Trong hội đàm là phải nghe, phải nói, phải trả lời, quảng cáo, thách đố, trả giá, đi đến thỏa thuận và có những lúc gặp phải b ế tắc. T ấ t cả các giai đoạn đó đều phải có kinh nghiệm, có nghệ thuật, phải khôn khéo, tinh đời và có k i ế n thức.
138 Vòm kóa giao dịck Bùn cíìêh 2. Trước hết là nghe: Biết được cách nghe trong hội đàm là một khoa học trong giao thiệp, một k i ế n thức cú bản trong hội đàm. Nghe trong hội đàm có mấy quá trình:
- Có thê thỏa m ã n nhu cầu của đối phương, ta chú ý nghe người nói, thể hiện ta biết tôn trọng người khác và có thê thỏa mãn nhu cầu và lòng tự trọng của đối tác.
- Cố gắng biết được bối cảnh, thời gian quyền lợi và nhu cầu của đối tác để tìm cách khéo léo giành phần thắng lợi.
- Nhận định xem đối tác đã thật sự hiểu mục đích của ta chưa, hiểu đúng hay hiểu sai lệch.
- Tạo các điều kiện để có thể làm cho quan hệ giữa hai bên gần gũi, gắn bó hơn.
Nghe ngươi khác nói quả là một môn nghệ thuật, vậy làm t h ế nào để nâng cao nghệ thuật ấy trong hội đàm?
- Hãy loại bỏ t ấ t cả những gì bên ngoài làm cho ta phân t á n tư tưởng, đừng để ý máy điêu hoa kêu, các quạt quay, người ra kẻ vào. Hãy quên đi các công việc còn tồn t ạ i trong cớ quan. Mắt phải nhìn vào phía đối tác và gật đầu ra hiệu cho đối tác nói tiếp. Ta phải ngồi thoải mái, tập trung tư tưởng, không cần nói, họ cũng biết rằng ta đang nghe r ấ t chăm chú.
- K h i đế n lượt ta phát biêu, đừng nghĩ r ă n g ta có thê p h á t biểu suốt, mà phải nhường cho người khác cơ hội
chương 71 Tkuột giao dịch nả tkế... két Kợp đồng 139 phát biểu. Chó nên nghĩ rằng trong khi xã giao nói càng nhiều càng có lợi. Giúp đỗi phương nói tiếp, như xen vào câu: thật ư, t h ế ạ, xin bạn tiếp tục cho. c ầ n phải lắng nghe ý kiến ngoài l ề , ngoài h à n h lang của buổi hội đàm để nhận định đúng ý đồ k h ả năng của đối tác để có hưống tiếp tục đi tới mục tiêu.
2. Nói và trả lời trong hội đàm: Người cử đi hội đàm thường có t â m lý lo ngại làm sao để khi trả lời không bị hò hênh - do đó bạn phải biết kéo dài thòi gian như nhũng lúc đối tác nêu vấn đề, bạn đừng trả lời ngay mặc dù bạn đã rõ, bạn có thể hỏi l ạ i đối tác một cách lịch sự, xin lỗi đoạn ông mới nói tôi chưa nghe rõ, xin ông nhắc l ạ i ; khi đối tác nhắc l ạ i một l ầ n nữa thì sự thu nhận, tư duy của bạn đã chín chắn, súc tích đầy đủ hơn câu trả lời mà bạn định nói trước đó. Thêm vào nữa, bạn còn phải biết đánh trông lảng, ví dụ đối tác nêu vấn đề về chất lượng sản phẩm, về giá cả, về vốn, về sản phẩm t r u y ề n thống v.v... của phía bạn, thì bạn cần đánh trống lảng, dẫn dắt vấn đề của bạn sang huống khác, hoặc khéo léo biện bạch có lý có l ẽ để khỏi gây hoài nghi của đối tác, đổng thòi bạn hỏi l ạ i đối tác nếu thấy trả lòi chưa tiện, chưa có lợi, như t h ế để rõ dần quan điểm của đối tác - N ế u gặp vấn đề hóc b ú a , phức tạp thì bạn đừng trả lòi khẳng định hay phủ định, mà bạn có thể mập mà, mập mờ, vòng vo sang vấn đề khác. Còn đối tác nêu lên n h i ề u câu hỏi thì trong đó, có câu bạn không
140 Văn Wóa giao dịek Bui* điện t h ế nói ra được vì nhiêu lý do, thì bạn chỉ có t h ế trả lòi một số câu - sô câu còn l ạ i bạn lảng tránh, tùy cơ ứng biên trong khuôn khô nguyên tắc, cũng có thê làm động tác đi ra ngoài, nhún vai, v.v...
