CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CP CHẾ TẠO ĐIỆN CƠ HÀ NỘI
2.1. Giới thiệu về công ty
2.1.3. Thực trạng sản xuất của công ty dựa trên phân tích sơ đồ chuỗi giá trị
Từ phân tích lý thuyết về quản trị tinh gọn tại chương 1, để có sở sở cho việc áp dụng quản trị tinh gọn vào hoạt động sản xuất của công ty CP Chế tạo Điện cơ Hà Nội, dựa trên thực tiễn hiện tại của công ty, luận văn sẽ phân tích thực trạng các hoạt động tác nghiệp theo các yếu tố của công cụ quản trị tinh gọn được lựa chọn đó là: Sơ đồ chuỗi giá trị, 5S, Quản lý trực quan, Kaizen.
Trong đó, việc nghiên cứu được đánh giá dựa trên quan sát thực tế để xây dựng sơ đồ chuỗi giá trị và đánh giá dựa trên phiếu điều tra.
Ngoài các công cụ quản trị tinh gọn được khảo sát, phiếu điều tra còn đánh giá thực trạng nhận thức của ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên về quản trị tinh gọn.
Nghiên cứu thực tiễn áp dụng quản trị tinh gọn trong hoạt động sản xuất của công ty CP Chế tạo Điện cơ Hà Nội, điều đầu tiên đó là xây dựng sơ đồ chuỗi giá trị hiện tại của công ty (luồng tác nghiệp sản xuất), từ đó thấy được dòng chảy
luân chuyển của thông tin và sản phẩm trong quá trình triển khai sản xuất của công ty.
Thông qua sơ đồ chuỗi giá trị sẽ giúp xác định lãng phí trong quá trình hoạt động sản xuất và sau đó tìm ra phương pháp thích hợp để loại bỏ hoặc làm giảm thiểu lãng phí ở mức thấp nhất.
Sản phẩm chính của công ty bao gồm: động cơ điện và máy biến áp, dưới đây là hình ảnh nhà xưởng sản xuất của 02 loại sản phẩm chính trên:
Hình 2.4. Dây chuyền sản xuất động cơ điện và máy biến áp
Nguồn: Hồ sơ giới thiệu năng lực công ty HEM 2017
Trong phạm vi luận văn này, tác giả sẽ lựa chọn ra một chu trình hoạt động của Công ty đó là quá trình tác nghiệp sản xuất khi có đơn hàng và trên cơ sở đó sẽ sơ lược qua các phòng ban, xưởng sản xuất khác để đưa ra khái quát bức tranh hiện trạng của công ty khi chưa áp dụng quản trị tinh gọn, để từ đó có thể đưa ra các đánh giá, nhận xét về sự lãng phí trong quá trình hoạt động sản xuất của Công ty.
Sau đây tác giả sẽ sơ lược mô hình bố trí chuỗi giá trị hoạt động sản xuất của công ty và diễn giải quá trình chuyển giao thông tin yêu cầu khi xuất hiện nhu cầu của khách hang như sau:
Hình 2.5 Sơ đồ chuỗi giá trị hoạt động tác nghiệp sx tại Công ty
Nguồn: Tác giả tự nghiên cứu và đề xuất PKD
PKH
PKT
PKCS
Khối SX
Sản phẩm
Diễn giải chu trình chuỗi giá trị tác nghiệp sx
Hình 2.6 Sơ đồ chuỗi giá trị hoạt động tác nghiệp sx tại Công ty
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp
• Diễn giải chu trình chuỗi sơ đồ trên như sau:
- Khi xuất hiện nhu cầu khách hàng: Phòng Kinh doanh ( PKD) là đơn vị tiếp nhận thông tin nhu cầu và sẽ đàm phán với khách hàng về tiến độ giao nhận sản phẩm và các yêu cầu về chất lượng…
Khách hàng
PKH PTGDPT
Khối SX
Tổ vt
Xưởng cơ khí
Các xưởng sx khác
P. KCS Kho TP
Khối kỹ thuật
- Phòng Kinh doanh sẽ lập phiếu yêu cầu tác nghiệp sản xuất gửi cho Phòng kế hoạch (PKH)
- phiếu tác nghiệp này phải được phê duyệt của Phó tổng giám đốc phụ trách sản xuất.
- Phòng Kế hoạch căn cứ vào nội dung tác nghiệp từ Phòng kinh doanh sẽ lập lệnh sản xuất để gửi đến khối kỹ thuật, khối sản xuất, phòng quản lý chất lượng (PKCS) và tổ vật tư trực thuộc Phòng kinh doanh quản lý
- ->>> tất cả các lệnh trên từ PKH đều phải được ký duyệt từ PTGĐ phụ trách.
- Khối kỹ thuật căn cứ vào yêu cầu của sản phẩm để cung cấp bộ hồ sơ kỹ thuật sản xuất cho khối sản xuất và một số yêu cầu kiểm tra cho PKCS làm căn cứ kiểm tra toàn bộ diễn biến quá trình sản xuất.- toàn bộ hồ sơ kỹ thuật trước khi ban hành sản xuất phải được phê duyện PTGĐ phụ trách.
- Khối sản xuất căn cứ vào lệnh của Phòng kế hoạch và hồ sơ kỹ thuật để tiến hành sản xuất đáp ứng đúng các yêu cầu về chất lượng, tiến độ đã đề ra. Khi xong sản phẩm hoặc các bán thành phẩm tại từng công đoạn sản xuất phải có trách nhiệm báo cáo với bộ phận kiểm soát chất lượng được túc trực tại các xưởng sản xuất để kiểm tra đánh giá trước khi chuyển bước sản xuất tiếp theo.
- toàn bộ các quá trình chuyển giao thông tin và thực hiện yêu cầu theo các phiếu tác nghiệp ở trên, nếu có vướng mắc gì xảy ra thì đơn vị có vướng mắc phải có trách nhiệm báo cáo lại đơn vị cung cấp thông tin để giải quyết…
• Đánh giá chuỗi quá trình trên:
- Nhìn vào sơ đồ chuyển giao thông tin tác nghiệp sản xuất của công ty CP Chế tạo điện cơ Hà Nội từ khâu đầu đến khâu cuối chúng ta có thể nhận thấy ngay một số vấn đề sau đây:\
+ Phương thức thực hiện chuyển giao lệnh, thông tin quá lạc hậu, vẫn theo lề thói ngày trước khi còn là công ty nhà nước điều này sẽ dẫn đến rất nhiều rủi do lớn làm nguy cơ chậm tiến độ thực hiện công việc nếu chỉ cần một khâu nào đó chậm thông tin hoặc thất lạc thông tin…
Trong khi toàn bộ quá trình này chỉ cần thực hiện theo phần mềm máy
tính tại các bộ phận liên kết với nhau và đưa ra một nội quy sử dụng thông tin cũng như các mệnh lệnh trên. Nếu làm được việc này đảm bảo thời gian chuyên giao thông tin và bắt đầu đi vào sản xuất của công ty sẽ được rút ngắn hơn 50% quỹ thời gian mà công ty đang triển khai.
+ Năng lực của nhân viên Phòng kinh doanh khi tiếp nhận các yêu cầu của sản phẩm từ khách hàng, nếu nhân viên có năng lực không phù hợp thì toàn bộ các thông tin chuyển giao sẽ bị không chuẩn và dẫn đến khả năng cao việc sản phẩm không đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng.
+ Bên cạnh đó nhân viên Phòng kinh doanh hay nhân viên phòng kế hoạch cũng phải biết đánh giá hàng hóa tồn kho có phù hợp với yêu cầu mới hay không trước khi tiến hành các bước cho quá trình sản xuất.
Và thực tế điều này vẫn thường xuyên xảy ra trong quá trình hoạt động sản xuất của Công ty CP Chế tạo điện cơ hà nội và các kế hoạch đa phần là bị chậm tiến độ theo yêu cầu đặt ra.
+ Lãng phí thời gian của các bộ phận kể từ khi tiếp nhận thông tin từ Phòng kinh doanh, các yêu cầu chuyển giao bị lặp đi lặp lại nhiều lần trên cùng một nội dung yêu cầu ( chỉ khác nhau câu chữ và phom biểu yêu cầu từ các phòng ban chức năng khác nhau).
+Lãng phí về của cải vật chất: ở đây là văn phòng phẩm như giấy, mực in, máy tính…
+ Phòng kế hoạch ở đây đóng vai trò rất quan trọng vì chịu trách nhiệm xuyên suốt cả quá trình từ lúc tiếp nhận nhu cầu đến lúc ra sản phẩm vì thế trách nhiệm và năng lực của nhân viên Phòng kế hoạch nếu không phù hợp sẽ rất báo động cho quá trình hoạt động tại các đơn vị đằng sau.
Thực tế điều này thường xuyên xảy ra vì các khâu, các bộ phận luôn luôn phải chờ đợi thông tin từ Phòng kế hoạch cũng như năng lực xử lý các vướng mắc trong quá trình sản xuất.
Đó là các vấn đề tại khối phòng ban, còn đến khối sản xuất và Phòng kiểm tra chất lượng sản phẩm thì sao:?
Thực tế tác giả là người của Công ty nên hiểu rất rõ các vướng mắc trong
quá trình sản xuất cụ thể như:
+ Sự phối hợp giữa xưởng gia công cơ khí với các xưởng lắp ráp hoàn thiện sản phẩm và với PKCS là cả một vấn đề lớn, ở đây hoàn toàn phụ thuộc vào ý thức người thực hiện
--Với người công nhân thì là việc gia công không đảm bảo yêu cầu nhưng khi không có mặt PKCS thì lại có thể cho qua.
-- Với PKCS thì là việc năng lực của nhân viên KCS trong việc đánh giá kịp thời các lỗi sản phẩm và các xử lý các lỗi trên làm sao cho quá trình sản xuất phải được chạy liên tục
-- Với các xưởng lắp ráp hoàn thiện sản phẩm lại là vấn đề phối hợp của các khâu đầu vào từ Xưởng cơ khí, vật tư…và kiểm tra của kcs trước khi được nhập kho.
Sau đây tác giả cũng xin đưa ra một vài hình ảnh thực tế tại khối phòng ban và xưởng sản xuất để có thể hiểu rõ hơn vì sao chuỗi quá trình hoạt động sản xuất của HEM ở trên tưởng như rất thực tế và khép kín nhưng lại chứa nhiều rủi do làm lãng phí quá lớn cho công ty: ( theo phụ lục hình ảnh cuối luận văn)
Và các hình ảnh khác theo phụ lục đính kèm luận văn:
Thông qua sơ đồ chuỗi quá trình hoạt động và phân tích cùng các hình ảnh dẫn chứng ở trên, tác giả xin đưa ra bảng tổng hợp các lãng phí mà Công ty HEM đang gặp phải như sau:
bảng 2.3: tổng hợp các lãng phí tại chuỗi giá trị hoạt động tác nghiệp sản xuất của công ty
TT Đơn vị Lãng phí Nguyên nhân
1 PTGĐ - Chỉ đạo không tập chung một đầu mối mà dàn trải tất cả các đơn vị dẫn đến việc trùng lặp và ảnh hưởng đến các bộ phận chuyên môn
- Tư duy quản lý không phù hợp do lo lắng các bộ phận chức năng không hoàn thành nhiệm vụ 2 PKD - Nhân viên kd chờ đợi thông tin từ khách
hàng nếu không có sự chủ động trong công việc.
- Chờ đợi các đơn vị triển khai công việc sau khi tác nghiệp .
- Thời gian di chuyển của nhân viên khi phải đi trình ký và phát thông tin đến pKH…
- Tốn kém về giấy in và mực in.
- Ảnh hưởng đến sản phẩm nếu thông tin cung cấp không đầy đủ và chính xác
- Dư thừa sản phẩm nếu không biết cách
- Do chưa có tâm thế và khái niệm về tư duy 5S nên sắp xếp công việc không khoa học.
- Không quan tâm đến hiệu quả công việc nên không để ý đến các lãng phí vô hình, hữu hình của chính nhân viên
kiểm tra tồn kho trong các công việc triển khai hàng ngày.
- Qua đặc tính
‘sạch sẽ” mà gây ra các lãng phí của việc di chuyển, chờ đợi và thao tác thừa…
3 PKH - Tồn tại các biểu hiện lãng phí giống như PKD
- Một nhân viên sẽ phải có đủ trình độ để sắp xếp và xử lý các công việc, luồng thông tin khi triển khai công việc
- Dễ xảy ra tình trạng chậm tiến độ nếu không chuyển giao kịp thời các thôn tin tác nghiệm và kiểm tra tình trạng bán thành phẩm.
- Tác nghiệp không rõ rang dễ làm cho xưởng trung gian như XCK tự động triển khai các BTP nhiều hơn thực tế cần.
- Như trên
4 PKCS, PKTH
Tồn tại các biểu hiện trên và có thêm:
- Chậm tiến độ sản xuất nếu không kịp thời phát hiện các sai hỏng không đúng
- Kiểm tra không đúng, đủ tiêu chí…
- Như trên và có bổ xung them cho khối sx ở việc thao tác và sửa sai của người công nhân…
5 Khối sản xuất
Các biểu hiện ở trên. Và có bổ sung thêm các lãng phí trong quá trình sản xuất như:
- Di chuyển thừa của công nhân khi phải tránh do vướng mặt bằng.
- Chờ đợi các khâu, công đoạn trong sx không hợp lý hoặc bị sai hỏng
- Tốn kém điện chạy máy móc khi phải chờ đợi
- Chậm tiến độ…
- Như trên và có bổ xung them cho khối sx ở việc thao tác và sửa sai của người công nhân…
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp