CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC THANH, QUYẾT TOÁN HỢP ĐỒNG XÂY DỰNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG HẠ TẦNG CII
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện công tác thanh, quyết toán tại Công ty Cổ phần xây dựng hạ tầng CII
3.2.1. Giải pháp 1: Xây dựng quy trình phối hợp trong công tác thanh quyết toán giữa các chủ thể (Nhà thầu– Tƣ vấn Giám sát - Ban quản lý dự án của chủ đầu tƣ)
Nghiệm thu bộ phận, hạng mục công trình trong quá trình thi công và nghiệm thu bàn giao đƣa công trình vào khai thác sử dụng là quy định bắt buộc về quản lý chất lƣợng công trình xây dựng đã đƣợc quy định tại nghị định số: 46/2015/NĐ-CP ngày 12/05/2015 của Chính Phủ về quản lý chất lƣợng và bảo trì công trình xây dựng. Giai đoạn này là yếu tố quan trọng, đƣợc thực hiện tốt không những đáp ứng đƣợc yêu cầu kỹ thuật về chất lƣợng xây dựng công trình, mà còn góp phần đáng kể giảm thất thoát, lãng phí trong giai đoạn thi công xây dựng.
Để đảm bảo công tác nghiệm thu có hiệu quả, trước tiên Công ty phải tiến hành nghiệm thu nội bộ với các tổ đội thi công trên cơ sở hợp đồng hoặc phiếu giao việc cho các tổ đội. Giai đoạn này kiểm tra lại nội dung công việc đã thực hiện, các tiêu chuẩn kỹ thuật đƣợc áp dụng. Sau đó gửi văn bản cho đơn vị tƣ vấn giám sát để thực hiện nghiêm thu chính thức. Trong quá trình nghiệm thu bộ phận, hạng mục, kết hợp tốt với đơn vị tư vấn giám sát để đưa ra phương pháp kiểm tra thích hợp đối với từng công việc nghiệm thu, đo đếm chi tiết các vật liệu, bộ phận cấu tạo theo đúng quy định. Đặc biệt, với những phần bị che khuất (cốt thép, cọc khoan nhồi, cọc đóng,…) Công ty cần phải thông báo trước cho đơn vị tư vấn giám sát và tạo mọi điều kiện thuận lợi để Tƣ vấn giám sát kiểm tra, đo đếm phần việc.
Qua phân tích thực trạng công tác thanh quyết toán của Công ty tại mục 2.3.
chương 2 có nhiều công trình bị chậm trễ trong việc thanh quyết toán nhất là tại các điểm dừng kỹ thuật mà nguyên nhân chủ yếu là do sự phối kết hợp giữa nhà thầu với Tƣ vấn giám sát, Ban quản lý dự án chƣa ăn khớp, nhịp nhàng và thiếu những ràng buộc về mặt pháp lý.
Để thuận tiện cho công tác thanh toán tại các điểm dừng kỹ thuật và có sự ràng buộc bằng văn bản giữa các bên làm căn cứ cho việc thanh, quyết toán đối với các công trình xây dựng nói chung và với các công trình xây dựng sử dụng vốn ngân sách nhà nước nói riêng, trong luận văn này xin đề xuất quy trình thực hiện công việc giữa Nhà thầu thi công - Giám sát thi công - Ban Quản lý dự án của chủ đầu tƣ
nhằm khắc phục những hạn chế làm ảnh hưởng đến tiến độ thi công và công tác giải ngân thanh toán của công trình xây dựng.
Hình 3.2: Quy trình phối hợp giữa Nhà thầu – Tư vấn giám sát- Ban quản lý dự án .(nguồn Công ty CPXD hạ tầng CII)
Sau khi ký kết hợp đồng kinh tế giữa các bên tham gia thực hiện công trình và công trình bắt đầu triển khai thi công, Phòng Kế hoạch – Kinh doanh sẽ thương thảo quy trình phối hợp giữa phòng Kỹ thuật thi công với Ban chỉ huy trên công trường trực tiếp liên quan tham gia công việc thanh, quyết toán hợp đồng xây dựng, nhằm tạo quy trình thống nhất làm cơ sở ràng buộc, đặc biệt là ràng buộc về mặt thời gian hoàn thành của từng chủ thể tham gia trong khâu thanh, quyết toán hạng mục công trình.
- Mục đích:
Làm căn cứ cho việc thực hiện công tác thanh, quyết toán hạng mục trong quá trình thực hiện công trình.
Làm rõ trách nhiệm của từng bên khi tham gia thực hiện công trình, nhất là các thủ tục giấy tờ, kiểm soát khối lƣợng đã thực hiện, đơn giá thanh toán làm căn cứ cho thanh toán khối lƣợng giai đoạn, hạng mục công trình đã đƣợc nghiệm thu.
