CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ TINH GỌN
1.1. Cơ sở lý luận về quản trị tinh gọn
1.1.2. Nội dung của quản trị tinh gọn
Trong cuốn sách “Quản trị tinh gọn tại Việt Nam- Đường tới thành công”
của Tiến sỹ Nguyễn Đăng Minh 2015 và cuốn "The Machine That Changed the World" Womack và Jones đã xác định 5 nguyên tắc của Lean Manufacturing (Quản trị tinh gọn) gồm:
- Tạo giá trị từ quan điểm khách hàng: Xác định đúng nhu cầu của khách hàng, thấu hiểu tổ chức và tạo ra văn hóa từ lối tư duy tinh gọn.
- Nhận dạng chuỗi giá trị: xác định các điểm nút tạo ra giá trị cho doanh nghiệp và khách hàng, từ đó xác định được các lãng phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Tạo dòng chảy sản xuất: thông qua nhận dạng chuỗi giá trị.
- Kéo dòng chảy: sản xuất kéo đó là theo chiều xuất phát từ khách hàng thông qua chuỗi giá trị đến nguyên vật liệu đầu vào.
- Cải tiến liên tục hướng đến sự hoàn hảo: Phấn đấu sự hoàn hảo về chất lượng sản phẩm.
Việc áp dụng năm nguyên tắc này theo một vòng tròn khép kín như hình dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp loại bỏ được các lãng phí (Muda) – những hoạt động và hành vi không tạo ra giá trị gia tăng từ góc nhìn của khách hàng.
Các nguyên tắc trên được hình thành và tạo thành một dòng quay liên tục và vô tận, hướng tới nỗ lực cắt giảm lãng phí và đạt đến sự hoàn hảo. Xuất phát điểm của dòng chảy này đó là việc tạo ra giá trị dựa trên quan điểm khách hàng, từ đó đối chiếu vào doanh nghiệp và nhận dạng được chuỗi giá trị được tạo ra xung quanh sản phẩm và dịch vụ mang đến cho khách hàng. Từ chuỗi giá trị đó doanh nghiệp có thể tạo ra dòng chảy xuất phát từ yêu cầu của khách hàng, vận hành chuỗi giá trị, tạo ra sản phẩm và dịch vụ. Sau khi tạo ra dòng chảy, doanh nghiệp
xuất phát từ khách hàng tạo ra một lực kéo dòng chảy sản xuất, vận hành chuỗi giá trị liên tục cho đến đến các yếu tố đầu vào, từ đó tránh được sản xuất dư thừa và tồn kho. Khi đã tạo được một dòng chảy trơn tru, doanh nghiệp tiếp tục áp dụng các cải tiến liên tục chu trình để tạo ra sự hoàn hảo.
Các nguyên tắc này gắn kết chặt chẽ với nhau theo một vòng khép kín giống như một dòng chảy liên tục giúp vận hành triết lý quản trị tinh gọn.
Ta có biểu đồ 05 nguyên tắc sau đây:
Hình 1.2. Năm nguyên tắc nền tảng của quản trị tinh gọn
Nguồn: Womack và Jones, 1996
• Các nguyên tắc được diễn giải như sau:
Nguyên tắc 1: Nhận dạng lãng phí và tạo ra giá trị từ quan điểm của khách hàng.
Giá trị sản phẩm là những gì mà khách hàng mong muốn và sẵn sàng chi trả cho một sản phẩm cụ thể tại một thời gian cụ thể. Giá trị được tạo ra bởi nhà sản
1-Tạo giá trị từ quan điểm khách hàng
2- Nhận dạng chuỗi giá trị 5- Cải tiến
liên tục hướng đến sự hoàn hảo
3-Tạo dòng chảy 4- Kéo
dòng chảy
xuất nhưng lại được xác định theo quan điểm của khách hàng. Nhà sản xuất khó có thể xác định được chính xác giá trị, họ thường có khuynh hướng tạo ra sản phẩm thuận tiện theo hệ thống sản xuất của mình hay nghĩ rằng là tốt mang lại kinh tế đối với khách hàng. Họ tiêu tốn thời gian rất nhiều cho các hoạt động lãng phí; thời gian chờ đợi, làm lại, vận chuyển, di chuyển và một loạt những hoạt động lãng phí khác mà khách hàng không xem xét để được họ phải trả tiền cho. Bất cứ hoạt động nào không cần thiết và không tạo ra thêm giá trị gia tăng cho khách hàng đều được coi là lãng phí. Chúng ta có thể phân ra thành 3 dạng hoạt động:
- Hoạt động tạo ra giá trị tăng (value – added activities) là các hoạt động chuyển hoá vật tư trở thành đúng sản phẩm mà khách hàng yêu cầu.
