CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KÊNH PHÂN PHỐI
1.3. Các nhân tố môi trường ảnh hưởng đến hệ thống kênh phân phối
2.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty
Tại công ty, mỗi một phòng ban, một bộ phận đều có chức năng, nhiệm vụ riêng biệt rõ ràng, song tất cả đều có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, hỗ trợ nhau làm cho bộ máy của công ty tạo thành một khối quản lý thống nhất.
Hình 2.1. Cơ cấu tổ chức công ty cổ phần hệ thống phân phối thuốc lá Hà Nội (Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự) PHÕNG
TÀI CHÍNH KẾ TOÁN
BAN KIỂM SOÁT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
GIÁM ĐỐC
PHÕNG HÀNH CHÍNH
NHÂN SỰ
PHÕNG THỊ TRƯỜNG
PHÕNG KINH DOANH
KHO HÀNG
Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận
Ban kiểm soát
Ban kiểm soát là đại diện của Đại hội đồng cổ đông, có nhiệm vụ giám sát, đánh giá công tác điều hành, quản lý của Giám đốc; kiểm định, kiểm tra tính trung thực, chính xác các số liệu của báo cáo tài chính; kiến nghị Giám đốc về các đề xuất giải pháp phòng ngừa các hậu quả xấu có thể xảy.
Giám đốc
Giám đốc của công ty là ông Trịnh Văn Bốn, là người đại diện theo pháp luật của công ty theo uỷ quyền của Tổng công ty thuốc lá Việt Nam, phụ trách tổng điều hành chung toàn công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và Pháp luật về mọi hoạt động điều hành của công ty. Giám đốc trực tiếp phụ trách các lĩnh vực:
- Công tác tổ chức - nhân sự; thi đua khen thưởng và kỷ luật.
- Công tác tài chính - kế toán.
- Công tác kinh doanh:
+ Xây dựng kế hoạch dài hạn và chiến lƣợc kinh doanh.
+ Lựa chọn nhà phân phối, hình thức phân phối hàng hoá ra thị trường.
+ Quyết định quy mô, phương thức đầu tư phát triển thị trường.
+ Ký kết hợp đồng kinh tế mua - bán hàng hoá, dịch vụ.
Phòng tài chính - kế toán Chức năng và nhiệm vụ chủ yếu
- Hoạch định chiến lược tài chính doanh nghiệp: Hoạch định chiến lƣợc đầu tƣ tài chính hiệu quả, hoạch định nguồn vốn tài trợ.
- Công tác tài chính: Xây dựng sổ tay kế toán, phân tích tài chính doanh nghiệp, lập kế hoạch tài chính, phân tích giá thành sản phẩm, thực hiện chế độ báo cáo, công bố thông tin tài chính,...
- Công tác kế toán: Tổ chức bộ máy kế toán phù hợp, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của đơn hàng,chứng từ,...; kê khai, trích nộp và quyết toán các khoản nộp ngân sách...; lập báo cáo theo quy định của công ty.
- Công tác kiểm tra, giám sát và đánh giá hiệu quả hoạt động doanh nghiệp:
Kiểm tra, giám sát các định mức, tiêu chuẩn, dự toán kinh tế kỹ thuật; các khoản thu, chi tài chính; các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ;....
Phòng hành chính - nhân sự Chức năng và nhiệm chủ yếu:
- Xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực: Nghiên cứu, xây dựng chiến lƣợc, kế hoạch trung và dài hạn phát triển nguồn nhân lực của công ty.
- Công tác tổ chức cán bộ : Xây dựng các chính sách, quy chế, quy định về tổ chức quản lý nguồn nhân lực; xây dựng, đề xuất mô hình tổ chức hoạt động của công ty và quy định chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ các phòng ban; bố trí, sắp xếp nhân sự, quản lý và xây dựng các chính sách đối với cán bộ quản lý...
- Công tác nhân sự : Xây dựng kế hoạch, thực hiện, theo dõi, kiểm tra và báo cáo các chính sách nhân lực (tuyển dụng, bố trí, đào tạo, đánh giá phân tích, phát triển nhân lực…); xây dựng kế hoạch, thực hiện, theo dõi, kiểm tra và báo cáo về lao động, tiền lương, tiền thưởng; xây dựng kế hoạch, thực hiện, theo dõi, kiểm tra và báo cáo các chính sách, chế độ lao động (nội quy lao động, văn hóa doanh nghiệp, thi đua khen thưởng, thanh tra, kỷ luật, bảo hiểm, phúc lợi...); phối hợp với tổ chức Công đoàn công ty trong các hoạt động xã hội và thực hiện các chính sách, chế độ có liên quan đến người lao động...
