Những hoạt động cốt lõi gắn liền với việc tạo ra các giá
; trị đầu ra lớn hơn chỉ phí là những chức năng kỹ thuật của Ì việc mua sắm đầu vào, biến đổi chúng thành sản phẩm hay : dịch vụ và thương lượng với khách hàng để họ mua chúng.
‡ Khi những chức năng này trở nên phức tạp hơn, thì thông ' thường người ta phân các trách nhiệm của vai trò kỹ thuật : thành những nhiệm vụ phụ của các chuyên gia, như việc mua , sắm, sản xuất (hay cung ứng dịch vụ) và marketing.
. Do ý nghĩa quan trọng sống còn của việc đảm bảo chắc : chấn đạt được giá trị đầu ra lớn hơn chỉ phí, nền những chức . năng then chốt khác trong phạm vi tổ chức là việc thống kê và đo lường các dòng giá trị. Điều này đã dẫn đến hình thành những bộ môn về kế toán và quản trị tài chính.
15
Những người quản lý các chức năng này cũng phải chịu trách nhiệm về việc đảm bảo chắc chắn rằng hiện trạng tài chính của tố chức đó cho phép vay thêm mỗi khi các nguồn tài nguyên nội bộ của tổ chức không đủ để đảm bảo cho các
hoạt động tạo ra gia tri.
Ngoại trừ những doanh nghiệp một người (và có thể trong tương lai là những công ty do robot điều hành), các tổ chức đều gồm nhiều người và đòi hỏi phải có sự chỉ đạo các hoạt động của họ. Hơn nữa, vì không phải tất cả mọi người đều.
hoàn toàn tự giác, nên các tổ chức cần phải theo dõi thành tích của công nhân viên và tùy nơi tùy lúc, phải thi hành những biện pháp nhằm nâng cao thành tích (ví dụ, tổ chức cố - thể hoàn thiện kỹ năng truyền thông của đội ngũ lập trình viên máy tính sao cho những người khác cũng có thể hiểu được họ đang nói về vấn để gì). Chính quá trình chỉ đạo, theo . dõi thành tích và thi hành những biện pháp nhằm nâng cao thành tích của công nhận viên này đã hình thành nên cơ so của chức năng thứ ba trong nội bộ tổ 'chức: Quản lý nhân sự.
Khác với những chức nàng kỹ thuật hay tài chính thường được giao cho cán bộ chuyên môn, quản lý nhân sự là một kỹ năng mà tất cả các cán bộ công nhân viên đều cần phải biết.
“ = 2 + ` . 3
SU TAC DONG CUA QUA TRINH SUY GIAM
Công trình nghiên cứu của Argenti ở Hoa Kỳ và Slatter ở Anh đã xác định được một số những yếu tố là nguyên nhân dẫn đến sự sa sút trong các tổ chức thương mại. Họ đã khẳng
định răng những vấn đề sau đây thường xuất hiện cùng với sự đình trệ.
16
.- Sự suy giảm của như cầu thị trường
Sự suy gim của tổng nhu cẩu chung chắc chắn sẽ gây sức.
ép đối với tất cả những tổ chức, có thu nhập phụ thuộc vào:
khu vực có vấn để của thị trường. Nếu kiểu sản phẩm đó đã bị coi là lỗi thời (ví dụ, thước logarit bị thay thế bằng máy tính điện tử), thì sự giảm sút đó không thể đảo ngược được.
Tuy nhiên, trong một số trường hợp sự giảm sút chỉ có tính chất tạm thời, phản ánh chụ kỳ kinh doanh phát đạt và thua - lỗ là đặc trưng của hệ thống kinh tế thị trường tự do. Những ngành công nghiệp khác nhau thường chịu ảnh hưởng của chu kỳ kinh tế ở những mức đệ khác nhau, Các nhà sản xuất tư - liệu sản xuất (ví dụ, những công ty sản xuất tuốc - bin hạng nặng cho các nhà máy điện) phải đương đầu với sự thăng giáng hết sức lớn của thu nhập. Những nhà sản xuất khác (ví dụ, các khu vực thực phẩm và thuốc lá) chịu ảnh hưởng ít hơn nhiều trước những biến động của điều kiện kinh tế thịnh hành. Liệu một công ty có sống sót sau thời kỳ suy giảm có tính chu kỳ hay không? Thường là còn phụ thuộc vào tình trạng tài chính của công ty đó. Một công ty có bảng tổng kết tài sản mạnh thường là có đủ khả năng vuct qua con bao tap.
Ngược lại, một công ty đang gặp khó khăn về tiền thu chi va hay đạt thành tích lợi nhuận không thích đáng thì có ít khả năng sống sót qua thời kỳ suy thoái.
