CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC THANH, QUYẾT TOÁN HỢP ĐỒNG XÂY DỰNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG HẠ TẦNG CII
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện công tác thanh, quyết toán tại Công ty Cổ phần xây dựng hạ tầng CII
3.2.3. Giải pháp 3: Nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ, nhân viên làm công tác thanh, quyết toán
Công ty áp dụng mô hình quản lý chất lƣợng toàn diện (TQM). Bản chất của TQM là lấy con người là trọng tâm tạo ra chất lượng. Do đó, điều đầu tiên cần củng cố đội ngũ cán bộ nhân viên của Công ty về tinh thần trách nhiệm, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ vững, có khả năng quản lý và xử lý các yêu cầu của hồ sơ thanh, quyết toán.
Tại các Công ty nói chung, năng lực của người lao động, khả năng của đội ngũ nhân viên thể hiện ở các tiêu chí về năng suất lao động; chất lƣợng sản phẩm; Kỹ năng làm việc; Khả năng đổi mới; Dịch vụ; Khả năng phối kết hợp với các phòng ban chức năng khác; …. Đây là những yếu tố then chốt mang lại sự thành công của Công ty thông qua việc thoả mãn nhu cầu của khách hàng.
Trong những năm tới việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực sẽ đóng vai trò rất quan trọng để triển khai và thực thi các mục tiêu chiến lƣợc, giải quyết thanh, quyết toán các hợp đồng kinh tế hiện nay liên quan từ khâu lập hợp đồng kinh tế, thương thảo giữa các bên có liên quan, theo dõi tiến độ, thanh toán, quyết toán, kiểm toán…trong khi thực trạng nguồn nhân lực hiện có của Công ty còn nhiều hạn chế. Chỉ có thể đào tạo tốt con người mới có khả năng tạo ra đội ngũ lao động có tay nghề cao, có kỹ năng, kỹ xảo đáp ứng đƣợc yêu cầu ngày càng cao của công việc. Chỉ có làm tốt công tác tuyển dụng, đào tạo thì sự phát triển nguồn nhân lực mới ổn định và bền vững. Công ty nên xác định và lập kế hoạch cho các đối tƣợng cụ thể:
- Trong nền kinh tế thị trường, sự cạnh tranh diễn ra gay gắt ngay cả trong lĩnh vực tạo nguồn nhân lực. Để thu hút và giữ được người tài, người giỏi đòi hỏi doanh nghiệp phải có hệ thống chế độ chính sách từ công tác tuyển dụng (Chế độ lương, thưởng, thù lao, cơ hội học tập, thăng tiến, các phúc lợi khác ...).
- Từ khi thành lập đến nay, Công ty chƣa thể hiện đƣợc chính sách thu hút và giữ vững nguồn nhân lực có trình độ. Nhiều cán bộ, kỹ sƣ có trình độ, có kinh nghiệm đã rời Công ty. Vì vậy, trong những năm tới, doanh nghiệp cần có những chính sách hấp dẫn tạo điều kiện, môi trường làm việc thuận lợi, trọng thị, trọng dụng và phát huy năng lực của người giỏi, người tài. Từ đó mới có thể giữ vững đƣợc lực lƣợng lao động đang có; sử dụng đƣợc lực lƣợng lao động mới đào tạo;
đồng thời thu hút thêm đƣợc lực lƣợng lao động từ nơi khác.
