PHẦN TƯ VẤN THIẾT KẾ CẦU ĐƯỜNG
3.3. Giải pháp hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại Công
Qua quá trình thực tập tại Công ty, sau khi đã tìm hiểu về các phần hành kế toán nói chung, em xin đưa ra một số kiến nghị để nâng cao hiệu quả công tác kế toán như sau:
Về cán bộ quản lý vốn bằng tiền:
Công ty nên có quy định cụ thể trong công tác quản lý thu chi. Các chứng từ thanh toán cần phải hợp lệ và đúng quy định.
Công ty cần phải tiến hành việc kiểm kê quỹ định kỳ vào ngày cuối tháng hoặc khi cần thiết có thể kiểm kê đột xuất hoặc khi bàn giao quỹ. Việc kiểm kê quỹ như vậy có ưu điểm: giúp cho các nhà quản lý nắm bắt được số tiền tồn quỹ thực tế, số tiền thừa thiếu so với sổ quỹ để có biện pháp tăng cường quản lý quỹ tốt hơn.
Khi tiến hành kiểm kê quỹ phải lập bảng kiểm kê quỹ trong đó thủ quỹ và kế toán là các thành viên, phải ghi rõ và thời điểm kê (giờ...ngày...tháng...năm). Trước khi kiểm kê quỹ, thủ quỹ phải ghi sổ tất cả các phiếu thu, phiếu chi và số dư tồn quỹ đến thời điểm kiểm kê quỹ.
Khi tiến hành kiểm kê quỹ, nếu có sự chênh lệch phải ghi rõ nguyên nhân thừa thiếu vào báo cáo giám đốc doanh nghiệp xem xét giải quyết.
Hiện nay Công ty trả lương cho CNV bằng tiền mặt do một thủ quỹ làm nhiệm vụ phát lương cho CNV. Với cách trả lương này rất khó khăn cho người phát lương với số lượng lớn tiền mặt, dễ xảy ra nhầm lẫn, sai sót khi phát lương. Để giảm những sai sót, nhầm lẫn không đáng kể trên thì Công ty có thể áp dụng quy trình cách trả
lương qua Ngân hàng. Cách trả lương này rất phù hợp với xu hướng phát triển hiện nay nó thuận tiện cho người lao động trong thanh toán công cộng rút tiền tự động trong các ngân hàng và từ các máy rút tiền tự động hơn nữa trả tiền thông qua tài khoản ở ngân hàng phần nào giúp người lao động tích cực tích luỹ tiền hơn.
Quy trình thực hiện như sau:
Đăng ký với Ngân hàng về việc trả lương cho cán bộ CNV qua Ngân hàng Công ty lập cho mỗi CNV một tài khoản tại Ngân hàng của mình.
Tính bảng lương hàng tháng của CNV và gửi cho ngân hàng kèm theo một uỷ nhiệm chi của Công ty.
Ngân hàng dựa vào bảng lương của CNV và uỷ nhiệm chi đó, thực hiện chuyển tiền từ tài khoản của Công ty vào tài khoản của CNV.
Về chứng từ kế toán:
Hiện nay, một số phiếu thu, phiếu chi … chưa ghi đầy đủ thông tin trên phiếu như ngày, tháng, năm , chữ ký người lập phiếu, kế toán trưởng, thủ trưởng hay chưa có con dấu của công ty. Công ty nên đưa ra các nội quy cụ thể trong công tác luân chuyển chứng từ và thực hiện việc trình ký đầy đủ các bên liên quan.
Trước khi chi tiền hoặc nộp tiền, cần phải kiểm tra đầy đủ chữ ký của các bộ phận có liên quan mới thực hiện việc thu chi tiền mặt.
Kế toán nên lập bảng tổng hợp chi tiết tiền gửi ngân hàng để thuận tiện cho việc đối chiếu số liệu với Sổ Cái TK112.
