Chương 2. NGUYÊN TẮC CỦA KẾ TOÁN
2.2. CÁC YÊU CẦU CỦA KẾ TOÁN
Để phát huy vai trò là công cụ quản lý và cung cấp thông tin kinh tế tài chính cho người sử dụng liên quan nhằm đưa ra các quyết định phù hợp, kế toán phải được đặt ra các yêu cầu và thực hiện đồng thời các yêu cầu đó. Theo quy định hiện hành tại điều 5 Luật Kế toán (2015) và chuẩn mực kế toán Việt Nam số 1 (VAS01) - Chuẩn mực chung, kế toán cần đảm bảo đầy đủ các yêu cầu sau:
2.2.1. Trung thực
Nội dung: Yêu cầu này đòi hỏi các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo trên cơ sở các bằng chứng đầy đủ, khách quan và đúng với thực tế về hiện trạng, bản chất nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Tác dụng: Vì các thông tin và số liệu kế toán chỉ hữu ích khi nó phản ánh đúng hiện trạng bản chất của nghiệp vụ kinh tế, khi không phản ánh đúng bản chất thực trạng, các thông tin kế toán không còn đáng tin cậy, các quyết định dựa trên thông tin không tin cậy thường mang lại các kết quả không hiệu quả.
Ví dụ: Công ty Smart-fac trong kỳ kế toán 200N1: Ngày 20/2/200N1 xuất bán trực tiếp cho công ty S toàn bộ 12 điện thoại Oppo Reno6 Z 5G tồn cuối năm trước với giá chưa thuế là 7.200.000/chiếc. Tiền hàng S thanh toán ngay bằng chuyển khoản. Nhưng đến ngày 12/3/200N1 công ty S phản ánh có 2 chiếc điện thoại khách hàng phàn nàn bị lỗi khi khởi động và muốn trả lại hoặc đổi mới bằng 2 điện thoại khác cùng nhãn hiệu.
Công ty Smart-fac đã đồng ý vì vẫn nằm trong thời gian bảo hành thông báo của hãng sản phẩm (30 ngày).
Với ví dụ này, yêu cầu trung thực là công ty Smart-fac phải phản ánh trên sổ kế toán cho việc bán 12 điện thoại Oppo Reno6 Z 5G đúng với bản chất của giao dịch là ngoài việc phản ánh 12 chiếc điện thoại bán thành công trong kỳ, cần phản ánh thêm cả hiện tượng công ty S trả lại 2 điện thoại lỗi đổi lấy 02 sản phẩm mới, mặc dù doanh thu trong kỳ của công ty Smart-fac cho việc bán điện thoại cho công ty S không đổi. Việc phản ánh này đảm bảo thông tin phản ánh đúng với sự thật và nhà quản lý sẽ có thêm
thông tin liên quan đến chất lượng sản phẩm (mua nhiều hay ít sản phẩm này trong tương lai?), Điều chỉnh mối quan hệ với đối tác để chủ động đưa ra các quyết định liên quan khi cần thiết.
2.2.2. Khách quan
Nội dung: Yêu cầu này đòi hỏi các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo đúng với thực tế, không bị xuyên tạc, không bị bóp méo. Điều này cũng đòi hỏi, kế toán cần phản ánh đúng sự thật, hiện tượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ, sổ kế toán và báo cáo tài chính.
Tác dụng: Yêu cầu khách quan, nhằm đảm bảo các thông tin không bị bóp méo, theo ý kiến chủ quan của kế toán hoặc những người liên quan như ghi doanh thu “cao hơn” thực tế, hay ghi nhận chi phí “thấp hơn” khoản chi đã chi ra.
Ví du: Công ty TNHH Bình Minh, ngày 10/12/200N2, ký hợp đồng với Nhà máy liên doanh Hàn Quốc (có trụ sở tại địa phương) về việc cung ứng 12 xe máy nhãn hiệu Honda, dung tích 125cc, theo giá bán tại cửa hàng (chưa bao gồm thuế, phí) là 30.800.000 đồng/xe. Theo hợp đồng, công ty sẽ giao hàng trong vòng 25 ngày và Nhà máy liên doanh Hàn Quốc sẽ thanh toán theo tiến độ giao hàng. Khi đó, yêu cầu khách quan là kế toán công ty TNHH Bình Minh phải căn cứ vào thực tiễn số xe bàn giao trong thời hạn giao hàng (đã ghi trên hợp đồng) để ghi nhận doanh thu bán hàng cho niên độ kế toán 200N2, không được ghi hết toán bộ doanh thu bán 12 xe máy cho niên độ kế toán 200N2 nếu thực tế không giao hết 12 xe trong niên độ này. Ghi chép của kế toán phải có căn cứ xác nhận từng lần giao hàng giữa hai bên để làm cơ sở soát xét tính khách quan của giao dịch liên quan đến hợp đồng này.
