CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC THANH, QUYẾT TOÁN HỢP ĐỒNG XÂY DỰNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG HẠ TẦNG CII
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện công tác thanh, quyết toán tại Công ty Cổ phần xây dựng hạ tầng CII
3.2.2. Giải pháp 2: Xây dựng quy trình - chế độ - trách nhiệm nội bộ trong công tác thanh, quyết toán hợp đồng xây dựng
Trước đây việc thực hiện, hoàn tất hồ sơ thanh, quyết toán là do phòng Kỹ thuật thi công chịu trách nhiệm, Ban chỉ huy công trường chỉ có nhiệm vụ thi công dẫn đến các khiếm khuyết sau:
- Hồ sơ nghiệm thu bộ phận, công việc chƣa đầy đủ, có biên bản nghiệm thu thiếu chữ ký của Tư vấn giám sát hiện trường hoặc đội thi công.
- Nhật ký công trình với biên bản nghiệm thu không khớp ngày.
- Một số văn bản sai mẫu quy định, phải làm đi làm lại nhiều lần.
- Phòng Kỹ thuật thhi công do quản lý nhiều công trình, nên đôi khi việc thanh, quyết toán không hoàn tất đúng.
- Trao đổi thông tin giữa phòng Kỹ thuật với Ban chỉ huy công trường, với Tƣ vấn giám sát đôi khi không khớp nhau và lãng phí nhiều thời gian chờ đợi.
Hiện tại do định hướng phát triển sản xuất của Công ty và thực tế sản xuất, phần việc của phòng Kỹ thuật thi công lớn. Để phân định trách nhiệm rõ ràng và có quy định thêm để kích thích năng suất lao động bằng vật chất, Công ty cải tiến quy trình thanh, quyết toán bằng việc giao cho Ban chỉ huy công trình trực tiếp làm hồ sơ thanh, quyết toán. Lúc này trong công tác thanh, quyết toán phòng Kỹ thuật thi công chỉ có chức năng kiểm tra, hướng dẫn.
Để đảm bảo công tác giải ngân cho từng hạng mục công trình trong quá trình thi công hoặc bàn giao đƣa công trình vào khai thác sử dụng. Điều kiện cần của
Công ty không những tổ chức các đội thi công thực tốt công tác xây lắp đạt chất lƣợng tốt - đúng tiến độ, còn điều kiện đủ là phải tổ chức đƣợc quy trình thanh toán khoa học cho bộ phận hoàn thiện hồ sơ tham gia quá trình công tác thanh quyết toán kịp thời, gửi cho các chủ thể tham gia quá trình nghiệm thu – giải ngân thanh toán.
Qua quá trình nghiên cứu, phân tích, luận văn xây dựng quy trình - chế độ - trách nhiệm trong công tác hoàn thiện thanh quyết toán hợp đồng xây dựng nhƣ sau:
Hình 3.3: Phân công trách nhiệm và phối hợp trong công tác hoàn thiện thanh, quyết toán hợp đồng xây dựng giữa các bộ phận chức năng có liên quan.
Phương thức thực hiện:
PHÕNG KỸ THUẬT THI CÔNG BAN CHỈ HUY
CÔNG TRÌNH
PHÒNG
KẾ HOẠCH - KINH DOANH
TƢ VẤN GIÁM SÁT (CHỦ ĐẦU TƢ) PHÕNG QUẢN LÝ
CHẤT LƢỢNG
Hồ sơ thanh, quyết toán:
- Biên bản nghiệm thu, khối lƣợng - Bảng áp giá tính giá trị khối lƣợng.
- Bảng tổng hợp giá trị .
- Bản vẽ hoàn công chi tiết hạng mục, công trình
BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN (CHỦ ĐẦU TƢ) TỔNG GIÁM
ĐỐC
- Sau khi hợp đồng kinh tế với chủ đầu tƣ đƣợc ký kết; Phòng Kế hoạch – Kinh doanh tiến hành phương thức triển khai cho các phòng liên quan tham gia công việc. Để tạo quy trình thống nhất làm cơ sở ràng buộc về trách nhiệm và thời gian hoàn thành của từng phòng ban tham gia thực hiện dự án xây dựng.
