CHƯƠNG 2: CÔNG TÁC THANH, QUYẾT TOÁN HỢP ĐỒNG XÂY DỰNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG HẠ TẦNG CII
2.4 Đánh giá công tác thanh, quyết toán hợp đồng xây dựng tại công ty
2.4.3 Nguyên nhân tồn tại trong công tác thanh, quyết toán hợp đồng xây dựng
Nhiều công trình trọng điểm, đã đƣa vào khai thác từ lâu nhƣng quyết toán vẫn chƣa hoàn tất.
Sở dĩ Công ty còn một số tồn tại trong công tác thanh, quyết toán hợp đồng xây dựng, qua quá trình nghiên cứu, phân tích, luận văn đƣa ra một số nguyên nhân chủ yếu sau:
*Nguyên nhân chủ quan:
- Lập hồ sơ hoàn công chậm trễ. Trách nhiệm này trước hết thuộc về Công ty. Do năng lực, bộ máy yếu kém, hoặc chƣa có sự quan tâm đúng mức đến công tác này. Điển hình là dự án “đầu tƣ xây dựng công trình mở rộng QL 1 đoạn qua tình Ninh Thuận từ Km1525+000 đến Km1589+300”. Dự án hoàn thành vào đầu năm 2017 đã đƣa vào bàn giao sử dụng nhƣng hồ sơ hoàn công tới 2018 mới xong.
- Thủ tục thanh toán phức tạp. Lẽ ra làm xong đến đâu phải thanh toán hết đến đấy. Tuy nhiên, phần do thiếu vốn, nhất là vừa qua lại đình hoãn, giãn tiến độ hàng loạt, các công trình đƣợc thi công cũng cầm chừng, nên tình trạng Công ty đã làm, có khối lƣợng mà không đƣợc thanh toán. Phần nữa cũng do cơ chế, chính sách, thủ tục thanh toán còn quá phức tạp. Do cán bộ dưới quyền hay ban quản lý dự án của chủ đầu tƣ nghiệp vụ yếu, lãng phí nhiều thời gian nghiên cứu áp dụng thực hiện các văn bản về chế độ thanh quyết toán nên tiến độ thẩm tra, phê duyệt thanh, quyết toán còn chậm so với quy định.
- Một yếu tố nữa phải kể đến là chậm trễ trong giải phóng mặt bằng. Việc quyết toán giải phóng mặt bằng vài năm vẫn bùng nhùng đủ thứ chuyện luôn là nỗi lo thường trực của chủ đầu tư. Điển hình dự án “Mở rộng Xa Lộ Hà Nội”, dự án do Nhà thầu CII (CII E&C) làm nhà thầu chính, đƣợc khởi công từ năm 2009 cho đến thời điểm hiện tại vẫn chƣa hoàn thành, nguyên nhân chính chậm giải phóng mặt bằng. Trong thời gian thi công, dự án phát sinh thêm nhiều gói thầu mới.
- Cơ chế, chính sách quản lý đầu tư xây dựng của Nhà nước trong thời gian gần đây có nhiều thay đổi, các thông tư hướng dẫn chậm, còn thiếu thực tế không dự đoán hết tình huống xảy ra nên chủ đầu tƣ và nhà thầu lúng túng trong cách giải quyết nhất là các phát sinh trong thực tế thi công đã gây khó khăn không nhỏ trong quá trình thanh, quyết toán hợp đồng xây dựng . Đối với hợp đồng xây dựng công trình có sử dụng vốn ngân sách Nhà nước có quy định quy trình thanh quyết toán, nhƣng các chủ thể tham gia dự án thực hiện thiếu trách nhiệm, dàn trải mà chế tài cụ thể về mức xử phạt đối với chủ đầu tƣ, nhà thầu trong việc chậm thực hiện quyết toán hợp đồng xây dựng hoàn thành chƣa dƣợc thực hiện nghiêm túc.
- Việc hướng dẫn xử lý vướng mắc chưa được thực hiện ngay, việc tính bù giá vật tư, nhân công do trượt giá chưa được hướng dẫn kịp thời.
