III. HỆ THỐNG CÁC BIỆN PHÁP ÁP DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG
3.3. Nhóm giải pháp công cụ hỗ trợ học viên
3.3.3. Xây dựng thư viện điện tử và lien kết với các thư viện của các cơ sở đào tạo pháp luật khác
a) Mục tiêu: Giúp học viên tra cứu tài liệu, giáo trình, sách tham khảo nhanh, tiện lợi. Tiếp thu thông tin một cách nhanh nhất và toàn diện; giúp giảng viên có được những thông tin về tài liệu, giáo trình, sách tham khảo, chuyên khảo để phục vụ hoạt động giảng dạy và là cơ sở để giảng viên có cái nhìn toàn diện về hệ thống nghiên cứu để từ đó sửa đổi, bổ sung các tài liệu, giáo trình phục vụ cho giảng dạy và nghiên cứu và tham gia vào nhiều hoạt động nghiên cứu hơn; giúp cán bộ quản lý thư viện có được những thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời, dễ hiểu, dễ sử dụng phục vụ việc điều hành thư viện.; hỗ trợ việc trao đổi nguồn tư liệu từ các cơ sở đào tạo pháp luật.
b) Các yêu cầu về thư viện điện tử
Về quản lý tài liệu (biên mục): Phải đáp ứng tiêu chuẩn quốc tế về quản lí thư viện hiện đại, như: Thực hiện biên mục dễ dàng và hiệu quả; Hỗ trợ quá trình biên mục theo MARC21 như hiển thị thuộc tính các trường/trường con, các chỉ thị; Có khả năng hỗ trợ công tác biên mục theo các tiêu chuẩn và quy tắc mô tả thư mục khác nhau như ISBD, AACR2, TCVN 4734-89 và theo các khung phân loại khác nhau như khung phân loại thập phân Dewey (DDC), khung phân loại thập phân bách khoa (UDC), khung phân loại BBK, khung đề mục chủ đề.; Có khả năng xuất/nhập dữ liệu thư mục với cá hệ thống khác, dựa trên khổ mẫu MARC và tiêu chuẩn MARC21XML,ISO2709 với các Charset khác nhau: tiêu chuẩn mã hóa kí tự (UCS2), tiêu chuẩn về định dạng trao đổi các kí tự Unicos (UTF8); Có khả năng tải lên các biểu ghi được tra cứu thông qua mã số kí hiệu tiêu chuẩn (Z3950), đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu;
Kiểm soát tính thống nhất(Authority Control) để đảm bảo tính nhất quán trong quá trình xác lập các điểm truy nhập thông tin như: tác giả, nhan đề, chủ đề, các danh mục mã hoá theo tiêu chuẩn quốc tế như ngôn ngữ, vùng địa lý… bằng các từ điển tham chiếu đối với các trường có yêu cầu, với khả năng tìm chọn tiện lợi…
Về tra cứu: Các Module tra cứu phải có ít nhất 3 phương thức tìm kiếm thông dụng: Tìm lướt (tìm theo kiểu từ điển), tìm theo từ khoá, tìm kiếm kỹ năng cao với số lượng toán tử không giới hạn;
Phải có khả năng đặt lọc dữ liệu theo: CSDL,năm xuất bản, nước xuất bản, ngôn ngữ…; Chương trình phải phân hoạch các điểm truy cập thông dụng như: Nhan đề (bao gồm tất cả các trường nhan đề), Tác giả(tất cả các trường tác giả), Chủ đề (bao gồm mọi trường chủ đề); có khả năng tìm kiếm trên toàn bộ biểu ghi; Hỗ trợ các dịch vụ cho người dùng tin; Cho phép tra cứu mọi thông tin của hệ thống tại chỗ cũng như truy nhập từ xa thông qua Internet; Cho phép khai thác thông tin từ các CSDL trực tuyến trên mạng qua Z39.50; Giao diện phải có khả năng chuyển đổi sang các ngôn ngữ khác nhau một cách dễ dàng, tối thiểu là 2 ngôn ngữ Việt – Anh…
Về quản lý lưu thông tài liệu: Cho phép sử dụng mã vạch trong việc quản lý thẻ bạn đọc cũng như các dịch vụ mượn, trả và gia hạn tài liệu; Thống kê về bạn đọc, về tình hình phục vụ bạn đọc và lưu thông tài liệu; Tích hợp tính năng kiểm kê kho trong module này cho phép kiểm kê kho theo công nghệ mã vạch; Thực hiện chức năng quản lý bạn đọc; Cung cấp khả năng thiết lập và quản lý các chính sách cho mượn theo 3 yếu tố: loại bạn đọc, loại tài liệu, vị trí lưu trữ…
c) Liên kết thư viện: Việc triển khai liên kết thư viện điện tử đòi hỏi các cơ sở đào tạo, nghiên cứu về pháp luật cần triển khai đồng bộ phần mềm thư viện điện tử và số hoá tài liệu trong thư viện để thành thư viện số. Việc liên kết đòi hỏi phải dựa trên cơ sở phần mềm đồng bộ để hai hay nhiều hệ thống thư viện có thể trích xuất dự liệu cho nhau. Trong thời gian trước mắt có thể thực hiện việc liên kết thư viện của Viện Khoa học Pháp lý, Đại học Luật Hà Nội, Đại học Luật thành phố Hồ Chí Minh nhằm mở rộng thông tin về tài liệu.
