Chương 4. PHƯƠNG PHÁP TÀI KHOẢN VÀ GHI SỔ KÉP
4.3. KIỂM TRA GHI CHÉP TRÊN TÀI KHOẢN
4.3.2. Kiểm tra ghi chép trên các tài khoản chi tiết
4.3.2.1. Ý nghĩa của kiểm tra ghi chép trên tài khoản chi tiết Kiểm tra ghi chép trên tài khoản chi tiết có các ý nghĩa sau:
(i) Cho phép đánh giá tính logic giữa số liệu chi tiết và số liệu tổng hợp.
Việc kiểm tra ghi chép trên tài khoản chi tiết cung cấp thông tin để đánh giá số liệu trên từng tài khoản chi tiết với các số liệu trên tài khoản tổng hợp tương ứng có logic với nhau không từ đó đảm bảo kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp được chính xác. Ví dụ:
Kiểm tra số liệu trên các tài khoản chi tiết Phải thu của khách hàng A, Phải thu của khách hàng B,… số nợ đã thu được, còn phải thu logic với chỉ tiêu tổng quát Phải thu của khách hàng của đơn vị, giúp cho việc quản lý công nợ của đơn vị đạt hiệu quả.
(ii) Cung cấp tài liệu chi tiết cụ thể cho công tác quản lý.
Trong công tác kế toán, ngoài việc cung cấp thông tin tổng quát theo các chỉ tiêu kinh tế cho các đối tượng có liên quan thì thông tin chi tiết cụ thể sẽ giúp các nhà quản lý ra các quyết định trong từng hoạt động cụ thể của đơn vị. Ví dụ: Việc kiểm tra số liệu ghi chép trên tài khoản chi tiết Phải thu của khách hàng A chính xác sẽ giúp cung cấp thông tin về tình hình trả nợ, số nợ còn phải thu của khách hàng A, giúp cho nhà quản lý có kế hoạch trong việc thu hồi nợ của khách hàng A.
4.3.2.2. Công cụ kiểm tra ghi chép trên các tài khoản chi tiết
Sau khi thực hiện việc ghi chép vào tài khoản chi tiết, kế toán sử dụng công cụ là Bảng Tổng hợp chi tiết để kiểm tra việc ghi chép trên tài khoản chi tiết, xem xét sự phù hợp giữa tài khoản chi tiết với tài khoản tổng hợp tưng ứng.
Bảng Tổng hợp chi tiết
Bảng Tổng hợp chi tiết các tài khoản hay còn gọi là Bảng Chi tiết số phát sinh là bảng kê đối chiếu số liệu số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ của các tài khoản chi tiết thuộc một tài khoản tổng hợp tương ứng.
Ví dụ: Bảng kê chi tiết các khoản nợ phải thu, bảng kê chi tiết các loại nguyên vật liệu, bảng kê chi tiết các loại hàng hoá.
Nội dung Bảng Tổng hợp chi tiết
Bảng Tổng hợp chi tiết được xác định phù hợp với từng đối tượng kế toán và thường có hai mẫu với những nội dung:
+ Mẫu dùng cho các tài khoản chi tiết sử dụng thước đo giá trị (các tài khoản phản ánh tiền và các tài khoản thanh toán).
Đơn vị:………
Địa chỉ:………..
Mẫu số S11-DN
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT
Tài khoản: ...
Tháng ... năm...
STT Đối tượng Số dư đầu kỳ Số phát sinh Số dư cuối kỳ
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
1
Cộng
+ Mẫu dùng cho các tài khoản kế toán sử dụng thước đo tiền tệ và thước đo hiện vật (các tài khoản phản ánh vật liệu, thành phẩm, hàng hoá).
Đơn vị:………
Địa chỉ:………..
Mẫu số S11-DN
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT Tài khoản: ...
Tháng ... năm...
STT Tên, quy cách vật liệu, dụng cụ, sản phẩm hàng hoá
Số tiền Tồn
đầu kỳ
Nhập trong kỳ
Xuất trong kỳ
Tồn cuối kỳ
A B 1 2 3 4
Cộng
Phương pháp lập Bảng Tổng hợp chi tiết
Cột thứ tự: Đánh số thứ tự liên tục theo hệ số đếm thập phân.
Cột tên tài khoản: Ghi ký hiệu các đối tượng kế toán chi tiết theo trình tự bắt đầu từ tài khoản có ký hiệu nhỏ nhất.
Cặp cân đối thứ nhất: Căn cứ vào số dư đầu kỳ các tài khoản chi tiết để ghi vào cột số dư đầu kỳ (hoặc cột tồn đầu kỳ) trên bảng tổng hợp chi tiết. Tài khoản chi tiết có số
ghi đầu kỳ Bên Nợ ghi vào cột Nợ, tài khoản chi tiết có số dư đầu kỳ Bên Có thì ghi vào cột Có tương ứng.
Cặp cân đối thứ hai: Căn cứ số liệu ở dòng cộng số phát sinh trong kỳ của các tài khoản chi tiết để ghi vào cột số phát sinh trong kỳ (cột nhập, xuất) trên Bảng Tổng hợp chi tiết. Cách ghi tương tự như cột số dư đầu kỳ.
