6.2 Quy trình chung để tổ chức các sự kiện phổ biến
6.2.2. Cách sắp xếp chỗ ngồi cho hội nghị, hội thảo
Có những cách sắp xếp chỗ ngồi trong phòng hội nghị, hội thảo như sau: Kiểu rạp hát, hội trường, Kiểu bàn tiệc, theo nhóm, Kiểu hình vuông, hình chữ nhật, Kiểu lớp học, Kiểu chữ U, Kiểu cộng đồng…
a. Kiểu Rạp hát, hội trường.
Với kiểu phòng rạp hát phù hợp với các buổi hội họp mang tính chất thông tin, trình diễn hay thuyết trình.
Ưu điểm:
- Phục vụ các cuộc họp quy mô lớn, trang trọng với số lượng đông - Người diễn thuyết dễ tạo ấn tượng và truyền tải thông tin
Nhược điểm:
- Khó tương tác giữa những người tham dự với nhau, diễn giả thường tương tác một chiều
- Bất tiện cho người tham dự ghi chú
b. Kiểu bàn tiệc / theo nhóm.
Kiểu bàn tiệc phù hợp với các mô hình họp sáng tạo, nhấn mạnh vai trò của người tham gia. Số lượng thành viên mỗi nhóm dao động từ 5 – 12 người.
Ưu điểm:
- Dễ dàng cho người tham dự ghi chép và tương tác, thảo luận - Người chủ trì dễ tổ chức hoạt động
Nhược điểm:
- Tốn không gian bố trí và công sức set up - Khó quản lý số lượng đông
c. Kiểu hình vuông, hình chữ nhật Hình vuông.
Hình chữ nhật.
Kiểu phòng họp này phù hợp cho các buổi họp quan trọng với số lượng dưới 40 người, thường thấy ở các buổi họp hội đồng quản trị, ban giám đốc, thảo luận nhóm.
Ưu điểm:
- Tạo không khí hội họp, không gian chuyên nghiệp - Thuận tiện cho người tham dự ghi chép và tương tác Nhược điểm:
- Tạo khoảng cách giữa người tham dự với nhau và với chủ tọa, dễ xuất hiện các phe đối lập.
- Không phù hợp cho số lượng lớn tham dự hay cần trình chiếu
d. Kiểu lớp học.
Phù hợp cho các buổi đào tạo, giảng dạy thời lượng dài.
Ưu điểm:
- Thuận tiện nhất cho người tham dự ghi chép (cần bố trí bàn) và theo dõi nội dung
- Diễn giả có thể quan sát và tương tác dễ dàng với học viên - Tận dụng không gian tốt nhất cho số lượng lớn người tham dự
Nhược điểm:
- Hạn chế sự tương tác giữa những người tham dự - Dễ đóng khung tư duy người học
- Học viên dễ bị che tầm nhìn bởi lưng người ngồi trước
e. Kiểu chữ U.
Kiểu chữ U này phù hợp cho các buổi họp kết hợp thuyết trình và tương tác (như các buổi offline).
Ưu điểm:
- Tạo sự thân mật giữa những người tham dự (có thể bỏ bàn họp) - Dung hòa giữu truyền tải thông tin và tương tác với khán giả Nhược điểm: Không phù hợp với số lượng lớn.
f. Kiểu cộng đồng.
Kiểu cộng đồng phù hợp với các mô hình họp sáng tạo trong đó đề cao tối đa vai trò của người tham dự, yêu cầu nhiều không gian cho hoạt động
Ưu điểm:
- Tạo sự thoải mái cho người tham dự
- Tạo tâm lý bình đẳng và nhấn mạnh vai trò cá nhân - Tận dụng không gian
- Vô cùng linh hoạt trong bố trí hoạt động hay luân chuyển giữa các nhóm thao luận nhỏ/ lớn
Nhược điểm:
- Không tạo được không khí sang trọng
- Phụ thuộc vào quy trình tổ chức đã được sắp xếp trước.
