3.4.1. Các hoạt động chủ yếu trong doanh nghiệp, tổ chức
TuǶ thuộc chức nĕng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh, đặc điểm hoạt động mà mỗi đơn vị có những nội dung hoạt động khác nhau. Nhìn chung, các hoạt động trong doanh nghiệp, tổ chức thường bao gồm những nội dung chính sau (Bùi Bằng Ěoàn, 2015):
- Hoạt động về kinh tế, tài chính. Ěây là hoạt động quan trọng và có tính bao trùm nhất và quyết định đến tất cả các hoạt động khác. Hoạt động này ngoài việc phải tuân thủ các quy định, chuẩn mực chung của Nhà nước, còn phải tuân thủ các quy định có tính nội bộ do doanh nghiệp, tổ chức đặt ra. Ěây là hoạt động rất dễ đưa đến sai phạm, rủi ro nhưng lại có ảnh hưởng lớn do liên quan đến tài sản, tiền vốn của doanh nghiệp.
- Hoạt động liên quan đến tổ chức, nhân sự. Vấn đề con người trong một tổ chức luôn là yếu tố trung tâm và ảnh hưởng có tínhquyết định đối với mọi doanh nghiệp, tổ chức. Việc vi phạm quy trình nhân sự ở bất cứ khâu nào cǜng đưa đến những hậu quả lớn. Mặt khác, có được đội ngǜ tốt nhưng vẫn cần phải có một tổ chức hợp lý mới có thể khai thác, sử dụng tốt nguồn nhân lực này. KTNB có trách nhiệm kiểm tra, đánh giá, tư vấn các vấn đề liên quan, giúp cho ban lãnh đạo có quyết định đúng đắn trong công tác nhân sự và tổ chức trong những điều kiện cụ thể.
- Hoạt động liên quan đến đầu tư, quản lý, sử dụng tài sản. Tài sản là yếu tố vật chất không thể thiếu trong hoạt động của mỗi doanh nghiệp, tổ chức. Quản lý nội dung này thường nảy sinh các vấn đề liên quan đến mất cắp, hư hỏng, lạm dụng, lãng phí… đối với tài sản nên cần phải có công cụ kiểm soát hợp lý và hiệu lực đối với hoạt động này.
- Các hoạt động nghiệp vụ khác. Mỗi một hoạt động được thể hiện qua nhiều khâu, quy trình nghiệp vụ cụ thể. Mỗi nghiệp vụ hướng vào những hoạt động chuyên sâu nên cǜng có quy định, thủ tục riêng. Sự đa dạng về hoạt động không cho phép nhà quản trị cấp cao dễ dàng thực hiện công việc quản lý, nên cần có bộ phận chuyên môn kiểm soát hỗ trợ các hoạt động này, đó là KTNB.
3.4.2. Kiểm toán các hoạt động
KTNB có mục tiêu là cung cấp và tư vấn cho các cấp quản lý trong đơn vị các thông tin đảm bảo cho họ có thể sử dụng để thực hiện chức nĕng của mình, liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp và các bên liên quan. Dựa vào các thông này và thông qua việc đánh giá, nhà quản trị sẽ cải tiến hệ thống quản lý, quy trình kiểm soát để nâng cao hiệu quả quản lý và hiệu quả quản trị rủi ro trong doanh nghiệp.Ěây chính là cơ sở để hình thành và phát huy vai trò của KTNB đối với mọi hoạt động trong doanh nghiệp, tổ chức.
KTNB thực hiện chức nĕng kiểm toán đối với mọi hoạt động theo yêu cầu của nhà quản lý nên đều tuân thủ các bước trong quy trình kiểm toán chung, gồm:
Sơ đồ 3.7. Quy trình kiểm toán các hoạt động trong doanh nghiệp
- Xây dựng kế hoạch kiểm toán.Trưởng KTNB phải thiết lập các kế hoạch để hoàn thành trách nhiệm của bộ phận KTNB.
