PHẦN 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LẮP RÁP ĐIỆN TỬ NHẬT LONG
2.2. Tổ chức hệ thống kế toán tại Công ty CP Lắp ráp Điện tử Nhật Long
2.2.1. Các chính sách kế toán chung.
Công ty áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định sô 15/2006/QD- BTC ngày 20/03/2006, sửa đổi bổ sung theo Thông tư sô 161/2007/TT- BTC ngày 31/12/2007 của Bộ Tài chính ban hành và các bản sửa đổi bổ sung, hướng dẫn thực hiện kèm theo.
* Niên độ kế toán:
Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc ngày 31/12 hàng năm.
* Đơn vị tiền tế sử dụng:
Công ty sử dụng Việt Nam Đồng (VND). Các chỉ tiêu có gốc ngoại tệ, vàng bạc, đá quý doanh nghiệp sử dụng tỷ giá thực tế để ghi sổ.
* Hình thức sổ kế toán áp dụng :
Doanh nghiệp sử dụng chứng từ ghi sổ.
* Hệ thống danh mục tài khoản: Sử dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC.
* Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho:
Hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền.
* Phương pháp tính thuế GTGT:
Doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ
* Phương pháp tình khấu hao TSCĐ hữu hình :
Doanh nghiệp tính khấu hao TSCĐ hữu hình theo phương pháp đường thẳng. Thời gian để tính khấu hao được xác định theo Quyết định số 203/2006/QĐ-BTC như sau:
Nhóm tài sản Thời gian khấu hao (Năm) Nhà xưởng, vật kiến trúc 06 - 20
Máy móc thiết bị 05 – 10
Phương tiện vận tải 06 – 10
Dụng cụ quản lý 03- 05
*Nguyên tắc ghi nhận và vốn hóa các khoản chi phí đi vay:
Chi phí đi vay liên quan trực tiếp đến việc đầu tư xây dựng hoặc sản xuất tài sản dở dang được tính vào giá trị của tài sản đó (được vốn hóa), bao gồm các khoản lãi tiền vay, phân bổ các khoản lãi chiết khấu hoặc phụ trội khi phát hành trái phiếu, các khoản chi phí phụ phát sinh liên quan đến quá trình làm thủ tục vay.
Việc vốn hóa chi phí đi vay sẽ được tạm ngừng lại trong các giai đoạn mà quá trình đầu tư xây dựng hoặc sản xuất tài sản dở dang bị gián đoạn, trừ khi sự gián đoạn đó là cần thiết.
Việc vốn hóa chi phí đi vay sẽ chấm dứt khi các hoạt động chủ yếu cần thiết cho việc chuẩn bị đưa tài sản dở dang vào sử dụng hoặc bán đã hoàn thành.
Chi phí đi vay phát sinh sau đó sẽ được ghi nhận là chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ khi phát sinh.
2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán.
Các chứng từ kế toán được ghi chép đầy đủ, kịp thời, đảm bảo việc cung cấp các thông tin cho Ban lãnh đạo công ty.
Để thuận tiện cho việc sử dụng, chứng từ công ty được chia thành từng loại có nội dung cụ thể như sau:
- Chứng từ lao động, tiền lương: Bảng chấm công, Bảng chấm công làm - thêm giờ, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng phân bổ tiền lương BHYT - BHXH …
- Chứng từ hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Bảng kê mua hàng. Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu…
- Chứng từ bán hàng: Hóa đơn GTGT, …
- Chứng từ tiền mặt: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, bảng kê chi tiền…
- Chứng từ tiền gửi ngân hàng: Ủy nhiệm chi, Giấy báo nợ, Giấy báo có, bảng sao kê ngân hàng…
- Chứng từ về thuế: Tờ khai GTGT, Tờ khai thuế TNDN, Biên bản sử dụng hóa đơn, …
- Chứng từ tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản kiểm kê TSCĐ, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, Biên bản đánh giá lại TSCĐ, . .
Công ty CP Lắp ráp Điện tử Nhật Long tập hợp chứng từ 1 tháng một lần và được luân chuyển theo 4 bước:
Lập chứng từ
Kiểm tra chứng từ
Ghi sổ kế toán
Lưu trữ và bảo quản chứng từ
- Lập chứng từ :
Chứng từ được lập khi có nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan tới hoạt động của công ty và chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ phát sinh.
- Kiểm tra chứng từ:
Trước khi được dùng để ghi sổ các chứng từ kế toán sẽ được kiểm tra về các mặt như: nội dung kinh tế của nghiệp vụ phát sinh, số liệu kế toán được phản ánh trên chứng từ và kiểm tra tính hợp pháp (chữ ký , con dấu,…).
- Ghi sổ:
Sau khi kiểm tra chứng từ kế toán tiến hành việc phân loại, sắp xếp các chứng từ và ghi vào sổ liên quan tới các chứng từ đó.
