan đến công tác kế toán của Công ty.
Kế toán vốn bằng tiền và tiền lương
Kế toán vốn bằng tiền phản ánh tình hình hiện có và tình hình biến động các khoản thu chi tiền mặt, mức tăng giảm và số dư tiền gửi ngân hàng, theo dõi các khoản tiền đang chuyển từ đó đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách kế toán với mức tiền thực tế và từ đó tìm ra các nguyên nhân dẫn đến mức chênh lệch và có các biện pháp kịp thời xử lý các sai sót với tiền mặt, tiền gửi ngân hàng còn với các khoản tiền đang chuyển thì có cách thức thúc đẩy để thu được khoản tiền trên thực tế.
Tính toán tiền lương và tiền thưởng cho người lao động
Tính toán các khoản trích nộp và nộp các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn.
Kế toán bán hàng và công nợ:
Tổ chức theo dõi và phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời tình hình bán hàng của doanh nghiệp. Kiểm tra các nghiệp vụ bán hàng, lập chứng từ bán hàng
Ghi chép chi tiết các khoản công nợ theo người bán và người mua (nợ phải thu khách hàng và nợ phải trả người bán) đồng thời phải tổng hợp tình hình thanh toán với người mua và người bán theo các tính chất của khoản công nợ trước khi lập các báo cáo kế toán cuối kỳ theo từng đối tượng của từng loại hàng hóa, vật tư.
Kế toán kho và TSCĐ:
Nhập xuất và tập hợp chứng từ vào phần mềm kế toán.
Phối hợp với bộ phận kinh doanh để cung cấp thông tin kịp thời cho công tác mua hàng dự trữ cũng như bán hàng cho Công ty.
Phối hợp với kế toán công nợ trong việc kiểm tra công nợ với nhà cung cấp.
Báo cáo nhập - xuất - tồn kho cho Ban Giám đốc.
Ghi chép kịp thời, đầy đủ số lượng, hiện trạng và toàn bộ TSCĐ hiện có. Tình trạng tăng, giảm và di chuyển TSCĐ trong doanh nghiệp và từng nơi sử dụng, đồng thời tính toán và phân bổ chính xác mức khấu hao TSCĐ cho từng bộ phận
Thủ quỹ: Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng và Ban giám đốc về việc thực hiện các công tác tính toán và bảo quản các khoản tiền mặt và các khoản tương đương tiền tại quỹ của Công ty.
Hàng ngày, thủ quỹ Công ty có nhiệm vụ là tính toán và tiến hành nhập quỹ các khoản tiền mà Công ty thu về từ các hoạt động như: Hoạt động bán hàng, hoạt động thu nợ, hoạt động vay nợ….
Xuất quỹ các khoản thanh toán với người được hưởng như: Trả lương nhân viên, thanh toán với người bán hàng mà Công ty mua hàng, trả nợ cho cán bộ công nhân viên, trả các khoản nợ vay từ ngân hàng…
Tuy có sự phân chia giữa các phần hành kế toán, mỗi nhân viên trong bộ phận kế toán đảm nhận một công việc nhưng giữa các bộ phận đều có sự kết hợp hài hòa, hỗ trợ giúp đỡ nhau hoàn thành tốt nhiệm vụ chung. Việc hạch toán chính xác, trung thực các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tạo điều kiện cho kế toán tổng hợp xác định đúng kết quả kinh doanh.