TuǶ thuộc vào yêu cầu quản lý và kế hoạch kiểm toán chung, kế hoạch kiểm toán các hoạt động đề cập đến các nội dung sau:
+ Xác định nội dung, đối tượng phạm vi kiểm toán;
+ Dự kiến các điều kiện cần thiết cho hoạt động kiểm toán: nhân sự, phương tiện, thiết bị…;
+ Dự kiến thời gian, tiến độ thực hiện kiểm toán;
+ Dự kiến các mục tiêu cần đạt được…
- Thực hiện kiểm toán.Thực hiện kiểm toán bao gồm nhiều nội dung, tuǶ thuộc vào đối tượng kiểm toán của từng hoạt động và gồm những bước cụ thể sau:
+ Ěánh giá hoạt động của hệ thống KSNB đối với từng hoạt động;
+ Lựa chọn phương pháp kiểm toán thích hợp;
+ Tổ chức thu thập thông tin, bằng chứng (lập bảng hỏi, điều tra mẫu, quan sát…);
+ Tổng hợp, phân tích thông tin (đối chiếu, so sánh, tính toán lại…)
- Kết thúc kiểm toán.Hoàn thiện việc lập báo cáo kiểm toán bao gồm hệ thống bảng số liệu về cuộc kiểm toán, so sánh số liệu kiểm toán với thực tế và đưa ra ý kiến đánh giá, tư vấn về các vấn đề liên quan đến hoạt động được kiểm toán.
- Giám sát sau kiểm toán: Nhằm giám sát việc thực hiện các kiến nghị của KTV trong quá trình kiểm toán các hoạt động để hoàn thiện KSNB, gia tĕng giá trị cho doanh nghiệp/tổ chức.
Lậpkếhoạch •Xácđịnh mục
• Ěánhtiêu giásơ bộ về HĚ
• Ěánhgiárủi ro/ KS
•Xácđịnh phạm vị/ XD chươngtrình kiểmtoán
Thựchiệnkiểmtoán •Thu thập bằng chứng
•Traođổicác pháthiện
•Hoànthiện
giấy tờ Lậpbáocáo • Tổng hợpcác pháthiện
•Báo cáosơ
• Họpbộ traođổi vấn đề cuối
•BC chínhcùng
•Ý kiến phảnthức hồi
Giámsát •Giám sátviệc thực hiện kiến nghị
•Báo cáo cho HĚQT
Sơ đồ 3.8. Kiểm toán quy trình/hoạt động
Các nội dung kiểm toán một số hoạt động chính:
1) Kiểm toán tài chính.
Các vấn đề cần làm rõtrong kiểm toán tài chính gồm:
- Ěánh giá việc chấp hành các chuẩn mực kế toán, tài chính của Nhà nước;
- Ěánh giá việc chấp hành các quy định, chính sách của đơn vị về hoạt động tài chính (công tác kế hoạch, quy chế nội bộ, thực hiện các quy trình nghiệpvụ…);
- Ěánh giá kết quả, hiệu quả hoạt động tài chính chung, cǜng như từng bộ phận, nghiệp vụ cụ thể…
Một số chỉ tiêu sử dụng trong đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp như:
Bảng 3.6. Các chỉ tiêu sử dụng trong đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp
Nhóm Chỉ số Công thức tính
Chỉ số thanh toán
CS thanh toán hiện hành = TSNH/Nợ NH CS thanh toán nhanh = (TSNH-HTK)/Nợ NH
Vốn lưu động thuần = TSNH (TS lưu động) – Nợ NH Chỉ số hoạt
động Vòng quay HTK = GVHB/HTKBQ
Số ngày BQ vòng quay HTK
= 365/vòng quay HTK Vòng quay TS = DT thuần/Tổng TS BQ
Vòng quay nợ Phải trả = Doanh số mua hàng thường niên/Các khoản phải trả BQ
Doanh số mua hàng
thường niên = GVHB + HTK CK – HTK ĚK Chỉ số nợ Hệ số nợ = tổng nợ phải trả/tổng tài sản Chỉ số nợ/vốn CSH = Tổng nợ phải trả/vốn CSH Chỉ số khả nĕng thanh toán
lãi vay
= TN trước thuế và lãi vay/Lãi vay Biên lợi nhuận gộp = LN gộp/DT thuần
Biên lợi nhuận hoạt động = thu nhập hoạt động/DT thuần Ěánhgiá RR ban đầu để XĚ các khuvực cần tậptrung vàchiến
lược tiếp cận
Tìmhiểu vềcác quy trình
Thực hiệnwalkthrough các quy trình chính và xácđịnhcácchốt KS chính
Ěánhgiáthiết kế của HĚ KS
Thử nghiệmcácchốtKS để đánhgiáhiệu quả HĚ vàsựtuân thủ
Nhóm Chỉ số Công thức tính Biên LN trước thuế = thu nhập trước thuế/DT
Biên LN ròng = thu nhập ròng (Net profit)/DT
ROA/ROI = thu nhập ròng (Net profit)/Tổng TS BQ
ROE = TN ròng/vốn CSH
ROC = ROE x (1-Hệ số nợ)
2) Kiểm toán công tác tổ chức, nhân sự.
Các vấn đề cần làm rõ trong kiểm toán công tác tổ chức, nhân sự:
- Ěánh giá tính hợp lý của mô hình tổ chức (vấn đề phân cấp, phân quyền, sự phối hợp giữa các bộ phận trong đơn vị…);
- Ěánh giá tính phù hợp và mức độ tuân thủ trong quy trình nhân sự (quy trình tiền lương, tuyển dụng, bổ nhiệm…);
- Ěánh giá tính phù hợp và việc tuân thủ các quy định liên quan đến công tác tổ chức nhân sự (Quy chế cá nhân- bản mô tả công việc; Quy chế bộ phận; Quy chế nghiệp vụ…);
- Ěánh giá kết quả, hiệu quả sử dụng đối với từng loại lao động, ở từng bộ phận và của chung doanh nghiệp.
3) Kiểm toán công tác bảo vệ tài sản.
Các nội dung cần làm rõ, gồm:
- Ěánh giátính phù hợp của các quy định trong quản lý tài sản trong việc phát hiện rủi ro và ngĕn ngừa rủi ro đối với tài sản trong đơn vị;
- Ěánh giá việc tuân thủ quy trình đầu tư, các quy định trong quản lý đầu tư xây dựng trong quá trình hình thành các tài sản;
- Ěánh giá việc tuân thủ các quy định trong quản lý, sử dụng tài sản theo từng loại tài sản ở các bộ phận trong đơn vị;
- Ěánh giá kết quả, hiệu quả sử dụng mỗi loại tài sản trong đơn vị…
4) Kiểm toán các hoạt động khác.
Ěối với mỗi hoạt động cần làm rõ mức độ tuân thủ luật pháp và các quy định của đơn vị, đồng thời phải làm rõ tính hiệu lực của các quy định trong quá trình thực hiện, đặc biệt là các hạn chế, tồn tại.
Việc kiểm toán từng hoạt động cần làm rõ mức độ hoàn thành nhiệm vụ (hiệu nĕng) và tính hiệu quả của từng hoạt động và của từng nguồn lực được sử dụng.
Cǜng cần làm rõ qua so sánh kết quả, hiệu quả sử dụng các nguồn lực đối với từng bộ phận trong đơn vị, cǜng như so với các đơn vị khác trong cùng ngành, cùng lƿnh vực hoạt động.
Một nội dung hết sức quan trọng của KTNB đối với các hoạt động là phải đưa ra được các ý kiến đánh giá, nhận xét trung thực, có tính độc lập cho từng hoạt động và có những kiến nghị, tư vấn có giá trị, giúp cho người sử dụng thông tin kiểm toán có giải pháp hợp lý đối với công tác quản lý của mình.