3.3. Cơ sở lý luận về công tác kế toán nguyên vật liệu
3.3.3. Yêu cầu, nhiệm vụ đối với công tác kế toán nguyên vật liệu
- Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính.
- Phản ánh kịp thời đúng thời gian quy định thông tin số liệu kế toán.
- Phản ánh rõ ràng dễ hiểu, chính xác thông tin số liệu kế toán.
- Phản ánh trung thực hiện trạng, bản chất sự việc nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Thông tin số liệu kế toán phải phản ánh liên tục từ khi phát sinh tới khi kết thúc hoạt động kinh tế tài chính, từ khi thành lập tới khi chấm dứt hoạt động của đơn vị kế toán, số liệu phản ánh kế toán kỳ này phải kế tiếp số liệu của ký trước.
SV: Nguyễn Thị Thu L ớp: Kế toán B – K54 99
- Phân loại sắp xếp thông tin số liệu kế toán theo trình tự hệ thống và có thế so sánh được.
3.3.3.2. Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu
-Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lượng, chất lượng và giá thực tế của NVL nhập kho.
- Tập hợp và phản ánh đầy đủ chính xác số lượng và giá trị NVL xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các quy định mức tiêu hao NVL.
- Phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào các đối tượng sử dụng để tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh.
- Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị NVL tồn kho, phát hiện kịp thời NVL thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra.
- Định kỳ kế toán tham gia hướng dẫn các đơn vị kiểm kê và đánh giá lại NVL theo chế độ nhà nước quy định. Phân tích tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng NVL trong doanh nghiệp để phát huy những mặt tích cực và hạn chế những tồn tại để không ngừng nâng cao hiệu quả quản lý.
3.3.4. Phương pháp hạch toán
3.3.4.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đòi hỏi phải phản ánh cả về giá trị và hiện vật, số lượng và chất lượng của từng nguyên vật liệu theo từng kho và từng người quản lý.
a. Lập danh điểm quản lý nguyên vật liệu
Để có thể quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ, tỉ mỉ kế toán cần tiến hành lập danh điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
Sổ danh điểm vật liệu được sử dụng thống nhất trong các doanh nghiệp phối hợp chặt chẽ trong công tác quản lý vật liệu.
Lập danh điểm nguyên vật liệu là quy định cho mỗi loại nguyên vật liệu một kí hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số kết hợp với các chữ thay thế tên gọi, quy cách, kích cỡ của chúng.
SV: Nguyễn Thị Thu L ớp: Kế toán B – K54100
SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU Loại nguyên vật liệu
Ký hiệu
Bảng 3- 1
Nhìn chung việc lựa chọn phương pháp phân loại của mỗi doanh nghiệp là khác nhau bởi yêu cầu quản trị doanh nghiệp khác nhau. Tuy nhiên, để phục vụ tốt hơn yêu cầu quản lí chặt chẽ nguyên vật liệu, cần phải biết một cách cụ thể và đầy đủ số liệu và có tính biến động của từng loại nguyên vật liệu sử dụng trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, nguyên vật liệu phải được phân chia một cách chi tiết hơn theo tính năng lý, hoá học, theo quy cách phẩm chất của nguyên vật liệu. Việc xây dựng đó được thực hiện trên cơ sở xây dựng và lập sổ danh điểm nguyên vật liệu. Sổ danh điểm nguyên vật liệu có tác dụng rất lớn trong công tác vật tư, đặc biệt với các đơn vị sử dụng kế toán máy. Tuỳ theo số lượng của từng thứ, từng loại nguyên vật liệu mà xây dựng kí hiệu, mã hoá cho nó có thể gồm 1, 2 hoặc 3, 4 chữ số ...trong dãy số tự nhiên từ 1 đến 9.
Doanh nghiệp cũng có thể kết hợp sử dụng hệ thống chữ cái để đặt ký hiệu cho thứ nguyên vật liệu.
Ví dụ : 152 12 A là số danh điểm của thứ VL A trong nhóm 1 loại 2
Nếu cùng một thứ nguyên vật liệu được bảo quản ở các kho khác nhau thì có thể gắn chữ cái đầu của tên thủ kho hay số thứ tự theo số La mã vào danh điểm vật liệu.