VU. VẤN ĐỂ CỦA GIÁ CẢ VÀ BÊ TÁC TRONG HỘI ĐÀM Người bán nêu giá cao và kiên quyết đến cùng thì thưởng thu được két quả tốt, trong trường hợp đó bên bán phải nắm chắc thông tin của bên mua có yêu cầu cấp bách, dù cao cũng phải mua, nhưng cuộc hội đàm không bị đổ vỡ, thất bại. Còn bên nào nhượng bộ trước các nội dung, vấn đê quan trọng thì bên đó bị thiệt. Nêu không báo cho bên mua giá t h à n h đã tính toán thì mau đi đến thông nhất thỏa thuận, nhưng đã là mua bán thì phải nghĩ đến lòi lãi, cho n ê n bên b á n bao giò cũng nêu giá cao và nhượng bộ chậm, còn bên mua thì bao giờ cũng có lý do đê hạ giá xuồng và trả giá thấp. Nêu bên mua lần đầu mà trả giá tương đôi gần giá thách thì sẽ làm cho bên b á n kìm giữ giá thách, sẽ giảm xuồng rất chậm, làm cho bên mua khó khản, đôi khi bê tắc phải chịu mua vối giá cao mà khôn khéo thì chưa đến giá đó.
V ậ n dụng bí quyết t r ê n , b ê n b á n lúc đầu thì phải nêu giá cao và nhượng bộ chậm - ngược l ạ i bên mua. Còn đạt được k ế t quả nhanh quá trong hội đàm là có h ạ i cho cả hai bên.
Chương 7: x k u ộ t giao dịch xtỉ tkế... |<ý kết Kợp đồng 141
Trong quá trình hội đàm thường xuất hiện những bê tắc như tranh cãi nhau, tự ái nhau, bỏ đi, ảnh hưởng đến hội đàm kéo dài thời gian - nêu xảy ra những diễn biên trên ta khắc phục bằng cách: giải quyết cái chung trước, cái cụ thê sau, cái dễ trưốc, cái khó sau, cho nên khi vào hội đàm ta phải phân tích đánh giá đầy đủ quan điếm, nhu cầu, thực tê của hai bên và các vấn đê có thể nảy sinh - còn các vấn để cần giải quyết thì bao giờ cũng giải quyết vấn đê đơn giản, dễ dàng trước, vấn đê khó khăn phức tạp giải quyết sau, làm như vậy đê tạo bầu không khí thuận lợi trong quá trình hội đàm. Tiếp theo, ta biết có vấn đề đưa ra đôi tác có thê khó chấp nhận, nên tìm cách tiếp cận dần dần từ nhiều phía và phải vòng vèo đến t i ế n lên chọn cái đồng nhất đê xử lý trước, các bất đồng lùi l ạ i sau. Nêu không làm như vậy là bạn đã đi vào bụi rậm không lôi ra dẫn đến tan vỡ. Trường hợp cả hai bên khăng khăng giữ nguyên ý kiên của mình, không chịu nhượng bộ, đàm p h á n bế tắc, nên tạm thời dừng đàm phán, đi giải trí, đi tìm hiểu địa phương sở t ạ i , đi nghỉ, đi tham quan... để hai bên bình tĩnh l ạ i và mỗi bên đều thấy phải có n h â n nhượng thì mối trở l ạ i hội đàm và nhờ vậy mà khỏi tan vỡ, đạt được kết quả dự định. Thực t ế t h ế giới ngày nay các hội đàm giữa Nhật Bản - Mỹ, Trung Quốc - Mỹ, T r i ề u Tiên - Mỹ là rất gay cấn, căng thẳng, bên nào cũng dọa sẽ tan vỡ, không n h â n nhượng, n h ư n g đế n giờ phút cuối cùng của ngày cuối cùng mới thỏa thuận được.
142 Văn hóa ai ao dịch Bnu điện VUI. KÝ KẾT HỢP ĐỒNG
Khi đã đi đến thỏa thuận bằng giấy tò, hai bên đã bàn bạc ký tắt bản nháp và viết l ạ i , in ấn để ký chính thức, đó là việc tất yếu phải làm để hoàn tất cuộc hội đàm.