Cặp cân đối thứ ba: Căn cứ vào số dư cuối kỳ của các tài khoản chi tiết để ghi vào cột số dư cuối kỳ (hoặc cột tồn cuối kỳ) trên Bảng Tổng hợp chi tiết. Cách ghi tương tự cột số dư đầu kỳ.
4.3.2.3. Kiểm tra ghi chép trên tài khoản chi tiết
Cơ sở để kiểm tra, đối chiếu là dựa vào mối quan hệ giữa tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết để đối chiếu trên dòng tổng cộng:
(i) Kiểm tra số liệu ghi chép của từng tài khoản chi tiết:
Số dư cuối kỳ Bên Nợ (hoặc Bên Có) = Số dư đầu kỳ Bên Nợ (hoặc Bên Có) + Số phát sinh tăng trong kỳ Bên Nợ (hoặc Bên Có) – Số phát sinh giảm trong kỳ Bên Nợ (hoặc Bên Có).
Tổng số dư đầu kỳ (cuối kỳ) Bên Nợ của các TK chi tiết = Tổng số dư đầu kỳ (cuối kỳ) Bên Có của các TK chi tiết.
Tổng số phát sinh trong kỳ Bên Nợ của các TK chi tiết = Tổng số phát sinh trong kỳ Bên Có của các TK chi tiết.
(ii) Kiểm tra số liệu ghi chép của từng tài khoản chi tiết với tài khoản tổng hợp tương ứng:
Tổng số dư đầu kỳ (cuối kỳ) của các TK chi tiết = Tổng số dư đầu kỳ (cuối kỳ) của TK tổng hợp.
Tổng số phát sinh trong kỳ của các TK chi tiết = Tổng số phát sinh trong kỳ của TK tổng hợp.
Ví dụ 1: Sử dụng Bảng Tổng hợp chi tiết (Bảng Chi tiết số phát sinh) để kiểm tra việc ghi chép trên tài khoản chi tiết Phải thu của khách hàng của đơn vị X tháng 1/N:
Cuối kỳ kế toán đơn vị lập Bảng Tổng hợp để kiểm tra việc ghi chép trên các tài khoản chi tiết để xem xét sự phù hợp giữa các tài khoản chi tiết Phải thu của khách hàng với tài khoản tổng hợp Phải thu của khách hàng.
Cột số thứ tự: Tổng cộng số tài khoản chi tiết Phải thu của khách hàng được ghi chép trong kỳ của đơn vị gồm 3 tài khoản được ghi vào cột thứ tự từ 1 đến 3.
Cột đối tượng: Cột đối tượng phản ánh các khách hàng của đơn vị gồm khách hàng A, khách hàng B, khách hàng C.
Cột số dư đầu kỳ: Tài khoản chi tiết Phải thu khách hàng A, khách hàng B, khách hàng C có số dư Bên Nợ được ghi vào cột Nợ.
Cột số phát sinh trong kỳ: Cộng số phát sinh Bên Nợ của các tài khoản chi tiết Phải thu khách hàng A, khách hàng B, khách hàng C được ghi vào cột Nợ, cộng số phát sinh Bên Có của các tài khoản chi tiết Phải thu khách hàng A, khách hàng B, khách hàng C được ghi vào cột Có.
Cột số dư cuối kỳ: Số dư cuối kỳ của các tài khoản chi tiết Phải thu khách hàng A, khách hàng B, khách hàng C Bên Nợ được ghi vào cột Nợ.
Sau khi phản ánh số liệu ghi chép trên tài khoản chi tiết vào Bảng Tổng hợp chi tiết, kế toán tiến hành cộng các cột số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ, kết quả kiểm tra thể hiện việc ghi chép trên tài khoản chi tiết đảm bảo nguyên tắc:
+ Số dư đầu kỳ Bên Nợ của các tài khoản chi tiết Phải thu khách hàng A, khách hàng B, khách hàng C = Số dư đầu kỳ Bên Nợ của tài khoản tổng hợp Phải thu khách hàng = 500.000.000 đồng;
+ Số phát sinh trong kỳ Bên Nợ của các tài khoản chi tiết Phải thu khách hàng A, khách hàng B, khách hàng C = Số phát sinh trong kỳ Bên Nợ của tài khoản tổng hợp Phải thu khách hàng = 600.000.000 đồng;
+ Số phát sinh trong kỳ Bên Có của các tài khoản chi tiết Phải thu khách hàng A, khách hàng B, khách hàng C = Số phát sinh trong kỳ Bên Có của tài khoản tổng hợp Phải thu khách hàng = 400.000.000 đồng;
+ Số dư cuối kỳ Bên Nợ của các tài khoản chi tiết Phải thu khách hàng A, khách hàng B, khách hàng C = Số dư cuối kỳ Bên Nợ của tài khoản tổng hợp Phải thu khách hàng = 700.000.000 đồng.