- Các hoạt động không tạo ra giá trị tăng (Nonvalue – added activities) là các hoạt động không cần thiết cho việc chuyển hoá vật tư thành sản phẩm mà khách hàng yêu cầu. Bất kỳ những gì không tạo ra giá trị tăng thêm có thể được định nghĩa là lãng phí. Những gì làm tăng thêm thời gian, công sức hay chi phí không cần thiết đều được xem là không tạo ra giá trị tăng thêm. Một cách nhìn khác về sự lãng phí đó là bất kỳ vật tư hay hoạt động mà khách hàng không sẵn lòng trả tiền mua. Thử nghiệm và kiểm tra nguyên vật liệu cũng được xem là lãng phí vì chúng có thể được loại trừ trong trường hợp quy trình sản xuất được cải thiện để loại bỏ các khuyết tật.
(Mekong Capital, “Giới thiệu về Lean manufacturing cho các doanh nghiệp Việt Nam, 04.06.2014, trang 5).
- Các hoạt động cần thiết nhưng không tạo ra giá trị tăng (Necessary nonvalue _ added activities) là các hoạt động không tạo ra giá trị tăng thêm từ quan điểm của khách hàng nhưng lại cần thiết trong việc sản xuất ra sản phẩm nếu không có sự thay đổi đáng kể nào từ quy trình cung cấp hay sản xuất trong hiện tại. Dạng lãng phí này có thể được loại trừ về lâu dài chứ không thể thay đổi trong ngắn hạn. Chẳng hạn như mức tồn kho cao được yêu cầu dùng làm kho “đệm” dự phòng có thể dần dần được giảm thiểu khi hoạt động sản xuất trở nên ổn định hơn. Sau khi hiểu được những hoạt động nào tạo ra giá trị cho khách hàng, chúng ta tìm hiểu những hoạt động nào tạo ra lãng phí. Khách hàng là người quyết định giá trị của sản phẩm, tất cả những gì họ không muốn chi trả cho bộ
phận nào, tính năng hay giá trị nào của sản phẩm thì đó chính là lãng phí.
Nguyên thủy có 7 loại lãng phí chính (muda) được xác định bởi Hệ Thống Sản Xuất Toyota (Toyota Production System) do Taiichi Ohno đưa ra. Tuy nhiên, danh sách này đã được điều chỉnh và mở rộng bởi những người thực hành quản trị tinh gọn (Lean), nhìn chung bao gồm các mục sau:
- Overproduction (Sản xuất dư thừa): sản xuất dư thừa tức sản xuất nhiều hơn hay quá sớm hơn những gì được yêu cầu một cách không cần thiết. Việc này làm gia tăng rủi ro sự lỗi thời của sản phẩm, tăng rủi ro về sản xuất sai chủng loại sản phẩm và có nhiều khả năng phải bán đi các sản phẩm này với giá chiết khấu hay bỏ đi dưới dạng phế liệu.
- Queues (sự chờ đợi) : Chờ đợi là thời gian công nhân hay máy móc nhàn rỗi bởi sự tắc nghẽn hay luồng sản xuất trong xưởng thiếu hiệu quả. Thời gian trì hoãn giữa mỗi đợt gia công chế biến sản phẩm cũng được tính đến. Việc chờ đợi làm tăng thêm chi phí đáng kể do chi phí nhân công và khấu hao trên từng đơn vị sản lượng bị tăng lên tạo ra một sự lãng phí vì nó không tạo ra giá trị.
