CHƯƠNG 2: CÔNG TÁC THANH, QUYẾT TOÁN HỢP ĐỒNG XÂY DỰNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG HẠ TẦNG CII
2.3. Quy trình thực hiện công tác thanh, quyết toán hợp đồng xây dựng tại công ty cổ phần xây dựng hạ tầng CII
2.3.2. Quy trình quyết toán hợp đồng xây dựng đang áp dụng tại công ty
Việc triển khai quyết toán hợp đồng đƣợc tiến hành thực hiện ngay sau khi đƣợc nghiệm thu đƣa công trình sử dụng. Chủ đầu tƣ thực hiện việc quyết toán sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ của nhà thầu.
Hồ sơ quyết toán hợp đồng do bộ phận phòng Kỹ thuật thi công lập phù hợp với từng loại hợp đồng và giá hợp đồng. Nội dung của hồ sơ quyết toán hợp đồng xây dựng phải phù hợp với các thỏa thuận trong hợp đồng, bao gồm các tài liệu sau:
(i). Biên bản nghiệm thu hoàn thành toàn bộ công trình thuộc phạm vi hợp đồng;
(ii). Bản xác nhận giá trị khối lƣợng hạng mục, công việc phát sinh (nếu có) ngoài phạm vi hợp đồng;
(iii). Bảng tính giá trị quyết toán hợp đồng xây dựng (gọi là quyết toán A-B), trong đó nêu rõ phần đã thanh toán và giá trị còn lại mà bên giao thầu có trách nhiệm thanh toán cho bên nhận thầu phù hợp với hình thức hợp đồng.
Đối với hợp đồng theo hình thức trọn gói:
Bảng tổng hợp giá trị quyết toán (mẫu số 4);
Bảng xác định giá trị khối lƣợng công việc hoàn thành theo hợp đồng.
Đối với hợp đồng theo hình thức đơn giá cố định:
Bảng tổng hợp giá trị quyết toán;
Bảng xác định giá trị khối lƣợng công việc hoàn thành theo hợp đồng;
Bảng xác định giá trị khối lƣợng phát sinh chi tiết ngoài hợp đồng có xác nhận của đại diện chủ đầu tƣ, đại diện Ban quản lý dự án hoặc Công ty thực hiện dự án, đại diện nhà tƣ vấn (nếu có) và đại diện bên nhận thầu;
Bảng xác định đơn giá điều chỉnh theo quy định của hợp đồng;
Bảng tổng hợp đơn giá chi tiết;
Bảng tính khối lƣợng thanh toán.
Đối với hợp đồng theo hình thức điều chỉnh giá:
Bảng tổng hợp giá trị quyết toán,
Bảng tính giá trị quyết toán: theo hình thức của Bảng tính giá trị gói thầu của CĐT là cơ sở tính giá hợp đồng;
Bảng tính khối lƣợng thanh toán;
(iv). Hồ sơ hoàn công, nhật ký thi công xây dựng công trình;
(v). Báo cáo kết quả kiểm toán quyết toán dự án hoàn thành kèm theo văn bản của chủ đầu tƣ về kết quả kiểm toán: nội dung thống nhất , nội dung không thống nhất, kiến nghị.
(vi). Các tài liệu khác theo thỏa thuận trong hợp đồng.
Quy trình quyết toán hợp đồng xây dựng: Quy trình quyết toán hợp đồng xây dựng ở Công ty hiện đang áp dụng nhƣ sau:
- Bước 1 : Xác định thông tin hợp đồng.
- Bước 2 : Tính toán khối lượng thực tế xây dựng (theo bản vẽ hoàn công) của các loại công tác, lấy đó làm căn cứ và dựa vào đơn giá thị trường chi phí vật tƣ, nhân công, máy móc để tính ra chi phí trực tiếp.
