Chương 3 CHÍNH SÁCH QUẢN LÝ THƯƠNG MẠICHÍNH SÁCH QUẢN LÝ THƯƠNG MẠI
4.2. TÒ CHỨC MUA SẤM VÀ QUẢN LÝ VẬT TƯ
4.2.3. Lập kế hoạch mua sắm vật tư ỏ' doanh nghiệp
Ke hoạch mua sắm vật tư là một bộ phận quan trọng trong kế hoạch sản xuất -kỳ thuật -tài chính của doanh nghiệp và có quan hệ mật thiết với các kế hoạch khác, như kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch sản xuất, kế hoạch xây dựng cơ bán, kế hoạch tài chính...
Trong mối quan hệ này, kế hoạch mua sắm vật tư báo đám yếu tố vật chất đế thực hiện các kế hoạch khác, còn các kế hoạch khác là căn cứ đề xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư.
Trong mối quan hệ với kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thụ sản phâm, kế hoạch mua sắm vật tư phải dựa vào những chỉ tiêu trong các kế hoạch này để xác định nhu cầu. Một khi xa rời những chỉ tiêu trong kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thụ, kể hoạch mua sắm vật tư sẽ không có cơ sớ khoa học, dẫn đến tình trạng ứ đọng vật tư ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn hoặc không bảo đảm vật tư cho sản xuất, làm gián đoạn quá trình sản xuất kinh doanh.
Trình tự lập kế hoạch là những bước công việc phải làm đê có được kế hoạch. Đối với các doanh nghiệp, việc lập kế hoạch
mua sắm vật tư chủ yếu là do phòng kinh doanh lập, nhưng thực tế có sự tham gia của nhiều bộ phận khác có liên quan trong bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Trình tự lập kế hoạch mua sắm vật tư bao gồm những bước công việc sau đây:
Một là: Giai đoạn chuẩn bị
Đây là giai đoạn quan trọng quyết định đến chất lượng và nội dung cúa kế hoạch vật tư. Ờ giai đoạn này, cán bộ thương mại doanh nghiệp phải thực hiện các công việc sau: nghiên cứu và thu thập các thông tin về thị trường các yếu tố sản xuất;
chuẩn bị các tài liệu về phương án sản xuất - kinh doanh; rà xét bổ sung và xây dựng hệ thống mức tiêu dùng vật tư, tính toán lượng vật tư tồn kho ớ các phân xướng, các công đoạn sản xuất và cả doanh nghiệp...
Hai là: Giai đoạn xác định số lượng vật tư tôn kho đầu kỳ, cuối kỳ kế hoạch và lượng vật tư động viên tiềm lực nội bộ doanh nghiệp
Đối với các doanh nghiệp, số lượng vật tư này thường được xác định theo phương pháp “ước tính” và phương pháp định mức.
Ođk = Ott +Nh - X Trong đó:
Ođk - Tồn kho ước tính đầu kỳ kế hoạch.
Ott - Tồn kho thực tế tại thời điểm lập kế hoạch.
Nh - Lượng vật tư ước nhập kể từ thời điếm lập kế hoạch đến đầu năm kế hoạch.
X - Lượng vật tư ước xuất ra kể từ thời điểm lập kế hoạch đến đầu năm kế hoạch.
Đe xác định Ott người ta căn cứ vào thé kho và sổ kho hoặc
Chương 4. Tồchức vàquản lý hoạt độngthươngmại 91 92 GIẢO TRÌNHKINHTÉTHƯƠNG MẠI cân đong, đo, đếm thực tế đế xác định. Còn xác định Nh dựa
trên cơ sớ lượng vật tư dự kiến sẽ mua trong năm báo cáo và lượng vật tư thực tế đã mua từ đầu năm báo cáo đến thời điểm lập kế hoạch. Cuối cùng, việc xác định X dựa trên cơ sớ nhu cầu vật tư sẽ tiêu dùng từ thời diêm lập kế hoạch đến đầu năm kế hoạch. Tồn kho cuối kỳ (Ock) được xác định bằng phương pháp định mức
Nguồn vật tư động viên tiềm lực nội bộ doanh nghiệp được hình thành chủ yếu từ những nguồn sau đây:
- Nguồn tự tổ chức sán xuất, chế biến.
- Nguồn thu hồi và sử dụng lại phế liệu, phế phấm.
- Nguồn đặt gia công ở bên ngoài doanh nghiệp.
Ba là: Giai đoạn tính toán các loại nhu cầu vật tư của doanh nghiệp
Đối với các doanh nghiệp sản xuất, để có được kế hoạch mua vật tư chính xác và khoa học đòi hói phái xác định đầy đú các loại nhu cầu vật tư cho sản xuất. Đây là cơ sờ để xác định lượng vật tư cần mua về cho doanh nghiệp.