Bảng cân đối số phát sinh như sau:
Đơn vị: X Mẫu số S11-DN
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT
Tài khoản: Nợ phải thu khách hàng Tháng 1 năm N
ĐVT: đồng
STT Đối tượng Số dư đầu kỳ Số phát sinh Số dư cuối kỳ
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
1 Khách hàng A 200.000.000 200.000.000 100.000.000 300.000.000 2 Khách hàng B 100.000.000 300.000.000 100.000.000 300.000.000 3 Khách hàng C 200.000.000 100.000.000 200.000.000 100.000.000 Cộng 500.000.000 600.000.000 400.000.000 700.000.000
Ví dụ 2: Sử dụng Bảng Tổng hợp chi tiết (Bảng Chi tiết số phát sinh) để kiểm tra việc ghi chép trên tài khoản chi tiết Nguyên vật liệu của công ty A tháng 1/N:
Cuối kỳ kế toán, đơn vị lập Bảng Tổng hợp để kiểm tra việc ghi chép trên các tài khoản chi tiết để xem xét sự phù hợp giữa các tài khoản chi tiết Nguyên vật liệu với tài khoản tổng hợp Nguyên vật liệu.
Cột số thứ tự: Tổng cộng số tài khoản chi tiết Nguyên vật liệu được ghi chép trong kỳ của đơn vị gồm bốn tài khoản được ghi vào cột thứ tự từ 1 đến 4.
Cột đối tượng: Cột đối tượng phản ánh các loại nguyên vật liệu của đơn vị gồm nguyên vật liệu X, nguyên vật liệu Y, nguyên vật liệu Z, nguyên vật liệu W.
Cột số tồn đầu kỳ: Tài khoản chi tiết Nguyên vật liệu X, Nguyên vật liệu Y, Nguyên vật liệu Z, Nguyên vật liệu W có số tồn đầu kỳ được thể hiện vào cột tồn đầu kỳ.
Cột nhập: Tài khoản chi tiết Nguyên vật liệu X, Nguyên vật liệu Y, Nguyên vật liệu Z, Nguyên vật liệu W có cộng số nhập trong kỳ được thể hiện vào cột nhập.
Cột xuất: Tài khoản chi tiết Nguyên vật liệu X, Nguyên vật liệu Y, Nguyên vật liệu Z, Nguyên vật liệu W có cộng số xuất trong kỳ được thể hiện vào cột xuất.
Cột tồn cuối kỳ: Tài khoản chi tiết Nguyên vật liệu X, Nguyên vật liệu Y, Nguyên vật liệu Z, Nguyên vật liệu W có số tồn cuối kỳ được thể hiện vào cột tồn cuối kỳ.
Đơn vị: Công ty A Mẫu số S11-DN
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT Tài khoản: Nguyên vật liệu Tháng 1 năm N
STT
Tên sp, hh
Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ
SL
(kg) TT (đồng) SL
(kg) TT (đồng) SL
(kg) TT (đồng) SL
(kg) TT (đồng) 1 Nguyên
vật liệu X 35 28.000.000 40 34.000.000 30 24.000.000 45 38.000.000 2 Nguyên
vật liệu Y 30 63.000.000 0 0 8 16.800.000 22 46.200.000
3 Nguyên
vật liệu Z 50 30.000.000 20 13.000.000 30 18.000.000 40 25.000.000 4 Nguyên
vật liệu W 40 50.000.000 50 65.000.000 20 25.000.000 70 90.000.000 Cộng 155 171.000.000 110 112.000.000 88 83.800.000 177 199.200.000
Sau khi phản ánh số liệu ghi chép trên tài khoản chi tiết vào Bảng Tổng hợp chi tiết, kế toán tiến hành cộng các cột số tồn đầu kỳ, số nhập xuất trong kỳ, số tồn cuối kỳ, kết quả kiểm tra thể hiện việc ghi chép trên tài khoản chi tiết đảm bảo nguyên tắc:
+ Số tồn đầu kỳ của các tài khoản chi tiết Nguyên vật liệu X, Nguyên vật liệu Y, Nguyên vật liệu Z, Nguyên vật liệu W = Số dư đầu kỳ Bên Nợ của tài khoản tổng hợp Nguyên vật liệu = 171.000.000 đồng;
+ Số nhập trong kỳ của các tài khoản chi tiết Nguyên vật liệu X, Nguyên vật liệu Y, Nguyên vật liệu Z, Nguyên vật liệu W = Số phát sinh trong kỳ Bên Nợ của tài khoản tổng hợp Nguyên vật liệu = 112.000.000 đồng;
+ Số xuất trong kỳ của các tài khoản chi tiết Nguyên vật liệu X, Nguyên vật liệu Y, Nguyên vật liệu Z, Nguyên vật liệu W = Số phát sinh trong kỳ Bên Có của tài khoản tổng hợp Nguyên vật liệu = 83.800.000 đồng;
+ Số tồn cuối kỳ của các tài khoản chi tiết Nguyên vật liệu X, Nguyên vật liệu Y, Nguyên vật liệu Z, Nguyên vật liệu W = Số dư cuối kỳ Bên Nợ của tài khoản tổng hợp Nguyên vật liệu = 199.200.000 đồng.