Đánh giá trách nhiệm quản lý là việc đánh giá nỗ lực của nhà quản trị trong việc thực hiện nghĩa vụ quản lý các bộ phận của họ.
Để đánh giá trách nhiệm quản lý các bộ phận, các nhà quản trị cấp cao dựa chủ yếu vào các báo cáo bộ phận.
Công tác đánh giá trách nhiệm quản lý có giá trị cao hơn đối với một doanh nghiệp sử dụng mô hình tổ chức phân quyền. Theo đó, một tổ chức doanh nghiệp được chia thành nhiều bộ phận quản lý riêng biệt với nhau. Các bộ phận quản lý riêng biệt này có quyền điều hành sự phát sinh của chi phí, thu nhập và vốn đầu tư, cũng như có quyền đánh giá kết quả trong phạm vi trách nhiệm của mình. Mỗi bộ phận đó được coi là một trung tâm trách nhiệm. Có thể hình dung về mô hình tổ chức phân quyền như sau:
Sơ đồ 6.1 - Mô hình tổ chức hệ thống trách nhiệm
Trung tâm kinh doanh
Trung tâm chi phí
Doanh nghiệp A
Doanh nghiệp B
Doanh
nghiệp C Tỷ suất doanh thu/
vốn hoạt động Chỉ tiêu đánh giá chủ yếu
Tỷ lệ hoàn vốn (ROI) Cấu trúc tổ
chức Hệ thống
trách nhiệm
Trung tâm đầu tư
Tổng công ty HĐ quản trị
Tỷ suất lợi nhuận / doanh thu Bộ
phận X
Bộ phận Y
Bộ phận Z
Mô hình cấu trúc ở đây là tổng công ty (doanh nghiệp), được chia thành các doanh nghiệp nhỏ hơn; trong mỗi doanh nghiệp lại gồm nhiều bộ phận sản xuất kinh doanh như: phân xưởng, cửa hàng, tổ sản xuất,… trong mỗi bộ phận sản xuất có thể được chia nhỏ hơn nữa…
Hiện nay, nhiều đơn vị sử dụng mô hình phân quyền bởi vì hệ thống này mang lại nhiều ưu điểm. Đó là:
- Việc ra quyết định được giao cho các cấp quản trị khác nhau, nhà quản trị cấp cao không phải xử lý sự vụ mà có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các vấn đề chiến lược của đơn vị.
- Việc cho phép các nhà quản trị các cấp ra quyết định là một cách rèn luyện tốt nhất để các nhà quản trị không ngừng nâng cao năng lực cũng như trách nhiệm của mình trong đơn vị.
- Việc uỷ quyền ra quyết định và chịu trách nhiệm về quyết định thường tạo ra sự hài lòng trong công việc cũng như khuyến khích sự nổ lực của các nhà quản trị bộ phận.
- Quyết định được xem là tốt nhất khi nó được đưa ra ở nơi mà cấp quản lý hiểu rõ về vấn đề. Thường thì các nhà quản tri cấp cao không thể nắm bắt được tất cả các vấn đề từ các bộ phận chức năng trong toàn đơn vị.
- Phân cấp quản lý còn là cơ sở để đánh giá thành quả của từng nhà quản trị, và qua việc phân cấp quản lý, các nhà quản trị các cấp có cơ hội chứng minh năng lực của mình.
Tuy nhiên, việc phân cấp quản lý cũng có những hạn chế nhất định. Bởi vì, sự phân cấp quản lý dẫn đến sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, do đó các nhà quản trị bộ phận thường không biết được quyết định của mình sẽ ảnh hưởng như thế nào đến các bộ phận khác trong tổ chức. Mặt khác, các bộ phận độc lập tương đối thường quan tâm đến mục tiêu của bộ phận mình hơn là mục tiêu chung của toàn đơn vị vì
Bài giảng Kế toán quản trị ƯVGV: Nguyễn Thị Hường họ được đánh giá thông qua thành quả mà bộ phận họ đạt được. Điều này có thể gây tổn hại cho mục tiêu chung của đơn vị.
Các bộ phận quản lý riêng biệt của hệ thống trách nhiệm được gọi là các trung tâm trách nhiệm. Mỗi tổ chức doanh nghiệp dựa trên cơ sở phân cấp quản lý tài chính mà phát sinh nhiều loại trung tâm trách nhiệm khác nhau, thông thường gồm ba trung tâm: trung tâm đầu tư, trung tâm kinh doanh và trung tâm chi phí.
