Chương 4. PHƯƠNG PHÁP TÀI KHOẢN VÀ GHI SỔ KÉP
4.3. KIỂM TRA GHI CHÉP TRÊN TÀI KHOẢN
4.3.1. Kiểm tra ghi chép trên tài khoản tổng hợp
4.3.1.1. Ý nghĩa của kiểm tra ghi chép trên tài khoản tổng hợp Kiểm tra ghi chép trên tài khoản tổng hợp có các ý nghĩa sau:
(i) Cho phép đánh giá sơ bộ về tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh của đơn vị.
Việc kiểm tra ghi chép trên tài khoản tổng hợp giúp cung cấp thông tin sơ bộ về tình hình biến động tài sản và nguồn vốn đầu kỳ, phát sinh trong kỳ, dư cuối kỳ của các đối tượng kế toán trong đơn vị.
(ii) Cung cấp tài liệu để lập báo cáo tài chính.
Kiểm tra ghi chép trên tài khoản tổng hợp và cung cấp các số liệu về từng đối tượng kế toán sẽ giúpcó được số liệu chính xác để lập Báo cáo tài chính như Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu thông tiền tệ và Thuyết minh báo cáo cáo tài chính.
(iii) Cung cấp tài liệu cho phân tích hoạt động kinh tế.
Số liệu trên các tài khoản tổng hợp là số liệu tổng quát phản ánh bằng thước đo giá trị, số liệu này sẽ cung cấp thông tin cho việc phân tích các chỉ tiêu kinh tế như tình hình vốn bằng tiền, tình hình vật tư, tình hình công nợ… trong đơn vị.
4.3.1.2. Công cụ kiểm tra việc ghi chép trên tài khoản tổng hợp
Sau khi thực hiện việc ghi chép vào tài khoản tổng hợp, kế toán sử dụng công cụ là bảng cân đối kế toán để kiểm tra ghi chép trên tài khoản kế toán.
+ Bảng Cân đối tài khoản
Bảng Cân đối tài khoản là tập hợp của các tài khoản được sử dụng trong đơn vị, trong đó thể hiện số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, lũy kế số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ. Bảng Cân đối tài khoản thực chất là một bảng kê phản ánh số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ của từng tài khoản của đơn vị.
+ Nội dung và kết cấu của Bảng Cân đối tài khoản Bảng Cân đối tài khoản được xây dựng trên 2 cơ sở:
(i) Tổng cộng số dư Bên Nợ của tất cả các tài khoản nhất thiết phải bằng tổng cộng số dư Bên Có.
(ii) Tổng số phát sinh Bên Nợ của tất cả các tài khoản nhất thiết phải bằng tổng số phát sinh Bên Có.
Kết cấu của bảng Cân đối tài khoản như sau:
Bảng được kết cấu bởi 8 cột với 3 cặp cân đối: số dư đầu kỳ (cột Nợ, cột Có), số phát sinh trong kỳ (cột Nợ, cột Có) và số dư cuối kỳ (cột Nợ, cột Có).
Đơn vị:………
BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN Quý…..năm…..
STT Tài khoản Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong
kỳ Số dư cuối kỳ
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
1 2 3 4 5 6 7 8
Tổng cộng A A B B C C
Phương pháp lập bảng cân đối tài khoản
+ Cột số thứ tự: Dùng để đánh số theo tuần tự cho các tài khoản đã sử dụng trong kỳ từ tài khoản thứ nhất cho đến hết.
+ Cột Tài khoản: Dùng để ghi số hiệu và tên của tài khoản phản ánh số liệu ở dòng đó. Mỗi tài khoản tổng hợp được ghi trên một dòng theo số hiệu của tài khoản từ nhỏ đến lớn, không phân biệt tài khoản có còn số dư cuối kỳ hay không hoặc trong kỳ có số phát sinh hay không.
+ Cột số dư đầu kỳ: Số liệu ghi vào cột này được lấy từ số dư cuối kỳ của kỳ trước.
Nếu số dư cuối kỳ trước được ghi Bên Nợ thì ghi vào cột Bên Nợ, Bên Có thì ghi vào cột Bên Có.
+ Cột số phát sinh trong kỳ: Lấy tổng số phát sinh trong kỳ của tài khoản để phản ánh, tổng số phát sinh Bên Nợ ghi vào cột Nợ. Tổng số phát sinh Bên Có ghi vào cột Có.
+ Cột số dư cuối kỳ: Số liệu ghi vào cột này căn cứ vào kết quả tính được khi khoá sổ cuối tháng của từng TK. TK có số dư Bên Nợ thì ghi vào cột Nợ hoặc dư Có thì ghi vào cột Có.
Cuối cùng, tính ra số tổng cộng của tất cả các cột để xem giữa Bên Nợ và Bên Có của từng cột (Số dư đầu kỳ, Số phát sinh trong kỳ và Số dư cuối kỳ) có bằng nhau không.
4.3.1.3. Kiểm tra việc ghi chép trên tài khoản tổng hợp
Khi kiểm tra việc ghi chép trên tài khoản tổng hợp cần kiểm tra dòng tổng cộng và kiểm tra số liệu từng tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản.
