CHƯƠNG 3 CÁC GIAI ðOẠN LÀM VIỆC VỚI THÔNG TIN MÔI TRƯỜNG 36
3.6 Biểu diễn và phổ biến thông tin
Giai ủoạn biểu diễn thụng tin – là giai ủoạn chuẩn bị dựa trờn cỏc tài liệu cụ thể cho một ủối tượng xỏc ủịnh và giai ủoạn phổ biến thụng tin là hai giai ủoạn nối tiếp nhau. Ta
47
cựng xem xột nú với nhau, bởi vỡ cỏc quyết ủịnh ủược thụng qua ở hai giai ủoạn này cựng ủược xỏc ủịnh bởi cỏc yếu tố giống nhau. Gửi thư và cụng văn vào cỏc cơ quan chớnh phủ, viết cỏc cụng trỡnh khoa học gửi vào cỏc tạp chớ, chuẩn bị cỏc tờ quảng cỏo, giới thiệu, ủưa lờn trang Web hay gửi thư ủiện tử … ủú là những vớ dụ cụ thể của giai ủoạn biểu diễn và phổ biến thông tin.
Các nhóm mục tiêu
Trong thực tiễn của các tổ chức xã hội không hiếm khi xuất hiện tình huống khi một tài liệu thụng tin ủược sử dụng ủể gửi cho cỏc tổ chức chớnh phủ, cho cỏc bạn ủồng nghiệp – cựng chớ hướng hay dựng ủể lưu ý cụng luận. Thường thỡ ủõy khụng phải là phương phỏp tiếp cận cú hiệu quả nhất ủể biểu diễn thụng tin. Tài liệu, ủược chuẩn bị “cho tất cả ngay lập tức”
từ quan ủiểm của một số người ủọc là rất dài nhưng ủối với một số người khỏc lại quỏ ngắn và khụng ủủ thuyết phục. Cỏc ủỏnh giỏ gay gắt cú thể ủộng viờn ủược những người cựng chớ hướng nhưng cú thể gõy phải ứng thận trọng ủối với ủa số cụng chỳng, những người lần ủầu tiờn làm quen với vấn ủề này.
Một trong những nguyên lý quan trọng của quá trình biểu diễn và phân phối thông tin là : ủối với những người khỏc nhau, thỡ cần phải cú phương phỏp thụng bỏo khỏc nhau. Ngoài ra, với cỏc nhúm người khỏc thỡ họ cú những mối quan tõm khỏc nhau ủối với cựng một vấn ủề. Trong mọi trường hợp quan ủiểm chuẩn bị những tài liệu khỏc nhau cho cỏc ủối tượng khỏc nhau luụn là giải phỏp tốt nhất. ðõy cũng chớnh là nội dung của giai ủoạn biểu diễn thông tin.
ðể có thể thực hiện quá trình chuẩn bị và phổ biến các tài liệu khác nhau, nên có sự phõn loại thành cỏc nhúm người - những ủối tượng mà bạn mong muốn phổ biến thụng tin, ta gọi ủõy là cỏc nhúm mục tiờu. Cỏc ủặc trưng chớnh sau ủõy (chớnh xỏc hơn là cỏc khối ủặc trưng) nên tham khảo khi thực hiện việc phân nhóm mục tiêu - những người nhận thông tin mụi trường và xỏc ủịnh sự khỏc nhau giữa chỳng:
Cỏc tỏc ủộng, cú thể tiếp nhận trờn cơ sở thụng tin nhận ủược- ở ủõy cần lưu ý và ủỏnh giỏ vai trũ, vị trớ của nhúm trong tỡnh huống cụ thể xung quanh vấn ủề ủược ủặt ra – vớ dụ như dõn cư nằm trong phạm vi ảnh hưởng của xớ nghiệp, ban lónh ủạo xớ nghiệp, cỏc cơ quan chức năng. ðiều quan trọng là phải xem xét khả năng của nhóm gây ảnh hưởng lên tình huống. Rõ ràng là các khả năng này rất khác nhau.
Cỏc ủặc ủiểm của khả năng tiếp nhận thụng tin. Cỏc ủặc ủiểm này sẽ quyết ủịnh xem cỏc ủại diện của nhúm cú ủọc (nghe, xem xột) tài liệu của bạn hay khụng, liệu họ cú thể hiểu và ủỏnh giỏ nội dung tài liệu của bạn hay khụng. Cú thể kể tờn một số yếu tố trong số này như: trỡnh ủộ học vấn, mức ủộ quan tõm ủối với vấn ủề, chất lượng của thụng tin ủược cung cấp, mối quan tõm ủối với cơ quan của bạn.