Trung tâm trách nhiệm được hình thành từ đặc điểm tổ chức bộ máy hoạt động của từng doanh nghiệp và nó phụ thuộc vào đặc điểm hoạt động kinh doanh theo từng ngành nghề cụ thể. Trung tâm trách nhiệm thường phát huy tác dụng khi cơ chế quản lý tài chính được phân cấp cụ thể cho từng người, từng bộ phận gắn với trách nhiệm, nghĩa vụ, quyền lợi trong từng hoạt động cụ thể bởi chi khi đó các nhà quản trị mới chủ động trong các quyết định điều hành của doanh nghiệp, mới có thể phát huy tính sáng tạo trong các tình huống để tạo ra cái mới. Tuy nhiên thì việc phân cấp quản lý tài chính cũng có những hạn chế nhất định, các nhà quản trị khi đưa ra quyết định quản lý của bộ phận mình thường không xem xét đến ảnh hưởng của các bộ phận khác ra sao, do đó mà có thể ảnh hưởng đến lợi ích chung của doanh nghiệp.
Tương ứng với 3 loại trung tâm trách nhiệm là các chỉ tiêu phản ánh hiệu quả của các trung tâm trách nhiệm đó, cụ thể là:
- Trung tâm đầu tư: Tỷ lệ hoàn vốn
- Trung tâm kinh doanh: Tỷ suất doanh thu/vốn hoạt động.
- Trung tâm chi phí: Tỷ suất lợi nhuận/doanh thu.
6.1.1.1. Trung tâm chi phí
Trung tâm chi phí là một trung tâm trách nhiệm, chỉ có quyền điều hành sự phát sinh của chi phí, không có quyền điều hành lợi nhuận và vốn đầu tư. Trung tâm chi phí được hình thành tại các phân xưởng sản xuất, tổ đội sản xuất,… gắn với trách nhiệm của quản đốc phân xưởng, tổ trưởng sản xuất, đội trưởng đội sản xuất.
Mục tiêu của trung tâm trách nhiệm chi phí là tối thiểu hóa chi phí. Đầu vào của
trung tâm là các yếu tố phản ánh chỉ tiêu sản xuất như nguyên vật liệu, tiền công, tình hình sử dụng máy móc thiết bị… có thể được đo bằng các tiêu thức khác nhau.
Đầu ra của trung tâm là các chỉ tiêu phản ánh kết quả sản xuất như số lượng và chất lượng sản phẩm, chỉ tiêu chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm.
Kế toán trách nhiệm chi phí có nhiệm vụ kiểm soát các khoản mục và yếu tố chi phí phát sinh theo các định mức và dự toán đã xây dựng; lập các báo cáo chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm theo yêu cầu quản trị; phân tích sự biến động của các định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung…
Từ đó xác định nguyên nhân ảnh hưởng và đưa ra các biện pháp nhằm giảm chi phí thấp nhất.
Hoạt động của trung tâm chi phí được đánh giá căn cứ trên sự so sánh giữa báo cáo thực hiện so với định mức chi phí tiêu chuẩn. Chỉ tiêu đánh giá tổng hợp là tỷ suất lợi nhuận/doanh thu.
Tỷ suất lợi nhuận/
doanh thu (ROS) = Lợi nhuận sau thuế
100%
Doanh thu
Chỉ tiêu tỷ suất lợi nhuận/doanh thu cho biết trong một đồng doanh thu thu được, có bao nhiêu đồng thuộc về lợi nhuận. Chỉ tiêu có giá trị càng lớn thì hoạt động kinh doanh càng có hiệu quả và ngược lại. Nếu doanh thu không đổi thì khi chi phí giảm, lợi nhuận sẽ tăng dẫn đến tỷ suất lợi nhuận sẽ tăng, ngược lại, chi phí tăng, lợi nhuận sẽ giảm và tỷ suất lợi nhuận cũng giảm. Vậy biến động của chi phí hoạt động trong điều kiện doanh thu không đổi sẽ có ảnh hưởng đến tỷ suất lợi nhuận/doanh thu.
6.1.1.2. Trung tâm kinh doanh
Trung tâm kinh doanh hay còn được gọi là trung tâm lợi nhuận, là trung tâm trách nhiệm có quyền điều hành cả chi phí và lợi nhuận, không có quyền điều hành sự phát sinh vốn đầu tư. Được xếp vào loại trung tâm kinh doanh là các công ty (doanh nghiệp) sản xuất và kinh doanh thuộc tổng công ty.