- Bảo quản và lưu trữ chứng từ:
Công ty bảo quản chứng từ kế toán trong phòng hồ sơ của xí nghiệp trong các tủ đựng chứng từ. Công ty lưu trữ chứng từ ít nhất là 5 năm kể từ ngày lập chứng từ.
Các chứng từ bắt buộc đều được sử dụng theo đúng mẫu của Bộ Tài chính, việc lập và ghi chép các yếu tố của chứng từ kế toán kịp thời, đầy đủ, chính xác, đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ kế toán
2.2.3. Tổ chưc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán.
Công ty CP Lắp ráp Điện tử Nhật Long sử dụng hầu hết là tài khoản kế toán theo quyết định số 15/2006/ QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính. Các tài khoản cấp 1 thường được sử dụng là : 111, 112, 131, 133, 152, 153, 154, 155, 211, 331, 334, 338, 632, 642, …
Để thuận tiện cho việc theo dõi đầy đủ các nghiệp kinh tế phát sinh hàng ngày công ty đã mở chi tiết các tài khoản cấp 2, cấp 3 cho phù hợp với từng đối tượng cụ thể, từng nội dung kinh tế cụ thể.
Ví dụ: TK tiền mặt là 111 có hai TK chi tiết là TK tiền mặt Việt Nam- 1111 và TK tiền mặt nước ngoài - 1112.
Việc Phân cấp theo phương pháp mã hóa tổng hợp được dùng với các tài khoản công nợ chi tiết cho các khách hàng hoặc các tài khoản cấp 3 của tài khoản tiền gửi để chi tiết cho các ngân hàng.
Ví dụ: TK 1121- tiền gửi ngân hàng VNĐ có TK chi tiết là TK 1121VTIB - tiền gửi VNĐ Ngân hàng Công thương Việt Nam (VIETINBANK).
Về nguyên tắc phân cấp, việc phân cấp tài khoản được bộ phận kế toán Công ty xác định dựa theo một số tiêu thức sau: với các tài khoản liên quan đến tiền gửi ngân hàng thì phân cấp chi tiết đến tài khoản cấp 3 cho từng ngân hàng với các tài khoản công nợ chi tiết đến tài khoản cấp 3 cho từng khách hàng, nhà cung cấp. Với các tài khoản liên quan đến tập hợp chi phí được mã hóa theo từng loại mặt hàng để thuận tiện cho việc quản lý cũng như tính giá thành sản phẩm. Các tài khoản còn lại sử dụng theo hệ thống tài khoản chuẩn của Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC đã đề cập ở trên.
2.2.4. Tổ chưc vận dụng hệ thống sổ sách kế toán.
Hiện nay, công ty đang sử dụng hình thức sổ kế toán theo hình thức Nhật kí chung. Đây là hình thức phù hợp với đặc điểm và hoạt động kinh doanh của công ty. Sử dụng hình thức này thuận lợi cho việc ghi chép, theo dõi, kiểm tra đối chiếu trong việc thực hiện công tác kế toán của công ty và đây cũng là hình thức thuận tiện cho việc sử dụng kĩ thuật vi tính, sử dụng phần mềm kế toán.
Đặc trưng cơ bản của hình thức này là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát
sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật Ký Chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi vào Sổ Cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Trình tự ghi chép vào sổ sách của hình thức Nhật kí chung được thể hiện như sau :
Sơ đồ 2.2: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán Công ty CP Lắp ráp Điện tử Nhật Long
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Đối chiếu Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra, kế toán tiến hành lấy số liệu ghi trực tiếp vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian. Đồng thời
Chứng từ gốc
Nhật kí chung
Sổ cái
Bảng cân đối kế toán
Báo cáo tài chính
Nhật kí đặc biệt Sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
phản ánh vào các Sổ, thẻ kế toán chi tiết. Sau đó tổng hợp số liệu để ghi vào Sổ cái các tài khoản thích hợp.
Cuối tháng cộng sổ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản để đối chiếu với bảng cân đối phát sinh.
Cuối tháng kế toán cộng số liệu trên sổ Nhật ký chung, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan sau đó gửi toàn bộ sổ sách lên phòng kế toán công ty, kế toán công ty sẽ kiểm tra lại sau đó tiến hành vào sổ cái, nhật ký chung liên quan để lập báo cáo tài chính.
2.2.5. Tổ chưc hệ thống báo cáo kế toán.
* Định kỳ lập báo cáo:
Theo quy, năm bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm.
* Nơi gửi báo cáo:
- Chi cục thuế Quận Hà Đông. – Hà Nội.
- Sở Kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội.
- Cục Thống kê thành phố Hà Nội.
* Người chịu trách nhiệm lập báo cáo:
Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp là người lập báo cáo.
* Hệ thống báo cáo tài chính:
- Bảng cân đối kế toán.
- Báo cáo kết quả kinh doanh.
- Báo cáo lưu chuyển tiền tề.
- Thuyết minh báo cáo tài chính.