6.2.3. Quy trình tổ chức tiệc 6.2.3.1 Giai đoạn chuẩn bị a. Lựa chọn hình thức chiêu đãi.
Đối với bước đầu tiên là lựa chọn hình thức chiêu đãi (chọn loại tiệc), phải tùy từng trường hợp cụ thể mà tổ chức, lựa chọn loại tiệc chiêu đãi. Điều này phụ thuộc rất nhiều vào truyền thống lễ tân của từng nước, nhưng thường thì cũng có những điểm tương tự nhau. Đơn cử một ví dụ như khi tiếp đón một đoàn đại biểu Chính phủ hoặc Quốc hội của một nước nào đó thì nguyên thủ quốc gia nước sở tại sẽ chiêu đãi đoàn dưới hình thức tiệc trưa hoặc tiệc chiều, còn đại diện ngoại giao sẽ tổ chức tiệc cocktail để tiếp đón đoàn khách đó.
b. Lập danh sách khách mời
Một trong những yếu tố quan trọng nhất của việc tổ chức tiệc chiêu đãi là lập danh sách khách mời. Bất kì bữa tiệc ngoại giao nào cũng mang tính chất chính trị nên việc lên danh sách khách mời là hết sức quan trọng, công việc này phải được giao cho cán bộ chuyên trách, phải được thủ trưởng cơ quan duyệt và phê chuẩn. Người có trách nhiệm lập danh sách phải xác định cụ thể tổng số khách cần mời, lưu ý số lượng không được vượt quá khả năng và điều kiện cho phép phục vụ của địa điểm tổ chức tiệc. Danh sách lập nên cần phải rà soát một cách kĩ lưỡng và thận trọng.
Lưu ý: Cần tránh trường hợp lên danh sách khách mời nhưng không nắm vững khi có thể khách đi cùng phu nhân nhưng người đó còn độc thân, mời sai, thiếu địa chỉ, tên họ, người đó đã chết, …
c. Chuẩn bị giấy mời và gửi giấy mời
Bước chuẩn bị giấy mời và gửi giấy mời cũng đòi hỏi sự chuẩn bị chu đáo và cẩn thận. Giấy mời dự tiệc ngoại giao còn được in theo mẫu giấy trắng cứng, đẹp, lịch thiệp. Đối với các tiệc nhân dịp Quốc khánh hoặc chiêu đãi một vị lãnh đạo hoặc đoàn nào đó thì có giấy mời riêng, trên cùng của giấy mời ghi rõ nhân dịp...
Ví dụ:
Nhân dịp Quốc khánh nước Cộng hòa Ấn Độ Đại sứ ĐMTQ Cộng hòa Ấn Độ …
Và phu nhân …
Trân trọng kính mời
Thủ tướng Nguyễn Tấn Dũng và phu nhân Tới dự tiệc chiêu đãi
vào thứ 6 ngày 17 năm 2009 vào hồi 18h30 tại 48 phố Ngô Quyền, Hà Nội.
(Đề nghị trả lời) Số ĐT: 533536
Lưu ý: Đối với các tiệc ngoại giao chiêu đãi trưa, chiều, tối (nói chung là các bữa tiệc mà khách mời ngồi bàn để ăn) thì trong giấy mời phải ghi ở phía dưới giấy mời là “ Đề nghị trả lời” hoặc ghỉ cần ghi kí hiệu RSVP và số điện thoại của người mời để họ trả lời. Trong trường hợp mời Thủ tướng, Ngoại trưởng hay vị lãnh đạo cao cấp nào đó dự tiệc trưa hoặc chiều, tối thì giấy mời chỉ được gửi đi khi đã mời bằng miệng và được họ chấp thuận lời mời, chữ RSVP đã in sẵn trên giấy mời sẽ bị gạch đi. Giấy mời cần phải gửi trước 2 - 3 tuần để đảm bảo khách mời có thời gian để trả lời và không xảy ra các sai lầm đáng tiếc.