Một nguyên nhân khác nữa có thể làm suy giảm sức cầu là do sự thay đổi hành vi của thị trường mà công ty không có
khả năng đáp ứng được. Chẳng hạn như sự xuất hiện những.
máy tính văn phòng vào cuối những năm 1970 đã làm cho nhiều tổ chức đã có xu hướng trang bị cho những người quản lý máy vi tính cá nhân riêng và hạn chế việc mở rộng tiếp hay cập nhật máy tính chính của họ sức cầu về máy tính trong doanh nghiệp vẫn lớn, nhưng đối với những công ty có kha nang khống chế thị trường máy tính cá nhân này (ví dụ, _
17
công ty ICL của Anh trong thời kỳ đầu những năm 1980) thì
doanh số bán ra bị giảm sút, bởi vì họ không thể đáp ứng kịp những thay đổi về nhu cầu thiết bị trên thị trường đó.
Sức cầu của thị trường tăng lên thường là do hoạt động của đối thủ cạnh tranh, khi đối thủ này chuyển nhanh hơn sang khai thác công nghệ mới hay sản phẩm mới để đáp ứng
nhu cầu của khách hàng (ví dụ, công ty Apple Coputer đã tưng máy tính cá nhân để chống lại những nhà sản xuất máy tính chinh nhu IBM hay Hewlett - Packard). Tuy nhién, ngay cả khí sức cầu của thị trường không thay đổi, một công ty vẫn có thể gặp phải tình trạng suy giảm đoanh số bán, bởi vì có các đối thủ cạnh tranh được xem là đã chào hàng tốt hơn (ví dụ, các nhà sản xuất máy tính Apple của Chỉ Lê đã xâm nhập thành công vào thị trường Châu Âu hơn mười năm vừa qua).
Trước đây các đối thủ cạnh tranh có xu hướng sử dụng chiến thuật định giá linh hoạt để tạo ra đầu cầu ban đầu trên một thị trường mới. Đây là chiến thuật hay được các nhà sản xuất mới ở khu vực Thái Bình Dương sử dụng để xâm nhập vào các thị trường Hoa Rỳ và Tây Âu vào những năm 70 đầu những năm 80 và kết quả là nước xuất khẩu bị buộc tội là bán phá giá.
Thời gian gắn đây, dường như các tổ chức đã bắt đầu nhận thức được rằng chiến thuật định giá linh hoạt có thé gây nên một cuộc chiến tranh giá cả và làm tàng cao hàng rào thuế quan. Vì thế ngày nay khi xâm nhập thị trường mới, các đối thủ cạnh tranh có xu hướng sử dụng cách chào bán sản phẩm có tính năng tốt hơn với cùng mức giá hơn là cắt giảm giá mạnh, để kích thích khách hàng chuyển sang dùng sản phẩm mới.
18
Những ấn để chỉ phí trong quá trình biến đổi
Một tổ chức phải gánh chịu những chỉ phí cao hơn đáng kể cho việc biến đổi đầu vào thành đầu ra sẽ rơi vào thế bất lợi, nếu các đối thủ cạnh tranh sử dụng một quy trình biến đổi có hiệu suất hơn. Trong một thế giới mà sự khác biệt về . văn hóa xã hội đang từng giờ, từng phút bị xóa nhòa di, cdc công ty nhỏ, chỉ có một thị trường thường bị rơi vào thế bất lợi về chỉ phí sản xuất tương đối so với các công ty đa quốc gia to lớn. Sở di như vậy là vì các công ty đa quốc gia sử dụng những thiết bị gia công nhanh và có thể được lợi từ việc tiết
kiệm nhờ quy mô.
Thế bất lợi về chỉ phí tuyệt đối giữa các tổ chức có thể không phụ thuộc vào quy mô do những yếu tố như vị trí.nhà máy (ví dụ, một nhà máy ở một nước đang phát triển có thể được lợi do sử dụng nguồn lao động rẻ tiền và không phải đầu tư vào những thiết bị chống ô nhiễm môi trường rất đắt tiễn), các hình thức hỗ trợ trong khu vực công cộng (ví dụ, Chính phủ tài trợ đối với những thiết bị mới được lắp đặt cho những nhà máy bố trí ở những vùng kinh tế yếu kém trong nước) hoặc ở gần nguồn nguyên liệu (ví dụ, các nhà máy cán thép của Nhật so với của Hoa Kỳ - các nhà máy của Hoa Kỳ có đủ quặng và nhiên liệu, trong khi các nhà máy. của Nhật phải nhập khẩu toàn bộ những nguyên vật liệu này).