- Một số các dự án đều phải điều chỉnh lại tổng mức đầu tƣ, phê duyệt lại dự toán do thời gian lập dự án dài, thời gian giải phóng mặt bằng dài, giá cả vật tƣ biến động nhanh gây khó khăn cho công tác nghiệm thu, thanh quyết toán công trình. Một số hạng mục đã có khối lƣợng hoàn thành nhƣng chƣa đủ thủ tục nghiệm thu. Việc thống nhất giá trị khối lƣợng thực hiện nghiệm thu, hồ sơ và thủ tục phê duyệt điều chỉnh giá hợp đồng còn chậm và phức tạp, có công trình đã đƣa vào sử dụng 2 năm mà vẫn chưa thống nhất được phương pháp điều chỉnh giá từ đó khâu thanh, quyết toán không thể thực hiện đƣợc hoặc công trình chƣa đƣợc phê duyệt quyết toán do chưa đầy đủ thủ tục pháp lý theo quy định Nhà nước.
*Nguyên nhân khách quan:
- Việc bố trí vốn cho các dự án chưa đáp ứng tiến độ đã làm ảnh hưởng lớn đến tiến độ thực hiện dự án, có dự án phải gia hạn hợp đồng nhiều lần do đó công tác nghiệm thu, thanh, quyết toán công trình gặp rất nhiều khó khăn.
- Công tác điều hành, triển khai kế hoạch khởi công của Công ty còn chậm hoặc tạm ngƣng chờ điều chỉnh dẫn đến hiện tƣợng hao phí công khá phổ biến
- Công tác khảo sát thiết kế thực hiện còn chƣa tốt nên trong quá trình thực hiện các công trình phải bổ sung, phát sinh nhiều.
- Các điều khoản trong hợp đồng ký kết chƣa rõ ràng nhất là các khoản về thưởng phạt chưa cụ thể được biện pháp để xử lý vi phạm hợp đồng hoặc là tính vị nể nên việc vi phạm hợp đồng đặc biệt tiến độ thẩm tra, thanh, quyết toán chậm.
- Việc phân cấp và quy định chức năng nhiệm vụ trong công tác nghiệm thu, thanh quyết toán còn chƣa thể hiện cụ thể, rõ ràng; Việc lập và hoàn chỉnh hồ sơ nghiệm thu thanh, quyết toán của các phòng ban Công ty còn chậm, thiếu chính xác, không đầy đủ và kéo dài...đã gây khó khăn, tốn thời gian, một mặt do nhân lực mỏng hoặc thay đổi trong khi phải hoàn thiện đồng thời nhiều hồ sơ nhiều công trình dẫn đến hiện trạng lúng túng, thời gian hoàn thành chậm, ảnh hưởng đến tiến độ thanh, quyết toán công trình. Hay việc áp dụng các cơ chế chính sách còn nhiều sai sót, chƣa đúng quy trình.
- Các đơn vị thẩm tra, phê duyệt quyết toán chƣa quan tâm đúng mức đến việc bố trí cán bộ làm công tác thẩm tra, số lƣợng cán bộ làm công tác thẩm tra còn
thiếu và yếu, công tác thẩm tra chƣa đƣợc coi trọng đúng mức, chất lƣợng thẩm tra chƣa tốt, còn mang tính hình thức.
- Hiện nay tình trạng khối lượng phát sinh, bổ sung thường không được giải quyết kịp thời ngay thời điểm thi công, nhiều hợp đồng để tồn đọng sau khi đã thi công xong nhiều tháng, nhiều năm. Việc giải quyết trở nên vướng mắc mà nguyên nhân chủ yếu là do đơn vị tƣ vấn giám sát, tƣ vấn thiết kế không bám sát công trình. Tình trạng các bộ phận quản lý của Công ty phải chạy theo các cán bộ tƣ vấn giám sát để “xin chữ ký” xảy ra thường xuyên.
- Tƣ vấn giám sát còn chƣa chủ động phối hợp giữa các đơn vị liên quan trong công tác quản lý thi công tại công trường, một số vướng mắc chưa được giải quyết kịp thời, gây nhiều tranh cãi giữa Chủ Đầu tƣ, Nhà thầu, đơn vị tƣ vấn giám sát ảnh hưởng đến tiến độ bàn giao công trình.
- Trong thời gian qua, giá cả vật tƣ, nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu xây dựng có nhiều biến động. Hầu hết các công trình đều phải điều chỉnh giá. Một số dự án do có sự thay đổi về quy mô, cấp độ nên ảnh hưởng đến tiến độ và gây khó khăn, phức tạp trong quản lý xây dựng.
- Năng lực quản lý thi công, điều hành, hệ thống quản lý chất lƣợng của Công ty ở một vài công trình cũng chƣa đƣợc chú trọng; năng lực, trình độ chuyên môn đội ngũ quản lý chất lƣợng của Công ty ở một vài công trình chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu. Một mặt do sự bất ổn định về nhân sự dẫn đến tiến độ các công tác hoàn thiện về mặt thủ tục hành chính chậm và kéo dài. Các phiếu giá, biên bản nghiệm thu trong lúc thi công đơn vị lập chƣa đầy đủ nên công tác hoàn chỉnh hồ sơ gặp rất nhiều khó khăn.
Bảng 2.4: Nguyên nhân tồn tại trong công tác thanh, quyết toán một số hợp đồng xây dựng công trình điển hình. (nguồn Công ty CPXD hạ tầng CII)
Đơn vị tính: Tỷ đồng
TT TÊN CÔNG TRÌNH
G. TRỊ HỢP ĐỒNG
G.TRỊ QUYẾT
TOÁN
G.TRỊ ĐÃ THANH
TOÁN
G.TRỊ CHƢA THANH
TOÁN
NGUYÊN NHÂN
1 Đầu tƣ xây dựng công
trình mở rộng QL 1 đoạn 500 512 472 40 - Vốn đầu tƣ thiếu.
- Cán bộ Phòng kỹ thuật thi công thiếu về số lƣợng, thiếu kinh nghiệm: việc
TT TÊN CÔNG TRÌNH
G. TRỊ HỢP ĐỒNG
G.TRỊ QUYẾT
TOÁN
G.TRỊ ĐÃ THANH
TOÁN
G.TRỊ CHƢA THANH
TOÁN
NGUYÊN NHÂN
qua tình Ninh Thuận từ Km1525+000 đến Km1589+300.
quản lý hồ sơ bị thất thoát, mất, quá trình làm hồ sơ thanh toán bị chậm, hay bị sai, khả giải trình với tƣ vấn giám sát, ban quản lý dự án không tốt, không rõ ràng.
- Quá trình chuyển hồ sơ, phối hợp giữa phồng Kế hoạch – Kinh doanh và phòng Kỹ thuật thi công chƣa tốt, còn rồm rà mất thời gian: do một số cán bộ có tư tưởng quan liêu, kinh nghiệm yếu.
- Hồ sơ thay đổi, bổ sung thiết kế bị thiếu: một số hạng mục thi công xong mới có công văn, bản vẽ thay đổi thiết kế từ đơn vị thiết kế, khối lƣợng quyết toán không khớp với bản vẽ hoàn công, bản vẽ hoàn công thay đổi bổ sung.
- Cán bộ phòng Kỹ thuật thi công quản lý chất lƣợng không chặc chẽ: một số hạng mục bị sai sót phải hoàn thiện lại.
2
Dự án Đường Cao Tốc Trung Lương - Mỹ Thuận Giai Đoạn 1
350 190 - Vốn đầu tƣ thiếu. Tiếp cận vốn vay
ngân hàng khó.
3 Dự án mở rộng quốc lộ 60 320 338 320 18
- Chủ đầu tƣ chậm giải phóng mặt bằng, đền bù không thỏa đáng: ảnh hưởng đến quá trình khởi công, và cả trong quá trình thi công (kéo dài tiến độ thi công đến gần 1 năm), dẫn đến điều chỉnh tổng mức đầu tƣ.
- Đơn vị tƣ vấn thiết kế yếu:, phòng kỹ thuật thi công không kiểm soát đƣợc bản vẽ thiết kế thi công, phòng Kế hoạch – Kinh doanh không kiểm soát đƣợc dự toán: đã dẫn đến thay đổi thiết kế, phát sinh khối lƣợng, điều chỉnh dự toán cả về khối lƣợng lẫn đơn giá (điều chỉnh dự toán đến 2 lần) dẫn đến điều chỉnh tổng mức đầu tƣ.
- Cán bộ Phòng kỹ thuật thi công thiếu về số lƣợng, thiếu kinh nghiệm: việc quản lý hồ sơ bị thất thoát, mất, quá trình làm hồ sơ thanh toán bị chậm, hay bị sai.
- Quá trình chuyển hồ sơ, phối hợp giữa phòng Kế hoạch – Kinh doanh và phòng Kỹ thuật thi công chƣa tốt, còn rờm rà mất thời gian: do một số cán bộ có tư tưởng quan liêu, kinh nghiệm yếu.
- Quá trình kiểm tra hồ sơ chậm: Hồ sơ nghiệm thu, thanh toán Tƣ vấn giám sát đã kiểm, Ban quản lý dự án kiểm tra lại một lần nữa dẫn đến hồ sơ phải sữa lại nhiều lần.