d. Lập kế hoạch và sơ đồ bàn ăn
Cần phải dựa vào tính chất của bữa tiệc và đối tượng khách mời để có những định hình cơ bản cho bữa tiệc. Nguyên tắc cơ bản để sắp xếp chỗ ngồi vào bàn tiệc là căn cứ một cách nghiêm ngặt vào vị trí, chức vụ của khách mời. Việc chuẩn bị
và làm tốt bước này sẽ giúp người tổ chức tiệc lập được sơ đồ bàn ăn phù hợp và thuận lợi trong quá trình diễn ra bữa tiệc. Có một số quy tắc sắp xếp chỗ ngồi bàn tiệc như chỗ gần ông chủ và bà chủ tiệc là chỗ long trọng nhất, chỗ tay phải long trọng hơn tay trái và phía tay phải ông chủ là phụ nữ, phía tay phải của bà chủ là nam giới:
PN ÔNG CHỦ PN (+) (0) (+)
NG BÀ CHỦ NG (+) (0) (+)
Sau đó, cứ lần lượt nam cách nữ hoặc nữ cách nam. Chú ý không xếp hai phụ nữ liền nhau; không xếp chồng cạnh vợ và không xếp phụ nữ ngồi ở cuối bàn nếu như đầu bàn không có nam giới ngồi. Người phụ nữ đã có chồng được xếp ở vị trí cao hơn chồng, chỗ ngồi đối diện với chủ tiệc là khách danh dự nhất. Bên cạnh đó, khi xếp chỗ ngồi cần tính đến diện kiến thức ngoại ngữ, trình độ, chức vụ để sắp xếp hợp lí nhất. Để công việc thuận tiện hơn nên lập danh sách khách mời và danh sách chủ nhà theo mức độ ưu tiên và cấp bậc từ trên xuống để dễ dàng hơn cho việc lựa chọn bàn ăn và sắp xếp chỗ ngồi. Thông thường, người tổ chức tiệc sẽ
dụng sơ đồ bàn ăn theo kiểu hình chữ nhật, chữ T, chữ U, …
ÔNG CHỦ
X O X O X O X X X O X O X O X O O BÀ CHỦ O O
X X X X O O O O
Có cả phụ nữ và nam giới, xếp bàn chữ U ngồi chéo nhau.
Lưu ý: Để khách tìm chỗ ngồi của mình được nhanh chóng nên lập một danh sách dán ở phòng khách. Ngoài ra, trên bàn tiệc nên đặt danh thiếp có tên khách mời đó để họ tìm đúng chỗ.
e. Lên thực đơn
Khi lên thực đơn cần phải tính đến sở thích của khách, các yếu tố truyền thống, phong tục, tín ngưỡng của dân tộc. Chẳng hạn, không nên cho vào thực đơn các món thịt lợn khi tiếp các vị khách là người theo đạo Hồi, không dùng các món thịt chiêu đãi cho khách thích ăn chay, … Nếu cơ quan ngoại giao không đủ điều kiện
ÔNG CHỦ TIỆC
X X X O X X X
X X X O X X X KHÁCH CHÍNH
để nấu các món ăn tiếp khách hoặc điạ điểm không đáp ứng được thì cần phải đặt ở khách sạn, nên chọn khách sạn loại một, lựa chọn món ăn kĩ lưỡng, …
f. Chuẩn bị địa điểm
Nên chọn một địa điểm thật phù hợp với tính chất của bữa tiệc. Đó nên là một không gian rộng rãi, cơ sở hạ tầng đầy đủ tiện nghi, đáp ứng mọi nhu cầu của bữa tiệc – nó là yếu tố hàng đầu quyết định đến bộ mặt của một quốc gia, cũng như tạo được ấn tượng tốt trong lòng khách mời khi tới dự bữa tiệc. Việc chọn địa điểm tiếp khách ngoại giao phải được tiến hành một cách kĩ lưỡng và cẩn thận, mỗi bữa tiệc nào cũng mang màu sắc chính trị vì vậy không thể xem nhẹ yếu tố này.
g. Chuẩn bị lời phát biểu
Cuối cùng, phần chuẩn bị lời phát biểu là công đoạn hoàn tất các khâu tổ chức một bữa tiệc. Bất kì một bữa tiệc nào cũng có chủ và khách mời, tất yếu phải có lời phát biểu. Đối với bữa tiệc ngoại giao lại càng quan trọng về lời phát biểu, các cán bộ ngoại giao cần chuẩn bị thật chu đáo nhưng phải ngắn gọn, súc tích, truyền đạt được các thông tin cần thiết.
h) Lập chương trình kế hoạch bữa tiệc
Đây là bước phân công công việc cụ thể cho từng bộ phận, cá nhân để tổ chức một bữa tiệc. Người lập chương trình cần căn cứ vào tất cả các thông tin về bữa tiệc thu thập được (sự kiện, mục đích, hình thức tiệc, thành phần tham dự, quy mô, …) cũng như các hoạch định sơ bộ trình tự các công việc nêu trên để lập bản kế hoạch một cách khoa học nhất. Chương trình được lập ra cần vạch rõ các công việc cần làm trong suốt quá trình trước, trong và sau khi diễn ra bữa tiệc.
6.2.3.2. Thực hiện
Giai đoạn này bao gồm: thông báo lý do tổ chức tiệc, công tác hậu cần, thực hiện lịch trình.