Một nguồn khác nữa có thể tạo ra thế bất lợi về chỉ phí biến đổi tuyệt đối là đo ban lãnh đạo yếu kém, đã để chọ tổ chức nhiễm phải những thói quen trì trệ, như tình trạng du thừa người, những quy định rạnh giới do công đoàn để xướng làm giảm sút tính linh hoạt của lực lượng lao động, khống chế lượng vật tư dự trữ không tương xứng với yêu cầu, dư thừa năng lực sản xuất và thủ tục hành chính quan liêu đòi hỏi phải huy động quá đông biên chế nhân viên văn phòng và
18
cán bộ quản lý. Vấn để này dường như rất đặc trưng cho - những tổ chức lớn, phức tạp có cơ cấu tổ chức nhiều cấp và : nhiều vệ tỉnh. Trong những trường hợp này mọi ưu thế về quy mô có thể tăng lên đối với các tổ chức lớn sẽ bị mất đi do:
hoạt động không Hiệu quả trong nội bộ. tổ chức đó. Ở Anh ' chính tình trạng này đã gây nên sự lưu tâm đến những tổ : chức thuộc khu vực công cộng như National Heath Service và.
British Telecom. Giải pháp chính của National Heath Service là nhằm làm cho tổ chức này nhậy cẩm hơn với mãi lực của thị trường và việc quản lý chỉ phí bằng cách xác định lại.các.
chiến lược lâu dài, như cải tạo tổ chức, bổ nhiệm cán bộ quản . lý “hướng về thương mại". Tình hình của British Telecom đã . được giải quyết bằng cách tư nhân hóa tổ ố chức đó.
Théng tin tài chính thiếu tỉn cậy
Đo yêu cầu bức thiết của việc đảm bảo chắc chắn rằng giá - trị đầu ra lớn hơn chi phí và tổ chức phải có đủ tiền mặt để.
cấp kinh phí cho hoạt động thường ngày, một yêu cầu sống : còn là phải cung cấp thông tin tài chính chính xác và kịp thời : cho ban lãnh đạo. Thiếu sự kiểm soát tài chính thích đáng, như không chuẩn bị được dự báo tiến thu, chỉ và đối chiếu dự : toán với ngân sách, có thể dẫn đến khủng hoảng trong việc : cấp kinh phí. Hơn nữa, nếu hệ thống thống kê, kế toán yếu:
kém, sẽ không thể cung cấp được những số liệu cần thiết cho ban lãnh đạo phân tích kết quả hoạt động và thi hành những biện pháp chấn chỉnh đúng nơi, đúng lúc để tránh sự tiếp tục gia tăng chị phí và hay giảm thu nhập. _. ,
Những quyết định cấp kinh phí không thích đáng Vì rằng hầu hết các tổ chức đều cần vay tiền từ các nguồn.
ở bên ngoài để hỗ trợ cho những thời kỳ mà nguồn tài chính nội bộ không đủ sức, nên hiệu quả, kết quả của tổ chức có thể.
20
bị phương hại nếu đưa ra một quyết định cấp kinh phí không thích đáng. Chẳng hạn, một tổ chức có thể chấp nhận một khoản nợ lớn khi cho rằng mức tăng trưởng lợi nhuận trong thời gian tới chỉ đủ để trang trải số tiên lãi phải trả. Vào giữa những năm 1980 nhiều công ty phát triển bất động sản ở Hoa Kỳ và Anh đã vay mượn khá nhiều của ngân hàng để trang trải những chi phí xây dựng công trình cao ốc văn phòng. Khi nề kinh tế bị suy thoái vào cuôi thập kỷ đó, sức
cầu về văn phòng giảm sút đã làm cho các công ty này không có khả năng tạo ra thu nhập đủ để trang trải, dù chỉ là phần tiên lãi. Tình hình này đã đẩy nhiều công ty trong số đó vào tình trạng tài chính suy yếu nghiêm trọng và có một số trường hợp đã bị quản thúc tài sản.”
Một hình thức quyết định cấp kinh phí không thích đáng khác nữa là đi vay ngắn hạn của ngân hàng để hỗ trợ cho những dự án dài hạn. Đó là một sai lâm phổ biến trong số doanh nghiệp vừa và nhỏ. Chẳng hạn như vào giữa những năm 80 các công ty Anh trong khu vực này đã dựa quá nhiều vào những khoản thấu chỉ của ngân hàng và lấy đó làm nguồn vốn vì lãi suất thấp. Lúc đồ cách làm này được xem là cách vay tiền rẻ nhất. Khi lãi suất tăng lên vào cuối thập kỷ, nhiều công ty trong khu vực này mới nhận ra rằng giá như khôn ngoan hơn thì đã đi vay những khoản tiên có thời hạn
và hay tăng vốn cổ phần.