Bốn là: Giai đoạn kêt thúc của việc lập kế hoạch mua săm vật tư và xác định so lượng vật tư hàng hóa cần phủi mua về cho doanh nghiệp.
Sau khi xác định tồng số nhu cầu vật tư cần phải có trong kỳ kế hoạch và nguồn vật tư tồn kho đầu kỳ kế hoạch cũng như nguồn động viên tiềm lực nội bộ, doanh nghiệp cần phải xác định số vật tư mua trên thị trường theo phương pháp cân đối, nghĩa là:
Ẹ n = ẹp
ij ij
Trong đó:
^N- Tống nhu cầu về loại vật tư i nham thoả mãn ij
mục đích j của doanh nghiệp.
^P- Tổng các nguồn về loại vật tư i được đáp ứng ii
bằng nguồn j.
Trong cơ chế thị trường, hiệu quả kinh doanh là vấn đề sống còn cúa doanh nghiệp, do đó đòi hói các doanh nghiệp phải hết sức quan tâm đến việc mua sắm và sử dụng vật tư kỳ thuật. Nhu cầu mua sắm phải được tính toán khoa học, trên cơ sở cân nhắc mọi tiềm năng của doanh nghiệp. Trong điều kiện đó, mục tiêu của kế hoạch mua sắm vật tư là làm sao với số lượng vật tư cần mua về ở mức tối thiểu mà vẫn đảm bảo được yêu cầu của sản xuất kinh doanh, nói cách khác, doanh nghiệp phải tối ưu hoá các yếu tố đầu vào trong sán xuất kinh doanh.
4.2.4. Công tác kế hoạch nghiệp vụ về hậu cần vật tư cho sản xuất
a. Ý nghĩa vànộidungcông tác kế hoạch nghiệpvụ Công tác ke hoạch nghiệp vụ về hậu cần vật tư cho sán xuất ở doanh nghiệp là toàn bộ những hoạt động diễn ra hàng ngày của phòng quản trị kinh doanh nhằm bảo đảm đầy đủ, kịp thời và đồng bộ vật tư cho sản xuất, là các hoạt động của logistics cơ sớ sản xuất (Facility logistics). Ke hoạch này có một ý nghĩa rât lớn, cụ thê:
- Cung ứng vật tư kịp thời, đầy đú và đồng bộ cho sản xuất.
- Sứ dụng họp lý và tiết kiệm các nguồn lực cứa doanh nghiệp.
- Góp phần nâng cao năng suất lao động và hạ giá thành
Chương 4. Tồchức vàquản lý hoạt độngthươngmại 93 94 GIẢO TRÌNHKINHTÉTHƯƠNG MẠI sản phẩm.
- Nâng cao trình độ kỹ thuật cùa sản xuất...
Những nội dung chú yếu của công tác kế hoạch -nghiệp vụ về hậu cần vật tư cho sản xuất gồm: lập kế hoạch hậu cần vật tư hàng quý, hàng tháng; lập đơn hàng; tổ chức chuyền đưa vật tư về doanh nghiệp và tiếp nhận vật tư về số lượng và chất lượng;
tìm các biện pháp giải quyết tình trạng thừa, thiếu vật tư trong tiêu dùng sán xuất; theo dõi thường xuyên tình hình báo đảm vật tư ở doanh nghiệp. Sau đây sẽ nghiên cứu một số nội dung chủ yếu của công tác quan trọng này.
b. Kehoạch hậu cầnvật tưquý
Kế hoạch hậu cần vật tư quý của doanh nghiệp lập theo danh mục vật tư cụ thê. Khi lập kế hoạch vật tư quý, đòi hỏi phái xác định chính xác lượng vật tư tồn kho ước tính, lượng vật tư gối đầu và lượng vật tư mua sắm. Điều đó cho phép xác định được mức bảo đảm đối với từng chủng loại, quy cách vật tư, kịp thời đề ra những biện pháp cần thiết để mua nhũng vật tư còn thiếu hoặc tránh được dự trữ quá mức.
Cơ sớ để lập kế hoạch hậu cần vật tư quý là: kế hoạch tiêu thụ sản phẩm trong quý, khối lượng sửa chữa; kế hoạch phát triển kỳ thuật mới; định mức tiêu hao vật tư cụ thế cho từng sản phẩm; tồn kho thực tế từng tên gọi vật tư cụ thể ớ thời gian lập kế hoạch; số lượng từng tên gọi vật tư dự kiến nhập vào và dự kiến xuất ra cho tiêu dùng sản xuất từ thời điểm lập kế hoạch đến ngày đầu quý kế hoạch; lượng dự trừ cuối quý theo từng quy cách vật tư; các tài liệu liên quan đến phẩm chất vật tư...