PHÒNG KẾ HOẠCH-KINH DOANH
TƯ VẤN
GIÁM SÁT BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN (2)
(3’) (4)
PHÒNG KỸ THUẬT
THI CÔNG BAN CHỈ HUY CÔNG TRƯỜNG (1)
(3)
Làm căn cứ cho việc quy trách nhiệm của các bên khi tham gia thực hiện dự án (về mặt thời gian).
Thực hiện nhanh, hoàn tất đầy đủ các thủ tục thanh toán để đẩy nhanh thu hồi khoản phải thu nhằm có kinh phí tiếp tục thực hiện dự án đúng tiến độ.
Tránh những hiểu lầm và thiếu trách nhiệm của các bên tham gia.
- Quy trình triển khai:
Bước 1 (B1): Sau khi hoàn thành khối lƣợng giai đoạn, hạng mục thi công ngoài hiện trường (điểm dừng kỹ thuật), hoàn tất hồ sơ nghiệm thu do Ban chỉ huy công trường gửi về đã có xác nhận nghiệm thu bộ phận của Tư vấn giám sát hiện trường, trách nhiệm lúc này là của Phòng kỹ thuật thi công nhƣ sau:
Kiểm tra – Hoàn tất hồ sơ khối lƣợng và bảng thanh, quyết toán;
Bước 2 (B2): Sau khi phòng Kỹ thuật thi công kiểm tra, xác nhận đầy đủ hồ sơ thanh, quyết toán khối lƣợng giai đoạn, hạng mục công trình đã đƣợc ghi trong hợp đồng; bộ hồ sơ sẽ đƣợc chuyển ngay cho phòng Kế hoạch - Kinh doanh để kiểm tra đơn giá, và trình ký Ban Tổng giám đốc.
Gửi 1(một) bộ hồ sơ đến Tƣ vấn giám sát và đồng thời gửi 1(một) bộ hồ sơ đề nghị Ban quản lý dự án nghiên cứu, hỗ trợ kiểm tra trước các bước trong hồ sơ về mặt quy trình, thủ tục, pháp lý,… còn gì khiếm khuyết cần điều chỉnh để Công ty chỉnh sửa, với mục đích rút ngắn đƣợc khoảng thời gian mà Ban quản lý dự án xem xét hồ sơ khi đơn vị Tƣ vấn giám sát xem xét xác nhận khối lƣợng, đơn giá,…chuyển cho Ban quản lý dự án; hồ sơ thanh, quyết toán.
Nội dung hồ sơ bao gồm:
(1) Phiếu đề nghị thanh toán (1 bản).
(2) Hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng.
(3) Bảng xác định khối lƣợng thực hiện
(4) Bảng xác nhận đơn giá và giá trị hoàn thành (06 bản).
(5) Hóa đơn tài chính
(6) Các yêu cầu khác theo nội dung hợp đồng (nếu có)
(7) Hồ sơ quản lý chất lƣợng của giai đoạn, hạng mục thanh toán (kèm theo).
(8) Các bản vẽ hạng mục hoàn thành theo yêu cầu.
(9) Các văn bản bổ sung nếu có.
Trong văn bản thoả thuận thời gian tối đa giải quyết xác nhận của các chủ thể có liên quan sau khi nhà thầu đã nộp đầy đủ và đúng yêu cầu theo quy định, cụ thể nhƣ sau:
Tƣ vấn giám sát: Không quá 7 ngày
Ban quản lý dự án: Không quá 7 ngày.
Bước 3 (B3): Sau khi Tƣ vấn Giám sát xác nhận đầy đủ hồ sơ xin thanh, quyết toán khối lƣợng giai đoạn, hạng mục công trình đã đƣợc ghi trong hợp đồng giữa nhà thầu và chủ đầu tƣ; bộ hồ sơ sẽ đƣợc chuyển ngay cho Ban Quản lý dự án để xác nhận. Công đoạn này do nhà thầu đã chuyển hồ sơ trước cho Ban quản lý dự án nên sẽ rút ngắn đƣợc thời gian kiểm tra của Ban quản lý dự án.
Bước 4 (B4): Sau khi Ban Quản lý Dự án duyệt và xác nhận, hồ sơ sẽ đƣợc chuyển cho chủ đầu tƣ làm thủ tục thanh toán.
