Chương 3. PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ VÀ KIỂM KÊ
3.1. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
3.1.3. Phân loại chứng từ
Trong quá trình hoạt động, các đơn vị phát sinh rất nhiều nghiệp vụ khác nhau cả về nội dung, tính chất, quy mô và mức độ quan hệ với các bên liên quan. Phương pháp chứng từ kế toán có nhiệm vụ “sao chụp” toàn bộ các phát sinh trên và được thể hiện qua từng loại chứng từ cụ thể. Như vậy, trong một kỳ hoạt động, chứng từ kế toán sẽ có số lượng lớn, thể hiện các nội dung và tính chất khác nhau. Chính vì vậy, để thuận lợi trong việc quản lý và sử dụng các loại chứng từ khác nhau một cách hợp lý cần thiết phải phân loại chứng từ.
Phân loại chứng từ là việc căn cứ vào nội dung, tính chất của chứng từ để “nhóm”
chứng từ có cùng nội dung, tính chất, đáp ứng yêu cầu thông tin quản lý và hạch toán kế toán. Để phân loại chứng từ cần phải căn cứ vào các tiêu thức nhất định. Có nhiều tiêu
thức để phân loại chứng từ, bởi vậy, căn cứ vào mỗi tiêu thức khác nhau sẽ có các cách để phân loại chứng từ khác nhau.
3.1.3.1. Phân loại theo công dụng của chứng từ
Dựa theo công dụng của chứng từ, chứng từ được chia làm 4 loại:
- Chứng từ mệnh lệnh: Là các chứng từ kế toán thể hiện mệnh lệnh hoặc chỉ thị của cấp trên đối với cấp dưới, buộc cấp dưới phải thi hành, nhưng nó không phải là căn cứ ghi sổ kế toán vì nghiệp vụ kinh tế chưa xảy ra. Ví dụ: Lệnh xuất vật tư, Lệnh điều động tài sản, Lệnh điều động lao động…
- Chứng từ thực hiện: Là chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã xảy ra, đã hoàn thành và là căn cứ ghi sổ kế toán. Ví dụ: Phiếu xuất kho, Hóa đơn Giá trị gia tăng, Phiếu thu, Phiếu chi...
- Chứng từ thủ tục kế toán: Là tập hợp các chứng từ gốc cùng loại (cùng nội dung, cùng một nghiệp vụ kinh tế phát sinh), nó là chứng từ thời gian, chứng từ tập hợp các chứng từ gốc cùng loại. Các loại chứng từ thủ tục như: Bảng kê, Chứng từ ghi sổ…
Các loại chứng từ thủ tục sử dụng để ghi sổ kế toán phải đáp ứng đủ các yêu cầu pháp lý (Phải đính kèm với chứng từ gốc, chứng từ pháp lý liên quan…). Chứng từ thủ
tục giúp cho công việc kế toán được gọn nhẹ, đơn giản hơn.
- Chứng từ liên hợp: Là sự kết hợp của Chứng từ mệnh lệnh và Chứng từ thực hiện.
Đây là các loại chứng từ có cùng tính chất được ghép lại với nhau để đơn giản trong công tác kế toán, giảm bớt giấy tờ và thủ tục hành chính. Ví dụ: Lệnh kiêm phiếu xuất kho, Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ...
3.1.3.2. Phân loại theo mức độ khái quát của chứng từ
Theo mức độ khái quát của chứng từ, chứng từ được chia thành 2 loại:
- Chứng từ gốc: Còn gọi là chứng từ ban đầu, là chứng từ phản ánh trực tiếp đối tượng hạch toán, là tấm hình gốc (ban đầu) “chụp” lại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Chứng từ ban đầu có đầy đủ giá trị và hiệu lực cho hạch toán và cho quản lý. Chứng từ ban đầu bao gồm tất các loại như: Hoá đơn bán hàng, Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho, Phiếu thu, Phiếu chi…
Ngoài ý nghĩa làm căn cứ ghi sổ kế toán, chứng từ ban đầu còn có ý nghĩa lớn trong công tác thanh tra, kiểm tra, xử lý các nghiệp vụ kinh tế, xác định trách nhiệm vật chất đối với các bên có liên quan...