- Transportation (sự di chuyển): Di chuyển ở đây nói đến bất kỳ sự chuyển động nguyên vật liệu nào không tạo ra giá trị tăng thêm cho sản phẩm chẳng hạn như việc vận chuyển nguyên vật liệu giữa các công đoạn sản xuất, giữa các loại hàng hóa. Việc di chuyển giữa các công đoạn xử lý làm kéo dài thời gian chu kỳ sản xuất, dẫn đến việc sử dụng lao động và mặt bằng kém hiệu quả và có thể gây nên những đình trệ trong sản xuất.
- Inventory (Tồn kho): Những nguyên liệu thô không cần thiết, các loại hàng tồn, hàng đang sản xuất dở dang được cất trong kho mà không tạo ra giá trị.
Lãng phí về tồn kho nghĩa là dự trữ quá mức cần thiết về nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm. Lượng tồn kho phụ trội dẫn đến chi phí tài chính cao hơn về tồn kho, chi phí bảo quản cao hơn và tỷ lệ khuyết tật cao hơn.
- Motion (Thao tác): Các thao tác của máy móc hoặc con người mà không tạo ra giá trị trong quá trình sản xuất. Bất kỳ các chuyển động tay chân hay việc đi lại không cần thiết của các công nhân không gắn liền với việc gia công sản
phẩm. Chẳng hạn như việc đi lại khắp xưởng để tìm dụng cụ làm việc hay thậm chí các chuyển động cơ thể không cần thiết hay bất tiện do quy trình thao tác được thiết kế kém làm chậm tốc độ làm việc của công nhân.
- Overprocessing (Gia công thừa): Gia công thừa nghĩa là tiến hành nhiều công việc gia công hơn mức khách hàng yêu cầu dưới hình thức chất lượng hay công năng của sản phẩm – ví dụ như đánh bóng hay làm láng thật kỹ những điểm trên sản phẩm mà khách hàng không yêu cầu và không quan tâm.
Những thao tác này không tạo ra giá trị theo quan điểm của khách hàng nên được gọi là lãng phí.
- Defect (Lỗi): Bên cạnh các khuyết tật về mặt vật lý trực tiếp làm tăng chi phí hàng bán, khuyết tật cũng bao gồm các sai sót về giấy tờ, cung cấp thông tin sai lệch về sản phẩm, giao hàng trễ, sản xuất sai quy cách, sử dụng quá nhiều nguyên vật liệu hay tạo ra phế liệu không cần thiết.
Trong quá trình phát triển học thuyết của Quản trị tinh gọn (Lean) và áp dụng, người Mỹ đã bổ sung thêm một số lãng phí khác:
- Correction (Sự sửa sai): Sửa sai hay gia công lại là khi một việc phải được làm lại bởi vì nó không được làm đúng trong lần đầu tiên. Quá trình này không chỉ gây ra việc sử dụng lao động và thiết bị kém hiệu quả mà còn làm gián đoạn luồng sản xuất thông thoáng dẫn đến những ách tắc và đình trệ trong quy trình sản xuất.
Ngoài ra, các vấn đề liên quan đến sửa chữa thường tiêu tốn một khối lượng thời gian đáng kể của cấp quản lý và vì vậy làm tăng thêm chi phí quản lý sản xuất chung.
- Knowledge disconnectiom (Kiến thức rời rạc): Đây là trường hợp khi thông tin và kiến thức không có sẵn tại nơi làm việc hay vào lúc được cần đến.
Ở đây cũng bao gồm thông tin về các thủ tục quy trình, thông số kỹ thuật và cách thức giải quyết vấn đề, v.v.... Thiếu những thông tin chính xác thường gây ra phế phẩm và tắc nghẽn luồng sản xuất. Ví dụ, thiếu thông tin về công thức phối trộn nguyên liệu, pha màu có thể làm đình trệ toàn bộ quy trình sản xuất hoặc tạo ra các sản phẩm lỗi do các lần thử sai tốn rất nhiều thời gian.
Ngoài ra có một số học giả lại chia lãng phí thành hai loại là lãng phí hữu hình và lãng phí vô hình. Việc xác định được giá trị và lãng phí trong hoạt động
sản xuất kinh doanh là một việc vô cùng quan trọng khi doanh nghiệp muốn thực hiện theo mô hình quản tri tinh gọn.
