CHƯƠNG 2: CÔNG TÁC THANH, QUYẾT TOÁN HỢP ĐỒNG XÂY DỰNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG HẠ TẦNG CII
2.3. Quy trình thực hiện công tác thanh, quyết toán hợp đồng xây dựng tại công ty cổ phần xây dựng hạ tầng CII
2.3.1. Quy trình thanh toán hợp đồng đang áp dụng tại công ty
Thanh toán hợp đồng phù hợp với hình thức hợp đồng, giá hợp đồng và các điều kiện trong hợp đồng; số lần thanh toán, giai đoạn thanh toán, thời điểm thanh toán, điều kiện thanh toán, giá trị thanh toán hợp đồng tuân thủ theo các điều khoản về Thanh toán ghi trong Hợp đồng.
Khi thanh toán theo các thỏa thuận trong hợp đồng các bên không phải ký phụ lục hợp đồng, trừ trường hợp bổ sung công việc chưa có trong hợp đồng.
Bên giao thầu phải thanh toán đầy đủ (100%) giá trị của từng lần thanh toán cho bên nhận thầu sau khi đã giảm trừ tiền tạm ứng, tiền bảo hành công trình theo thỏa thuận trong hợp đồng, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.
Trường hợp trong kỳ thanh toán các bên chưa đủ điều kiện để thanh toán theo đúng quy định của hợp đồng (chƣa có dữ liệu để điều chỉnh giá, chƣa đủ thời gian để xác định chất lƣợng sản phẩm,...) thì có thể tạm thanh toán. Khi đã đủ điều kiện để xác định giá trị thanh toán thì bên giao thầu phải thanh toán cho bên nhận thầu theo đúng quy định.
Hồ sơ thanh toán gồm Hồ sơ giá trị khối lƣợng (giai đoạn) hoàn thành đã đƣợc Chủ đầu tƣ duyệt và Phiếu giá thanh toán thể hiện đầy đủ các đợt thanh toán. Số tiền thanh toán là giá trị khối lƣợng hoàn thành sau khi đã giữ bảo hành và thu hồi số tiền tạm ứng theo quy định.
Quy trình thanh toán hợp đồng xây dựng: Quy trình thanh toán hợp đồng xây dựng ở Công ty hiện đang áp dụng nhƣ sau:
- Bước 1: Ký hợp đồng kinh tế giữa chủ đầu tƣ và nhà thầu (hợp đông kinh tế A- B). Do phòng Kế hoạch – Kinh doanh đảm trách:
Hợp đồng xây dựng chỉ đƣợc ký kết khi Chủ đầu tƣ hoàn thành việc lựa chọn nhà thầu theo quy định và các bên tham gia kết thúc quá trình đàm phán hợp đồng.
Giá hợp đồng (giá ký kết hợp đồng) không vƣợt giá trúng thầu và sau khi đàm phán hợp đồng (đối với trường hợp đấu thầu), không vượt dự toán gói thầu được duyệt (đối với trường hợp chỉ định thầu), trừ trường hợp khối lượng phát sinh ngoài gói thầu đƣợc Tổng Công ty phê duyệt.
Tuỳ theo đặc điểm, tính chất của công trình xây dựng các bên tham gia ký kết hợp đồng phải thoả thuận giá hợp đồng xây dựng theo một trong các hình thức sau đây:
Giá hợp đồng trọn gói;
Giá hợp đồng theo đơn giá cố định;
Giá hợp đồng theo giá điều chỉnh;
Giá hợp đồng theo tỷ lệ (%);
Căn cứ hợp đồng theo quy định của Nhà nước làm cơ sở đàm phán với bên chủ đầu tƣ, trên cơ sở ta có thể loại bỏ những thiếu sót trong nội dung hợp đồng, dự trù đƣợc những tình huống có thể xảy ra trong quá trình ký kết – thực hiện hợp đồng.
Ngoài nội dung công việc cần thực hiện, hình thức hợp đồng, bên chủ đầu tư và Công ty còn thương thảo về tiến độ thực hiện hợp đồng, cũng như các điều khoản thanh toán và điều khoản phạt chậm tiến độ hợp đồng hay điều khoản chậm tiến độ thanh, quyết toán.
- Bước 2: Khi hoàn thành hạng mục (đến điểm dừng kỹ thuật), khối lƣợng đƣợc nghiệm thu theo giai đoạn thanh toán và điều kiện thanh toán trong hợp đồng.