Đầu tư thất bại
Khi một tỷ lệ đáng kể nguồn tài nguyên hiện có được dân vào một nỗ lực mới mà về sau bị thất bại, thì tổ chức đó thường bị lâm vào tình trạng yếu kém và có thể sẽ rất khó hổi phục. Sai lắm kiểu này xảy ra ở bai hình thức phế biến là: (a) Những dự án lớn gặp phải những vấn để không dự kiến trước được và (b) Tài sản mua về không mang lại tỷ suất
21
lợi nhuận trên vốn đầu tư tương xứng. Một ví dụ điển hình về.
dự án lớn là Đường Hầm nối Anh và Pháp. Công trình này đã đòi hỏi chi phí xây dựng thực tế lớn hơn rất nhiều so với dự toán ban đầu của các công ty tham gia. VỀ sau rất khó tăng thêm vốn bổ sung. Hơn nữa trước tình trạng bội chí như vậy, cần phải xét xem là doanh thu cuối cùng từ hoạt động giao thông qua đường hẳm có khả năng tạo ra một tỷ suất lợi nhuận thỏa đáng trên số vốn đầu tư cuối cùng sẽ bỏ ra hay không. (Và điều này đã xảy ra trước khi người Nhật công bố sáng chế ra "tàu điện ngắm dưới nước" chạy trên đường sắt đặt dưới đáy biển và do đó có thể không cần phải xây đường hầm dưới đáy biển).
Việc phát triển quy mô doanh nghiệp bằng cách mua thêm tài sản đã trở thành một công cụ chiến lược ngày càng phố biến của các công ty lớn trong ba mươi năm gần đây.
Đáng tiếc có nhiều trường hợp, hy vọng của người mua đã không trở thành hiện thực. Ví dụ, ngân hàng Midland đã quyết định mua ngân hàng Crocker ở California để tạo ra con đường xâm nhập vào thị trường Hoa Kỳ. Việc m sắm tài
sản này không đem lại ích lợi như mong đợi và rút cuộc Midland đã buộc phải xem xét lại toàn bộ chiến lược của mình đối với thị trường Hoa Kỳ.
Năng lực quản lý
Trách nhiệm của hầu hết những vấn đề được trình bày là
thuộc về ban lãnh đạo, vì chính họ đã không có đủ trình độ để đưa ra những quyết định đúng đắn. Tuy nhiên trong nhiều trường hợp, sẽ không công bằng nếu như lên án tất cả những người quản lý trong tổ chức đó. Chẳng hạn, có những trường hợp chủ tịch điều hành phạm sai lầm, nhưng do tác phong độc đoán của ông ta mà những ý kiến phản đối của Hội Đồng Quản Trị hay của những cán bộ quản lý khác đã bị để ngoài
22
tai. Một vấn để nữa có thể xảy ra là ban lãnh đạo tối cao rất năng động và đổi mới lại bị cản trở bởi cấp quản lý trung gian vì những người này không thích ý tưởng thay đổi cách làm của họ. Họ không nhiệt tình hưởng ứng, cố tình hay vô tình thực hiện chậm trễ mọi sáng kiến mới về chiến lược hay tổ chức.
Trái ngược hẳn với tình trạng nêu trên là trường hợp tổ chức phát triển quá nhanh nên không đủ cán bộ quản lý cấp trung gian và cơ sở để đảm bảo giám sát có hiệu quả việc mở rộng công ty. Đây không phải là một vấn để ít thấy trong khu vực các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nơi mà sự thành đạt trên thị trường diễn ra rhanh đến mức các nghiệp chủ không còn kịp thực hiện những bước phát triển cần thiết về tổ chức.
để đảm bảo có thể phục vụ được số lượng khách hàng giờ đây đã đông hơn nhiều.
_ Cuối cùng, một vấn để khá phổ biến nữa là ở cả Châu Âu lẫn Bắc Mỹ tình trạng những người quản lý không phải là bất tài, nhưng chỉ đơn giản là chưa được huấn luyện về kỹ năng giao tiếp rất cần thiết cho việc giám sát, đôn đốc và lãnh đạo những người đưới quyển một cách có hiệu quả. Trước kía, người ta đã hết sức coi trọng việc đảm bảo chắc chắn rằng, mọi cá nhân trong tổ chức đềểu có đủ trình độ hiểu biết để hoàn thành công việc của mình về mặt kỹ thuật. Điều này được minh chứng bằng sự tăng vọt từ Thế Chiến II số người học đại học và số năm người ta đã bẻ ra dé lấy được những văn bằng chính thức. Tuy nhiên, kết quả được phản ánh trong những trường hợp tổ chức có dự án bị thất bại thì nguyên do là tập thể các kỹ su không thích hợp tác với nhau, cdc kế
toán viên giỏi chuyên -môn nhưng lại không có khả năng giao tiếp với các nhân viên văn phòng, cẩm nang xử lý số Hệu chỉ có người quản lý máy tính hiểu được, còn các cán bộ kỹ thuật
23