- Công tác hành chính quản trị : Tổ chức thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết, chuẩn bị hội họp và tạp vụ (ăn, uống, vệ sinh…); lập kế hoạch, thực hiện kiểm soát và quản lý việc mua sắm, cấp phát văn phòng phẩm; lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát việc mua sắm các trang thiết bị, tài sản văn phòng, sửa chữa nhỏ và đầu tƣ xây dựng cơ bản; quản lý, thực hiện công tác bảo vệ, an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ tại trụ sở văn phòng công ty; thực hiện công tác đối ngoại với các cơ quan có liên quan theo phân cấp; hướng dẫn khách đến liên hệ công tác với công ty...
- Công tác văn thư lưu trữ: Quản lý lịch công tác, giao ban, hội họp, sinh hoạt định kỳ và bất thường; thư ký cuộc họp giao ban; thông báo các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo công ty; xây dựng kế hoạch, quy chế, quy định và các văn bản hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ văn thư lưu trữ; tiếp nhận, xử lý các văn bản và tài liệu đến - đi của công ty; quản lý hồ sơ hành chính và con dấu của công ty....
- Công tác pháp chế: Xây dựng quy chế, các văn bản hướng dẫn, kiểm tra giám sát việc thực hiện công tác pháp chế của công ty; thẩm định về mặt pháp lý
các quy định, quy chế quản lý nội bộ; đầu mối giải quyết các tranh chấp mang tính pháp lý phát sinh trong các quan hệ giao dịch của công ty.
Phòng thị trường
Chức năng và nhiệm vụ chủ yếu :
- Công tác nghiên cứu thị trường: Nghiên cứu xu hướng thị trường về sản phẩm, giá cả, phân phối, đối thủ cạnh tranh...; dự báo khả năng tiêu thụ sản phẩm trong ngắn hạn và dài hạn.
- Giám sát, quản lý vùng thị trường; phát triển mới kênh phân phối sản phẩm thuốc lá điếu, đồ uống và các sản phẩm khác: Tổ chức giám sát, quản lý vùng thị trường; chủ trì triển khai công tác xây dựng phát triển kênh phân phối mới;...
- Hoạt động marketing các sản phẩm thuốc lá điếu, đồ uống và các sản phẩm khác: Xây dựng các chương trình đầu tư, phát triển và bảo vệ thị trường; các chính sách phát triển hình ảnh thương hiệu; xây dựng chiến lược sản phẩm, giá bán; đề xuất xem xét khách hàng mục tiêu và thị trường mục tiêu trong từng giai đoạn...
- Công tác chống buôn lậu, gian lận thương mại: Theo dõi, phối hợp triển khai và tham gia các chương trình chống buôn lậu, gian lận thương mại theo phân cấp; nghiên cứu, đề xuất các chương trình chống buôn lậu thuốc lá.
Phòng kinh doanh
Chức năng và nhiệm vụ chủ yếu :
- Công tác xây dựng chiến lược, kế hoạch kinh doanh: Xây dựng chiến lƣợc, định hướng phát triển trung và dài hạn của công ty...
- Giám sát, quản lý khai thác kênh phân phối sản phẩm thuốc lá điếu : Đàm phán ký kết hợp đồng tiêu thụ sản phẩm với hệ thống kênh phân phối; tổ chức giám sát, đánh giá năng lực nhà phân phối và kênh phân phối...
- Thực hiện nghiệp vụ bán hàng sản phẩm thuốc lá điếu: Đăng ký với công ty kế hoạch tiêu thụ sản phẩm phù hợp với nhu cầu kinh doanh và diễn biến thị trường;
xây dựng kế hoạch, phương án bán hàng từng tuần, tháng...
- Kiểm tra chất lượng sản phẩm thuốc lá điếu: Theo dõi, kiểm soát, đề xuất giải pháp đảm bảo chất lượng, quy cách sản phẩm tại kho hàng và trên thị trường;...
- Công tác thống kê tổng hợp : Đầu mối xây dựng, quản lý và theo dõi thực hiện các định mức kinh tế - kỹ thuật của công ty; thiết lập hệ thống báo cáo thống kê trong công ty...