II. HỆ THÔNG TIN TỰ ĐỘNG HÓA
II.3 HTT-TĐH TÍCH HỢP
HTT-TĐH của một tổ chức có thể được phân rã thành các phân hệ thông tin tự động hóa theo các lĩnh vực hoạt động.
Ví dụ: Phân hệ bán hàng, mua hàng, kế toán, quản lý nhân sự, …
Mỗi phân hệ gồm 4 chức năng:
Thu thập;
Xử lý tự động;
Ghi nhớ;
Truy cập
Cần nghiên cứu các mối liên hệ giữa các phân hệ tự động hóa này
Ví dụ: Hệ thống hóa đơn tiến hành thu thập các đơn hàng của khách hàng (vào ngoại).
- Hệ thống bắt đầu quá trình lập hóa đơn, từ các dữ liệu về khách hàng và sản phẩm được hệ thống ghi nhớ, hệ thống cho phép người sử dụng có thể truy cập hóa đơn (ra ngoại).
- Trong HTT nhưng bên ngoài của HTT-TĐH Hóa Đơn, hóa đơn được chuyển cho bộ phận kế toán thiết lập các bút toán khách hàng bán, cùng các bút toán tương ứng với thanh toán của khách hàng.
- Trong HTT-TĐH Kế Toán Khách Hàng, người ta tiến hành thu thập các bút toán này (vào ngoại) và hệ thống tạo ra kết quả (tổng phát sinh tài khoản khách hàng, cân đối khách hàng, bảng kê của các tài khoản khách hàng, …) sẽ được truy cập (ra ngoại).
HTT-TĐH toàn cục có thể không phải là hệ tích hợp.
Thực vậy các bút toán khách hàng thiết lập thủ công bởi kế toán viên và cần phải thu thập trong hệ thống kế toán khách hàng (vào ngoại của hệ thống kế toán khách hàng) chỉ chứa các thông tin suy ra từ ác ra ngoại của hệ thống hóa đơn (các hóa đơn).
Như vậy người ta đã thu thập các dữ kiện đã có, điều này dẫn đến lãng phí công của kế toán viên, có thể có các rủi ro sai sót và sự không phù hợp giữa hai HTT-TĐH.
Hình 1.11: Hệ thông tin tự động hóa toàn cục (một phần)
Ra ngoaiù Phân hệ hóa đơn
Thu thập Truy cập
Xử lý tự động hóa
Bộ nhớ phận Bộ
khách hàng
hàngĐơn Vào ngoaiù
Hóa đơn
Bút toán thanh toán
Bút toán khách hàng (bán) Phân hệ kế toán khách hàng
Thu thập Truy cập
Xử lý tự động hoá Bộ nhớ
Vào ngoaiù Ra ngoaiù
phận Bộ
toánKế
Cân đối khách hàng Bản kê tài
khoản
Để khắc phục tình trạng trên giải pháp sau đây đã được đề xuất.
Dùng một tập tin giao diện giữa hai HTT-TĐH:
- tập tin nhật ký bán hàng chứa các bút toán khách hàng bán hàng phát triển trực tiếp bởi Phân hệ Hóa Đơn khi phát hành các hóa đơn;
- tập tin này sẽ được đọc trực tiếp bởi Phân hệ Kế Toán Khách Hàng, do vậy tránh được việc thu thập bút toán khách hàng bán hàng sau đó.
Hai phân hệ đã thông báo với nhau qua trung gian qua ghi nhớ chung (giao diện) mà dữ liệu được tạo nên bởi XLTĐH của một phân hệ (nội) và dùng lại bởi XLTĐH của một phân hệ khác (vào nội).
Vào/ Ra ngoại (thủ công) thừa giữa hai hệ thống này được thay thế bởi Vào/ Ra nội trong HTT- TĐH hoàn toàn tự động bảo đảm liên hệ giữa hai hệ thống nhờ vào tập tin giao diện, Ra nội của một phân hệ là Vào nội của một phân hệ khác.
Một HTT-TĐH là tích hợp nếu cùng một thông tin, chỉ thu thập một lần tại một điểm của hệ thống và được phản ánh trong mọi tập tin có liên quan.
Hình 1.12: Một hệ thống toàn cục và hệ thống tích hợp
Vào nội của PH Kế toán khách hàng
Ra ngoaiù Phân hệ hóa đơn
Thu thập Truy cập
Xử lý tự động hóa
Bộ nhớ
Bộ phận khách
hàng
hàngĐơn Vào ngoaiù
Thanh toán
Phân hệ kế toán khách hàng Thu thập Truy cập
Xử lý tự động hoá
Bộ nhớ
Vào ngoaiù Ra ngoaiù
Bộ phận
Keá toán
Hóa ủụn
Kết quả
Ghi nhớ chung nhật ký bán hàng
Ra nội của PH Hoá đơn
Giao dieọn lieõn heọ