Chương 3. PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ VÀ KIỂM KÊ
3.2.3. Trình tự kiểm kê
Một cuộc kiểm kê thông thường phải trải qua các bước như sau:
Bước 1: Thành lập “Ban kiểm kê”.
Ban kiểm kê do giám đốc chỉ định và trực tiếp chỉ đạo. Trong đó, phải có sự tham gia của kế toán. Kế toán phải hoàn tất sổ sách, khóa sổ đúng thời điểm kiểm kê. Người bảo quản tài sản phải sắp xếp ngăn nắp các loại tài sản để phục vụ cho việc kiểm kê dễ dàng nhanh chóng.
Bước 2: Thực hiện kiểm kê.
Tùy theo đối tượng mà cần có phương pháp tiến hành kiểm kê phù hợp. Đối với kiểm kê hiện vật (hàng hóa, vật tư, thành phẩm, tài sản cố định), tiền mặt và các chứng chỉ có giá, ấn chỉ có giá trị như tiền: nhân viên kiểm kê tiến hành cân, đo, đong, đếm tại chỗ có sự chứng kiến của người chịu trách nhiệm quản lý số hiện vật, tiền mặt và các chứng chỉ có giá đó. Riêng đối với kiểm kê hiện vật, cần tiến hành theo một trình tự định trước để tránh kiểm kê trùng lặp hoặc thiếu sót. Ngoài việc cân, đo, đong, đếm số lượng còn cần quan tâm đánh giá chất lượng hiện vật, phát hiện những trường hợp tài sản, vật tư hư hỏng, kém chất lượng, mất phẩm chất. Đối với kiểm kê tiền gửi ngân hàng, tài sản
trong thanh toán: nhân viên kiểm kê đối chiếu số liệu của đơn vị mình với số liệu của ngân hàng và của các đơn vị có quan hệ thanh toán. Đối chiếu trước hết là số dư (số còn lại ở thời điểm kiểm kê) và tổng số phát sinh ở sổ sách hai bên. Nếu phát sinh chênh lệch thì phải đối chiếu từng khoản để tìm nguyên nhân và điều chỉnh sửa sai cho khớp đúng.
Bước 3: Lập Biên bản kết quả kiểm kê.
Sau khi kiểm kê, ban kiểm kê phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê. Trường hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi trên sổ kế toán thì ban kiểm kê phải họp để đề xuất ý kiến giải quyết đối với các khoản chênh lệch tài sản phát sinh trong quá trình kiểm kê. Căn cứ “Biên bản kiểm kê”, các cấp lãnh đạo sẽ giải quyết từng trường hợp chênh lệch cụ thể tùy theo nguyên nhân phát sinh. Khi xử lý các trường hợp thừa, thiếu trong kiểm kê phải lập “Biên bản xử lý kết quả kiểm kê”. “Biên bản kiểm kê”
và “Biên bản xử lý kết quả kiểm kê” là các chứng từ mà kế toán căn cứ để ghi điều chỉnh, bổ sung trên sổ kế toán. Đối với kiểm kê cuối năm tài chính thì đơn vị kế toán phải xác định nguyên nhân và phải phản ánh số chênh lệch, kết quả xử lý số chênh lệch vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính.
Trình tự kiểm kê còn thể hiện qua nội dung của từng giai đoạn kiểm kê, cụ thể:
- Giai đoạn trước khi kiểm kê: Kế toán phải xây dựng kế hoạch kiểm kê, trong đó xác định thời gian kiểm kê, phạm vi kiểm kê, thành phần ban kiểm kê. Đồng thời, tổ chức khóa sổ kế toán và hướng dẫn nghiệp vụ cho những người tham gia kiểm kê.
- Giai đoạn kiểm kê: Kế toán phải tham gia chứng kiến công việc kiểm kê và lập các biên bản kiểm kê, không để xảy ra các sai sót, vi phạm trong quá trình kiểm kê như kiểm kê khống, kiểm kê không đúng thực tế.
- Giai đoạn sau kiểm kê: Kế toán chủ trì tìm kiếm nguyên nhân phát sinh chênh lệch, đề xuất ý kiến với lãnh đạo để giải quyết từng trường hợp cụ thể. Đồng thời, căn cứ vào “Biên bản kiểm kê”, “Biên bản xử lý kết quả kiểm kê” để điều chỉnh hoặc ghi bổ sung sổ kế toán.
3.2.4. Vai trò của kế toán trong kiểm kê
Kiểm kê là một phương pháp của kế toán, nhằm đối chiếu số liệu thực tế với số liệu trên sổ sách kế toán, xác định giá trị thực của đơn vị. Do vậy, khi kiểm kê, kế toán là một thành viên không thể thiếu trong ban kiểm kê. Vì đây là công việc liên quan đến nhiều bộ phận và cần huy động nhiều người nên phải có thủ trưởng đơn vị chỉ đạo và làm trưởng ban kiểm kê. Tuy nhiên, kế toán phải là người hỗ trợ cho trưởng ban kiểm kê về kỹ thuật và nghiệp vụ. Kế toán đóng vai trò quan trọng trước, trong và sau khi kiểm kê, tài liệu kiểm kê là chứng từ để điều chỉnh hay bổ sung vào sổ kế toán.
Giai đoạn trước khi kiểm kê: Kế toán phải xây dựng kế hoạch kiểm kê, trong đó xác định thời gian kiểm kê, phạm vi kiểm kê, thành phần ban kiểm kê. Đồng thời, tổ chức khóa sổ kế toán và hướng dẫn nghiệp vụ cho những người tham gia kiểm kê.
Giai đoạn kiểm kê: Kế toán phải tham gia chứng kiến công việc kiểm kê và lập các biên bản kiểm kê, không để xảy ra các sai sót, vi phạm trong quá trình kiểm kê như kiểm kê khống, kiểm kê không đúng thực tế.
Giai đoạn sau kiểm kê: Kế toán cùng với các bên liên quan tìm kiếm nguyên nhân phát sinh chênh lệch, đề xuất ý kiến với lãnh đạo để giải quyết từng trường hợp cụ thể.
Đồng thời, căn cứ vào “Biên bản kiểm kê”, “Biên bản xử lý kết quả kiểm kê” để điều chỉnh hoặc ghi bổ sung sổ kế toán.
CÂU HỎI
1. Chứng từ kế toán là gì?
2. Hãy trình bày ý nghĩa và tác dụng của chứng từ kế toán?
3. Trình bày các nội dung bắt buộc của một chứng từ kế toán?
4. Hãy phân loại chứng từ kế toán?
5. Trình bày quy trình luân chuyển chứng từ?
6. Cần lưu ý gì khi lập chứng từ kế toán?
7. Cần lưu ý gì khi kiểm tra chứng từ kế toán?
8. Cần lưu ý gì khi sử dụng chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán?
9. Cần lưu ý gì khi bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán?
10. Cần lưu ý gì khi quản lý, in và phát hành chứng từ kế toán?
11. Kiểm kê là gì? Cần phải kiểm kê tài sản trong những trường hợp nào?
12. Phân loại kiểm kê?
13. Kế toán có vai trò như thế nào trong quá trình kiểm kê?
14. Khi kết quả kiểm kê thấy có sự chênh lệch giữa giá trị ghi sổ kế toán và giá trị thực tế, kế toán giải quyết vấn đề này như thế nào?
15. Phân biệt kiểm kê bất thường và kiểm kê định kỳ?