NGHỆ THUẬT KHÁC
Không ai dạy được bạn, ngoài sự tê nhị và trái tim bạn. Không gì khó chịu hơn một người nói miệng không nghĩ, về tất cả các loại để tài, các thứ phù phiếm, nhạt nhẽo, như một vòi nước không ngừng chảy. c ầ n phải dành một thời gian im lặng, suy nghĩ, lắng đọng cho người khác và bán thân. Thật là một sự thử thách lớn khi phải sống cùng một người (thường l ạ i là nữ) nói nhiều nói dai.
Người thực sự lịch thiệp thì không bao giò đặt câu hỏi.
Tuy nhiên, trong cuộc sống, thường có lúc phải vi phạm.
Nêu vậy, bạn hãy hỏi một cách trực tiếp và giản dị, không sỗ sàng, xem như đó là một điểu cần quan tâm chứ không phải do tò mò. Nói chung, người ta ưa nói vế mình, kể tối chi t i ế t riêng nhỏ nhất (đó là t h à n h công của các giáo sư và bác sỹ). Dù vậy, hãy cẩn thận! Bạn chớ đặt các câu hỏi kỳ cục, nhất là khi nói tới các n h â n vật quan trọng. Trong lúc chuyện trò, bạn đừng bắt chiếc các bà già tò mò, ngọ nguậy như cái chuông nhỏ, miệng không ngớt hỏi mọi việc không đâu vào đâu, và lặp đi lặp l ạ i không mệt mỏi, cho tối khi được thỏa mãn mới thôi.
Lúc trả lời cũng phải giản dị và trực tiêp như lúc hỏi.
Kèm theo đó một vài từ lễ phép, giảm nhẹ sự khô khan.
Không cần đáp l ạ i các câu hỏi t h ă m theo lễ phép xã giao, như "chào ông, ông t h ế nào".
Người ta chỉ cần nói "tốt hay r ấ t tốt. cảm ớn nnơ"
Ũr\itơ*\CỊ 5: Thuật ứng XIỈ lê pkép văn minh teong. 97 Thông thường, người ta chấp nhận bất cứ ai cũng được đặt câu hỏi, lắm khi một cách máy móc, không quan tâm đến câu trả lời.
Nguồn gốc, trình độ học vấn, sự tinh t ế của một người, thể hiện qua lời l ẽ , giọng nói anh ta.
Nêu bạn có thô âm quá rõ, cô bỏ đi vì nó không tốt hơn giọng chính cống của người Thủ đô. Một chút cố gắng sẽ giúp bạn khắc phục tật uốn lưỡi hoặc kéo dài một sô vần, giúp bạn không nói dốc, không lặp lại nhiều lần một số từ, dùng đi dùng l ạ i một số nguyên âm. Các giáo sư về p h á t âm đâu chỉ dành riêng cho các diễn viên tương lai...
Tính thô bạo tồn t ạ i trong cách phát biểu hay trong dùng từ qua giọng nói. Một người có giáo dục, có thê trau chuốt cách nói, hớn nữa, anh ta chọn từ được chấp nhận nhất, nói theo cách có "ngoặc kép" đế không nhầm lẫn với cách nói bình thường. Biết cách uôn giọng và dùng âm điệu còn có lợi khi biên một câu nói sông sượng t h à n h dễ lọt tai. Đặc biệt khi nói chuyện, bạn cô gắng dùng đúng văn phạm; dùng sai các t h à n h ngữ, còn tệ hơn dùng một sô từ thô lỗ...
Bởi vậy lời nói không mất tiên mua mà còn mua được tất cả. Lời nói mà xuất phát từ động cơ trong sáng, vô tư xây dựng, như gợi ý nhau tìm kê sách mưu sinh cuộc sống, khuyên bảo nhau làm điểu n h â n nghĩa, chỉ bảo nhau sống có tình cảm chân t h à n h , vì bạn bè mà nhiệt tình, hết m ì n h
98 Văn \\óa giao dịch Bùn điện vì bạn bè thì đẹp đẽ vô cùng, người nói trở t h à n h ân nhân, lòi nói là khuôn vàng thước ngọc. Nhưng không ít kẻ có những lời nói châm biếm khiêu khích, kiêu ngạo thậm chí còn xuyên tạc dựng chuyện vu không, gây nên hiểu lầm, ly gián, chia rẽ, mất đoàn kết trong cộng đồng của cơ quan hay xóm làng, phô phướng. Loại lòi nói này thì không phải là khuôn vàng thước ngọc mà lời nói này là ngậm lửa phun ngươi - cho nên tục ngữ có câu: "Gươm dao đâm nhau lâu ngày t h à n h sẹo, còn lòi nói đâm nhau hận suốt đời".