Về lâu dài, cần đầu tư để các đơn vị thực hiện dự án số hoá tài liệu và xây dựng thư viện số, từng bước trao đổi nguồn tài liệu số giữa các thư viện.
3.3.4. Nâng cấp website phục vụ cung cấp thông tin và dịch vụ hành chính công
Nâng cấp Website Học viện tư pháp thành cổng thông tin điện tử (Portal) nhằm tích hợp nhiều website với nội dung tách biệt trên cùng một hệ thống tại cùng một thời điểm để tạo lập các phụ chương/phụ san khi cần với giao diện hiển thị được tuỳ biến, đồng thời vẫn giữ được sự chặt chẽ trong liên kết thông tin, cung cấp các dịch vụ phần mềm trực tuyến để người sử dụng có thể khai thác thông tin từ nhiều nguồn tài nguyên khác nhau, sử dụng nhiều dịch vụ của các hệ thống phần mềm khác nhau một cách tập trung, thống nhất. Thông qua cổng điện tử này, người sử dụng (khách hàng, đối tác, nhân viên,...) chỉ cần sử dụng một địa điểm (đi qua một cửa) là có thể khai thác các thông tin và dịch vụ. Mặt khác Lãnh đạo Học viện Tư pháp, người quản trị, phóng viên, cộng tác viên có thể đăng tin nhanh chóng và chịu trách nhiệm nội dung, người biên tập kiểm duyệt và chỉnh sửa nội dung sau được thông báo về tin/bài đã đăng thông qua cơ chế phân quyền và kiểm soát truy cập cho phép tạo lập những vùng thông tin cũng chỉ cần quản lý, theo dõi tất cả các thông tin điều hành của mình tại một nơi duy nhất.
Các yêu cầu cơ bản về tính năng sử dụng: Cho phép tích hợp nhiều nguồn tin khác nhau với các định dạng dữ liệu khác nhau, tích hợp dữ liệu từ nhiều phần mềm khác nhau, phục vụ cho nhiều đối tượng sử dụng và ngữ cảnh hoạt động của người dùng; Khả năng cá nhân hoá (Personalization /Customization) cho phép khai thác và trình bày thông tin khác nhau cho các đối tượng sử dụng khác nhau tuỳ theo yêu cầu và khu vực nghiệp vụ; Khả năng tách biệt hoàn toàn giữa nội dung và hiển thị, cho phép người quản trị cũng như người sử dụng tuỳ biến giao diện hiển thị cũng như toàn bộ bố cục thông tin trình bày tuỳ theo sở thích hoặc ngữ cảnh; Khả năng độc lập dữ liệu đồng thời tích hợp chặt chẽ cho phép tại một thời điểm nhiều portals và website hoạt động đồng thời chỉ với một nền tảng duy nhất; Hệ thống biên tập & quản trị nội dung đơn giản và mạnh mẽ, người sử dụng chỉ cần có ít kiến thức về CNTT là có thể hoàn toàn làm chủ
được hoạt động cập nhật nội dung (cho cả đội ngũ biên tập và cả người dùng (khách hàng) tự đưa thông tin lên); Thông tin được liên kết chặt chẽ trợ giúp cho quá trình khai thác dễ dàng và liền mạch;
Nội dung đầy đủ và thân thiện với các công cụ tìm kiếm (search engines), trợ giúp mạnh mẽ cho hoạt động quảng bá và thương mại điện tử; Các tài nguyên thông tin trong toàn bộ hệ thống được bảo mật và trình bày lại đối với người dùng cuối để đảm bảo an toàn và có thể tự điều chỉnh nội dung khi cần; Các module dịch vụ ứng dụng sẵn có phong phú: quản trị nội dung (CMS), tương tác và trao đổi (collaboration /forum), trợ giúp (help desk/live support)…