- Mặt khác, để tăng cường lực lượng có trình độ cao cần phải có các chính sách thu hút sinh viên giỏi vừa tốt nghiệp hoặc các kỹ sƣ có kinh nghiệm đang làm việc ở các doanh nghiệp trong và ngoài nước về với Công ty...: đáp ứng thu nhập theo nằng lực, cần phải tạo niềm tin, nhu cầu đƣợc cống hiến, đƣợc tôn trọng và đƣợc vinh danh,…
- Hiện nay, với tốc độ tiến bộ về khoa học và công nghệ phát triển nhanh, đòi hỏi của thực tiễn cần thiết trong xây dựng, phát triển nguồn nhân lực có trình độ cao, nhất là ở các ngành nghề thế mạnh của Công ty nhƣ lĩnh vực xây dựng dân dụng và công nghiệp. Các cấp lãnh đạo cần có cái nhìn đúng đắn về vị trí, vai trò và tạo giá trị của Công ty nằm ở lực lƣợng lao động nhất là đội ngũ có trình độ khoa học và kỹ thuật. Công ty nên tập trung đầu tƣ, hỗ trợ tăng về hàm lƣợng khoa học, tinh giản số lượng. Đây là yếu tố sống còn về mặt con người, Công ty cần đưa ra các quy chế sơ tuyển lựa chọn nhằm đáp ứng các yêu cầu của từng phần việc trong nội bộ Công ty, nhất là công tác thanh, quyết toán hợp đồng xây dựng.
- Đào tạo nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ quản lý: Hiện nay, cán bộ quản lý của Công ty trình độ chủ yếu là các kỹ sư, cử nhân của các trường đại học và cao đẳng, tuy nhiên trình độ ứng dụng tin học còn hạn chế nhất định, đặc biệt trình độ ngoại ngữ kém, hầu hết không ai có thể thành thạo tiếng Anh, tiếng Nhật, tiếng Trung Quốc để giao dịch trực tiếp khi có những hợp đồng ngoại. Bởi vậy, điều hết sức cần thiết là phải có kế hoạch đào tạo nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ
quản lý. Ngoài việc tạo điều kiện thuận lợi cho các cán bộ công nhân viên tự đi học để nâng cao trình độ, đồng thời phải xây dựng tiêu chuẩn cho các chức danh để các cán bộ công nhân viên phải cố gắng phấn đấu. Bên cạnh đó Công ty cần phải có kế hoạch và nguồn ngân sách hỗ trợ đào tạo, đồng thời Công ty phải hết sức quan tâm đào tạo, bồi dƣỡng đội ngũ cán bộ kế cận, ƣu tiên các đối tƣợng trẻ có năng lực và trình độ.
- Đối với cán bộ phòng Kế hoạch – Kinh doanh: Cần nâng cao và trang bị thêm về chất lƣợng, về kỹ năng, thông qua các khóa học ngắn hạn đặc biệt là các cuộc hội thảo, chuyên đề:
Kỹ năng tìm hiểu chủ đầu tƣ: Dự án đã đƣợc duyệt hay chƣa, dự án đã đƣợc cấp vốn hay chƣa; chủ đầu tƣ đã thực hiện các công trình có quy mô tương tự hay chưa….
Kỹ năng lập hợp đồng kinh tế: Điều khoản hợp đồng; điểm dừng kỹ thuật; thời hạn thanh toán; phương thức thanh toán; điều khoản vi phạm; luật pháp Việt Nam và thông lệ quốc tế….
Kỹ năng thương thảo: Khả năng đàm phán; khả năng thuyết phục….
Kỹ năng theo dõi tiến độ và chi phí thông qua đường Gantt và sơ đồ Pert để theo dõi tiến độ và chi phí của dự án thi công.
Bảng 3.2: Bảng các khóa học bồi dưỡng nghiệp vụ kế hoạch - kinh doanh
STT KHÓA HỌC ĐỊA ĐIỂM
1 Khoá học Đấu thầu
TRUNG TÂM BỒI DƢỠNG NGHIỆP VỤ Lầu 2, phòng 203, số 97, Võ
Văn Tần, quận 3, Tp.HCM 2 Khoá học Ứng dụng MS Project trong QLDA
3 Khoá học Giám sát thi công xây dựng công trình
4 Khoá học Quản lý dự án đầu tƣ xây dựng công trình
5 Khoá học Định giá xây dựng 6 Khoá học Giám đốc dự án
7 Khoá học Quy trình và thủ tục nghiệm thu, hoàn công và thanh quyết toán công trình 8 Khoá học Lập và Thẩm định dự án đầu tƣ
- Đối với cán bộ phòng Kỹ thuật thi công:
Khả năng cập nhật, theo dõi và điều chỉnh tiến độ công trình về mặt kỹ thuật.