Từ đó mà có thể thấy thuật giao tiếp lễ phép lịch sự là một khoa học và là nghệ thuật, phải luôn học hỏi trau dồi nó, phải xuất phát từ lương t r i , sự vô tư, trong sáng, chân thành, khiêm tốn thì tạo cho ta ngày càng thêm bạn bè đông vui và cuộc đời thanh thản vui tươi, đưa ta đến thành công trong mọi tình thê.
ci\ưcýng ó: Xkuợt giao dịch... gặp gỡ bạn bè 99
C h ư ơ n g 6
T H U Ậ T G I A O D Ị C H x ử T H Ê CỎ V Ã N H Ó A T R O N G C Á C c u ộ c
GẶP GỠ B A N B È
Làm việc gì ta phải nghĩ, phải nhớ đèn tương lai về sau vì hậu quả thương yêu hay ghét bỏ, quý trọng hay xem chừng đêu là do quá khứ và hiện t ạ i mà ta đê l ạ i cả. Do vậy muôn có người giúp mình lúc vận rủi , ta phải trọng họ lúc vận may. Lúc hoạn nạn mới mong tìm được bạn tốt. ơ đời người nghĩa không dôi mình, người liêm không lấy bậy.
Ta biết ở trong thê gian này chả có gì mèm bằng nước, thê nhưng nó to vô hạn, sâu vô cùng. Những điêu ta biết chỉ là một giọt nước, còn các điêu chúng ta chưa biết thì cả một đại dương. Mọi người thường nói đế n quyền lợi, ít hoặc quên không mấy ai nói đèn bôn phận trách nhiệm. Xưa nay là như t h ế . Vậy phong tục là thói quen lâu đòi theo n ề nếp đã lan t r u y ề n rộng rãi trong mọi sinh hoạt xã hội, nó rất phong phú đa dạng. Phong tục có loại ăn sâu bám rễ trong n h â n dân r ấ t bên chặt có sức mạnh hơn cả đạo luật, pháp lệnh, nhất là các phong tục của các tôn giáo, các sắc tộc, các bộ tộc, các màu da...
100 Văn kóa giao dịch Bui* điện Một cuộc cách mạng thay đổi chính thể một cách nhanh chóng, tiêp theo là hàng loạt hệ thống từ quy định pháp luật được thay thê ngay, còn phong tục thì biên đổi theo trào lưu xã hội nhưng nó rất chậm chạp. Có thể một số phong tục hay, họ khó bỏ được mà cứ duy trì, còn những tập tục dở không phù hợp thì dần dần biến mất, như phụ nữ phải nhuộm răng đen, xâu tai, nam giới để búi tóc, đóng khố, áo the dài khăn đóng đen...
Tất nhiên bản thân mỗi con người phải sông, giao thiệp, hòa nhập với cộng đồng xã hội, còn kiêu cách lai căng, trái với phong tục, bản sắc dân tộc, trái vối con mắt của đông đảo n h â n dân, thì sẽ bị chê cười, phê phán và tất nhiên sẽ bị đào thải.
Ngày nay những phong cách giao tiếp mới đang thu hút mạnh sự chú ý của các tầng lớp xã hội: từ những người bán hàng, các nhà giáo, các nhà kinh doanh, các nhà ngoại giao, kể cả những người lãnh đạo quản lý các cấp, mọi người đểu thấy xã hội ngày càng văn minh thì phong cách giao thiệp khoa học lịch sự là r ấ t cần thiết, bổ ích, đẹp đẽ.
BỞI vì nó có hiệu quả rất lớn trong việc lý giải tại sao chúng ta l ạ i gặp phải quá nhiêu vấn đề, k h i trôi chảy, khi trục trặc trong khi giao thiệp vối các đối tác, kê cả vói anh em, bạn bè đồng nghiệp, đồng bào.
Trong công tác quản trị, biết tiếp xúc ứng xử vối cấp dưới kịp thòi và đúng lúc, đê nhận thông tin mới của họ và
chương ói Thuật 9 ' ° ° dịch... gặp gỡ hạn bè l o i truyền đạt cho họ thông tin cần t h i ế t là một việc làm không thê thiêu được.