6.2.3.3. Sau khi thực hiện - Tổng kết, rút kinh nghiệm - Thanh, quyết toán chi phí
* Một số lưu ý:
- Lựa chọn địa điểm: Nếu địa điểm là khách sạn thì sẽ thuận lợi hơn nhiều vì khâu phục vụ rất chuyên nghiệp, họ có thể giúp đỡ tư vấn về đồ ăn, thức uống và đặt tiệc như thế nào để tiết kiệm ngân sách, …
Loại hình tiệc phục vụ: Liên hệ với mục đích mà sự kiện cần đạt được để dễ dàng xác định loại hình tiệc phục vụ và các công đoạn sau sẽ rõ ràng, đơn giản hơn.
Dự trù kinh phí cho bữa tiệc: Chi phí hoạch toán luôn cần bao gồm khoản cố định và khoản phát sinh ngoại trừ tiền thực phẩm và người phục vụ.
Lựa chọn thực đơn: Cần chú ý đến loại hình tiệc, số lượng, thành phần khách tham dự cũng như thức ăn hợp mùa. Không cần quá nhiều món mà thực đơn nên có điểm nhấn và sự thống nhất, nên tránh thức ăn có nhiều xương, quá nhiều nước, thức ăn dai gây bất lợi cho khách ở chỗ đông người. Nên nắm được khách mời có sự dị ứng với thức ăn phục vụ để có sự chuẩn bị thay thế với các bữa tiệc quan trọng, yêu cầu tính chuyên nghiệp cao.
Bố trí bàn tiệc: Cần quan tâm đến mục đích, hình thức bữa tiệc để có sự bố trí hợp lí, thuận lợi.
Cung cách phục vụ: Cần phối hợp nhuần nhuyễn giữa các bộ phận phục vụ như chuyển thức ăn, rót rượu, âm nhạc,…để bữa tiệc không bị lộn xộn.
Vệ sinh an toàn thực phẩm: Là vấn đề quan trọng cần lưu ý, từ chuẩn bị thực phẩm, thức ăn đến dụng cụ ăn cũng cần đảm bảo yếu tố vệ sinh.
BÀI TÂP 7. XUẤT NHẬP CẢNH 7.1. Khái niệm quản lý xuất nhập cảnh
Quản lí xuất nhập cảnh là một phần của công tác lãnh sự, nó thực hiện chức năng quản lí nhà nước về việc xuất nhập cảnh quốc gia của người, phương tiện giao thông, hàng hóa và các vật phẩm khác nhằm bảo vệ chủ quyền, an ninh quốc gia và phục vụ các yêu cầu về chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của mỗi quốc gia.
Quản lý xuất nhập cảnh về con người:
- Nhập cảnh: Là việc công dân của một nước nhập vào lãnh thổ của quốc gia khác, thông qua các cửa khẩu quốc tế.
- Xuất cảnh: Là công dân của một nước rời khỏi lãnh thổ của mình đi ra ngoài biên giới của quốc gia đó, thông qua các cửa khẩu quốc tế.
- Qúa cảnh: là cho phép khách du lịch được dừng chân nghỉ tham quan du lịch tại nước mình đi qua trong khoảng thời gian nhất định trước khi đến nước mình cần đến tiếp tục được sử dụng một số dịch vụ của nước đó.
7.2 Những loại giấy tờ xuất nhập cảnh 7.2.1. Hộ chiếu (passport)
Là một loại giấy tờ quan trọng do một chính phủ cấp cho công dân nước mình như một Giấy Phép Ðược Quyền Xuất Cảnh khỏi đất nước và Ðược Quyền Nhập Cảnh trở lại từ nước ngoài.
Hộ chiếu quốc gia gồm 3 loại: Hộ chiếu ngoại giao; Hộ chiếu công vụ; Hộ chiếu phổ thông ;
+ Hộ chiếu ngoại giao (Diplomatic Passport): được cấp cho các quan chức ngoại giao của chính phủ đi nước ngoài công tác. Hộ chiếu có giá trị trong vòng 5 năm kể từ ngày cấp, được quyền đến tất cả các nước. Người cầm hộ chiếu này có quyền ưu tiên qua các cổng ưu tiên đặc biệt khi nhập cảnh và được ưu tiên miễn thị thực nhập cảnh theo qui định của nước đến.