Theo dõi, đánh giá những yếu tố có khả năng ảnh hưởng đến chất lƣợng để có biện pháp phòng ngừa, tránh sai xót phải sửa chữa, khắc phục, điều đó sẽ ảnh hưởng đến tiến độ thi công của từng hạng mục nói riêng và của cả dự án nói chung.
Lập và kiểm soát tiến độ cung ứng vật tƣ thi công đề xuất ban cung ứng vật tư cung cấp vật tư kịp thời để không ảnh hưởng đến tiến độ thi công
- Đối với công tác thanh quyết toán hợp đồng xây dựng:
Cán bộ thực hiện công tác thanh, quyết toán công trình yêu cầu vừa có chuyên môn về kỹ thuật, vừa có chuyên môn về tài chính – kế toán, am hiểu về luật. Bên bạnh đó, việc cập nhật các thể chế, chính sách về thanh, quyết toán phải được thực hiện thường xuyên.
Trước hết, khâu tuyển dụng cán bộ thanh quyết toán cần chặt chẽ hơn, phải lựa chọn đƣợc cán bộ có tinh thần trách nhiệm cao, có đạo đức nghề nghiệp, có trình độ chuyên môn tốt.
Công ty cần tích cực nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ, nhân viên, đặc biệt là đội ngũ cán bộ trong bộ phận thanh quyết toán tham gia các khóa bồi dƣỡng về luật, quản lý công nợ, đấu thầu, phân tích tài chính. Qua đó cũng cố kiến thức cho cán bộ công nhân viên góp phần nâng cao và khẳng định uy tín của Công ty, tránh nhầm lẫn đáng tiếc gây chậm tiến độ;
9 Khoá học Quản lý hợp đồng theo Fidic 10 Khoá học Kiến thức pháp luật hợp đồng
11 Khoá học Khung phân tích và Lập kế hoạch kinh doanh
12 Khoá học Quản lý hệ thống quy trình sản xuất – chất lƣợng và năng suất lao động
Bảng 3.3: Bảng các khóa học bồi dưỡng nghiệp vụ kỹ thuật thi công
- Đối với cán bộ phòng Tài chính – Kế toán: Cần bồi dƣỡng, đào tạo những kỹ năng sau:
Khả năng theo dõi tiến độ sản xuất đặc biệt là thời điểm thanh toán tại các điểm dừng kỹ thuật.
Khả năng theo dõi và đôn đốc công nợ.
Khả năng soạn thảo công văn liên quan đến thu hồi công nợ.
Khả năng đọc báo cáo tài chính và phân tích tài chính
STT KHÓA HỌC ĐỊA ĐIỂM
1 Khoá học Ứng dụng MS Project trong QLDA
TRUNG TÂM BỒI DƢỠNG NGHIỆP VỤ Lầu 2, phòng 203, số 97, Võ
Văn Tần, quận 3, Tp.HCM 2 Khoá học Giám sát thi công xây dựng công
trình
3 Khoá học Quản lý dự án đầu tƣ xây dựng công trình
4 Khoá học Giám đốc dự án
5 Khoá học Quy trình và thủ tục nghiệm thu, hoàn công và thanh quyết toán công trình 6 Khoá học Lập và Thẩm định dự án đầu tƣ 7 Khoá học Quản lý hệ thống quy trình sản xuất
– chất lƣợng và năng suất lao động
8 Khoá học Giám sát thi công xây dựng công trình
9 Khoá học Chỉ huy trưởng công trường 10 Khoá học An toàn lao động
Bảng 3.4: Bảng các khóa học bồi dưỡng nghiệp vụ tài chính kế toán
Để hạn chế việc chậm thanh, quyết toán do năng lực của cán bộ, Công ty nên nghiên cứu đề ra tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc của cá nhân liên quan đến quá trình thanh quyết toán bằng một số chỉ tiêu nhƣ thu hồi công nợ, theo dõi tiến độ thanh toán của chủ đầu tư, tham mưu cho lãnh đạo biện pháp xử lý tồn đọng về vốn. Đồng thời, Công ty xây dựng chế độ lương thưởng để khuyến khích