Cỏc kờnh nhận thụng tin khỏc nhau. Cỏc ủặc trưng nay sẽ xỏc ủịnh xem ủể phổ biến thụng tin tới cỏc nhúm mục tiờu bạn cú thể sử dụng những mục tiờu nào. Ở ủõy cỏc phương tiện thụng tin ủại chỳng rất quan trọng : vớ dụ cú nhúm chỉ cú khả năng ủọc và nghe, cú nhúm cú thể truy cập Internet, ủọc CD trờn mỏy tớnh.
3.6.1 Mức ủộ biểu diễn thụng tin
Khi cỏc nhúm mục tiờu ủược xỏc ủịnh càng chi tiết thỡ cỏc tài liệu thụng tin lưu ý ủặc thự của chỳng sẽ càng chớnh xỏc và kết quả là cụng tỏc ủưa thụng tin tới người dựng càng hiệu quả. Bờn cạnh ủú việc chuẩn bị cỏc tài liệu riờng biệt ủối với từng nhúm cú thể phải tốn nhiều sức lực và thời gian. Vỡ vậy ủối với bài toỏn tài liệu cung cấp cho cỏc nhúm mục tiờu khỏc nhau cần cú sự tiếp cận hợp lý. Trong một số trường hợp chỉ cần một hoặc hai tài liệu là ủủ.
48
Trong trường hợp phổ biến sau rộng thụng tin chỉ cần chuẩn bị ba hoặc bốn tài liệu là ủủ.
ðiều này phụ thuộc vào ủộ phức tạp và tớnh chi tiết.
Mức ủộ ủầu tiờn thường là mức ủộ ủược chuẩn bị kỹ lưỡng. Tiờu chuẩn chất lượng ở ủõy gần với tiờu chuẩn của một bài bỏo khoa học. Nú chứa cỏc trớch dẫn cần thiết, mụ tả phương pháp hay tài liệu tham khảo có mô tả các phương pháp như vậy. Báo cáo thông tin loại này phải ủỏp ứng ủược những yờu cầu khú tớnh nhất của cỏc chuyờn gia. Sự cú mặt của cỏc cụng trỡnh như vậy ủặc biệt quan trọng nếu kết quả của bạn ủược nhiều người trớch dẫn và tham khảo. Tuy nhiờn nếu vấn ủề khụng chỉ cú ý nghĩa về mặt khoa học mà cũn ý nghĩa về mặt xó hội thỡ tài liệu như vậy là chưa ủủ. Khả năng tiếp nhận ủối với ủại ủa số người dựng là giới hạn và rất khó phổ biến nếu khối lượng của nó quá lớn. Thậm chí nếu một số mục của nó có phần tóm tắt nội dung nhưng với khối lượng lớn quá cũng rất khó tiếp nhận.
Chớnh vỡ vậy cần thiết phải chuẩn bị bỏo cỏo thụng tin ở mức ủộ khỏc. ðõy cú thể là bỏo cỏo nội dung ngắn gọn, khụng chứa ủựng cỏc cụng thức phức tạp nhưng phản ỏnh ủược cỏc kết quả chớnh của nghiờn cứu. Trong văn bản này khụng nờn ủi vào chi tiết quỏ. Ngụn ngữ của bỏo cỏo túm tắt, một mặt khụng ủược mất ủi tớnh khoa học, nhưng mặt khỏc phải từ bỏ cỏch trỡnh bày chi tiết, những biến ủổi kỹ thuật phức tạp, thay vào ủú phải ngắn ngọn và dễ hiểu ủối với những người khụng phải là chuyờn gia. Tài liệu như vậy nờn ủược trỡnh bày trong cỏc tời bướm hay cuốn sỏch nhỏ. Tài liệu như vậy sẽ là sự bổ sung rất tốt ủi kốm cỏc bức thư gửi tới cỏc cơ quan nhà nước hay cỏc tổ chức xó hội nghiờn cứu những vấn ủề tương tự, những người cựng chớ hướng ủang rất cần những thụng tin như vậy.
Cuối cựng là mức ủộ thứ ba trong việc chuẩn bị tư liệu – “tư liệu bỏo chớ”. Ở ủõy hỡnh thức của tư liệu phụ thuộc vào các mục tiêu và nhiệm vụ của dự án, cũng như phụ thuộc vào ủối tượng tiếp nhận tư liệu. Bạn cú thể chuẩn bị bài ủăng bỏo, video, truyền ủơn hay một tờ thông tin. Trong tài liệu như vậy các khuyến cáo thực tế, những lời kêu gọi biến thành hành ủộng thực tế rất quan trọng. Tài liệu này phải sỏng sủa, ngắn ngọn, dễ dàng tiếp nhận khi thụng bỏo tầm quan trọng của vấn ủề. Tất nhiờn trong cỏc bài bỏo loại này khụng thể ủũi hỏi tính chặt chẽ về mặt khoa học. Bạn cần phải có sự chuẩn bị luận chứng nội dung của tài liệu như vậy thông qua các tài liệu khác.
