2.4 Thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Xí nghiệp xe khách Nam Hà nội
2.4.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
a) Tổng giám đốc: là đại diện pháp nhân của Công ty là ngời điều hành mọi hoạt động sản xuất trong Công ty và chịu trách nhiệm trớc cơ quan quản lý trực tiếp và pháp luật.
+Chức năng:
Quản lý chỉ đạo toàn bộ mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
+Nhiệm vụ:
-Quản lý vốn, tài nguyên, đất đai và các quyền lực khác do công ty giao và sử dụng theo mục tiêu, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh đợc công ty giao, chịu sự điều động vốn, tài sản của công ty theo phơng án đợc công ty phê duyệt.
- Quyết định về tổ chức bộ máy điều hành, bố trí nhân sự đề bạt cán bộ, quyết định tiền lơng, tiền thởng và sử dụng các quỹ của Công ty.
- Quyết định các kế hoạch kinh doanh, tài chính, mở rộng mạng lới kinh doanh.
-Phê duyệt các nội dung, các quy trình , quá trình của hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn.
-Kí kết các hợp đồng kinh tế, các dự án lớn.
-Chịu trách nhiệm về công tác đối ngoại.
-Lựa chọn các nhà thầu,nhà cung cấp máy móc thiết bị…. -Lựa chọn các nhà phân phối và các đại lý tiêu thụ sản phẩm.
-Quyết định về kế hoạch đào tạo cán bộ, tổ chức thanh tra và xử lý trong phạm vi điều lệ của công ty.
-Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty và thực hiện nộp ngân sách hàng năm cho Nhà nớc.
Giúp giám đốc là 2 phó giám đốc,đợc giám đốc phân công trực tiếp phụ trách một số phòng ban chuyên môn nghiệp vụ và một số nhiệm vụ cụ thể khác nh tham mu cho giám đốc chủ trơng về công tác hành chính quản trị đời sống, tiêu thụ sản phẩm với các cơ quan bên ngoài doanh nghiệp…
b) Phó giám đốc Kỹ thuật +Chức năng:
Giúp giảm đốc quản lý và điều hành các lĩnh vực nh: kĩ thuật, khoa học công nghệ và môi trờng, quản lý hành chính….
+Quyền hạn:
-Kí các văn bản trong phạm vi, nhiệm vụ đợc giao theo sự uỷ quyền của giám đốc.
-Yêu cầu các trởng phó phòng báo cáo về công việ liên quan tới các phần chức năng, nhiệm vụ do mình phụ trách.
-Kiểm tra việc đảm bảo chất lợng sản phẩm do công ty mình sản xuất ra
-Điều động, giao nhiệm vụ cho các cán bộ trong phòng ban thuộc mình trực tiếp phụ trách.
+Trách nhiệm:
-Điều hành các lĩnh vực kĩ thuật tại Công ty bao gồm:quản lý kĩ thuật các hệ thống thiết bị, máy móc thiết bị, phơng tiện phục vụ kinh doanh và hệ thống máy móc.
-Quản lý kĩ thuật theo hệ thống điện nớc phục vụ cho công việc của Công ty.
-Là ngời thay mặt cho giám đốc điều hành công tác chất lợng trong Công ty và chịu trách nhiệm về chất lợng sản phẩm và dịch vụ.
-Chịu trách nhiệm về công tác an toàn lao động, vệ sinh công nghệ và môi trờng làm việc.
-Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của giám đốc.
c) Phó giám đốc KD +Quyền hạn:
-Kí các văn bản theo sự uỷ quyền của giám đốc.
-Kiểm tra tất cả các khâu trong công ty để đảm bảo chất lợng, thoả
mãn yêu cầu của khách hàng.
+Trách nhiệm:
-Xây dựng chiến lợc và chính sách tiêu thụ sản phẩm.
-Lập kế hoạch tiêu thụ hàng tháng,quý,năm đối với các loại sản phÈm.
-Xây dựng mạng lới các nhà phân phối tiêu thụ sản phẩm rộng khắp cả nớc.
-Duy trì và phát triển thị phần thị trờng, đề ra các chính sách củng cố và mở rộng thị trờng.
-Xây dựng chính sách đối với khách hàng.
-Đánh giá phân tích, đo lờng sự thoả mãn của khách hàng và đề ra các chính sách tạo sự ổn định, tăng cờng hợp tác với các khách hàng có quan hệ thơng mại với Công ty.
-Chỉ đạo các phòng kinh doanh và các đơn vị liên quan giải quyết các khiếu nại của khách hàng.
-Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của giám đốc.
d) Đại diện lãnh đạo
Giúp giám đốc điều hành hệ thống quản lý chất lợng và kiểm tra chất lợng ở tất cả các khâu của quá trình sản xuất .
2.4.2.2 Phòng tổ chức hành chính
+Chức năng: tham mu cho giám đốc về tổ chức bộ máy kinh doanh, bộ trí nhân sự và các công tác có liên quan tới công tác hành chính.
+Nhiệm vụ:
-Công tác tổ chức bộ máy, công tác cán bộ, công tác tuyển dụng và sử dụng lao động, công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
-Công tác lao động tiền lơng, công tác thi đua khen thởng, kỉ luật, công tác an toàn, bảo hộ lao động và thực hiện chế độ thực hiện chính sách
đối với ngời lao động.
-Thực hiện công tác pháp chế, kiểm tra, thanh tra, bảo vệ quân sự -Thực hiện công tác quản trị hành chính.
-Công tác quảng cáo trên các phơng tiện thông tin đại chúng, phối hợp các phòng nghiệp vụ xây dựng, thực hiện các chơng trình thông tin quảng cáo của Công ty trên các phơng tiên thông tin đại chúng nh- :đài,báo…đợc lãnh đạo phân công.
+Quyền hạn:
-Đợc đề nghị lãnh đạo Công ty bố trí đủ cán bộ, chuyên viên, nhân viên và trang bị điều kiện làm việc để thực hiện chức năng nhiệm vụ đợc giao.
-Đợc độc lập về chuyên môn nghiệp vụ, đợc kiến nghị , tham gia trực tiếp và phối hợp với các phòng nghiệp vụ kiểm tra thực hiện, đề xuất giải quyết các vấn đề có liên quan đến lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ của phòng.
-Đợc quyền tiếp nhận, trao dổi thông tin và yêu cầu các phòng nghiệp vụ, các đơn vị trực thuộc Công ty cung cấp thông tin, số liệu thuộc lĩnh vực chức năng nhiệm vụ của phòng và các vấn đề liên quan khác.
-Đợc trực tiếp giao dịch với các cơ quan chức năng để thực hiện nhiệm vụ của phòng.
+Số lợng cán bộ công nhân viên trong phòng Phòng gòm có 6 cán bộ trong đó có :
1 trởng phòng phụ trách quản lý các công việc trong phòng
1 phó phòng giúp việc cho trởng phòng và đợc phân nhiệm vụ cụ thể.
4 nhân viên nghiệp vụ
Bảng 2.4 :Trình độ kết cấu phòng tổ chức hành chính
Stt Chức danh Số l-
ợng
Trình độ Tuổi
§H C§ TC <40 40-50 >50
1 Trởng phòng 1 1 1
2 Phó phòng 1 1 1
3 Nhân viên nghiệp vụ 4 3 1 4
5 Tổng 6 4 1 4 2
NhËn xÐt:
Phòng gồm 6ngời trong số đó số ngời có trình độ đại học (chiếm 50%), số nhân viên còn lại có trình độ cao đẳng.
Cán bộ công nhân viên trong phòngcó độ tuổi khá trẻ; 2 ngời có độ tuổi 40-50(chiếm 33,3%), 4 ngời ở độ tuổi <40(chiếm 66,6%). Đây là điều kiện thuận lợi cho Công ty vì nó có đội ngũ cán bộ trẻ đầy nhiệt tình và
đầy sáng tạo.