Hộ chiếu ngoại giao, được gia hạn một lần, tối đa không quá 3 năm. Việc gia hạn phải thực hiện trước khi hộ chiếu hết hạn ít nhất 30 ngày;
+ Hộ chiếu công vụ (Official Passport): được cấp cho các quan chức chính phủ đi nước ngoài do công vụ của nhà nước. Hộ chiếu có giá trị trong vòng 05 năm kể từ ngày cấp, được quyền đến tất cả các nước. Người cầm hộ chiếu này có quyền ưu tiên qua các cổng đặc biệt khi nhập cảnh và được ưu tiên miễn visa nhập cảnh theo qui định của nước đến.
Hộ chiếu công vụ cấp cho một số đối tượng như:
Cán bộ, công chức, viên chức Nhà nước theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức.
Sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp trong Quân đội nhân dân và Công an nhân dân.
Nhân viên cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài; phóng viên thông tấn và báo chí nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài. Và còn một số đối tượng khác.
+ Hộ chiếu phổ thông (Popular Passport): được cấp cho mọi công dân Việt nam, có hộ khẩu và Chứng minh nhân dân, có đầy đủ quyền công dân. Người cầm hộ chiếu này khi nhập cảnh tại các cửa khẩu quốc tế phải qua các lối đi thông thường và có thể được miễn visa nhập cảnh theo qui định của các nước đến. Người du học hoặc xuất cảnh định cư cũng sử dụng hộ chiếu phổ thông.
Hộ chiếu phổ thông có giá trị không quá 10 năm tính từ ngày cấp và không được gia hạn;
Đặc biệt Hộ chiếu quốc gia cấp cho trẻ em dưới 14 tuổi có giá trị không quá 5 năm tính từ ngày cấp đến khi trẻ em đó đủ 14 tuổi và không được gia hạn.
Trẻ em dưới 14 tuổi được cấp chung vào hộ chiếu quốc gia của cha hoặc mẹ nếu có đề nghị của cha hoặc mẹ trẻ em đó. Trong trường hợp này, hộ chiếu có giá trị không quá 5 năm tính từ ngày cấp cho đến khi trẻ em đó đủ 14 tuổi và không được gia hạn.
7.2.2. Thị thực
Là một bằng chứng hợp pháp xác nhận rằng một người nào đó được phép nhập cảnh hoặc xuất cảnh ở quốc gia cấp thị thực. Sự cho phép này có thể bằng một văn bản nhưng phổ biến là bằng một con dấu xác nhận dành cho đương đơn vào trong hộ chiếu của họ. Một số quốc gia không đòi hỏi phải có thị thực khi nhập cảnh trong một số trường hợp, thường là kết quả thỏa hiệp giữa quốc gia đó với quốc gia của đương sự.
Các quốc gia thường có các điều kiện để các cấp thị thực, chẳng hạn như thời hạn hiệu lực của thị thực, khoảng thời gian mà đương sự có thể lưu lại đất nước của họ.
Thường thì thị thực hợp lệ cho nhiều lần nhập cảnh (tùy theo điều kiện) nhưng có thể bị thu hồi vào bất cứ lúc nào và với bất kỳ lý do gì.
Thị thực có thể được cấp trực tiếp tại quốc gia, hoặc thông qua đại sứ quán hoặc lãnh sự quán của quốc gia đó, đôi khi thông qua một cơ quan chuyên môn, công ty du lịch có sự cho phép của quốc gia phát hành. Nếu không có đại sứ quán hoặc lãnh sự quán ở nước mình, đương đơn phải đến một quốc gia thứ ba có các cơ quan này.
Các loại thị thực bao gồm:
- Thị thực nhập cảnh ( thị thực nhập ngắn hạn đối với trường hợp lưu trú ngắn hơn 3 tháng )
- Thị thực xuất cảnh
- Thị thực có giá trị một lần ( có giá trị sử dụng một lần trong thời hạn không quá 12 tháng)
- Thị thực có giá trị nhiều lần ( có giá trị sử dụng nhiều lần trong thời hạn không quá 12 tháng)
- Thị thực có giá trị theo thời gian
+ Thị thực một lần hoặc nhiều lần có giá trị không quá 12 tháng được cấp cho người vào Việt Nam thực hiện các dự án theo giấy phép đầu tư hoặc hợp đồng hợp tác với các cơ quan, tổ chức của Việt Nam; người vào làm việc tại các cơ quan nước ngoài đặt tại Việt Nam và thân nhân ruột thịt cùng đi;