Không phải hàng tuần mà là h à n g ngày cần sắp xếp thòi gian thích đáng cho việc tiếp xúc, gặp gỡ trực tiếp.
Một cuộc tiếp xúc gặp gỡ trực tiếp có kết quả tốt, khi mà người quản lý nắm vững các nguyên tắc đôi xử với con ngưòi các khả n ă n g tính nết của con ngươi và có chuẩn bị tốt cho cuộc tọa đàm.
Từ tập quán tốt đẹp cả dân tộc ta xưa nay, có thể rút ra từ một nguyên tắc đối xử vối con người như sau:
ì. LUÔN LUÔN TÔN TRỌNG NHÂN CÁCH PHÀM GIÁ CON NGƯỜI
- Dù là ở cấp bậc nào cũng phải làm theo chân lý luật pháp.
- Việc mình đôi xử với họ cũng giông như mình muôn họ đối xử với mình. c ầ n có sự thông cảm vói cả tấm lòng chân tình của mình. Điêu ta không muốn thì họ cũng vậy.
- Thực sự quan tâm đến họ vói tình thương yêu, săn sóc t h â n tình.
- B i ế t đối xử riêng với từng cá n h â n vì mỗi người có một đặc tính t â m lý riêng.
- Không chỉ nói mà phải làm gương.
102 Văn Kóa giao dịch Bưu điên - Hiêu được tâm tư nguyện vọng của họ, đặt mình vào địa vị mà xem xét.
- Phải thuyết phục đê họ hiểu mục tiêu chung, các bước đi đến mục tiêu, tạo cho họ có một t ầ m nhìn lớn, rộng hơn, đê có được lòng tự giác h à n h động vì mục tiêu chung đó.
- Phải chặt chẽ vê nguyên tắc đồng thời mềm dẻo về phương pháp.
- Phải "tiết kiệm" trong việc dùng quyên lực của mình khi chưa thuyết phục mà đã ra lệnh là bất lực. Tạo nên sự mèn phục hơn là sự sợ hãi. Khuyên khích cổ vũ hơn là bị ép buộc.
- Đã quyêt định phải dứt khoát kiên quyết. Biết thi h à n h kỷ luật và cũng biết nhận sai sót của mình.
- Luôn luôn nêu cao vai trò đoàn kết, công bằng thắng thắn tạo nên bầu không khí lành mạnh, tin cậy lẫn nhau trong tập thể. Thành tích chung là của tập thể, hết sức t r á n h quy công tập thê vê cho cá n h â n mình.
Vun đắp xây dựng cho tập thê t h à n h một ê kíp mạnh, ăn ý bô sung kiên thức cho nhau. Khi gặp sai tự mình nhận trước. N h â n viên làm sai, thủ trưởng cần xét l ạ i chủ trương của mình. Nghiêm khắc với sự việc sai, song vẫn nên ân cần vối người có khuyết điểm.
Chương ó: Xkuột giao dịch... gặp gỡ bợn bè 103 Về khả n ă n g và tính nết con người trong cuộc sông có thê thuộc vào một trong các dạng người như sau:
- Luôn tin tưởng ở cộng sự, ở đồng đội, dễ nhập cuộc.
- Thích duy trì trật tự kỷ luật và có n ề nếp tốt nghiêm nghị.
- Thường yêu đuối, do dự và sớm thỏa mãn, mau dao động.
- Thường khô khan, hẹp hòi, chủ quan, hiếu thắng.
máy móc.
a) Người luôn luôn tin tưởng ở cộng sự, ở đồng đội sẽ tạo cho cộng sự một sự tin tưởng đúng mức, hứng thú vui vẻ làm việc, có lòng tin, có tính độc lập, có ý thức trách nhiệm, làm việc có sáng tạo, môi trường cuộc sông lành mạnh, dễ hòa hợp tôn trọng lẫn nhau, tự giác hợp tác với nhau và n â n g cao hiệu suất công tác.
b) Người thích duy trì trật tự kỷ luật sẽ tạo ra được một sự t r ậ t tự và kỷ luật đúng mức, có cách nhìn toàn diện, có cô gắng điêu hòa, phôi hợp được hoạt động, bảo đảm an toàn chất lượng công tác, nghiêm nghị nể nếp.
c) Người thường yêu đuôi và do dự, chính là hậu quả của n ă n g lực trình độ thực t iễn dẫn đến sự buông lỏng.
Không dám nhận xét, phê phán, không p h â n rõ phải trái, không nhìn vấn đề một cách tổng quát, hạn chế tính s á n g
104 Văn hóa giao dịch Hun điện tạo và đê công việc "nước chảy bèo trôi". Thậm chí dẫn đến mất t r ậ t tự, hỗn loạn, cẩu thả, gây ngờ vực lẫn nhau. Đối với cáp trên thì e dè, sợ sệt, đối với đơn vị bạn thì khô khan, hờ hững, dẫm chân lên họ. Đối với cấp đuối thì mất lòng tin, thiêu gần gũi, dẫn đến cơ quan mất đoàn kết, năng suất làm việc giảm sút.
d) Người thường khô khan hẹp hòi, hiếu thắng chính là hậu quả của sự cứng nhắc, cực đoan, tập trung, bao biện thiêu bình tĩnh, thiêu khách quan. Đối với cấp trên thì lại khéo léo, lẩn t r á n h nịnh hót. Đôi vối đơn vị thì cục bộ hẹp hòi. Đối VỚI cấp dưới gây ra sự nản lòng, thiếu hứng thú, chán ngán (muôn xin đi nơi khác), tài năng mai một, dẫn đến cơ quan ngày một sút kém, không phát triển được.
Tóm l ạ i , thực t iễn là phong phú, con người thật là đa dạng, cho nén người t hủ trưởng về nguyên tắc cư xử là:
"Tự do trong t r ậ t tự và kỷ luật"
"Trật tự và kỷ luật trong tự do"
Hay nói cách khác "tập trung trên nền tảng dân chủ và dán chủ dưới sự chỉ đạo tập trung".
Trong công tác, có hai trường hợp của sự tiếp xúc gặp gỡ là khi người lãnh đạo để xuất và triệu tập tỏi, hoặc khi ngươi yêu cầu gặp gỡ có nguyện vọng.
Cuộc tiếp xúc gặp gỡ thường phải qua trình tự tám bước. Bảo đảm nguyên tắc nhất định, cố gắng tạo ra các
chương ó: ~C[\uạỶ giao dịch.... gặp gỡ bạn bè 105 điểu kiện tiên quyết tốt nhất, tạo ra không khí ban đầu dê chịu, chủ động hoàn toàn trong trao đôi và cần phát biêu ý kiên kết thúc.
li. TRÌNH Tự TÁM BƯỚC BAO GOM CÁC VIỆC
1. Đã tư duy được hoặc phán đoán được hoặc xác định được mục đích buổi gặp.
2. Có k ế hoạch tọa đàm, chú ý cả hình thức tọa đàm...
3. Chọn địa điểm phù hợp. Đó là hiện trường, là bàn giấy, là phòng họp...
4. Những nội dung cần suy nghĩ trước để tọa đàm trong bầu không khí cỏi mỏ, hiểu biết lẫn nhau.
5. Dự kiên được tiên trình diễn biên buổi tọa đàm.
6. K ế t luận buổi tọa đàm.
7. Tổ chức l ạ i nếu cần, trên cơ sở có sự thỏa thuận.
8. Bảo đảm các nguyên tắc nhất định, cụ thể làm cho cuộc nói chuyện phải là giữa hai người chứ không phải là
"cuộc nói chuyện một người". Biết nghe đồng thời phải b i ế t học tập họ. Biết tôn trọng n h â n phẩm của họ vì tính nét mỗi người một khác. Biết thẳng thắn, độ lượng, ân cần, đồng thời phải tỏ ra t ế nhị, khiêm tốn.
Cố gắng tạo ra các điều kiện tiên quyết thật tốt như là:
bố trí đủ thời gian trao đổi, không bị quấy rầy bởi việc gì khác bố trí g h ế ngồi thuận tiện và thoải mái dễ chịu nhất.
106 Văn hóa giao dịch Ì5ưu điện Không khí gặp gỡ ban đầu phải là bầu không khí chân tình, không được khách sáo. Đi vào công việc mà không cần trình bày rườm rà, dài dòng.
Trong quá trình tiếp xúc gặp gỡ chủ động hoàn toàn, phải luôn điêu khiển, chỉnh l ạ i vấn đề vào mục tiêu cần đạt. Phải cho người đó nói hết suy nghĩ của họ nhất là điều mà họ cho là quan trọng. Phải hướng sự phát triển của câu chuyện bằng các nhận xét đúng, bằng các câu hỏi đặt ra thích hợp. Phải giữ thái độ khách quan, kiên nhẫn lắng nghe trong mọi hoàn cảnh, luôn luôn phải tỏ ra bình tĩnh, tự chủ lòng mình.