- Bước 3 : Trình TVGS trưởng kiểm tra thành phần và nội dung hồ sơ chất lƣợng; ký xác nhận bản vẽ hoàn công; kiểm tra và ký xác nhận khối lƣợng quyết toán tại bảng chi tiết khối lƣợng, bảng tổng hợp khối lƣợng.
- Bước 4 : Dựa theo các thông báo, hướng dẫn về lập dự toán và quy định về các hệ số điều chỉnh (nếu có) cùng với các chi phí tại thời điểm làm quyết toán (nếu có) thay đổi giữa giá cả vật liệu, thay đổi các hệ số hay các tỷ lệ quy định.
Chủ đầu tƣ và đơn vị thi công cần thống nhất về thời điểm áp dụng đơn giá, hệ số và tỷ lệ quy định, cần tổng hợp dựa trên các vấn đề sau :
Xác định tổng số vốn thực tế đã đầu tƣ cho công trình bao gồm chi phí cho việc chuẩn bị đầu tƣ, thực hiện đầu tƣ.
Xác định các khoản thiệt hại không tính vào giá thành công trình (nhƣ thiên tai, dịch bệnh,…)
Xác định tổng vốn đầu tƣ thực tế vào công trình.
Xác định giá trị tài sản cố định và phân loại tài sản cố định.
Xác định đầy đủ giá trị tài sản cố định, tài sản lưu động của công trình đã chuyển giao cho đơn vị khác sử dụng để hạch toán tăng giảm vốn đầu tƣ.
- Bước 5 : Lập báo cáo quyết toán dự án hoàn thành hạng mục công trình gửi chủ dầu tƣ.
Hình 2.1: Quy trình thực hiện quyết toán (Công ty CPXD Hạ tầng CII) Một số hạn chế khi áp dụng theo quy trình:
- Công ty chƣa có quy định bắt buộc xử lý việc làm chậm hồ sơ; Cách quản lý chƣa khoa học; Chƣa quy định rõ trách nhiệm của đội thi công; Nguồn lực chƣa ổn định và năng lực cán bộ yếu nên hồ sơ đôi khi còn sai, phải chỉnh sửa nhiều lần. Đây cũng là tồn tại trong khâu tuyển nhân sự (cán bộ làm đƣợc vài tháng thì xin nghỉ).
- Tiến độ lập hồ sơ điều chỉnh, bổ sung, thiết kế bản vẽ thi công,…của nhà thầu tư vấn thiết kế cũng chậm, chất lượng, năng lực cũng hạn chế làm ảnh hưởng đến tiến độ lập hồ sơ nghiệm thu.
- Việc lập hồ sơ và thủ tục phê duyệt điều chỉnh giá hợp đồng do giá cả vật tƣ có nhiều biến động còn chậm và phức tạp, có công trình thi công xong 2 năm mà Xác định hợp đồng Tính toán khối lƣợng thực tế xây dựng
Trình TVGS trưởng kiểm tra Chủ đầu tƣ và nhà thầu thống
nhất hệ số điều chỉnh, đơn giá (nếu có)
Lập báo cáo quyết toán
vẫn chưa thống nhất được phương án điều chỉnh giá do đó cũng ảnh hưởng đến tiến độ lập hồ sơ nghiệm thu.
- Sự bất ổn định thay đổi về nhân sự trong bộ phận quản lý kỹ thuật Công ty nên năng lực lập hồ sơ còn hạn chế, gián đoạn, kéo dài nên việc nghiệm thu, bàn giao thường chậm hơn tiến độ.
- Trình độ chuyên môn về nhgiệp vụ quyết toán yếu;
- Xây dựng mối quan hệ của nhà thầu với các cơ quan có chức năng quyết toán yếu. Do vậy không nắm đƣợc các tồn tại cần bổ sung hồ sơ quyết toán kịp thời, gây kéo dài, thời gian chờ đợi quyết toán dài.
Hình 2.2: Quy trình phối hợp các phòng ban trong thanh, quyết toán hợp đồng xây dựng (nguồn Công ty CPXD Hạ tầng CII)