STT KHÓA HỌC ĐỊA ĐIỂM
2 Khoá học Giám đốc tài chính ứng dụng (CFO)
VIỆN KẾ TOÁN VÀ QUẢN TRỊ DOANH
NGHIỆP
44, Tú Xương, phường 7, quận 3, TP.HCM 3 Khoá học Kế toán trưởng doanh nghiệp
4 Khoá học phân tích quản trị tài chính 5 Khoá học đào tạo quốc tế Principles Of
Accounting
6 Khoá học đào tạo quốc tế Financial Accounting 7 Khoá học đào tạo quốc tế Management
Accounting
8 Khoá học Chứng chỉ hành nghề DV làm thủ tục Thuế
9 Khoá học Kế toán căn bản (KT01) 10 Khoá học Kế toán nâng cao (KT02) 11 Khoá học Thuế & khai báo thuế (TH01) 12 Khoá học Hệ thống quản lý kế toán trên Excel
(KT03)
13 Khoá học Kế toán sổ sách thực tế & Ứng dụng trên phần mềm (KT04)
14 Khoá học Lập BCTC & QT thuế năm (KT05) 15 Khoá học Lớp Kế toán Doanh Nghiệp & Khai
Báo Thuế
16 Khoá học Lớp Kế toán Tổng hợp thực tế (KTTHTT)
17 Khoá học Chuyên viên kế toán
18 Khoá học Chuyên viên kế toán tin học
người lao động nâng cao trách nhiệm, hoàn thành tốt công việc, như: Mức thưởng loại A, thưởng ngày nghỉ,....
Đồng thời cũng cần xây dựng một môi trường làm việc thân thiện, cơi mở:
Phát huy tinh thần làm việc của mỗi cá nhân, phát huy đúng khả năng của mỗi người, hỗ trợ cho nhau nhưng vẫn luôn phải đảm bảo khả năng làm việc độc lập, tự nhận diện, xử lý và chịu trách nhiệm về công việc của mình.
Thường xuyên tổ chức các buổi thảo luận để các cán bộ công nhân viên trao đổi và trau dồi chuyên môn, kinh nghiệm cho nhau nhằm nâng cao khả năng thanh, quyết toán.
Từng phòng ban chức năng cần xây dựng bảng mô tả công việc cho từng cá nhân; quy định về quyền hạn, trách nhiệm của lãnh đạo với cá nhân; mối quan hệ ngang – dọc với các bộ phận khác trong Công ty; xây dựng quy trình giải quyết các công việc thường gặp để làm cơ sở cho việc điều hành và thực hiện.
Xây dựng hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO:
- Công trình xây dựng có đặc điểm phụ thuộc các điều kiện tự nhiên xã hội của địa điểm xây dựng. Nó mang tính đơn chiếc, không thể sản xuất hàng loạt theo một quy trình cố định, không thay đổi. Mỗi công trình xây dựng đƣợc sản xuất theo một dự án riêng với những yêu cầu riêng biệt tuy vẫn dựa trên một số quy trình kỹ thuật điển hình, lặp đi lặp lại. Vì vậy, quản lý chất lƣợng trong xây dựng cần tập trung vào quản lý từng dự án và phải tổ chức quản lý theo hai hình thức song song là:
Quản lý theo tổ chức của toàn Công ty.
Quản lý theo từng dự án.
Quản lý theo tổ chức của toàn Công ty là quản lý các hoạt động của các phòng ban.
Quản lý theo từng dự án là quản lý riêng về chất lƣợng của từng dự án, với công việc là lập kế hoạch cho dự án. Trong kế hoạch chất lượng của dự án, ngoài các quy trình thông thường, phải soạn thảo riêng một số quy trình để giải quyết những yêu cầu riêng về kỹ thuật, mỹ thuật của dự án.