- Chứng từ tổng hợp: Chứng từ tổng hợp hay chứng từ khái quát là phương tiện tổng hợp tài liệu về các nghiệp vụ kinh tế cùng loại, là công cụ kỹ thuật giảm nhẹ công tác kế toán và đơn giản trong ghi sổ. Tuy nhiên, chứng từ tổng hợp không có ý nghĩa độc lập, chúng chỉ trở thành phương tiện thông tin và có tính pháp lý khi có chứng từ ban đầu kèm theo. Ví dụ: Chứng từ ghi sổ, Bảng kê hóa đơn hàng hóa dịch vụ mua vào, Bảng kê hóa đơn hàng hóa dịch vụ bán ra…
3.1.3.3. Phân loại theo địa điểm lập chứng từ
Căn cứ theo địa điểm lập của chứng từ, chứng từ được chia thành 2 loại:
- Chứng từ bên trong: Là chứng từ được lập trong phạm vi đơn vị hạch toán, không phụ thuộc vào đặc tính của nghiệp vụ kinh tế. Có một số chứng từ bên trong chỉ liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế, tài chính giải quyết trong nội bộ đơn vị. Ví dụ: Bảng thanh toán tiền lương, Phiếu xuất kho (xuất nguyên vật liệu phục vụ sản xuất), Phiếu nhập Kho.
Một số chứng từ bên trong được lập tại đơn vị nhưng lại có mối quan hệ kinh tế với các đơn vị bên ngoài. Ví dụ: Phiếu thu (thu tiền bán hàng), Hóa đơn GTGT (liên quan hàng hóa, dịch vụ bán ra), Phiếu chi (chi tiền mặt cho các khoản chi như trả lương, chi dịch vụ mua ngoài, chi tạm ứng)…
- Chứng từ bên ngoài: Là chứng từ về nghiệp vụ có liên quan đến đơn vị hạch toán nhưng lập từ các đơn vị bên ngoài (đối tác). Ví dụ: Hóa đơn GTGT (liên quan hàng hóa, dịch vụ mua vào), Phiếu thu (của nhà cung cấp), Phiếu xuất kho (của nhà cung cấp)…
3.1.3.4. Phân loại theo số lần ghi các nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ
Dựa trên số lần thao tác (số lần ghi các nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ), chứng từ được chia làm 2 loại:
- Chứng từ một lần: Là chứng từ trong đó việc ghi chép chỉ tiến hành một lần và được sử dụng để ghi sổ kế toán. Đây là loại chứng từ được sử dụng phổ biến. Ví dụ: Hoá đơn GTGT, Phiếu thu, Phiếu chi, Biên bản kiểm kê, Bảng kê thanh toán… Chứng từ một lần thường được lập và thực hiện ngay sau khi lập.
- Chứng từ nhiều lần: Là chứng từ ghi một loại nghiệp vụ kinh tế tiếp diễn nhiều lần. Sau mỗi lần ghi các con số thường được cộng dồn. Tới một giới hạn xác định trước, chứng từ không còn ghi tiếp nữa sẽ được sử dụng ghi sổ kế toán và lưu trữ. Ví dụ: Bảng chấm công, Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức… Cách phân loại này giúp ích nhiều cho việc lựa chọn loại chứng từ thích hợp cho từng loại nghiệp vụ kinh tế để giảm bớt việc ghi chép trên chứng từ.