Ví dụ: 152111H là số danh điểm của thứ VL1 trong nhóm 1 loại 1 ở kho của chị P hoặc 152111 I là số danh điẻm củ thứ VL1 trong nhóm 1 loại 1 ở kho thứ I ...
SV: Nguyễn Thị Thu L ớp: Kế toán B – K54
Ký hiệu Tên, nhãn
hiệu quy cách vật liệu
Đơn vị tính Đơn giá
hạch toán Ghi chú Nhóm Danh điểm
101
Khi lập danh điểm nguyên vật liệu cần phải dự trữ một số số hiệu để sử dụng cho các thứ hoặc các loại nguyên vật liệu thuộc loại, nhóm đó xuất hiện sau này.
Nhìn chung, danh điểm nguyên vật liệu phải được sử dụng thống nhất giữa các bộ phận quản lý liên quan trong doanh nghiệp, nhằm thống nhất trong quản lý đối với từng thứ nguyên vật liệu theo các riêng, song cần đảm bảo yêu cầu dễ ghi nhớ, hợp lý, tránh nhầm lẫn hay trùng lắp và thuận tiện cho việc cài đặt trên máy tính. Đối với các doanh nghiệp áp dụng kế toán trên máy thì sau khi lập danh điểm nguyên vật liệu thì sẽ tiến hành công việc cài đặt chương trình vào một phần mềm đã được định sẵn. Thông thường, dữ liệu về nguyên vật liệu được lưu trữ và quản trị trong danh mục Kế toán hàng tồn kho tại menu “ Hệ thống ”
b. Các phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
Hiện nay hạch toán chi tiết NVL giữa thủ kho và phòng kế toán được thực hiện theo ba phương pháp là: Phương pháp thẻ song song, Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, Phương pháp sổ số dư.
* Phương pháp thẻ song song:
- Theo phương pháp này, để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho NVL ở kho phải mở thẻ kho theo dõi về mặt số lượng, ở phòng kế toán mở sổ kế toán chi tiết NVL để theo dõi về mặt số lượng và giá trị. Công việc cụ thể như sau :
- Tại kho : Việc phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng ngày do thủ kho ghi chép vào thẻ kho và chỉ ghi theo số lượng nhập, xuất, khi nhận được các chứng từ nhập xuất vật tư thủ kho phải kiểm tra tính hợp lí hợp pháp của chứng từ đó, sau đó tiến hành phản ánh số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho ( mở theo từng danh điểm trong từng kho ). Cuối ngày thủ kho tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kì thủ kho gửi (hoặc kế toán xuống kho nhận) các chứng từ nhập, xuất đã được phân loại theo từng danh điểm cho phòng kế toán.
- Tại phòng kế toán : Kế toán NVL cũng dựa trên chứng từ nhập, xuất NVL để ghi số lượng và tính thành tiền NVL nhập, xuất vào sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết vật liệu ( mở tương ứng với thẻ kho ). Về cơ bản, sổ, thẻ chi tiết vật liệu có kết cấu giống như thẻ kho nhưng có thêm các cột để phản ánh giá trị nguyên vật liệu.
SV: Nguyễn Thị Thu L ớp: Kế toán B – K54102
Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ, thẻ kế toán chi tiết vật liệu kế toán máy lấy sổ liệu ghi vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho theo từng danh điểm, từng loại vật liệu để đối chiếu với sổ kê toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng
Hình 3-1: Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song + Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu.
+ Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Ngoài ra, việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế năng lực kiểm tra của kế toán.
+ Điều kiện áp dụng: Áp dụng phù hợp đối với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, tình hình nhập, xuất ít, không thường xuyên và trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế.
* Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:
Theo phương pháp này, để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho vật tư, ở kho vẫn phải mở thể kho để theo dõi về mặt số lượng đối với từng loại NVL, ở phòng kế toán sẽ mở sổ đối chiếu luân chuyển để theo dõi sự biến động của NVL về mặt giá trị và mặt hiện vật, cụ thể như sau:
- Tại kho: Thủ kho mở thẻ kho tiến hành ghi chép, phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu trên thẻ kho giống phương pháp thẻ song song.