Về công tác kiểm soát nội bộ:
Tại Công ty Cổ phần tư vấn thiết kế Cầu Đường vẫn chưa tiến hành kiểm soát nội bộ thường xuyên hay đột xuất nên chưa thể đánh giá chính xác chất lượng, hiệu quả của công việc. Vì vậy nên lập một ban kiểm soát nội bộ doanh nghiệp để thực hiện
việc thanh tra định kỳ các phòng ban tại Công ty.
*Mô tả công việc của Chuyên viên Kiểm soát nội bộ: Làm việc tại phòng kế toán của doanh nghiệp, nhân viên kiểm soát nội bộ đảm nhiệm một số trọng trách nhất định.
Công việc cơ bản của họ bao gồm theo dõi hoạt động kế toán, kiểm toán tài chính của doanh nghiệp để đảm bảo không có những gian lận xảy ra. Doanh nghiệp sẽ dựa vào kết quả làm việc của nhân viên để kiểm soát rủi ro và nâng cao hiệu quả trong kinh doanh. Các đầu mục công việc cụ thể của nhân viên kiểm soát nội bộ được chia thành ba nhóm chính như sau:
Tạo lập, kiểm soát hệ thống dữ liệu nội bộ và thực hiện báo cáo
- Soạn thảo và công bố các chính sách, nội quy trong việc kiểm tra và giám sát nội bộ cho toàn bộ nhân sự trong công ty biết.
- Đảm bảo tính thống nhất và hợp lý giữa các quy trình trong nội bộ. Kiểm tra các kế hoạch đề ra có thể thực hiện được và nhất quán giữa các phòng ban với nhau.
Đánh giá, phân tích về những cơ hội, rủi ro từ báo cáo tài chính của hệ thống. Từ đó, đề ra những biện pháp khắc phục theo sự đồng ý của ban giám đốc.
- Kiểm soát và nâng cao chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ tại trong công ty.
- Đánh giá các hoạt động, quy trình kinh doanh và báo cáo kiểm soát nội bộ.
Tạo lập quy trình kiểm soát nội bộ
- Kiểm tra nội bộ đột xuất hoặc theo định kỳ về hiệu quả công việc của cá nhân và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Thường xuyên nhắc nhở và đốc thúc nhân sự nâng cao hiệu suất công việc và
báo cáo lại cho ban giám đốc.
- Đề ra các đóng góp, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh và chất lượng nội bộ.
Tiến hành kiểm tra, đánh giá
- Giám sát các phòng ban, cá nhân dựa trên các quy tắc của công ty.
- Phát hiện nguyên nhân những sai phạm của cá nhân đó mắc phải và đề ra hướng giải quyết tuân thủ theo quy định của công ty.
- Thực hiện duy trì việc đánh giá các hoạt động của công ty theo định kỳ hàng tuần, hàng tháng hoặc năm. Lên kế hoạch sửa đổi hoặc cập nhật những điều luật mới, mô tả công việc của từng vị trí trong bộ quy tắc, quy định của công ty.
*Yêu cầu đối với Chuyên viên Kiểm soát nội bộ
- Có kiến thức chuyên môn: đây được coi là yêu cầu căn bản đối với công việc
kiểm soát nội bộ bởi vị trí này luôn yêu cầu vốn kiến thức chuyên môn về nghiệp vụ kế toán, kiểm toán vững vàng. Nếu không có kiến thức chuyên môn, bạn sẽ không phát hiện ra sai phạm, những thâm hụt của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, việc có hiểu biết về luật pháp cơ bản, luật kinh doanh, các nghiệp vụ về kiểm toán nội bộ sẽ tạo lợi thế cạnh tranh nghề nghiệp cho bạn. Sở hữu một số chứng chỉ như ACCA, BIDVA hoặc CFA,... có thể giúp bạn ghi điểm với nhà tuyển dụng.
- Kỹ năng quản lý, kiểm soát: đây là kỹ năng sẽ giúp bạn nâng cao hiệu quả trong quá trình làm việc. Với kỹ năng quản lý, bạn sẽ dễ dàng kiểm soát các quy trình dự án, tình hình tài chính của doanh nghiệp một cách kịp thời và nhanh chóng. Ngoài ra, kỹ năng này còn là bước đệm cho những dự đoán của bạn về rủi ro và cơ hội của doanh nghiệp dựa vào tình hình hoạt động kinh doanh nội tại của công ty.