Bên bán phải cần nêu ra cụ thể các nội dung chủ yêu trong hợp đồng là: nhu cầu về chủng loại, số lượng, chất lượng, giá cả, địa điểm giao hàng, thòi gian giao hàng, trách nhiệm, quyền lợi, nghĩa vụ của hai bên.
Bên mua phải ghi rõ chấp nhận đề nghị bán nêu ra như: đồng ý mua hàng gì của đối phương, số lượng, thòi gian, giá cả thanh toán...
Hai bên rà đi rà l ạ i đê xác định số lượng và chất lượng h à n g hóa, giá cả thanh toán, thòi gian gửi hàng, cách thức đóng gói, vận chuyển, địa điểm giao hàng, t i ề n phạt nếu vi phạm hợp đồng. V i ế t nội dung thỏa thuận t h à n h văn bản hợp đồng. Hợp đồng phải do người có tư cách pháp nhân của hai bên ký đóng dấu, cuối cùng đến phòng công chứng làm t hủ tục pháp lý hoặc chò cấp trên phê duyệt nếu loại bỏ hợp đồng cỡ lớn.
Bản hợp đồng mẫu nhiêu loại, nhưng đạ i ý tương tự nhau trên một sô nội dung: Đầu đề hợp đồng phải rõ ràng - nói rõ nội dung tính chất hợp đồng, như hợp đồng sản xuất tiêu t h ụ gì? Hợp đồng khoán công trình? Hớp đồng nhập k hẩu hoặc xuất khẩu t h i ế t bị máy móc gì?... Văn bản ghi
Chương 7i Thuật giao dịek nã tkế... ký kết Kợp đồng 143
rõ hai phần chính: tên đơn vị, người đại diện bên A, và bên B tiếp đến là mục đích ký hợp đồng và những nội dung như đã nói trên - viêt ngắn gọn đủ nghĩa, những điểu thỏa thuận phải ghi tỉ mỉ, sau cùng là ký tên đóng dấu - công chứng hoặc phê duyệt - kèm theo hợp đồng có những gì:
bản thiết kế, bản thuyết minh, số trang của chúng - nói chung nội dung hợp đồng phải phù hợp vói chính sách pháp luật Nhà nước, đúng văn phạm, rõ ràng, sạch đẹp.
Tiếp đó theo thông l ệ là bên b á n có lời mòi bên mua dự buổi "kết quả hội đàm", khoản chi phí này bên bán đã có sẵn trong kê hoạch chi về quảng cáo, marketing, thậm chí có cả "phong bao" quà tặng cho bên mua để giữ chân bạn hàng. Ngược l ạ i lâu nay khi ký xong hoặc đã t ạ m thống nhất, bên mua đã gài giấy mời t ố i nay t hủ trưởng chúng tôi chiêu đãi, thê là làm ngược, họ đâu có yêu đất nước anh mà là họ yêu lợi nhuận, đô la, làm thê nhiêu đoàn nưốc ngoài họ cười thầm là không am hiểu việc mua bán trong cơ chế thị trường - một sô sách nước ngoài, biết yêu điểm của ta, nên hay bắt chẹt giá và để phút cuối cùng mới đồng ý. Trong lúc đó bên mua thì l ạ i sốt ruột, chạy ra chạy vào, hội ý, đưa ý k i ế n hoặc điện đi điện l ạ i , fax đi fax l ạ i , phơi bày ra mọi mong muốn để bên b á n hiểu một cách tường tận đối tác là đang cắn câu của họ đấy.