3.1.3.5. Phân loại theo hình thức chứng từ
Xu hướng hiện đại cũng dẫn đến sự thay đổi trong hình thức của chứng từ, theo hình thức, chứng từ được chia thành 2 loại:
- Chứng từ bằng giấy tờ: Là những chứng từ được in trên giấy, có thể viết tay hoặc in sẵn rồi điền vào, từ khi phát hành cho đến khi đưa vào lưu trữ đều bằng giấy tờ. Ví dụ:
Các loại hóa đơn, Phiếu thu, Phiếu chi…
- Chứng từ điện tử: Là chứng từ kế toán mà các nội dung của nó đựợc thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử đã được mã hóa mà không có sự thay đổi nội dung của chứng từ trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán…
Các bên tham gia sử dụng chứng từ điện tử trong giao dịch phải có đủ điều kiện và phải đảm bảo tính an toàn dữ liệu của chứng từ, các bên tham gia phải hoàn toàn chịu
trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của số liệu, nội dung của chứng từ và việc xử lý các dữ liệu chứng từ do mình thực hiện.
3.1.3.6. Phân loại theo nội dung các nghiệp vụ kinh tế
Theo nội dung kinh tế, chứng từ có thể phân thành năm loại sau đây:
- Chứng từ về lao động tiền lương: Bảng chấm công, Bảng phân bổ tiền lương, Bảng thanh toán tiền lương…
- Chứng từ về hàng kho: Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho, Thẻ kho…
- Chứng từ về vốn bằng tiền: Phiếu thu, Phiếu chi, Ủy nhiệm thu, Ủy nhiệm chi, Giấy báo Nợ, Giấy báo Có…
- Chứng từ về tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa: Hóa đơn GTGT; Hóa đơn bán hàng;
Thẻ quầy hàng…
- Chứng từ về TSCĐ: Biên bản bàn giao TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản đánh giá lại giá trị TSCĐ…
Ngoài các cách phân loại trên đây, nếu căn cứ vào tính pháp lý, chứng từ kế toán có thể được phân thành hai loại là chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn.
Chứng từ bắt buộc: Là những chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân, thể nhân và phải được lập theo chuẩn hóa quy cách, biểu mẫu, chỉ tiêu… đã được Nhà nước quy định và ban hành. Ví dụ: Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Phiếu chi… Các loại chứng từ bắt buộc được áp dụng thống nhất cho các lĩnh vực kinh tế và các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế cụ thể.
Chứng từ hướng dẫn: Là những chứng từ kế toán sử dụng trong nội bộ đơn vị. Một số chứng từ hướng dẫn cũng có nội dung như chứng từ thủ tục kế toán. Các loại chứng từ này thường liên quan đến các nội dung có tính chất phát sinh thường xuyên, hoặc xuất phát từ đặc thù và yêu cầu của công tác kế toán trong nội bộ đơn vị. Ví dụ: Giấy xin tạm ứng, Giấy xin lĩnh tiền mặt, Giấy xin lĩnh vật tư…
Do đặc thù hoạt động của từng đơn vị, một số chứng từ hướng dẫn Nhà nước chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng, cơ bản làm cơ sở để các đơn vị dựa vào đó mà vận dụng một cách thích hợp vào từng tình huống cụ thể. Ví dụ: Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho…
Tại Điều 117, Thông tư 200/2014/TT-BTC về Chế độ kế toán, các loại chứng từ kế toán hiện nay đều thuộc loại hướng dẫn. Doanh nghiệp được chủ động xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của mình nhưng phải đáp ứng được các yêu cầu của Luật kế toán và đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, minh bạch, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu. Danh mục và biểu mẫu chứng từ kế toán được ban hành trong Phụ lục số 03 của Thông tư này (Bộ Tài chính, 2014).
Trường hợp không tự xây dựng và thiết kế biểu mẫu chứng từ cho riêng mình, doanh nghiệp có thể áp dụng hệ thống biểu mẫu và hướng dẫn nội dung ghi chép chứng từ kế toán do Bộ Tài chính quy định tại Thông tư này.
Các doanh nghiệp có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đặc thù thuộc đối tượng điều chỉnh của các văn bản pháp luật khác thì áp dụng theo quy định về chứng từ tại các văn bản đó.
Danh mục và hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán được thể hiện ở phần phụ lục.