+Mối quan hệ của phòng với các phòng khác:
-Phòng tổ chức hành chính do công ty trực viếp quản lý do vậy trởng phòng có trách nhiệm báo cáo mọi hoạt động có liên quan đến phòng với công ty và truyền đạt các quyết định của ban lãnh đạo Công ty đến các bộ phận có liên quan.
Sơ đồ 2.1 Mối quan hệ phòng tổ chức hành chính với các bộ phận khác
Qua sơ đồ ta thấy phòng tổ chức hành chính có quan hệ mật thiết với các phòng kinh doanh, phòng tài chính kế toán, các phân xởng nhà máy khác.Thông qua việc bố chí sắp xếp điều chỉnh lao động và các kế hoạch về tiền lơng, chính sách đối với ngời lao dộng.
2.4.2.3Phòng tài chính kế toán +Chức năng:
Phòng tài chính kế toán của Xí nghiệp xe khách Nam Hà Nội có chức năng tham mu giúp giám đốc công ty chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác tài chính kế toán trên phạm vị toàn công ty theo quy định chung của Công ty và pháp luật.
+Nhiệm vụ:
-Tổ chức công tác kế toán, công tác thống kê và bộ máy kế toán thống kê phối hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty theo yêu cầu đổi mới của cơ chế quản lý, không ngừng cải tiến bộ máy và công tác kế toán.
-Tổ chức ghi chép, tính toán, phản ánh số liệu, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, nguồn vốn và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, tình hình thu nộp và thanh toán kiểm tra việc giữ
gìn và sử dụng tài sản, sử dụng kinh phí của Công ty.
-Thực hiện chế độ thanh toán tiền mặt vay tín dụng và các hợp đồng kinh tế, tạm ứng và thanh toán lơng của cán bộ công nhân viên đúng kì hạn.
-Cung cấp kịp thời các chứng từ, tài liệu ,số liệu thuộc lĩnh vực tài chính cho các phòng ban liên quan xử lý.
+Quyền hạn:
-Đợc tham gia trực tiếp và phối hợp với các phòng ban nghiệp vụ ,các
đơn vị trực thuộc Công ty trong quá trình xây dựng kế hoạch tài chính tổng Phòng
TCHC
Kế hoạch SXKD ảnh h ởng đến việc sử dụng lao động
Kế hoạch tiền l ơng,mua sắm thiết bị bảo hộ lao động
Kế hoạch SXKD ảnh h ởng đến việc sử dụng lao động
Bố trí đề bạt ,sử dụng cán bộ
3 phòng kinh doanh
Phòng TCKT
Các x ởng,nh à máy sản xất
hợp các dự án và các kế hoạch có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của phòng.
-Đợc độc lập về chuyên môn nghiệp vụ, đợc quyền yêu cầu các đơn vị trực thuộc phòng ban nghiệp vụ Công ty cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin, tài liệu có liên quan đến công tác kế toán và giám sát tài chính của Công ty theo quy định.
-Đợc trực tiếp giao dịch với các cơ quan quản lý Nhà nớc để thực hiện chức năng nhiệm vụ của phòng.
+Số lợng cán bộ công nhân viên trong phòng:
1 trởng phòng phụ trách chung, chịu trách nhiệm về mọi mặt của phòng và các hoạt động khác của Công ty có liên quan đến tài chính.
1 phó phòng làm công tác kế toán tổng hợp, báo cáo các biểu kế toán và kế toán tài sản cố định đồng thời giúp trởng phòng tiến hành công việc chung.
1 kế toàn tiền lơng cho cán bộ công nhân viên.
1 kế toán thanh toán với ngời mua theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho và tiến độ thu tiền.
1 kế toán tiền mặt,chịu trách nhiệm trớc các khoản tiền mặt.
1 kế toán tiền gửi ngân hàng,theo dõi các tài khoản ở ngân hàng 1 kế toán nguyên vật liệu.
2 kế toán giá thành.