Nguyên tắc 2: Nhận dạng chuỗi giá trị
Dòng giá trị là một loạt các quy trình liên quan đến nhau mà tạo ra các giá trị. Chúng ta đang nghiên cứu các dòng giá trị từ quan điểm của sản phẩm (hoặc giá trị), không nhìn vào bộ phận nào hay ngay cả các công ty. Điều này có thể được ánh xạ bằng cách sử dụng các công cụ như bản đồ dòng giá trị để tạo bản đồ hiện trạng và tương lai của dòng chảy chung.
a. Chuỗi giá trị
Chuỗi giá trị là tâp hợp các hoạtđộng cho một sản phẩm/ dịch vụ, bao gồm:
- Các hoạtđộng giải quyết vấnđềtrong quá trình thiết kếsản xuất sản phẩm.
- Các hoạt động quản lý thông tin trong quá trình tiếp nhận đơn hàng, hoạch định và quản lý quá trình nhận nguyên vật liệu, sản xuất, giao hàng.
- Các hoạt động chuyển đổi vật lý trong quá trình tiếp nhận nguyên vật liệu từ nhà cung cấp, gia công, lắp ráp thành phẩm cho khách hàng.
b. Sơ đồ chuỗi giá trị:
Chuỗi giá trị thường được mô hình hóa theo sơ đồ. Sơ đồ chuỗi giá trị của một sản phẩm hay một họ sản phẩm bao gồm dòng vật tư và dòng thông tin. Dòng vật tư biểu diễn các hoạt động chuyển đổi vật lý trong quá trình tiếp nhận nguyên vật liệu từ nhà cung cấp, gia công lắp ráp thành phẩm cho khách hàng. Dòng thông tin bao gồm các hoạt động quản lý thông tin nhằm kiểm soát dòng vật tư, trong quá trình tiếp nhận đơn hàng, hoạch định và điều động quá trình nhận nguyên liệu, sản xuất và giao hàng.
c. Phân tích chuỗi giá trị:
Sau khi xây dựng được chuỗi giá trị chúng ta cần phân tích chuỗi giá trị đó để phân loại được các hoạt động: hoạt động gia tăng giá trị và hoạt động không gia tăng giá trị. Hoạt động không gia tăng giá trị là các hoạt động lãng phí. Quá trình phân tích chuỗi giá trị sẽ giúp doanh nghiệp nhận dạng được các lãng phí, từ đó giảm thiểu hay loại bỏ được các lãng phí đó.
Nguyên tắc 3: Tạo dòng chảy
Sau khi xây dựng được chuỗi giá trị cùng những phân tích về nó, doanh nghiệp cần tạo cho chuỗi giá trị đó một dòng chảy liên tục. Dòng chảy liên tục ở đây thể hiện ở dòng chảy vật tư hay dịch vụ chảy liên tục không bị gián đoạn, ngắt quãng, xếp hàng, chờ đợi. Để tạo dòng chảy liên tục cho các bước gia tăng giá trị, chuỗi giá trị cần tập trung theo quan điểm của đối tượng hay sản phẩm là hàng hóa trong hệ thống chế tạo hay khách hàng trong hệ thống dịch vụ. Chuỗi giá trị nên được tổ chức theo quá trình hơn là theo chức năng.