Bộ phận phòng Kỹ thuật thi công của Công ty: Lập bộ hồ sơ nghiệm thu, hồ sơ thanh toán và giấy đề nghị thanh toán khối lƣợng hoàn thành.
Trong quá trình thi công từng công tác của hạng mục, bộ phận kỹ thuật lập khối lƣợng và bản vẽ hoàn công chi tiết công tác, tiến hành nghiệm thu nội bộ công tác đó. Giai đoạn này kiểm tra lại nội dung công việc đã thực
hiện, các tiêu chuẩn kỹ thuật đƣợc áp dụng. Sau đó gởi văn bản cho đơn vị tƣ vấn giám sát và ban quản lý dự án để thực hiện nghiêm thu xác nhận chất lƣợng công tác.
Trước khi hoàn thành khối lượng giai đoạn, hạng mục thi công ngoài hiện trường được ghi rõ trong hợp đồng (điểm dừng kỹ thuật), bộ phận quản lý kỹ thuật tổng hợp các xác nhận công tác, lập bộ hồ sơ nghiệm thu, hồ sơ thanh toán và giấy đề nghị thanh toán khối lƣợng hoàn thành.
Khi có khối lƣợng phát sinh ngoài hợp đồng, bộ phận Quản lý kỹ thuật lập bảng tính giá trị khối lƣợng phát sinh (nếu có) ngoài phạm vi hợp đồng đã ký kết để làm căn cứ đề nghị thanh toán.
- Bước 3: Trình Ban lãnh đạo Tổng giám đốc Công ty ký.
- Bước 4: Bộ phận Quản lý kỹ thuật của Công ty chuyển hồ sơ đến tƣ vấn giám sát để kiểm soát khối lƣợng thực tế thi công.
- Bước 5: Tƣ vấn giám sát xem xác nhận hồ sơ, lập bảng báo cáo chất lƣợng và khối lƣợng hoàn thành. Chuyển hồ sơ đến Ban quản lý dự án.
Hồ sơ thanh toán nhà thầu bao gồm:
- Biên bản nghiệm thu khối lƣợng thực hiện trong giai đoạn thanh toán có xác nhận của đại diện nhà thầu, chủ đầu tƣ và tƣ vấn giám sát;
- Bản vẽ hoàn công khối lƣợng hoàn thành;
- Chứng chỉ chất lƣợng vật tƣ, vật liệu;
- Bảng tính giá trị đề nghị thanh toán trên cơ sở khối lƣợng công việc hoàn thành đã đƣợc xác nhận;
- Đề nghị thanh toán của nhà thầu, trong đó nêu rõ khối lƣợng đã hoàn thành và giá trị đã hoàn thành, giá trị tăng (giảm) so với hợp đồng, giá trị đã tạm ứng, giá trị đề nghị thanh toán trong giai đoạn thanh toán;
- Hóa đơn tài chính, công văn đề nghị thanh toán.
Một số hạn chế khi áp dụng theo quy trình:
- Công tác kiểm tra đôn đốc nội bộ chƣa sát sao; Phân định trách nhiệm cá nhân – Trách nhiệm phòng ban chƣa tốt; Chƣa có các quy định cụ thể, hình thức xử lý về việc làm chậm hồ sơ thanh toán.
- Phòng Kỹ thuật thi công quản lý nhiều công trình, nên có sự kiêm nhiệm trong công tác hoàn tất hồ sơ, sinh ra việc hồ sơ thừa thiếu văn bản, không chính xác; công tác nghiệm thu không kịp thời, phải chờ đợi.
- Quá trình luân chuyển hồ sơ qua phòng ban còn chậm ((2) và (3) trong hình 2.2), phần nào đã ảnh hưởng đến quá trình chậm thanh quyết toán, quá trình tư vấn giám sát ký xác nhận và chuyển hồ sơ cho ban quản lý dự án ((4) và (5) trong hình 2.2), không có quy trình phối kết hợp giữa nhà thầu – Tƣ vấn Giám sát trong việc rút ngắn thời gian hoàn thành hồ sơ thanh toán.
- Khối lƣợng đã đƣợc tƣ vấn giám sát đã ký xác nhận nhƣng vẫn phải chờ đợi bộ phận phòng kỹ thuật của ban quản lý dự án kiểm soát lại.