Chương 4. PHƯƠNG PHÁP TÀI KHOẢN VÀ GHI SỔ KÉP
4.2.1. Khái niệm ghi sổ kép
Ghi sổ kép là một phương pháp kế toán được sử dụng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản kế toán theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ và theo mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng cụ thể có liên quan của kế toán.
Một nghiệp vụ kinh tế phát sinh ít nhất phải ghi vào hai tài khoản kế toán có liên quan theo đúng nội dung kinh tế của nghiệp vụ và mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán.
Ví dụ: Nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến 2 đối tượng kế toán: Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt, nghiệp vụ liên quan đến 2 tài khoản là tài khoản Tiền
Nợ TK Nguyên vật liệu Có SDĐK: 210.000.000
1) 76.500.000
2)180.000.000 CPS: 76.500.000 CPS:180.000.000 SDCK: 106.500.000
gửi ngân hàng và Tiền mặt, vì vậy, ghi kép là ghi vào cả hai đối tượng hay hai tài khoản Tiền gửi Ngân hàng và tài khoản Tiền măt. Ghi số tiền vào cột Nợ tài khoản Tiền mặt thì phải ghi số tiền vào cột Có tài khoản Tiền gửi ngân hàng.
Nghiệp vụ liên quan đến 3 đối tượng kế toán thì ghi kép là ghi vào 3 tài khoản kế toán có liên quan theo đúng nội dung kinh tế của nghiệp vụ và mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán.
Ví dụ: Nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến 3 đối tượng kế toán: Mua hàng hoá chưa thanh toán tiền hàng, thuế suất thuế GTGT 10%. Nghiệp vụ kinh tế liên quan đến 3 tài khoản là tài khoản Hàng hoá, tài khoản Thuế GTGT được khấu trừ và tài khoản Phải trả cho người bán, vì vậy ghi kép là ghi vào cả ba đối tượng hay ba tài khoản Hàng hoá, Thuế GTGT được khấu trừ và Phải trả cho người bán.
4.2.2. Tác dụng của ghi sổ kép Ghi sổ kép có tác dụng như sau:
(i) Thông qua quan hệ đối ứng giữa các tài khoản, có thể thấy được nguyên nhân tăng, giảm của các đối tượng kế toán, từ đó có thể phân tích được hoạt động kinh tế của đơn vị.
(ii) Kiểm tra việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế vào các tài khoản có chính xác hay không.
4.2.3. Nguyên tắc của ghi sổ kép
Ghi kép là việc ghi đối ứng vào các tài khoản có liên quan theo những mối quan hệ nhất định nhưng phải theo nguyên tắc:
(i) Một nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi ít nhất vào 2 tài khoản kế toán có liên quan.
(ii) Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh khi ghi vào tài khoản luôn luôn phải đảm bảo quy tắc: tổng số tiền ghi vào Bên Nợ = tổng số tiền ghi vào Bên Có của các tài khoản.
Ví dụ: Nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến 2 đối tượng kế toán: Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt 200.000.000 đồng, nghiệp vụ liên quan đến 2 tài khoản là tài khoản Tiền gửi ngân hàng và Tiền mặt. Tiền mặt tăng 200.000.000 đồng được ghi vào Cột Nợ tài khoản Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng giảm 200.000.000 đồng được ghi vào cột Có tài khoản Tiền gửi ngân hàng. Số tiền ghi vào cột Nợ tài khoản Tiền mặt bằng số tiền ghi vào cột Có tài khoản Tiền gửi ngân hàng và bằng 200.000.000 đồng. Ghi sổ kép nghiệp vụ kinh tế trên được thực hiện như sau:
Nợ TK Tiền gửi ngân hàng Có Nợ TK Tiền mặt Có
200.000.000 200.000.000
Ví dụ: Nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến 3 đối tượng kế toán: Mua hàng hoá nhập kho giá chưa thuế 150.000.000 đồng, thuế suất thuế GTGT 10%, chưa thanh toán tiền hàng. Nghiệp vụ kinh tế liên quan đến 3 tài khoản là tài khoản Hàng hoá, tài khoản Thuế GTGT được khấu trừ và tài khoản Phải trả cho người bán. Hàng hoá tăng 150.000.000 đồng được ghi vào Cột Nợ tài khoản Hàng hoá, thuế GTGT được khấu trừ tăng 15.000.000 đồng được ghi vào cột Nợ tài khoản Thuế GTGT được khấu trừ, nợ phải trả người bán tăng lên 165.000.000 đồng ghi vào Bên Có tài khoản Phải trả cho người bán. Số tiền ghi vào cột Nợ tài khoản Hàng hoá và cột Nợ tài khoản Thuế GTGT được khấu trừ bằng số tiền ghi vào cột Có tài khoản Phải trả cho người bán và bằng 165.000.000 đồng. Ghi sổ kép nghiệp vụ kinh tế trên được thực hiện như sau:
Nợ TK Phải trả cho người bán Có Nợ TK Hàng hóa Có
165.000.000 150.000.000
Nợ TK Thuế GTGT được KT Có 15.000.000
4.2.4. Cơ sở của ghi sổ kép
Cơ sở của việc ghi kép là căn cứ vào 2 yếu tố:
(i) Dựa vào mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng trong từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán, vì vậy mối quan hệ giữa các đối tượng trong từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh quyết định đến việc phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các đối tượng kế toán hay việc sử dụng tài khoản kế toán để phản ánh.
Ví dụ: Xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng 100.000.000 đồng. Nghiệp vụ kinh tế này liên quan đến hai đối tượng kế toán là tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, vì vậy, khi ghi sổ kép phải dựa vào mối quan hệ giữa hai đối tượng kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng để phản ánh.
(ii) Kết cấu của tài khoản kế toán đã được xây dựng.
Mỗi loại tài khoản đều có nội dung và kết cấu riêng phản ánh sự vận động của các đối tượng kế toán. Chính vì vậy, một nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ xác định được tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để phản ánh.
Ví dụ: Xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng 100.000.000 đồng. Nghiệp vụ kinh tế liên quan đến đối tượng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, hai đối tượng này đều là tài sản, theo nội dung và kết cấu của tài khoản phản ánh tài sản, phát sinh tăng Bên Nợ, phát sinh giảm Bên Có. Nghiệp vụ này làm tăng tiền gửi ngân hàng nên 100.000.000 đồng được phản ánh vào Bên Nợ tài khoản Tiền gửi ngân hàng và xuất quỹ tiền mặt làm tiền mặt giảm nên 100.000.000 đồng được phản ánh vào Bên Có tài khoản Tiền mặt.
4.2.5. Quan hệ đối ứng của ghi sổ kép
Ghi sổ kép một nghiệp vụ kinh tế phát sinh được thể hiện ở một trong các mối quan hệ sau:
(i) Ghi 1 Nợ của tài khoản này đối ứng với 1 Có của tài khoản khác;
Một nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm ảnh hưởng đến hai đối tượng kế toán, một đối tượng kế toán ghi Bên Nợ đối ứng với một đối tượng kế toán ghi Bên Có.
Ví dụ: Chuyển khoản thanh toán nợ cho nhà cung cấp 100.000.000 đồng. Nghiệp vụ kinh tế làm giảm nợ phải trả người bán 100.000.000 đồng được ghi Nợ tài khoản Phải trả cho người bán, tiền gửi ngân hàng giảm 100.000.000 đồng được ghi Có tài khoản Tiền gửi ngân hàng. Mối quan hệ này là ghi 1 Nợ của tài khoản Phải trả cho người bán đối ứng với 1 Có của tài khoản Tiền gửi ngân hàng. Tổng số tiền Bên Nợ luôn bằng tổng số tiền Bên Có và bằng 100.000.000 đồng. Nghiệp vụ được ghi sổ kép như sau:
Nợ TK Tiền gửi ngân hàng Có Nợ TK Phải trả cho người bán Có
100.000.000 100.000.000
(ii) Ghi 1 Nợ của tài khoản này đối ứng với nhiều Có của tài khoản khác;
Một nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm ảnh hưởng đến nhiều đối tượng kế toán, một đối tượng kế toán ghi Bên Nợ đối ứng với nhiều đối tượng kế toán ghi Bên Có.
Ví dụ: Xuất nguyên vật liệu 300.000.000 đồng và chuyển khoản 500.000.000 đồng đi góp vốn liên doanh. Nghiệp vụ kinh tế làm giảm nguyên vật liệu 300.000.000 đồng được ghi Có tài khoản Nguyên vật liệu, tiền gửi ngân hàng giảm 500.000.000 đồng được ghi Có tài khoản Tiền gửi ngân hàng, góp vốn liên doanh tăng 800.000.000 đồng được ghi Nợ tài khoản Đầu tư vào công ty liên doanh, liên kết. Mối quan hệ này là ghi (1) Nợ của tài khoản Đầu tư vào công ty liên doanh, liên kết đối ứng với (2) Có của tài khoản Nguyên vật liệu và tài khoản Tiền gửi ngân hàng. Tổng số tiền Bên Nợ luôn bằng tổng số tiền Bên Có bằng 800.000.000 đồng. Nghiệp vụ được ghi sổ kép như sau:
Nợ TK Nguyên vật liệu Có Nợ TK Đầu tư vào CT liên doanh, liên kết Có 300.000.000 800.000.000
Nợ TK Tiền gửi ngân hàng Có 500.000.000
(iii) Ghi 1 Có của tài khoản này đối ứng với nhiều Nợ của tài khoản khác.
Một nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm ảnh hưởng đến nhiều đối tượng kế toán, một đối tượng kế toán ghi Bên Có đối ứng với nhiều đối tượng kế toán ghi Bên Nợ.
Ví dụ: Mua hàng hoá nhập kho giá chưa thuế 200.000.000 đồng, thuế suất thuế GTGT 10%, chưa thanh toán tiền. Nghiệp vụ kinh tế làm tăng hàng hoá 200.000.000 đồng được ghi Nợ tài khoản Hàng hoá, thuế GTGT đầu vào được khấu trừ tăng 10% tương ứng tăng 20.000.000 đồng được ghi Nợ tài khoản Thuế GTGT được khấu trừ, chưa thanh toán tiền hàng, nên phải trả người bán tăng 220.000.000 đồng được ghi Có tài khoản Phải trả cho người bán. Mối quan hệ này là ghi 1 Có của tài khoản Phải trả cho người bán, đối ứng với 2 Nợ của tài khoản Hàng hoá và tài khoản Thuế GTGT được khấu trừ. Tổng số tiền Bên Nợ luôn bằng tổng số tiền Bên Có bằng 200.000.000 đồng. Nghiệp vụ được ghi sổ kép như sau:
Nợ TK Phải trả cho người bán Có Nợ TK Hàng hóa Có
220.000.000 200.000.000
Nợ TK Thuế GTGT được KT Có 20.000.000
Tóm lại: Mối quan hệ giữa các tài khoản kế toán phản ánh các đối tượng kế toán có quan hệ với nhau trong cùng một nghiệp vụ gọi là quan hệ đối ứng tài khoản. Mỗi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều thuộc một trong ba mối quan hệ: (i) 1 Nợ - 1 Có (ii) 1 Nợ - nhiều Có; (iii) 1 Có - nhiều Nợ. Tổng số phát sinh Bên Nợ bằng tổng phát sinh bên Có.
Có 4 loại quan hệ đối ứng là:
Loại 1: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng giá trị tài sản này, đồng thời làm giảm tương ứng giá trị tài sản khác.
Loại 2: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng nguồn vốn này, đồng thời làm giảm nguồn vốn khác một lượng tương ứng.
Loại 3: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng giá trị tài sản, đồng thời làm tăng nguồn vốn một lượng tương ứng.
Loại 4: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm cho giá trị tài sản này giảm xuống, đồng thời làm giảm nguồn vốn một lượng tương ứng.
Qua các mối quan hệ đối ứng nói trên, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều không làm ảnh hưởng đến tính cân bằng giữa giá trị tài sản và nguồn hình thành tài sản.
Ví dụ: 4 loại quan hệ đối ứng:
1. Doanh nghiệp xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng 100.000.000 đồng.
Nghiệp vụ này thuộc mối quan đệ đối ứng: Tài sản tăng - Tài sản giảm.
Nợ TK Tiền mặt Có Nợ TK Tiền gửi ngân hàng Có
100.000.000 100.000.000
2. Doanh nghiệp vay ngân hàng để thanh toán khoản nợ mua hàng cho người bán 300.000.000 đồng.
Nghiệp vụ này thuộc mối quan đệ đối ứng: Nguồn vốn tăng - Nguồn vốn giảm.
Nợ TK Vay và nợ thuê tài chính Có Nợ TK Phải trả cho người bán Có
300.000.000 300.000.000
3. Doanh nghiệp góp vốn đầu tư bằng một tài sản cố định hữu hình trị giá 200.000.000.
Nghiệp vụ này thuộc mối quan đệ đối ứng: Nguồn vốn tăng - Tài sản tăng.
Nợ TK Vốn đầu tư của chủ sở hữu Có Nợ TK Tài sản cố định hữu hình Có
200.000.000 200.000.000
4. Doanh nghiệp chuyển khoản tiền gửi ngân hàng để trả nợ người bán 150.000.000.
Nghiệp vụ này thuộc mối quan đệ đối ứng: Tài sản giảm - Nguồn vốn giảm.
Nợ TK Tiền gửi ngân hàng Có Nợ TK Phải trả cho người bán Có
150.000.000 150.000.000
Bốn loại quan hệ đối ứng trong ghi kép thể hiện ở sơ đồ sau:
Sơ đồ 4.6. Mối quan hệ đối ứng trong ghi sổ kép
4.2.6. Định khoản kế toán - Khái niệm định khoản:
Theo tác giả Roger H. Hermanson & cs. (2011) “Định khoản kế toán là việc xác định nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến những đối tượng kế toán nào (tài khoản nào), chiều hướng biến động của đối tượng kế toán, được ghi vào Bên Nợ, Bên Có, số tiền ghi vào mỗi tài khoản”.