Bảng 2.5 Trình độ kết cấu phong tài chính kế toán St
t
Chức danh Số l- ợng
Trình độ Tuổi
§H C§ TC <40 40-50 >50
1 Trởng phòng 1 1 1
2 Phó phòng 1 1 1
3 Nhân viên nghiệp vụ
5 2 3 5
4 Tổng 7 7 5 1 1
Phòng tài chính kế toán có 4 ngời đều có trình độ đại học. Đây là một
điều kiện thuận lợi cho phòng có thể hoàn thành công việc cũng nh thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình.Số ngời <40 tuổi (chiếm 71,4%)tổng số nhân viên trong phòng,phòng có 1 ngời ở độ tuổi 40-50 và 1 ngời ở độ tuổi >50.
+Mối liên hệ của phòng với các phòng khác:
Phòng kế toán chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc do vậy phòng phải có trách nhiệm thông báo các hoạt động tài chính, kế toán và những thay đổi của phòng cho giám đốc.
Sơ đồ 2.2 Mối quan hệ giữa phòng tài chính kế toán với các phòng khác
Qua sơ đồ ta thấy phòng tài chính kế toán có quan hệ chặt chẽ với các phòng tổ chức hành chính,phòng kinh doanh, lập kế hoạch về lơng, đào tạo, mua sắm thiết bị và bảo hộ lao động với phòng tổ chức và chuẩn bị vốn, kế hoạch sản xuất kinh doanh với các phòng kinh doanh.
2.4.2.4Phòng đảm bảo chất lợng +Chức năng:
Là phòng có nghiệp vụ tham mu cho giám đốc về quá trình kiểm tra chất lợng các sản phẩm, công tác dịch vụ kĩ thuật, và thực hiện hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn, đồng thời theo dõi hao hụt nguyên vật liệu.
+Nhiệm vụ:
-Quản lý phòng thử nghiệm, kiểm tra chất lợng nguyên vật liệu và sản phẩm trong quá trình sản xuất kinh doanh..
-Quản trị các quá trình sản xuất để đảm bảo chất lợng.
-Nghiên cứu, phối hợp phất triển các sản phẩm mới của Công ty, đào tạo về chất lợng sản phẩm.
-Tổ chức và tiến hành các hoạt động dịch vụ kĩ thuất khi bán hàng,
đảm bảo phục vụ kịp thời, có hiệu quả cho công tác kinh doanh của Công ty.
-Tham gia giải quyết khiếu nại khách hàng về chất lợng sản phẩm.
-Theo dõi hao hụt ,nhiên liệu, hàng hoá trong khâu nhập khẩu, tồn chứa, bảo quản vận chuyển và sản xuất.
-Phối hợp các phòng nghiệp vụ có liên quan tổ chức xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn của công ty của ngành
-Công tác tổ chức bộ máy phòng đảm bảo chất lợng Phòng Tài
chính kế toán
Các phòng KD
Phòng TCHC Vèn cho kinh doanh
Kế hoạch SXKD
Kế hoạch l ơng,đào tạo,mua tbị,BHLĐ
Bảng 2.6 Trình độ ,kết cấu phòng đảm bảo chất lợng
Stt Chức danh Số l- ợng
Trình độ Tuổi
§H C§ TC <40 40-50 >50
1 Trởng phòng 1 1 1
2 Phó phòng 2 2 1 1
3 Nhân viên nghiệp vụ
13 13 1 6 5
4 Tổng 16 3 13 2 7 6
+Số lợng cán bộ công nhân viên trong phòng
1 trởng phòng chịu trách nhiệm trực tiếp về chất lợng các sản phẩm.
2 phó phòng đợc trởng phòng giao nhiệm vụ riêng và giúp trởng phòng khi trởng phòng đi vắng.
6 ngời chuyên kiểm tra chất lợng trong quá trính sản xuất,quá trình nhập,xuất hàng hoá.
7 ngời trong dịch vụ chăm sóc khách hàng.