144 Văn kóa giao dịch Bưu điện
C h ư ơ n g 8
T H U Ậ T ỨNG X Ử K H I Ê M T O N G I Ữ A G I A ĐÌ N H , N H À T R ƯỜ N G
V À X Ã H ỘI
Tướng giỏi không cần nhiều quản mà cần duy trì được đạo đức, ý chí, tinh thần, nghị lực, cũng vậy đương tuy ngắn không đi không đến, việc dù nhỏ không nói không làm cũng không nên. Do vậy, ta không nên mưu việc lớn vối kẻ nói nhiều, không nên ở chung với người hay sinh sự, vì sinh sự thì sự sinh, bót việc thì việc bớt. P h ú quý là cạm bẫy của đời, nghèo khó là trường học của đời, hoạn nạn là cay đắng của đời. H ạ i không có gì to bằng bảo thủ mà không nhận lỗi. Sự kiêu h ã n h là cái búa giết chết sự khôn ngoan và công hiên của người đòi. Không nên ghen ghét ai, không cầu cạnh ai thì làm việc gì cũng tốt. Quý người thì người quý l ạ i , khinh chê người, người khinh chê l ạ i . Từ đó mà việc ứng xử lễ phép, lịch sự không mất t i ề n mua được t ấ t cả. Do vậy mà giữa học vấn và giáo dục phải có sự quan t â m cân đối. Một người học cao, k i ế n thức tự nhiên
Chrtơng Sì TKwậ+ ủng XI? Ukiêin tốn giũa gia đĩnh... 145 rộng nhưng có thể l ạ i t h i ế u phần kia là chữ "Lễ". Đó là cách ăn ở với mọi người trong xã hội. Cách tốt nhất để vừa lòng ai đó là bạn hãy xin họ một lời khuyên về đường đời, sự nghiệp, gia thất. Không có gì dễ mà l ạ i quý trọng bằng thái độ lễ phép văn minh, còn tiền của l ạ i là mục đích của kẻ thiếu học, ham lợi, cho nên từ xa xưa trong dân gian đã có câu tục ngữ là: "Anh em hiển thật là hiên, chỉ vì đồng tiền mà tan n á t lòng nhau". Tính ích kỷ là nguồn góc của mọi sự tàn ác, còn lòng biết ơn là biêu hiện của một tâm hồn cao đẹp.
Tất nhiên học giỏi, học cao mà l ạ i biết quan tâm đến học cách sống, cách làm người, biết chữ "Lễ" thì dễ trở thành con người toàn diện, con người có giáo dục, con người dưói chê độ xã hội chủ nghĩa như Bác Hồ dạy: "Muôn có chủ nghĩa xã hội thì phải có con người xã hội chủ nghĩa".
ì. DANH VỌNG, ĐỊA VỊ, TÀI NĂNG LẠI CÀNG ÍT LIÊN QUAN ĐẾN Sự NGHIỆP GIÁO DỤC
Một thiên tài mất lịch sự cũng đáng để cho người ta khinh rẻ. Một người mà cậy có tiên của đâm ra kiêu ngạo thì l ạ i càng đáng khinh rẻ, một kẻ gió chiêu nào che chiều ấy, khúm núm vối cấp trên, chèn ép đồng cấp, xem thường cấp dưới, cơ hội, vụ lợi l ạ i càng đáng đê cho mọi người chê trách xem thường. Tướng sĩ thời xưa nếu phạm t ộ i khi quân hoặc khinh quân đều bị cực hình.
146 Văn \\óa giao dịck Bưu điện Phép lịch sự là những quy chê, nghi thức, lễ phép từ cổ đại xa xưa, từ cha truyền con nối, từ sự giáo dục của gia đình, xã hội và nhà trường, đó là sự mong muốn, là nguyện vọng chung tự hình t h à n h và có một phần tự đặt ra đê mọi người thừa nhận và tự giác thực hiện, nhằm mục đích là đê trong gia đình, trong xã hội, trong các thôn xóm, đường phô, trong các khu tập thể, trong cơ quan chung sống vối nhau biết cách xử t h ế để tránh bớt va chạm, phật lòng nhau làm cho cuộc sông cơ quan, đường làng ngõ xóm lành mạnh, êm ấm, hạnh phúc hơn. Tục ngữ đã có câu:
"Bán anh em xa mua láng giềng gần" hay là "Tiên học lễ, hậu học văn".
Phép lịch sự không nên hiểu nhầm nó là phép xã giao đưa đẩy, phép xã giao chỉ là một phần trong phép lịch sự.
Một người lịch thiệp t ấ t nhiên khéo léo trong cách xã giao, n h ư n g cũng có những người xã giao nhập cuộc nhanh nhưng l ạ i thiêu lịch thiệp với bạn bè, đồng chí, nhất là thiêu lịch thiệp bình đắng tôn trọng vợ con, cư xử trong gia đình.