Nhƣ vậy, quá trình thanh, quyết toán có sự ràng buộc bằng văn bản thoả thuận, hỗ trợ giữa các bên, rút ngắn đƣợc thời gian xem – xác nhận hồ sơ, để đơn vị thẩm tra, phê duyệt thanh, quyết toán nhằm đảm bảo cho nhà thầu tiếp tục có kinh phí để đẩy nhanh tiến độ thi công đảm bảo giai đoạn tiếp theo đúng và vƣợt tiến độ đã ký kết.
- Xử lý rủi ro:
Trên thực tế, Công ty Cổ phần xây dựng hạ tầng CII bị chậm trễ trong việc thanh quyết toán các công trình xây dựng như đã phân tích tại chương 2 của bản luận văn này, do nguyên nhân khách quan và chủ quan để góp phần khắc phục tình trạng trên Công ty cần thực hiện một số giải pháp nhƣ sau nhằm giảm một số rủi ro thực tế đã xảy ra.
Trường hợp nguồn vốn năm chậm do giải ngân:
- Công ty cần cân nhắc, đánh giá mức độ rủi ro về tài chính, khả năng thu hồi vốn nếu tiếp tục thi công các giai đoạn, hạng mục công trình kế tiếp.
- Sau đó, Công ty cần bàn bạc với chủ đầu tư để đưa ra phương án giải quyết trên quan điểm đảm bảo chất lƣợng, đúng tiến độ nhằm đƣa công trình vào sử dụng. Công ty cũng có thể đề xuất phương án đề nghị chủ đầu tư xác nhận khối lƣợng đã thực hiện hoàn thành để nhà thầu làm căn cứ bảo lãnh mua chịu vật tƣ tiếp tục hoàn thành hạng mục công trình kế tiếp. Trường hợp này bên cung ứng vật tư có thể cung cấp vật tƣ với mức giá lớn hơn đơn giá thoả thuận hoặc tính lãi suất hợp lý.
- Tuỳ theo công trình mà Công ty có thể lựa chọn phương án tạm dừng thi công để chờ chủ đầu tƣ thanh toán, hoặc tiếp tục thi công.
Đây là những nguyên nhân khách quan nhằm giảm cung tiền trên thị trường để kiềm chế lạm phát, do đó Công ty cũng không là ngoại lệ.
Căn cứ vào số công trình mà Công ty đang tiến hành thi công cùng với báo cáo tài chính về các khoản phải thu trong năm, Công ty nên có các quyết định dừng việc thi công để tập trung dùng khoản vốn hiện tại để thi công vào những công trình xây dựng có khả năng thanh toán và những công trình đang đi vào giai đoạn hoàn thiện để thanh quyết toán.
Trường hợp do chủ đầu tư sử dụng nguồn vốn đã được cấp và sử dụng sai mục đích dẫn đến việc không còn vốn để giải ngân. Công ty cần tiến hành trao đổi trực tiếp để có hướng giải quyết trên nguyên tắc cùng tháo gỡ khó khăn. Tuy nhiên, trong một số trường hợp có thể đưa ra tòa án kinh tế để giải quyết.
Bảng 3.1: Quy trình thực hiện và thời gian hoàn thành.(nguồn Công ty CPXD hạ tầng CII)
Stt Trách
nhiệm Nội dung công việc
Mô tả công
việc
Thời gian Thực hiện,
kiểm tra, phê duyệt
Chuyển gửi hồ sơ
1 P1 B1
Theo tiến độ thi công,
tiến độ thanh toán
0,5 ngày
2 P2 B2 02 ngày 0,5 ngày
3 P3 B2 0,5 ngày 0,5 ngày
4 Trưởng P3
B2 0,5 ngày 0,5 ngày
5 Tổng
Giám đốc B2 0,5 ngày 0,5 ngày
6 CB P3 B2 0,5 ngày 0,5 ngày
7 TVGS B3 07 ngày 0,5 ngày
8 CV.
BQLDA
B4 06 ngày 0,5 ngày
9 BQLDA B4 01 ngày 0,5 ngày
10 CĐT B4
Trong bảng trên, các chữ viết tắt đƣợc chú giải nhƣ sau:
- P1: Ban chỉ huy công trường
Thực hiện lập HS
Kiểm tra và kiểm soát đơn giá thanh toán
Kiểm tra
Kiểm tra Kiểm tra, ký xác nhận
Thanh toán Xem xét
Phê duyệt
Tiếp nhận, chuyển gửi HS
Phê duyệt
- P2: Phòng Kỹ thuật thi công - P3: Phòng Kế hoạch – Kinh doanh
- CB P3: Cán bộ phòng Kế hoạch – Kinh doanh - TGĐ: Tổng giám đốc
- TVGS: Tƣ vấn giám sát
- CV BQLDA: Chuyên viên Ban quản lý dự án - CĐT: Chủ đầu tƣ
- HS: Hồ sơ