Ví dụ: Nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Chuyển khoản tạm ứng cho cán bộ đi công tác 50.000.000 đồng sẽ được định khoản:
Nợ TK Tạm ứng: 50.000.000
Có TK Tiền gửi ngân hàng: 50.000.000 Các bước định khoản:
Bước 1: Xác định đối tượng có liên quan đến 1 nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Bước 2: Phân biệt sự biến động của các đối tượng.
Bước 3: Xác định giá trị ghi vào từng tài khoản.
Bước 4: Định khoản.
Ví dụ 1. Định khoản nghiệp vụ kinh tế sau:
Đơn vị xuất quỹ tiền mặt trả nợ cho người bán 15.000.000 đồng.
Bước 1: Tài khoản liên quan: Tiền mặt và Phải trả cho người bán.
Bước 2: Tài khoản Tiền mặt biến động giảm ghi Có TK Tiền mặt, Phải trả cho người bán giảm ghi Nợ TK Phải trả cho người bán.
Bước 3: Ghi sổ tài khoản Tiền mặt 15.000.000, tài khoản Phải trả cho người bán 15.000.000.
Bước 4: Định khoản: Nợ TK Phải trả cho người bán: 15.000.000 Có TK Tiền mặt: 15.000.000 Ví dụ 2. Định khoản nghiệp vụ kinh tế sau:
Doanh nghiệp phân phối lãi cho quỹ khen thưởng phúc lợi 100.000.000 đồng, quỹ đầu tư phát triển 200.000.000 đồng.
Bước 1: Tài khoản liên quan: Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối, Quỹ khen thưởng phúc lợi và Quỹ đầu tư phát triển.
Bước 2: Tài khoản Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối biến động giảm ghi Có TK Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối, Quỹ khen thưởng phúc lợi tăng ghi Có TK Quỹ khen thưởng phúc lợi, Quỹ đầu tư phát triển tăng ghi Có TK Quỹ đầu tư phát triển.
Bước 3: Ghi sổ tài khoản Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối 300.000.000, tài khoản Quỹ khen thưởng phúc lợi 100.000.000, tài khoản Quỹ đầu tư phát triển 200.000.000.
Bước 4: Định khoản: Nợ TK Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối: 300.000.000 Có TK Quỹ khen thưởng phúc lợi: 100.000.000
Có TK Quỹ đầu tư phát triển: 200.000.000 - Tác dụng của định khoản:
Định khoản kế toán được tiến hành trước khi ghi sổ kế toán, giúp tránh được sự nhầm lẫn có thể xảy ra trong khâu ghi sổ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công lao động kế toán.
- Phân loại định khoản:
Dựa vào mối quan hệ của các đối tượng trong một nghiệp vụ, định khoản kế toán được phân loại thành định khoản đơn giản (định khoản đơn) và định khoản phức tạp (định khoản kép):
(i) Định khoản đơn giản: Là định khoản chỉ liên quan đến hai tài khoản.
Ví dụ: Doanh nghiệp thu được nợ của người mua bằng tiền mặt 10.000.000 đồng.
Nghiệp vụ kinh tế trên chỉ liên quan đến tài khoản Tiền mặt và tài khoản Phải thu của khách hàng.
Định khoản: Nợ TK Tiền mặt: 10.000.000
Có TK Phải thu của khách hàng: 10.000.000 (ii) Định khoản phức tạp: Là định khoản liên quan đến ba tài khoản trở lên.
Ví dụ: Doanh nghiệp bán hàng hóa với giá bán chưa thuế 200.000.000 đồng, thuế GTGT 10%, chưa thu tiền hàng của khách hàng. Nghiệp vụ trên liên quan đến tài khoản kế toán Phải thu của khách hàng, tài khoản Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (CCDV) và tài khoản thuế GTGT phải nộp.
Định khoản: Nợ TK Phải thu của khách hàng: 220.000.000 Có TK Doanh thu bán hàng và CCDV: 200.000.000 Có TK Thuế GTGT phải nộp: 20.000.000 - Nguyên tắc định khoản:
Khi định khoản kế toán phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
+ Xác định tài khoản ghi Nợ trước, ghi Có sau.
+ Đảm bảo tổng số tiền ghi vào Bên Nợ của các tài khoản luôn luôn bằng tổng số tiền ghi vào Bên Có của các tài khoản có liên quan trong cùng một định khoản.
+ Không gộp định khoản đơn giản thành định khoản phức tạp.
+ Tách định khoản phức tạp thành định khoản giản đơn để tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra đối chiếu số liệu kế toán.