Dựa trên những đặc điểm mua bán của các quán cà phê và những yêu cầu cơ bản của một phần mềm quản lý quán cà phê:
- Quản lý thực đơn, đồ ăn, thức uống.
- Quản lý thanh toán.
- Quản lý thông kê thu chi, sản phẩm.
Phần mềm quản lý quán cà phê để phục vụ công tác quản lý quán cà phê, người quản lý có khả năng bao quát mọi việc trong quán, chịu trách nhiệm đƣa ra các thống kê thu chi, sản phẩm định kỳ và thường xuyên báo cáo về hoạt động của quán. Các khâu chuyên trách khác của quán sẽ do nhân viên thu ngân, nhân viên pha chế, nhân viên phục vụ đảm nhiệm trực tiếp, cụ thể:
- Nhân viên thu ngân sẽ tiếp nhận các phiếu yêu cầu của khách hàng để nhập liệu, in phiếu thanh toán, thu tiền.
- Nhân viên phục vụ sẽ ghi lại các yêu cầu chọn lựa cũng nhƣ thay đổi của khách hàng.
- Nhân viên pha chế sẽ chế biến các thức uống, đồn ăn theo yêu cầu.
3.2 Chức năng, nhiệm vụ
- Hệ thống yêu cầu đăng nhập trước khi quản trị.
- Chức năng hệ thống ( đăng nhập, đổi mật khẩu, thoát khỏi phần mềm) đƣợc sử dụng bởi người quản trị.
- Chức năng quản lý thực đơn: cập nhật thông tin các loại món ăn đồ uống, đơn giá.
- Chức năng quản lý đồ ăn, thức uống: cập nhật thông tin, số lƣợng, giá cả.
- Chức năng quản lý thanh toán: cập nhật các khuyến mãi, giảm giá (nếu có), thu tiền, trả tiền thừa (nếu có).
- Quản lý thống kê thu chi: lập phiếu thu chi, quản lý danh sách phiếu thu chi.
- Quản lý thống kê sản phẩm: quản lý nhập – xuất – tồn sản phẩm.
- Chức năng tìm kiếm: tìm kiếm các sản phẩm.
- Chức năng báo cáo: in các biểu mẫu.
-56-
3.3 Khảo sát nghiệp vụ của hệ thống phần mềm bán cà phê 3.3.1 Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Chức năng của từng bộ phận
- Quản lý: quản lý trực tiếp quán cà phê, mọi vấn đề của quán đều phải thông qua quản lý và quản lý có quyền quyết định mọi thông tin trong quán: chia các khu vực, bàn, danh sách các món, giá bán, … Quản lý còn có thể xem thống kê tình hình bán hàng, chi tiết theo các đối tƣợng cần quan tâm: theo ngày, theo món, theo khu vực, theo từng bàn,
…
- Thu ngân: Quản lý bán hàng: chọn bàn, chọn món, in hoá đơn và một số nghiệp vụ đặc thù khác: ghép bàn, tách bàn, …
- Phục vụ: ghi danh sách thực đơn tại bàn và bƣng, bê đồ ăn lên cho khách.
- Pha chế: khi nhân viên phục vụ ghi xong danh sách các món trong thực đơn thì pha chế tạo ra các món mà khách hàng yêu cầu.
Quy trình nghiệp vụ
Chọn bàn, gọi món: khi có khách bước vào nhân viên phục vụ sẽ mở cửa cho khách. Hỏi khách số lượng người đi cùng để có thể sắp xếp chổ ngồi, chọn bàn một cách hợp lý nhất. Sau khi đƣa khách đến chổ ngồi nhân viên phục vụ đƣa thực đơn (menu) cho khách để khách chọn. Sau khi đã ghi hết các gọi món (order) nhân viên phục vụ sẽ chuyển liên 1 cho nhân viên thu ngân nhập thông tin vào phần mềm, và chuyển liên 2 xuống cho nhân viên pha chế. Khi pha chế xong nhân viên phục vụ sẽ mang ra cho khách.
Đổi món: kiểm tra tình trạng món mới trong quán. Chỉ cho khách đổi món khi món cũ nhân viên pha chế chƣa thực hiện.
Quản lý
Thu ngân Phục vụ Pha chế
-57-
Đổi bàn: kiểm tra tình trạng các bàn trống còn lại trong quán. Chỉ chuyển bàn tới các bàn mới còn trống.
Hủy bàn: cho phép hủy bàn chuyển sang quán khác khi các món chƣa phục vụ.
Thanh toán, tính tiền: khi khách yêu cầu thanh toán, nhân viên thu ngân lập hóa đơn dựa vào bảng gọi món (order), nhân viên đƣa hóa đơn cho khách và thu tiền.
Thống kê thu chi: hằng ngày nhân viên thu ngân phải tổng hợp kết quả kinh doanh. Quản lý cần biết kết quả kinh doanh hằng ngày để có chiến lƣợc kinh danh cho phù hợp.
Thống kê sản phẩm: hằng ngày nhân viên thu ngân phải tổng hợp số lƣợng hàng hóa nhập – xuất – tồn trong kho. Quản lý cần biết để tiến hành cân đối số lƣợng cho phù hợp.
3.3.2 Biểu đồ phân cấp chức năng
- Quản lý chung: bao gồm các chức năng: quản lý các khu vực bán, các bàn tại từng khu vực, các món bán hàng và danh mục các món bán.
QL Chung
QL Bàn
QL Khu vực
QL Món
QL Danh mục
QL Bán hàng
Liệt kê danh mục bàn
Đặt bàn
Thanh toán
In hoá đơn
Thống kê
Theo thời gian
Theo món
Theo khu vực, bàn
Giúp đỡ Quản lý bán
cà phê
Biểu đồ phân cấp chức năng
-58-
- Quản lý bán hàng: bao gồm các nghiệp vụ: liệt kê các bàn trong các khu vực của quán cà phê; chức năng đặt bàn (tạo đặt bàn, chọn món, số lƣợng sử dụng, …); chức năng thanh toán và xuất ra máy in. Trong các chức năng đặt bàn còn có nhiều các nghiệp vụ: chọn món, thêm món, xoá món, thay đổi số lƣợng, ghép bàn, tách bàn, …
- Thống kê: gồm các chức năng thống kê theo thời gian: người sử dụng chọn thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc, phần mềm sẽ thống kê lại chi tiết các giao dịch, tính tổng doanh thu, chi phí món và tính ra lợi nhuận. Người dùng cũng có thể thống kê theo món, theo khu vực, theo bàn để có cái nhìn chung hơn về hoạt động và đƣa ra các chính sách quản lý phù hợp.
- Giúp đỡ: hiển thị các giúp đỡ cho các chức năng của người dùng.
2.3.3 Biểu đồ sử dụng (Use case)
Người quản lý của quán cà phê sử dụng các chức năng gồm có: Quản lý chung, thống kê, xem giúp đỡ thì hiển thị các chức năng của người dùng.
Người bán thì có quản lý bán hàng bao gồm quản lý danh mục hàng, đặt bàn, đặt món nhƣ (tạo đặt bàn, chọn món, số lƣợng sử dụng, …).
-59- 3.3.4 Xây dựng biểu đồ lớp
Biểu đồ lớp
-60- CHƯƠNG 4