- Xét theo dòng tổng cộng: Tổng số Bên Nợ và Bên Có của từng cột nhất thiết phải bằng nhau (Số dư đầu kỳ Bên Nợ = số dư đầu kỳ Bên Có, Số phát sinh trong kỳ Bên Nợ
= số phát sinh trong kỳ Bên Có, số dư cuối kỳ bên Nợ = số dư cuối kỳ Bên Có).
- Xét theo từng tài khoản (trên từng dòng) thì: Số dư cuối kỳ phải bằng số dư đầu kỳ + phát sinh tăng - phát sinh giảm.
Ví dụ: Sử dụng Bảng Cân đối số phát sinh (Bảng Cân đối tài khoản) để kiểm tra việc ghi chép trên tài khoản kế toán tổng hợp của một đơn vị tháng N năm M.
Cuối kỳ kế toán, đơn vị lập Bảng Cân đối tài khoản để kiểm tra việc ghi chép trên các tài khoản tổng hợp. Tất cả các tài khoản kế toán tổng hợp được sử dụng để lập bảng cân đối tài khoản:
Cột số thứ tự: Tổng cộng số tài khoản tổng hợp được ghi chép trong kỳ của đơn vị gồm 17 tài khoản được ghi vào cột thứ tự từ 1 đến 17.
Cột tên tài khoản: Cột tên tài khoản được thể hiện từ tài khoản có số hiệu nhỏ nhất (tài khoản Tiền mặt) đến tài khoản có số hiệu lớn nhất (tài khoản Xác định kết quả kinh doanh).
Cột số dư đầu kỳ: Những tài khoản có số dư Bên Nợ được ghi vào cột Nợ (tài khoản Tiền mặt, tài khoản Tiền gửi ngân hàng, tài khoản Phải thu của khách hàng, tài khoản Thuế GTGT được khấu trừ, tài khoản Hàng hoá, tài khoản Tài sản cố định), những tài khoản có số dư Bên Có được ghi vào cột Có (tài khoản Phải thu của khách hàng, Phải trả cho người bán, Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước Phải trả người lao động, Vốn đầu tư của chủ sở hữu.
Cột số phát sinh trong kỳ: Trong 17 tài khoản đơn vị sử dụng tài khoản có số phát sinh trong kỳ Bên Nợ sẽ được ghi vào cột Nợ, những tài khoản có số phát sinh trong kỳ Bên Có được ghi vào cột Có.
Cột số dư cuối kỳ: Những tài khoản có số dư cuối kỳ Bên Nợ được ghi vào cột Nợ, những tài khoản có số dư cuối kỳ Bên Có được ghi vào cột Có.
Sau khi phản ánh số liệu ghi chép trên tài khoản tổng hợp vào Bảng Vân đối tài khoản, kế toán tiến hành cộng các cột số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ, kết quả kiểm tra thể hiện việc ghi chép trên tài khoản tổng hợp đảm bảo nguyên tắc:
Số dư đầu kỳ Bên Nợ = Số dư đầu kỳ Bên Có = 9.300.000.000 đồng;
Số phát sinh trong kỳ Bên Nợ = Số phát sinh trong kỳ Bên Có = 10.615.000.000 đồng;
Số dư cuối kỳ Bên Nợ = Số dư cuối kỳ Bên Có = 10.980.000.000 đồng.
Đơn vi: Công ty A
BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN Quý I năm N
ĐVT: Triệu đồng
STT Tên Tài khoản Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
1 Tiền mặt 200.000.000 140.000.000 60.000.000
2 Tiền gửi ngân hàng 1.500.000.000 1.650.000.000 711.000.000 2.439.000.000
3 Phải thu của khách hàng 1.000.000.000 100.000.000 660.000.000 1.660.000.000 100.000.000
4 Thuế GTGT được khấu trừ 121.000.000 121.000.000
5 Hàng hóa 600.000.000 1.200.000.000 1.700.000.000 100.000.000
6 Tài sản cố định 6.000.000.000 6.000.000.000
7 Hao mòn TSCĐ 90.000.000 90.000.000
8 Phải trả cho người bán 800.000.000 600.000.000 1.320.000.000 600.000.000 2.120.000.000
9 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 120.000.000 100.000.000 254.000.000 274.000.000
10 Phải trả người lao động 140.000.000 140.000.000 100.000.000 100.000.000
11 Vốn đầu tư của chủ sở hữu 8.140.000.000 8.140.000.000
12 Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối 156.000.000 156.000.000
13 Giá vốn hàng bán 1.700.000.000 1.700.000.000
14 Chi phí bán hàng 100.000.000 100.000.000
15 Chi phí quản lý DN 100.000.000 100.000.000
16 Chi phí thuế thu nhập DN 44.000.000 44.000.000
17 Xác định KQKD 2.100.000.000 2.100.000.000
Tổng cộng 9.300.000.000 9.300.000.000 10.615.000.000 10.615.000.000 10.980.000.000 10.980.000.000