Mục đích:
- Làm căn cứ cho việc thực hiện công việc đƣợc giao trong quá trình thực hiện xây dựng công trình.
- Làm rõ trách nhiệm của từng phòng - tổ - đội - cá nhân khi thực hiện công trình, nhất là các thủ tục về giấy tờ, kiểm soát khối lƣợng đã thực hiện, đơn giá thanh toán làm căn cứ cho nghiệm thu khố lƣợng, thanh quyết toán hạng mục công trình hoàn thành.
- Làm căn cứ cho việc quy trách nhiệm của từng phòng - tổ - đội - cá nhân khi tham gia thực hiện công trình: Về chất lƣợng – Tiến độ - Chi phí.
- Thực hiện nhanh việc hoàn thiện hạng mục và các thủ tục thanh toán nhằm thực hiện công trình đúng tiến độ và đẩy nhanh tiến độ thanh toán.
- Tránh những hiểu lầm và thiếu trách nhiệm của các bên tham gia.
Trách nhiệm thực hiện:
- Ban chỉ huy đội thi công: Số lượng: 01 Chỉ huy trưởng, 01 Chỉ huy phó, 02 cán bộ làm hồ sơ nghiệm thu, 01 cán bộ làm khối lƣợng, thánh toán, 02 cán bộ giám sát:
Tổ chức thi công công trình, tổ chức sản xuất cho toàn bộ cán bộ trên công trường. Đốc thúc tiến độ thi công phần công việc trong phạm vi quản lý;
Đƣa ra tiến độ thi công chi tiết (nếu có yêu cầu cụ thể phải đƣa ra tiến độ thực thi hàng tuần); Kiểm soát các nhà thầu phụ (nếu có) theo tiến độ; Báo cáo cấp trên về tiến độ thi công theo định kỳ (kiểm tra báo cáo cán bộ cấp dưới lập trước khi gửi); Kiểm soát cán bộ kỹ thuật thực thi công tác thông qua họp nội bộ định kỳ hoặc bất thường; Họp các tổ đội thi công trực tiếp và cán bộ kỹ thuật để giải quyết ngay các vướng mắc trên công trường khi có phát sinh;
Họp cán bộ trên công trường khi cần thông báo thông tin mới. Nên có họp định kỳ về tiến độ, phương thức triển khai thi công; Bàn bạc về biện pháp thi
công đặc biệt hoặc chủ trương thanh toán với cán bộ kỹ thuật hiện trường và cán bộ thanh toán.
Lập nhật ký công trình thực hiện và phải có xác nhận của các bên tham gia.
Cập nhật, lập hồ sơ đầy đủ - kịp thời phục vụ công tác nghiệm thu khối lƣợng, tiêu chuẩn kỹ thuật cho các bộ phận cấu kiện cần nghiệm thu, cho công tác thanh toán hạng mục hoặc cho công tác quyết toán hoàn thành công trình.
Tuỳ theo gói thầu, quy định về thời gian hoàn thành công tác hồ sơ phải đƣợc tiến hành song song, khi đội thi công hoàn thiện bộ phận – hạng mục – công trình đó, kịp thời trình cho phòng Kỹ thuật thi công để kiểm tra đối chiếu hồ sơ dự thầu, tiến hành họp nghiệm thu nội bộ.
- Phòng kỹ thuật thi công: Kiểm tra hồ sơ khối lƣợng thanh, quyết toán, bao gồm: Số lượng: 01 Trưởng phòng, 01 Phó phòng, 06 cán bộ kiểm tra, kiểm soát cac công trình.
Phòng Kỹ thuật thi công cử cán bộ quản lý, chịu trách nhiệm hướng dẫn và đôn đốc công tác nghiệm thu bộ phận – hạng mục – công trình cho các đội thi công, xử lý các tình huống phát sinh nếu có kịp thiến độ thi công, tiến độ thanh toán.