Phép lịch sự "mối" phải lấy sự trọng n h â n cách phẩm giá con người làm gốc và phải phù hợp, theo kịp vói sự tiến bộ của xã hội và con người. Chúng ta cứ tưởng tượng một khu tập thê nào đó mà mỗi người tự do làm theo cá nhân, không có nội quy, không có t r ậ t tự kỷ luật, bất chấp lễ phép, bất chấp tập thể, h à n h động tự do, tuy tiện, không
chương 8: TKuợt ủng xả khiêm tốn giũa gia đình... 147
nê nang, không tôn trọng ai cả, không có sự kiểm chê, kính trên, trọng dưối thì tập thể đó sẽ ra sao? Đi đến đâu, gây gổ bất hòa. Bực tức, chê bai, dẫn đến nói xấu, thù hằn và có khi l ạ i gây ra những phạm tội hình sự nữa mà không thể tránh được nếu t h i ế u chữ "Lễ" t h i ế u phép lịch sự ở mỗi người, ỏ khu tập thể ấy. Dưối đây là một số từ ngữ mà nhũng người lịch sự thường luôn dùng trong giao tiếp hàng ngày:
Cảm ơn: Hai tiếng n à y d ù n g để tỏ lòng biết ơn ai đã giúp ta việc gì, nhưng khi vào mua hàng ở cửa hàng, cửa hiệu, người bán gói và giao hàng, nêu là người lịch sự thì ta nói "cảm ơn". Vào hiệu cắt tóc xong, ở nhà khách, khách sạn, khi ra đi ta cũng biết cảm ơn người phục vụ.
Có nhiêu cách nói "cảm ơn": vói ngươi trên thì phải nói cảm ơn ông bà, chú, bác, anh, chị có lòng tốt... không cảm ơn cộc lốc. Tiêng "cảm ơn" là loại dầu bôi trơn, là món ăn dùng nóng, kịp thời, đê chậm thì nguội, vô duyên, không còn ý nghĩa.
- Cách trả lời khi người ta cảm ơn mình: Nêu khi gặp ngươi trên, người mang ơn dùng chữ "cảm ơn" với ta, có người chỉ biết cười dù cười duyên dáng đi chăng nữa cũng thiêu, cho n ê n phải biết đáp, tuy theo trướng hợp "chẳng dám ạ; chẳng có chi; đây chỉ là chút gọi là; đây là bổn phận, nghĩa vụ của tôi; ỏ địa vị tôi, anh chị cũng k h ô n g làm k h á c hơn..." r ấ t linh hoạt mà dùng cho phù hợp, lịch sự, kịp thời, mềm dẻo.
148 Vỏn hóa g ì "0 dịck Bưu điện - Xin lỗi: Phiền anh, chị, xin phép ông, bà từng trường hợp mà dùng thì rất lịch sự, khi ta cần điêu gì đó, nhò việc gì đó, sơ suất điều gì đó kê cả người già, trẻ em đều phải vận dụng kịp thời.
- Khạc nhô, ho, ợ, hỷ mũi, hắt hơi, ngáp ngủ, gật đầu, ngoáy tai, cạy móng tay, cạy mũi, xỉa răng, chải đầu, soi gương, lên xe xuống tàu chen lấn, xin thuốc lá, hút thuốc lào là những việc có khi quên hoặc tự nhiên thành khuyết tật rồi không kiêm chê được thì ta phải tỏ ra con người có văn hóa phải xử lý hết sức kín đáo, tê nhị, văn minh, tôn trọng, nêu không tự ta phơi bày trước mọi người là thiêu văn minh, thiêu văn hóa, mất lịch sự và có hành động bất n h ã nữa.
- Lên xe ô tô: phải biết t r ê n xe con chỗ quan trọng nhất là hàng sau bên tay phải lái xe (vị trí sô 1), tiên đèn bên sau lưng lái xe là thư ký rồi mối đến tay phải cùng hàng vói lái xe là bảo vệ. Nhớ điều này vì k h i đến các cơ quan ngoại giao thì người chủ cơ quan đó ra đón sẽ bát tay và cùng đi vói ngươi ở vị trí sô Ì nói trên, ta nhầm điều này là dẫn đến sự đánh giá thủ tục về ngoại giao chưa t h à n h thục.
li. NHỮNG NƠI ĐÔNG ĐÚC
Ai mà chả biết rằng cửa h à n g là nơi buôn bán, chứ không phải là phòng khách để ta tiếp xúc gặp gỡ nhau