Nguyên tắc 4: Kéo dòng chảy
Khi thiết lập dòng chảy vật tư, dòng chảy vật tư được kiểm soát theo hai phương pháp cơ bản là đẩy và kéo. Phương pháp đẩy, đẩy vật tư trên dòng chảy từ trước ra sau đến khi thành phẩm tới tay khách hàng. Phương pháp kéo thì ngược lại, kéo vật từ từ sau ra trước, bắt đầu từ nhu cầu của khách hàng. Nguyên tắc quản trị tinh gọn là sử dụng phương pháp kéo. Phương pháp kéo chỉ tạo ra sản phẩm khi có yêu cầu từ phía khách hàng cũng như từ công đoạn sau nó. Chính vì vậy nó tạo ra các sản phẩm cần thiết đáp ứng nhu cầu ngắn hạn của khách hàng, không sản xuất thừa. Hệ thống kéo giúp giảm lượng tồn kho. Một trong những lãng phí lớn nhất trong hệ thống bất kỳ là hàng tồn kho; hàng tồn kho giấu tất cả các vấn đề khác trong hệ thống của doanh nghiệp và gây ra rất nhiều lãng phí khác. Hàng tồn kho chiếm không gian, nó đòi hỏi phải sắp xếp, lưu trữ và vận chuyển, nó “ăn” vốn của doanh nghiệp rất lớn. Nó được thể hiện qua các nguyên nhân sau:
- Kiểm soát lỗi kém trong sản xuất theo lô: Khi sản xuất theo lô, sẽ có nhiều sản phẩm lỗi được tạo ra trước khi bị phát hiện ở công đoạn sản xuất tiếp theo. Ví dụ, nếu kích thước mỗi lô ở công đoạn in bao là ba ngàn bao trước khi chuyển cho công đoạn kế tiếp, đồng thời nhân viên kiểm phẩm không phát hiện được lỗi (do chỉ kiểm xác suất), sẽ có rất nhiều khả năng là vô số bao in lỗi được tạo ra trước khi sai sót được phát hiện ở công đoạn sản xuất kế tiếp.
- Hư hỏng và lãng phí do lưu kho và di chuyển: Một số lỗi phát sinh trong quá trình di chuyển và trong thời gian lưu kho. Ví dụ trong ngành sản xuất đồ gỗ, việc bán thành phẩm bị tăng độ ẩm do tiếp xúc với môi trường ẩm trong quá trình gia công cũng được xem là lỗi. Trong khi đó, việc lưu kho cần thêm lao động, năng lượng và mặt bằng.
- Trách nhiệm trực tiếp: Khi bán thành phẩm nằm chờ xử lý giữa các công đoạn sảnxuất, tức mất đi mối liên hệ trực tiếp giữa hai công đoạn. Công đoạn sau có rất ít khả năng phân biệt được một sản phẩm cụ thể do một công nhân hay nhóm nào sản xuất. Khi công nhân hay tổ ở công đoạn trước chịu trách nhiệm ít hơn sẽ càng có nhiều khả năng gây ra sản phẩm lỗi hay sai quy cách so với yêu cầu của khách hàng.
Ngược lại, việc bàn giao trực tiếp và sử dụng ngay vật tư bán thành phẩm bởi công đoạn theo sau sẽ giúp đảm bảo rằng công nhân hay tổ ở công đoạn trước nhận lãnh trách nhiệm hoàn toàn trong việc chỉ làm ra những sản phẩm tốt được công đoạn sau chấp nhận.
Việc giảm tối đa lượng tồn kho sẽ đem lại rất nhiều lợi ích cũng như giảm được lãng phí cho doanh nghiệp.
Người Nhật thường dùng hệ thống Kanban để sử dụng trong phương pháp sản xuất kéo. “Kanban” nghĩa là các thẻ được sử dụng để chuyển đổi giữa các phần trong sản xuất. Trong hệ thống Kanban, mỗi thẻ được sử dụng như một dấu hiệu đánh dấu cho từng phần cụ thể ngay từ đầu dòng sản xuất. Lượng công việc còn tồn tại và cần được giải quyết ngay, sau khi đã hoàn thành, thẻ được gỡ ra. (Mark L. Spearman, David L. Woodruff, và Wallace J.Hopp, 1990, CONWIP: a pull alternative to Kaban (PDF), vol. 28, no. 5, 879-894)
Nguyên tắc 5: Cải tiến liên tục hướng tới sự hoàn hảo
Nếu doanh nghiệp đạt được bốn bước đầu tiên họ sẽ đã ngăn chặn một số lượng lớn các lãng phí xuất hiện trong quá trình vận hành của doanh nghiệp. Giá trị của sản phẩm dịch vụ ngày càng được xác định một cách chính xác hơn. Tuy nhiên, với sự giúp đỡ và hỗ trợ của tất cả các nhân viên của doanh nghiệp, họ cần phải phấn đấu