Bản vẽ hoàn công chi tiết hạng mục, công trình
Kiểm tra lại hồ sơ pháp lý (chủ trương, quyết định, tờ trình, phiếu kiểm định vật liệu, phiếu thí nghiệm...), những giấy tờ liên quan đến công trình.
Kiểm tra lại biên bản nghiệm thu bộ phận, hạng mục công trình.
Kiểm tra lại khối lƣợng nghiệm thu bộ phận, hạng mục công trình, đối chiếu so sánh với khối lƣợng dự toán đƣợc phê duyệt, kiểm tra những phần phát sinh, bổ sung khối lƣợng trong thi công, ký xác nhận khối lƣợng thực hiện.
- Phòng quản lý chất lượng công trình: Là phòng độc lập với các phòng khác: Số lượng: 01 Trưởng phòng, 01 Phó phòng, 01 cán bộ (tùy theo từng công trình)
Báo cáo đầy đủ quy trình tự kiểm tra chất lƣợng vật liệu, cấu kiện, sản phẩm xây dựng.
Báo cáo giám đốc về tiến độ, chất lƣợng, khối lƣợng, an toàn và môi trường xây dựng.
Kiểm tra an toàn trong thi công xây dựng cho người, thiết bị và những công trình lân cận, kể cả hệ thống hạ tầng kỹ thuật khu vực để tiện việc chỉ đạo thi công.
Kiểm tra quy trình hướng dẫn của phòng kỹ thuật đối với các đội thi công.
Uy tín của đơn vị chỉ đƣợc nâng lên bởi chất lƣợng sản phẩm tốt do vậy phòngquản lý chất lƣợng là rất quan trọng.
- Phòng Kế hoạch – Kinh doanh: kiểm tra, trình ký Tổng giám đốc: Số lượng: 01 Trưởng phòng, 01 Phó phòng, 03 cán bộ.
Kiểm tra lại đơn giá, định mức áp dụng của khối lƣợng thanh quyết toán tại điểm dừng kỹ thuật, các phát sinh tăng (giảm) nếu có….
Đối chiếu với hồ sơ dự thầu, điều chỉnh trƣợt giá vật liệu và nhân công,…
Giải pháp này đã quy định chế độ trách nhiệm về mặt nội bộ cho các đơn vị chức năng trong Công ty để xây dựng quy chế khuyến khích, thưởng, phạt đối với công tác thanh quyết toán công trình.
Công ty muốn tồn tại và phát triển thì mỗi con người, mỗi bộ phận không thể hành động riêng lẻ mà cần phối hợp những nỗ lực cá nhân để hướng tới những mục tiêu chung. Trong Công ty, mỗi bộ phận, mỗi phòng đều có chức năng nhiệm vụ nhất định, để thực hiện đƣợc nhiệm vụ đó đòi hỏi phải có sự phối hợp, hỗ trợ của những bộ phận khác.
Từ lập luận trên cho ta thấy vai trò quan trọng của việc tổ chức phối hợp giữa các bộ phận, đặc biệt là khâu thanh, quyết toán hợp đồng. Nó quyết định không nhỏ trong quá trình thanh, quyết toán. Sự phối hợp tốt sẽ giúp cho việc thực hiện nhiệm vụ thanh quyết toán trở nên nhanh chóng, đạt hiệu quả cao. Ngƣợc lại, nếu các bộ phận phối hợp không tốt thì công việc sẽ bị chồng chéo nhau dẫn đến trì trệ, mâu thuẫn và kém hiệu quả, trách nhiệm dàn trải, không tạo hiệu quả.
Công tác phối hợp dựa trên nguyên tắc kịp thời, hiệu quả, tuân thủ đúng quy định của Công ty, nhằm phát huy sức mạnh và hiệu quả trong các hoạt động của Công ty.
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng phòng, ban đã đƣợc quy định trong Quy chế hoạt động của Công ty để thực hiện nhiệm vụ phối hợp, nhƣng không làm ảnh hưởng đến hoạt động chuyên môn của các đơn vị có liên quan.
Trong quá trình phối hợp thực hiện công việc phải thực hiện nhanh chóng, tuân thủ theo đúng quy định và nội quy của Công ty.