SV: Nguyễn Thị Thu L ớp: Kế toán B – K54103 Thẻ
kho Phiếu nhập
kho
Phiếu xuất kho
Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp
nhập xuất tồn Sổ kế toán tổng hợp
- Tại phòng kế toán: Kế toán không tiến hành mở thẻ chi tiết mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để phản ánh tình trạng biến động chung của từng thứ NVL trong kì theo hai chỉ tiêu gía trị và số lượng. Sổ này được mở cho từng kho dùng cho cả năm nhưng mỗi tháng chỉ vào sổ một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển kế toán phải lập các bảng kê, nhập bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ về nhập, xuất NVL định ki thủ kho gửi lên. Cuối tháng tiến hành đối chiếu với số liệu trên thẻ kho với số liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển (đối chiếu về chỉ tiêu số lượng).
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng
Hình 3-2: Sơ đồ hạch toán chi tiết chi tiết NVL theo phương pháp sổ ĐCLC + Ưu điểm: Khối lượng ghi chép được giảm bớt do chỉ phải ghi sổ một lần vào cuối tháng
+ Nhược điểm: Việc ghi sổ vẫn còn trùng lắp, công việc thường bị dồn vào cuối tháng ảnh hưởng đến việc thực hiện các khâu kế toán khác, hạn chế tinh kịp thời của thông tin kế toán.
+ Điều kiện áp dụng: Thích hợp áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có chủng loại vật tư không nhiều lắm, tình hình nhập, xuất diễn ra thường xuyên không
SV: Nguyễn Thị Thu L ớp: Kế toán B – K54104 Thẻ kho
Phiếu nhập Phiếu xuất
Sổ đối chiếu luân chuyển
Sổ kế toán tổng hợp
Bảng kê nhập Bảng kê xuất
bố trớ kế toán chi tiết vật liệu do đó không có điều kiện ghi chép tình tình nhập, xuất trong ngày.
* Phương pháp sổ số dư
Theo phương pháp này, ở kho theo dõi về mặt số lượng, từng loại NVL, còn phòng kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị của từng nhóm NVL như sau :
- Tại kho: Hàng ngày hoặc định kỳ 3 -5 ngày, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho tập hợp toàn bộ chứng từ nhập xuất phát sinh và phân loại từng nhóm NVL theo quy định. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ, lập phiếu giao nhận chứng từ trong đó ghi số lượng giao nhận chứng từ, số hiệu cho từng nhóm vật liệu và giao cho phòng kế toán kèm theo phiếu nhập, xuất. Cuối tháng thủ kho căn cứ vào thẻ kho đã được kế toán kiểm tra , ghi số lượng NVL tồn kho cuối tháng của tưng danh điểm NVL vào sổ số dư.
- Tại phòng kế toán: Khi nhận được chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu ở kho, kế toán kiểm tra việc phân loại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ và tổng hợp giá trị (giá hạch toán) theo từng nhóm, loại vật tư để ghi chép vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ, số liệu này được ghi vào bảng kê luỹ kế nhập- xuất- tồn vật tư.
Cuối tháng căn cứ vào bảng kê luỹ kế nhập- xuất- tồn để lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn cho từng kho. Khi nhận được sổ số dư, kế toán căn cứ vào cột số dư về số lượng và đơn giá hạch toán của từng nhóm vật tư để tính ra số tiền ghi vào cột số dư bằng tiền. Sau đó kế toán đối chiếu số liệu trên cột số dư bằng tiền của sổ số dư với cột trên Bảng Nhập - Xuất - Tồn. Đối chiếu số liệu trên Bảng Nhập - Xuất - Tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp.
SV: Nguyễn Thị Thu L ớp: Kế toán B – K54105
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng
Hình 3-3: Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư + Ưu điểm: Tránh được hiện tượng ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và kế toán, giảm bớt việc ghi chép kế toán, công việc được dàn đều trong kì do vậy không bị dồn lại vào cuối tháng.
+ Nhược điểm: Do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn biết số hiện có và tình hình tăng giảm của từng thứ vật liệu về mặt hiện vật nhiều kho và xem số liệu trên thẻ kho. Hơn nữa khi có những sai lệch số liệu xảy ra thì việc tìm ra nguyên nhân là tương đối khó.
+ Điều kiện áp dụng: Thích hợp cho các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, tình hình nhập xuất diễn ra thường xuyên và với một điều kiện bắt buộc là các doanh nghiệp phải sử dụng giá hạch toán để ghi sổ, kế toán đó xây dựng hệ thống sổ danh mục điểm NVL, và đòi hỏi trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ kế toán vững vàng.
SV: Nguyễn Thị Thu L ớp: Kế toán B – K54106 P Phiếu xuất
kho Thẻ kho Phiếu nhập
kho
Sổ số dư
Bảng tổng hợp nhập
xuất tồn Bảng kê lũy
kế Nhập – Xuất – Tồn Phiếu giao nhận chứng
từ nhập
Phiếu giao nhận
chứng từ xuất
Sổ kế toán tổng hợp
3.3.4.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là việc sử dụng các tài liệu kế toán phản ánh, kiểm tra giám sát các đối tượng kế toán có nội dung kinh tế ở dạng tổng quát Do kế toán chi tiết không phản ánh một cách đầy đủ số hiện có và tình hình biến động của toàn doanh nghiệp theo chỉ tiêu giá trị, mà chỉ có kế toán tổng hợp mới đáp ứng được yêu cầu này. Do vậy phải kết hợp cả kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp.
Tuỳ doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê hàng tồn kho nào mà kế toán mở các tài khoản tổng hợp ghi chép sổ kế toán và xác định hàng tồn kho cho phù hợp.
* Đặc điểm của phương pháp kê khai thường xuyên.
Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp kế toán phải tổ chức ghi chép một cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho của các loại vật tư trên các tài khoản và sổ kế toán khi có các chứng từ nhập-xuất vật liệu, công cụ dụng cụ.
Mọi trường hợp tăng, giảm vật tư đều phải có đầy đủ chứng từ kế toán làm cơ sở pháp lý cho việc ghi chép kế toán. Các chứng từ kế toán bắt buộc phải được lập kịp thời, đúng mẫu quy định và đầy đủ các yếu tố nhằm đảm bảo tính pháp lý để ghi sổ kế toán. Việc luân chuyển chứng từ cần có kế hoạch cụ thể nhằm đảm bảo công việc ghi chép kế toán được kịp thời và đầy đủ.
Trị giá vốn thực tế của vật tư tồn kho trên tài khoản, sổ kế toán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.
Tài khoản sử dụng
- TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”
TK 152 có thể được mở theo dõi chi tiết các TK cấp 2 theo từng loại NVL phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp, bao gồm: -TK 1521 :NVL chính
-TK 1522 : VL phụ -TK 1523 : Nhiên liệu
-TK 1524 : Phụ tùng thay thế -TK 1525 : Thiết bị XDCB -TK 1528 : VL khác
SV: Nguyễn Thị Thu L ớp: Kế toán B – K54107
TK 152 Nhập kho NVL mua ngoài
Thuế GTGT (nếu có) Chi phí mua, bốc xếp, vận
chuyển NVL mua ngoài
TK 133
TK 154
NVL thuê ngoài, chế biến xong nhập kho
Thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt NVL nhập khẩu phải
nộp TK
3332,3333
Thuế GTGT NVL nhập khẩu phải nộp NSNN TK
33312
Được cấp hoặc nhận vốn góp liên doanh, liên kết bằng NVL TK 411
NVL xuất dùng cho SXKD hoặc XDCB, sửa chữa lớn 0 dùng hết
NK TK 621,241
Xuất kho NVL dùng cho SXKD, XDCB hoặc sửa chữa lớn TSCĐ
NVL xuất thuê ngoài gia công
TK 154
Giảm giá NVL mua vào, trả lại cho người bán, chiết khấu thương mại
TK 111,112,33
1
NVL xuất bán
TK 632
NVL XK đtư vào , cty liên doanh, cty liên kết,
TK 222,223
NVL phát hiện thiếu khi kiểm kê thuộc hao hụt định mức, chờ
xử lý
TK 632, 1381 TK
133
TK 154
(nếu có)
TK 811 Đánh giá giảm
TK 711
Đánh giá tăng
TK 621,627,241
Xuất cho vay mượn tạm thời
TK 154 TK 1388
NVL phát hiện thừa khi kiểm kê chờ xử lý
TK 3381
Phương pháp hạch toán
111,112,331
*
Hình 3.4: Sơ đồ hạch toán theo phương pháp kiểm kê thường xuyên.
SV: Nguyễn Thị Thu L ớp: Kế toán B – K54108