Mục tiêu của trung tâm lợi nhuận là tối đa hóa lợi nhuận của bộ phận.
Bài giảng Kế toán quản trị ƯVGV: Nguyễn Thị Hường Kế toán trách nhiệm lợi nhuận lập báo cáo về lợi nhuận các mặt hàng, ngành hàng, thị trường, thời gian… theo yêu cầu của nhà quản trị, từ đó phân tích lợi nhuận theo từng mặt hàng, từng thị trường, từng cửa hàng… xác định các nhân tố ảnh hưởng đến lợi nhuận, tìm kiếm các giải pháp nâng cao doanh thu và tiết kiệm chi phí của doanh nghiệp
Đánh giá kết quả hoạt động của trung tâm kinh doanh dựa vào các báo cáo kết quả thu nhập và việc sử dụng vốn đầu tư. Chỉ tiêu đánh giá trung tâm loại này, ngoài chỉ tiêu tỷ suất lợi nhuận/doanh thu thuộc phạm vi của trung tâm chi phí như nói ở trên, trung tâm kinh doanh còn được đánh giá bởi chỉ tiêu: tỷ suất doanh thu/vốn hoạt động bình quân.
Tỷ suất doanh thu/ vốn
hoạt động bình quân = Doanh thu
100%
Vốn hoạt động bình quân
Chỉ tiêu tỷ suất doanh thu/vốn hoạt động bình quân phản ánh 1 đồng vốn hoạt động bình quân tham gian vào sản xuất trong kỳ đã đem lại được bao nhiêu đồng doanh thu. Tỷ suất tính được càng lớn thì số vòng quay của vốn hoạt động bình quân càng cao và việc sử dụng vốn càng có hiệu quả.
Khi so sánh chỉ tiêu này giữa các kỳ nếu:
Tốc độ tăng DT > Tốc độ tăng vốn hoạt động
Tỷ suất tăng Tốc độ giảm DT < Tốc độ giảm vốn hoạt động
Tốc độ tăng DT < Tốc độ tăng vốn hoạt động
Tỷ suất giảm Tốc độ giảm DT > Tốc độ giảm vốn hoạt động
Như vậy, tỷ suất doanh thu/vốn hoạt động bình quân phụ thuộc vào tốc độ tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa với tốc độ đầu tư vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
6.1.1.3. Trung tâm đầu tư
Trung tâm đầu tư là một trung tâm trách nhiệm có quyền điều hành cả chi phí, lợi nhuận và vốn đầu tư. Đây là trung tâm cấp cao nhất của tổ chức doanh nghiệp.
Được xếp vào loại trung tâm đầu tư là các hội đồng quản trị của tổng công ty, các cơ quan cấp vốn của nhà nước gắn với trách nhiệm của giám đốc doanh nghiệp, trưởng phòng đầu tư.
Đầu vào của các trung tâm đầu tư là vốn phục vụ cho sản xuất kinh doanh, vốn cho các phương án… Đầu ra của trung tâm đó là lợi nhuận thu về từ kết quả hoạt động kinh doanh, các chỉ tiêu doanh thu, chi phí
Đánh giá kết quả của trung tâm đầu tư chủ yếu dựa trên chỉ tiêu tỷ lệ hoàn vốn đầu tư, vì các nhà đầu tư thường chỉ quan tâm đến những nơi nào có tỷ lệ hoàn vốn cao.
Chỉ tiêu tỷ lệ hoàn vốn đầu tư, được viết tắt là ROI, có công thức tính như sau:
ROI = LN trước thuế + CP lãi vay
x 100%
Vốn hoạt động bình quân
Chỉ tiêu tỷ lệ hoàn vốn đầu tư phản ánh 1 đồng vốn hoạt động bình quân tham gia sản xuất trong kỳ tạo ra được bao nhiêu đồng lợi nhuận. Chỉ tiêu này được tính ra kết quả càng lớn chứng tỏ rằng đồng vốn sử dụng càng có hiệu quả.
Đây là một chỉ tiêu tương đối hoàn thiện, được nhiều nhà đầu tư quan tâm và có ý nghĩa so sánh khi đánh giá việc sử dụng vốn giữa nhiều doanh nghiệp với nhau.
Vì tầm quan trọng như vậy nên ta đi sâu nghiên cứu cấu trúc, mối quan hệ và các biện pháp làm tăng ROI.