3.6.2 Các kênh phổ biến thông tin
Sau khi chuẩn bị xong các tài liệu, cần thiết phải phổ biến chúng và câu hỏi quan trọng nhất ở ủõy là phương phỏp nào ủược sử dụng ủể ủưa thụng tin tới những người nhận thụng tin, các kênh phổ biến thông tin nào cần sử dụng. Việc lựa chọn chính xác các kênh như vậy sẽ cho phộp ủưa thụng tin tới ủịa chỉ cần nhận một cỏch hiệu quả nhất với những chi phớ thấp nhất. Sự lựa chọn cỏc kờnh phổ biến thụng tin cũng như cỏc dạng biểu diễn nú ủược xỏc ủịnh dựa trên tiêu chí: bạn muốn làm việc với nhóm mục tiêu nào.
Nếu bạn ủó xỏc ủịnh ủối tượng của bạn là tầng lớp rộng rói cỏc tổ chức mụi trường trong xó hội thỡ nờn cố gắng cụng bố tài liệu trong cỏc tờ bỏo gần với chủ ủề mụi trường. Cú thể tận dụng Internet ủể gửi cỏc thụng tin này theo E-mail. Nếu ủối tượng của bạn là cỏc cơ quan, tổ chức xó hội nghiờn cứu nghiờn cứu một vấn ủề cụ thể thỡ bạn nờn cụng bố trong cỏc bản tin chuyờn ngành, cỏc hỡnh thức tạp chớ chuyờn sõu dạng truyền thống hay dạng ủiện tử.
Nếu bạn muốn gửi tới cỏc cơ quan chớnh quyền, hỡnh thức thớch hợp ở ủõy là cỏc bức thư chính thức gửi trực tiếp cho họ hay thông qua các mối quan hệ quen biết. Cũng có thể gửi các thụng ủiệp cần thiết cho họ thụng qua cỏc phương tiện thụng tin ủại chỳng. Tuy nhiờn khụng phải ai cũng ủọc bỏo hoặc xem ti vi cho nờn ủể ủưa thụng tin tới người sử dụng, một phương pháp hiệu quả khác có thể sử dụng là in các tờ quảng cáo.
Một số ủặc trưng quan trọng cần lưu ý khi lựa chọn cỏc kờnh phổ biến thụng tin:
49 - Qui mụ của ủối tượng tiếp nhận thụng tin
- Chất lượng của thành phần tiếp nhận thông tin (chuyên nghiệp, xã hội, …)
- Thời hạn ủưa thụng tin tới khỏn thớnh giả (thư ủiện tử ủến tay người nhận trong vài phỳt hay vài giờ, bài bỏo ủược ban biờn tập nhận cú thể chờ trong một vài thỏng);
- Nguồn tài chớnh cần thiết ủể phổ biến thụng tin.
Cỏc ủặc trưng này cũng nờn ủược lưu ý khi xỏc ủịnh cỏc kờnh ưu tiờn trong việc phõn phối thụng tin ủối với cỏc nhúm ủối tượng. Bờn cạnh ủú, bản thõn kờnh phõn phối thụng tin lại ủưa ra cỏc yờu cầu bổ sung ủối với nội dung và hỡnh thức trỡnh bày tư liệu.
Một tờ bướm quảng cỏo ngắn và chứa nhiều cảm xỳc sẽ rất khú ủược tiếp nhận trờn trang báo của tờ báo “nghiêm túc”. Ngược lại những người dừng lại một vài phút trước tờ quảng cỏo ở cỏc chỗ ủụng người sẽ rất khú kiếm ủược thời gian ủể ủọc cỏc thụng tin dài kiểu như ủược ủăng trờn bỏo chớ. Khụng cú ý nghĩa gỡ nếu ủăng một bài bỏo phõn tớch nghiờm tỳc tại những vị trớ dành ủăng cho cỏc tiết mục giải trớ.
Cuối cùng, phương pháp phân phối thông tin không chỉ dừng lại ở những công bố trên bỏo chớ hay cỏc khẩu hiệu treo tại những chỗ ủụng người mà cũn là những cuộc trao ủổi riờng (nhiều khi khụng hẹn trước). Cỏc cuộc ủối thoại riờng tư rất cú lợi ủặc biệt nhời mối liờn hệ ngược trực tiếp cho phộp nhận ủược những phản ứng ngay, giỳp bạn cú thụng tin cú ớch hay ủể hiệu chỉnh lại bỏo cỏo.