- Kỹ năng giao tiếp: dù công việc mang tính chuyên môn cao nhưng nhân viên kiểm soát nội bộ sẽ không chỉ giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp mà còn phải ngoại giao với các cơ quan kiểm toán khác bên ngoài. Bởi vậy, ở vị trí này, kỹ năng giao tiếp là một điều bắt buộc.
- Kỹ năng ứng biến: công việc kiểm soát viên đôi khi cũng sẽ gặp những tình huống bất ngờ, không thể lường trước nên khả năng ứng biến là cực kỳ quan trọng.
Đôi khi trong quá trình tiến hành kiểm soát, các giấy tờ có liên quan có thể bị thất lạc khiến công việc của bạn gặp vấn đề. Nhiệm vụ của bạn lúc này là cần ứng biến nhanh, biến nguy thành an để công việc kịp tiến độ ban đầu.
- Tư duy phản biện: tư duy phản biện được hiểu là khả năng giữ vững suy nghĩ, lập trường và phản xạ, phản ánh những suy nghĩ trái chiều. Nếu không sở hữu tư duy phản biện, bạn sẽ khó có thể tìm ra sai phạm, thất thoát của công ty. Vì lúc tiến hành kiểm soát, bạn sẽ chỉ nương theo ghi chép đơn thuần mà không có sự tỉnh táo, đặt ngược câu hỏi tại sao lại có khoản/ thu chi này.
- Khả năng tư duy logic: khi làm việc ở vị trí nhân viên kế kiểm soát nội bộ, bạn không chỉ cần nắm vững kiến thức cơ bản trong ngành mà còn cần khả năng tư duy logic để xử lý các công tác kiểm soát, các báo cáo tài chính một cách nhanh chóng.
Nếu thiếu kỹ năng này thì công việc của bạn sẽ trở nên rất khó khăn để phát hiện sai phạm và tốn nhiều thời gian để giải quyết.
- Trình độ ngoại ngữ (tiếng Anh): không chỉ riêng ngành nghề kiểm soát mà với bất cứ công việc nào, có trình độ ngoại ngữ tốt sẽ tạo ra thuận lợi công việc cho bạn.
Bạn sẽ có thể làm việc ở những công ty nước ngoài với những chính sách đãi ngộ hấp dẫn cùng môi trường làm việc quốc tế chuyên nghiệp.
- Thông thạo tin học văn phòng: để xử lý tốt số liệu, báo cáo tài chính, bạn cần sử
dụng thành thạo các công cụ, phần mềm tin học hỗ trợ, đặc biệt là các phần mềm tin học văn phòng như Excel, Word, Powerpoint,... Bạn có thể tham gia vào các khóa học cơ bản để cải thiện khả năng của mình một cách nhanh chóng.
- Nhanh nhạy, cẩn thận và trung thực: với công việc kiểm soát nội bộ, sự nhanh nhạy, cẩn thận và trung thực cũng là điều cần thiết. Sự nhanh nhạy sẽ giúp bạn giải quyết những vấn đề bất ngờ xảy ra trong quá trình làm việc. Khi thực hiện rà soát, đối chiếu ngân sách thì đức tính trung thực và sự cẩn thận lúc này là vô cùng cần thiết để
nhân viên có thể tìm ra những sai phạm của các phòng ban và giúp mình tránh khỏi những sai lầm đáng tiếc.
- Có khả năng làm việc cường độ cao: do khối lượng công việc lớn nên cường độ làm việc của một kiểm soát viên là vô cùng cao. Nhất là vào các giai đoạn yêu cầu kiểm soát nội bộ doanh nghiệp như cuối quý, cuối năm thì bạn càng phải chịu áp lực về thời gian. Vậy nên, nếu muốn trở thành nhân viên kiểm soát nội bộ thì bạn phải nâng cao khả năng chịu đựng áp lực công việc để có thể dễ dàng thích ứng với cường độ công việc.