- Nguyên tắc chung:
Ngăn ngừa là chính. Dựa trên kết quả thống kê đƣa ra các công việc và giai đoạn bắt buộc phải kiểm tra để ngăn ngừa nguy cơ xảy ra chất lƣợng kém.
Kiểm soát đƣợc tất cả các giai đoạn tạo nên sản phẩm xây dựng:
Kiểm soát, rà soát mặt bằng thi công (các điều kiện rà phá bom mìn, đền bù giải toả).
Kiểm tra điều kiện thi công
Kiểm tra số liệu, lƣợng vật tƣ trên bản vẽ tính toán.
Kiểm soát chất lƣợng vật liệu, vật tƣ, thiết bị,…
Kiểm tra số liệu giữa bản vẽ với thực tế hiện trường.
Giám sát biện pháp tổ chức thi công và chất lƣợng thi công
Kiểm tra hồ sơ thanh, quyết toán.
Nghiệm thu đánh giá chất lượng trước khi đưa vào sử dụng. Công trình phải bảo đảm vững chắc, đảm bảo an toàn phòng chống cháy nổ, an toàn vận hành và khai thác, bảo đảm tiện nghi cho người sử dụng và an toàn môi trường
Áp đặt chế độ bảo hành và chế tài đối với nhà thầu phụ.
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 1. Kết luận
- Đề tài luận văn đã nghiên cứu những nội dung cơ bản về lý thuyết và chế độ hiện hành về thanh toán, quyết toán hợp đồng xây dựng công trình, phân tích đánh giá và làm rõ những tồn tại, nguyên nhân chính của những tồn tại ảnh hưởng đến công tác thanh toán, quyết toán. Trên cơ sở đó, luận văn đã đƣa ra một số giải pháp đồng bộ và cụ thể, tìm ra hướng đi trong việc thực hiện công tác thanh, quyết toán hợp đồng xây dựng:
Hệ thống hoá và làm rõ những nội dung cơ bản về lý thuyết và chế độ trong công tác thanh, quyết toán hợp đồng xây dựng có sử dụng nguồn vốn ngân sách Nhà nước.
Phân tích, đánh giá thực trạng công tác thanh quyết toán, làm rõ các bất cập và nguyên nhân tồn tại trong quá trình thanh, quyết toán.
Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác thanh toán, quyết toán hợp đồng xây dựng công trình sử dụng nguồn vốn ngân sách Nhà nước của Công ty trong thời gian tới.
- Đề tài luận văn đã giải quyết đƣợc một số vấn đề thực tiễn nhất định đó là: Tìm ra các giải pháp để hoàn thiện công tác thanh toán, quyết toán tại Công ty Cổ phần xây dựng hạ tầng CII nhƣ hoàn thiện hồ sơ thanh, quyết toán; hoàn thiện quy trình thanh quyết toán đảm bảo tính hiệu quả, rút ngắn thời gian kiểm soát.
- Nâng cao tính chuyên nghiệp cán bộ nhân viên trong khâu thực hiện giải quyết các thủ tục, hồ sơ thanh, quyết toán. Thực hiện hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO, đơn giản thủ tục hồ sơ theo hướng một cửa,.. Khi thực hiện đồng bộ các giải pháp đó sẽ tác động thúc đẩy việc thực hiện hiệu quả mục tiêu thanh quyết toán tại Công ty đơn giản, nhanh và hiệu quả.
2. Kiến nghị
- Đề tài luận văn đã nghiên cứu những nội dung cơ bản về lý thuyết và chế độ hiện hành về thanh toán, quyết toán hợp đồng xây dựng công trình sử dụng nguồn vốn ngân sách Nhà nước, phân tích đánh giá và làm rõ những tồn tại, nguyên nhân chính của những tồn tại ảnh hưởng đến công tác thanh toán, quyết toán công