Lúc nói hay trả lòi càng rõ ràng, càng tốt, để tránh sự hiếu nhầm. Phải tranh t hủ sự ủng hộ, tìm sự đồng tình không có nghĩa buộc mình phải tán t h à n h ý kiên của họ.
Vê phát biêu kết thúc cuộc tiếp xúc và gặp gỡ là rất cần thiêt. Phải sao cho ngắn gọn thê hiện k ế t quả tiếp thu được trên cơ sở họ cũng thỏa thuận được. Khi phải từ chối điều gì cần phải nêu được lý do và tranh thủ được sự thông cảm của họ. Thậm chí trao đổi không hể mang lại một kết quả nào đi nữa thì mình vẫn phải xử sự hết sức thân mật.
Sau đó cần thiết có thê hẹn gặp vào dịp khác.
Nói chung, bài học cd bản của người lãnh đạo trong tiêp xúc và gặp gỡ chính là sự tận tâm thực sự của người lãnh đạo đến nội dung sự việc và cả đối với cá nhân họ nữa.
CKuơng ó: ~C]r\uậị giao dịch"- gặp g9 bạn bè 107 HI. VẾ ĐÁNH GIÁ PHẨM CHÁT CHÍNH TRỊ
VÀ PHẨM CHẤT CÔNG TÁC
Những cứ liệu khách quan nhất, quyết định nhất và không thê bác bỏ được vê cá tính con người là những h à n h động và hành vi thực của nó.
"Phán đoán vê con người không nên theo hình dáng, bộ điệu khoác bên ngoài, không nên theo cái tên nghe r ấ t kêu mà họ tự đặt cho mình, mà căn cứ vào chỗ họ h à n h động như thê nào và trên thực t ế họ đang tuyên t r u y ề n cho cái gì...".
Chính dựa vào hành vi mà chúng ta phán đoán khuynh hướng quan điểm và hoạt động lao động của con người.
Những tiêu chuẩn vé khuynh hướng đạo đức chính trị của một cá n h â n là:
- Quan điếm tư tương - Tính hướng đích - Tính nguyên tắc
Những phong cách mối ấy ở mỗi con người đều có một trong ba trạng thái đê quy nạp cất giữ vào sự hiểu biết của con người. Chúng ta sống trong một thê giới phong phú về hình ảnh, â m thanh và ấn tượng thì mỗi chúng ta cũng ghi nhớ và kê l ạ i sự hiểu biết của chúng ta bằng hình ảnh, âm thanh hay ấ n tượng.
108 Văn hóa giao dịck Bàu điện Trong thực t ế ba loại đặc trưng ấy, môi con người thể hiện đậm nét nhất là một thể loại trong ba thể loại dưới đây:
Loai sớ trường nhìn: Thường dùng các từ ngữ nhu nhìn, hình ảnh, rõ ràng, tôi tăm, xem, hiện ra, hình dung cho xem. minh hoạt...
Loại sở trường nghe: Thường dùng các từ ngữ như nghe, nghe thấy, kê, thì thầm, nói với, nói, giao hưởng, nhận xét, nói cách khác, hãy hỏi mình,...
Loại sở trường ân tượng (hay cảm xúc): Thường dùng các từ ngữ như cảm thấy, thỏa mãn, theo đuôi, hiếu thấu, tiếp xúc vối, đạt tới, vững vàng, đối xử, có quan hệ vối gây ấn tượng cho bạn không nhạy bén, bị gò ép...
Phần lớn loại người sở trường là nhìn, loại nghe ít hơn. Một số điểm cần lưu ý trong quá trình thực hiện việc giao thiệp:
1. Giao thiệp bằng văn bản giây tờ
Giấy tờ vãn bản thư tín là công cụ giao thiệp rất cần thiết trong đòi sống và công tác hàng ngày. Con người luôn luôn muốn mỏ rộng sự giao thiệp để thu nhận thông tin mới, như trao đỏi văn bản, thư tín, nghe nói điện thoại, điện tín fax. Nhưng khi trao đôi chúng ta cần chú ý một số điếm đê tỏ ra con người có văn hóa, văn minh, lịch thiệp.