2.2.3. Đầy đủ
Nội dung: Yêu cầu đầy đủ là đòi hỏi kế toán của đơn vị phải ghi chép mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến kỳ kế toán và báo cáo đầy đủ, không bị bỏ sót. Nghĩa là thông tin, số liệu kế toán phải được phản ánh liên tục từ khi phát sinh đến khi kết thúc hoạt động kinh tế, tài chính, từ khi thành lập đến khi chấm dứt hoạt động của đơn vị kế toán, số liệu kế toán kỳ này phải kế tiếp số liệu kế toán của kỳ trước.
Tác dụng: Việc đảm bảo yêu cầu đầy đủ, nhằm đảm bảo cung cấp những thông tin toàn diện, trung thực, khách quan đúng với bản chất của hoạt động kinh tế đó, giúp cho các cơ quan quản lý Nhà nước, nhà quản lý doanh nghiệp nhận thức đúng thực trạng hoạt động kinh doanh, tình hình tài chính của đơn vị, từ đó có thể đánh giá, kết luận đúng nhất với tình hình và kết quả kinh doanh đạt được trong thời gian qua và giúp các nhà quản lý đề ra những chủ trương, quyết định sát thực, từ đó có thể khai thác tối đa những hoạt động có hiệu quả kinh tế cao, hạn chế hoặc chuyển hướng kinh doanh đối với những hoạt động kém hiệu quả hoặc không phù hợp với chức năng nhiệm vụ và điều kiện của đơn vị.
Ví dụ: Trường hợp công ty TNHH Bình Minh ở mục 2.2.2, nếu kế toán bỏ sót bất kỳ lần giao hàng nào đã giao trong năm 200N2 cho hợp đồng đã ký với Nhà máy liên
doanh Hàn Quốc đều làm cho doanh thu của công ty trong niên độ kế toán 200N2 không đúng. Điều này sẽ ảnh hưởng đến các chỉ tiêu trình bày trên Báo cáo kết quả kinh doanh của đơn vị, nhà quản lý không có thông tin chính xác nhất, cập nhật nhất về hoạt động kinh doanh của đơn vị, dễ dẫn đến những quyết định không phù hợp như quyết định sai về số lượng, chủng loại nhập hàng kỳ tới, thiếu chủ động trong liên kết, phối hợp với khách hàng, đối tác,…
2.2.4. Kịp thời
Nội dung: Yêu cầu kịp thời trong kế toán là các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo kịp thời, đúng hoặc trước thời hạn quy định.
Tác dụng: Xuất phát từ bản chất, kế toán là công cụ quản lý và cung cấp thông tin kế toán, kế toán như là “ngôn ngữ” của kinh doanh. Trong điều kiện nền sản xuất xã hội phát triển ở trình độ cao, mỗi quốc gia đều có quan hệ kinh tế rất đa dạng, rộng khắp với nhiều nước trên thế giới. Để phát triển kinh tế trong nước, mở rộng kinh tế đối ngoại, tranh thủ
khoa học kỹ thuật tiên tiến của nước ngoài, người quản lý cần có những thông tin nhanh về tình hình và kết quả các hoạt kinh tế, tình hình tài chính ở từng thời điểm cũng như cả một thời kỳ. Thông tin của kế toán được cung cấp một cách kịp thời sẽ giúp cho các nhà quản lý có những quyết định thích hợp, đúng đắn với thực tế và tương lai phát triển của đơn vị.
Nếu vi phạm nguyên tắc này, việc đưa ra các quyết định không còn ý nghĩa.
Ví dụ: Tiếp ví dụ liền trước (mục 2.2.3), trường hợp giám đốc công ty TNHH Bình Minh muốn kiểm tra thông tin hàng tồn kho của mặt hàng xe máy nhãn hiệu Honda, dung tích 125cc tại thời điểm 31/12/200N2 để chủ động thông tin về việc cung cấp hàng cho Nhà máy Liên doanh Hàn Quốc đã ký hợp đồng và muốn có căn cứ để ra quyết định mua bổ sung hay không loại xe này vào tháng 1/200N3 thì yêu cầu kế toán phải cung cấp được thông tin về hàng tồn kho (trong đó có cả loại xe máy nêu trên) ngay tại thời điểm 31/12/200N2, nếu không các thông tin kế toán đưa ra sẽ bị “lỗi” thời, không còn sử dụng được nữa, hoặc giám đốc sẽ không có thông tin để đưa ra các quyết định đúng đắn nhằm đạt được mục tiêu như đã định. Điều này làm cho kế toán nói chung và thông tin của kế toán không còn là công cụ quản lý hay cung cấp thông tin hữu ích để đưa ra quyết định nữa.
2.2.5. Dễ hiểu
Nội dung: Yêu cầu dễ hiểu là về các thông tin và số liệu kế toán trình bày trong báo cáo tài chính phải rõ ràng, dễ hiểu đối với người sử dụng. Người sử dụng ở đây được hiểu là người có hiểu biết về kinh doanh, về kinh tế, tài chính, kế toán ở mức trung bình. Thông tin về những vấn đề phức tạp trong báo cáo tài chính phải được giải trình trong phần thuyết minh để giúp người sử dụng thông thường có thể hiểu được ở mức cơ bản nhất. Dễ hiểu trong kế toán thường được thể hiện bằng số liệu và từ ngữ, trong đó số liệu chiếm chủ yếu.
Tác dụng: Các thông tin kế toán chỉ hữu ích khi người sử dụng có thể hểu được, vì nếu không hiểu được thì không sử dụng được thông tin hay thông tin không còn ý nghĩa nữa, hoặc không đem lại hiệu quả.
Ví dụ: Doanh nghiệp TNHH Bình Minh, phát hành BCTC cuối niên độ 200N3 với các thông tin trình bày mà người đọc không thể nhận diện được các chỉ tiêu tài chính (doanh thu, chi phí, kết quả) hoặc không phán đoán được ý nghĩa của số liệu, cách tính và nội dung mà báo cáo được phát hành đang thể hiện, lúc này nhà đầu tư sẽ quyết định không đầu tư, cơ quan quản lý cũng không chấp nhận thông tin của BCTC đó, vì họ không tìm thấy cơ sở hay căn cứ để giúp họ đưa ra quyết định phù hợp. Hơn nữa, các chỉ tiêu tài chính được trình bày không rõ ràng hoặc khó hiểu trên sổ kế toán hoặc tài liệu kế toán, sẽ khiến người đọc không có độ tin cậy vào các số liệu kế toán doanh nghiệp đã cung cấp.
2.2.6. Có thể so sánh
Nội dung: Yêu cầu này đòi hỏi các thông tin và số liệu kế toán giữa các kỳ kế toán trong một đơn vị và giữa các đơn vị phải so sánh được với nhau. Các số liệu và thông tin kế toán chỉ có thể so sánh được khi tính toán và trình bày nhất quán giữa các kỳ và giữa các đơn vị với nhau. Trường hợp không nhất quán thì phải giải trình trong phần thuyết minh BCTC để người sử dụng BCTC có thể so sánh thông tin giữa các kỳ, giữa các đơn vị hay giữa dự toán, kế hoạch và thực hiện.
Tác dụng: Việc so sánh này giữa các kỳ, giữa các đơn vị trong cùng ngành, cùng lĩnh vực nhằm cung cấp các thông tin hữu ích để giúp cho các nhà quản lý, các cơ quan kinh tế… có thể nhìn nhận, đánh giá được chính xác, đầy đủ, khách quan toàn diện tình hình kết quả hoạt động, xu hướng phát triển, thay đổi của tài sản, quy mô giữa các kỳ, giữa các đơn vị với nhau để đưa ra quyết định hợp lý. Khi kế toán vi phạm yêu cầu này, nghĩa là các thông tin kế toán không so sánh được giữa các đơn vị khác nhau, các ngành khác nhau và giữa các kỳ khác nhau, khi đó nhà quản trị hoặc người sử dụng thông tin kế toán bị thiếu thông tin để đưa ra quyết định tương ứng.
Ví dụ: Sổ kế toán hàng tồn kho của công ty TNHH Bình Minh tại thời điểm 1/12/200N2 thể hiện giá trị tồn kho theo phương pháp tính đơn giá bình quân, nhưng tại thời điểm 31/12/200N2, kế toán lại thể hiện theo phương pháp tính giá đích danh, như vậy, việc sử dụng số liệu giá trị hàng tồn kho tại 2 thời điểm 1/12 và 31/12/200N2
để so sánh thông tin thay đổi về giá trị hàng tồn kho của công ty là không có ý nghĩa vì nó không phản ánh được bản chất giá trị thực của hàng tồn kho giữa hai thời điểm.
Do hai phương pháp đã sử dụng là khác nhau sẽ ra hai giá trị khác nhau, nếu vẫn sử dụng để so sánh thì không chỉ sai về số liệu (giá trị) mà còn sai về ý nghĩa giá trị mà số liệu đó phản ánh.