Như vậy, các tài liệu cần thiết đê lập kế hoạch bảo đám vật tư cũng phải đầy đủ như khi lập kế hoạch yêu cầu vật tư, có điều là những tài liệu và số liệu này phải thật cụ thê.
Khác với kế hoạch mua sắm vật tư năm của doanh nghiệp, kế hoạch hậu cần vật tư hàng quý là tài liệu làm việc cơ bản của phòng kinh doanh ở doanh nghiệp. Trên cơ sờ kế hoạch này, phòng kinh doanh tiến hành đặt mua vật tư, tồ chức hạch toán và kiêm tra mức độ đám báo vật tư cho sản xuất, xác định số tiền mua vật tư, lập kế hoạch vận chuyển và bốc xếp vật tư... Thường kế hoạch vật tư quý được lập cho cả chi tiêu hiện vật và chí tiêu giá trị và phương pháp lập kế hoạch hậu cần vật tư quý cũng tương tự như kế hoạch vật tư năm của doanh nghiệp.
c. Kế hoạch vật tư tháng và các biện pháp giải quyết thừa thiếu vật tư
Đối với nhiều quy cách vật tư, phòng kinh doanh chi cần lập kế hoạch hậu cần vật tư quý và theo dõi việc thực hiện kế hoạch đó. Còn đối với những vật tư chính của doanh nghiệp và những vật tư hay mất cân đối thì phòng kinh doanh cần phải lập kế hoạch hậu cần vật tư hàng tháng. Ke hoạch này lập sau khi đã biết được khả năng thoá mãn đon hàng của các đơn vị kinh doanh và lập trước tháng kế hoạch khoảng từ 7-10 ngày. Ke hoạch hậu cần vật tư hàng tháng khác với kế hoạch vật tư hàng quý là ở chỗ có các cột phản ánh thừa, thiếu vật tư và những biện pháp giải quyết thừa thiếu đó.
Lập kế hoạch hậu cần vật tư tháng mới kết thúc giai đoạn lập kế hoạch hậu cần vật tư của doanh nghiệp. Nhưng công tác kế hoạch nghiệp vụ chưa kết thúc tại đó, nó còn tiếp tục trong suốt cả quá trình thực hiện kế hoạch. Dù quá trình lập kế hoạch vật tư có hoàn hảo đến đâu chăng nữa, thì trong quá trình thực hiện vần cần phải có sự điều chỉnh cần thiết do những thay đổi trên thị trường và trong sản xuất kinh doanh gây ra. Những nguyên nhân dần đến điều chỉnh kế hoạch và thừa, thiếu vật tư phải kế đến:
Chương 4. Tồchức vàquản lý hoạt độngthươngmại 95 96 GIÁO TRÌNHKINHTÉTHƯƠNG MẠI - Sự thay đổi nhu cầu thị trường và tiếp theo đó là kế hoạch
sản xuất.
- Việc áp dụng các tiến bộ khoa học kỳ thuật và hoàn thiện tô chức sán xuất làm cho mức tiêu dùng vật tư giám xuống và làm thay đổi nhu cầu.
- Do khách hàng vi phạm hợp đồng, không cung ứng đủ số lượng, chúng loại, quy cách vật tư đúng thời hạn quy định.
- Do tính sai tồn kho vật tư đầu kỳ...
Nhu cầu vật tư thay đôi (tăng lên hoặc giám xuống) do những nguyên nhân kê trên khiến cho có những loại vật tư bị thiếu hụt và có những loại dự trữ quá mức. Cả hai trường họp phòng kinh doanh cần phải có biện pháp giải quyết một cách tích cực.
Trong thực tế, các doanh nghiệp có thế tiến hành nhiều biện pháp khác nhau để tìm kiếm các nguồn vật tư bổ sung như:
sử dụng nguồn vật tư sẵn có ở địa phương, tự tố chức khai thác và chế biến các loại vật tư, sử dụng lại phế liệu, sử dụng vật tư thừa, ứ đọng... Đây là các nội dung thuộc về hoạt động của logistics ngược ở doanh nghiệp sản xuất. Đối với vật tư thừa, doanh nghiệp có thể tiến hành trao đồi, tồ chức bán hàng ứ đọng chậm luân chuyến, tham gia hội chợ triển lãm hàng chậm luân chuyển...