Qua bảng trên ta thấy trong phòng cán bộ có tuổi đời khá cao:7 ngời ở độ tuổi 40-50 (chiếm 43,75%)trong số cán bộ của phòng,6 ngời ở độ tuổi trên 50 và 2 ngời ở độ tuổi <40.Một điều kiện thuận lợi là phòng có thể tận dụng kinh nghiệm làm việc của những nhân viên này. Bên cạnh đó phòng phải có kế hoạch đào tạo và tuyển dụng nhân viên mới chuẩn bị cho những cán bộ sắp về hu.
Phòng có trình độ khá cao, trình độ đại học chiếm 18,75%, cao đẳng chiếm 81,25%, không ai có trính độ chung cấp và sơ cấp. Điều đó chứng tỏ những nhân viên này có đầy đủ trình độ và kinh nghiệm để hoàn thành công việc đợc giao.
-Mối quan hệ với các phòng khác:
Sơ đồ 2.3 Mối quan hệ giữa phòng đảm bảo chất lợng với các phòng khác Phòng thử nghiệm
Phòng ĐBCL Các nhà máy,xí nghiệp
Phòng đảm bảo chất lợng quản lý phòng thử nghiệm và trao đổi thông tin với các nhà máy, xí nghiệp.
2.4.2.5 Phòng kinh doanh đóng mới ô tô
+Chức năng:
- Tham mu giúp giám đốc chỉ đạo và tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh của nghành đóng mới ô tô trên toàn công ty bao gồm công tác nhập nguyên liệu: thép để sản xuât vỏ và khung ô tô xuất khẩu
- Trực tiếp tổ chức các hoạt động sản xuất khung vỏ phía Bắc và các theo sự phân công
+Nhiệm vụ và quyền hạn:
-Xây dựng các danh mục các sản phẩm kinh doanh và công tác kế hoạch kinh doanh.
- Xây dựng và tổ chức, trình duyệt thực hiện cơ chế kinh doanh nghành hàng thân vỏ xe trên toàn Công ty.
- Xây dựng, trình duyệt công tác nhập khẩu, mua nội, công tác xuất khẩu tạm nhập , tái xuất, công tác sản xuất.
- Tổ chức hệ thống thông tin, báo cáo, tổ chức công tác kiểm tra trên toàn Công ty.
- Tổ chức xây dựng và duy trì cải tiến hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn của ngành.
- Trực tiếp tổ chức bộ máy, lao động nghành hàng nhựa đờng cũng nh tổ chức các hoạt động kinh doanh theo nhiệm vụ đợc phận công.
- Giao dịch và nghiên cứu thị trờng, giao dịch với các đối tác để tạo dựng những mối quan hệ sản xuất kinh doanh cho Công ty trong hiện tại và trong tơng lai.
+Số lợng cán bộ công nhân viên trong phòng
1 trởng phòng phụ trách chung mọi hoạt động trong phòng ,thờng xuyên báo cáo lên cấp trên.
1 phó phòng đợc trởng phòng giao nhiệm vụ và có trách nhiệm giúp trởng phòng trong mọi công việc.
5 nhân viên bán hàng.
Bảng 2.7 Trình độ ,kết cấu của phòng St
t
Chức danh Số l- ợng
Trình độ Tuổi
§H C§ TC <40 40-50 >50
1 Trởng phòng 1 1 1
2 Phó phòng 1 1 1
3 Nhân viên kĩ thuËt
5 1 2 2 5
4 Tổng 7 5 5 1 1 Trong phòng có 42,8% cán bộ có trình độ đại học, với trình độ nh vậy có thể đảm bảo việc kinh doanh của công ty ngày càng mở rộng và có hiệu quả. Do tính chất phức tạp của công việc đòi hỏi trình độ kiến thức về nhiều mặt ,phòng đựơc bố trí tơng đối hợp lý. Mặt khác tuổi trung bình của các cán bộ trong phòng là tơng đối trẻ. Tính chất công việc này là đòi hỏi những ngời năng động,sáng tạo mà đặc tính này lại có ở lớp trẻ. Do vậy đây là 1 nguồn nhân lực dồi dào cho Công ty sau này.
+Mối quan hệ với các phòng khác: