7.1. Vấn đề phân quyền:
Phân quyền là vấn đề phân tán các quyền ra quyết định trong một cơ cấu tổ chức. Một chính sách phân quyền sẽ gây ảnh hởng đến tất cả các lĩnh vực của quản lý và có thể coi là một nhân tố cơ bản của hệ thống quản lý. Trong thực tế nếu không có nó thì ngời quản lý không thể sử dụng khả năng tự quyết để xử lý các trờng hợp thờng xuyên gặp phải. Phân quyền đòi hỏi phải có sự lựa chọn thận trọng xem những quy định đợc giao cho cấp dới, những quy định nào đợc ban ra từ cấp cao nhất, thận trọng trong việc ra những chính sách cụ thể hớng dẫn việc ra những quyêtd định, trong việc lựa chọn và bồi dỡng cán bộ và trong việc lựa chọn các bộ phận kiểm tra thích hợp.
7.2. Các nguyên tắc giao quyền:
- Nguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muốn: quyền đợc giao cho từng ngời quản lý cần phải tơng xứng nhằm đảm bảo rằng họ có khả năng hoàn thành kết quả mong muốn.
- Nguyên tắc xác định theo chức năng: nguyên tắc này bao gồm cả việc giao quyền và phân chia bộ phận. Đó là sự giao quyền cho ngời quản lý các bộ phận sao cho có đựơc sự xác định rõ ràng về các kết quả mong đợi, về các hoạt
động cần tiến hành, các quyền hạn đợc giao trong tổ chức và sự hiểu rõ quyền lực và các mối liên hệ về thông tin với các cơng vị khác.
- Nguyên tắc bậc thang: Nói về một chuỗi các quan hệ quyền hạn trực tiếp từ cấp trên xuống cấp dới xuyên suốt toàn bộ tổ chức. Việc nhận thức đầy đủ nguyên tắc bậc thang là rất cần thiết cho việc định chức năng tổ chức một cách
đúng đắn bởi vì cấp dới phải biết đợc ai giao quyền cho họ và những việc vợt quá phạm vi của họ thì phải trình cho ai.
- Nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc: Là việc duy trì sự uỷ quyền đã định
đòi hỏi rằng các quyết định trong phạm vi quyền hạn của từng ngời phải đợc chính họ đa ra chứ không đợc đẩy lên theo cơ cấu tổ chức.
- Nguyên tẵc thống nhất trong mệnh lệnh: Các mệnh lệnh đa ra phải đảm bảo tính thống nhất, tránh hiện tợng lộn xộn, đùn đẩy trách nhiệm.
- Nguyên tắc về tính tuyệt đối trong trách nhiệm: trách nhiệm của cấp dới
đối với cấp trên của mình về thực hiện nhiệm vụ là tuyệt đối. Khi họ đã chấp nhận một sự phân công và chấp nhận quyền thực thi nó và cấp trên không thể lẩn trốn trách nhiệm về các hoạt động trong tổ chức của các cấp dới của mình.
- Nguyên tắc về sự tơng xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm: Do quyền hạn là một quyền cụ thể tiến hành những công việc đợc giao và trách nhiệm phải hoàn thành chúng về logic, điều đó dẫn đến việc quyền hạn phải tơng xứng với trách nhiệm. Trách nhiệm về các hành động không thể lớn hơn trách nhiệm trong các quyền hạn đợc giao phó, cũng không thể nhỏ hơn.
III. Phơng hớng và biện pháp cơ bản nhằm xây dựng và hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý trong doanh nghiệp:
trong những năm gần đây, từ khi nền kinh tế nớc ta chuyển sang nền kinh tế thị trờng, nhà nớc ta luôn coi trọng việc hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp, đặt vấn đề này lên hàng đầu của đổi mới quản lý doanh nghiệp. Hoàn thiện nâng cao hiệu quả hoạt độngcủa bộ máy quản lý không những có vai trò
đặc biệt quan trọng trong việc góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà còn là một vấn đề có ý nghĩa quan trọng trong việc phát triển nền kinh tế đất nớc.
1. Vấn đề là phải tổ chức đợc các phòng chức năng, phân loại đợc các chức năng quản lý: Quy trình xây dựng phòng chức năng là tổ chức bao gồm cán bộ, nhân viên kinh tế kỹ thuật, hành chính đợc phân công chuyên môn hoá theo chức năng quản lý có nhiệm vụ lãnh đạo (Ban giám đốc) chuẩn bị các quyết
định, theo dõi hớng dẫn các phân xởng, các bộ phận sản xuất cũng nh các cán bộ, nhân viên cấp dới thực hiện đúng đắn, kịp thời những quyết định quản lý.
Trách nhiệm chung của các phòng chức năng là hoàn thành tốt các nhiệm vụ đợc giao, phối hợp tất cả các phòng ban khác nhằm đảm bảo cho tất cả các lĩnh vực khác của doanh nghiệp đợc tiến hành đồng bộ, ăn khớp nhịp nhàng.
Trong cơ chế quản lý hiện nay, doanh nghiệp có toàn quyền quyết định việc tổ chức các phòng theo hớng chuyên môn, gọn nhẹ đồng thời phải coi trọng các bộ phận có quan hệ trực tiếp đến kinh doanh, đến công tác nghiên cứu
đổi mới công nghệ.
Việc tổ chức các phòng chức năng cần tiến hành theo các bớc sau đây:
- Phân tích sự phù hợp giữa chức năng và bộ phận quản lý trờng hợp tốt nhất là mỗi chức năng quản lý nên do một phòng phụ trách trọn vẹn. Song số l- ợng các phòng chức năng phụ thuộc vào quy mô, vào đặc điềm kinh tế - kỹ thuật của từng doanh nghiệp nên có trờng hợp phải ghép vài ba chức năng liên
quan mật thiết với nhau thuộc cùng lĩnh vực vào cùng một phòng. Nh vậy sẽ có
điều kiện thuận lợi cho việc bố trí cán bộ phụ trách.
-Tiến hành lập hồ sơ tổ chức nhằm mô hình hoá quan hệ giữa các phòng chức năng với giám đốc và các phó giám đốc. Đồng thời phải ghi rõ chức năng mỗi phòng phụ trách nhằm khắc phục tình trạng chồng chéo lên nhau hoặc ng- ợc lại có phòng chức năng không có bộ phận nào chịu trách nhiệm. Căn cứ vào sơ đồ từng phòng chức năng, xây dựng nội quy công tác của từng phòng nhằm xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn chung của mỗi phòng cũng nh riêng từng cá
nhân trong phòng.
- Tính toán, xác định số lợng cán bộ nhân viên các phòng chức năng một cách chính xác, có căn cứ khoa học nhằm vừa đảm bảo nhiệm vụ vừa giảm bớt tỷ lệ nhân viên quản lý, giảm bớt chi phí quản lý.
2. Trong hoạt động quản trị thì phần lớn các nguyên nhân tạo tình hình quản trị không tốt đều xuất phát từ công tác tổ chức bộ máy không hoàn hảo.
Việc tổ chức bộ máy quản lý nó quyết định 1/3 kết quả đợc công tác quản trị.
Vì vậy xem xét đánh giá bộ máy hiện hữu để tìm ra nhợc điểm cần phải tiến hành và tổ chức lại là cần thiết.
* Các nhợc điểm cơ bản về công tác tổ chức ở nớc ta hiện nay:
- Không xác định rõ quan hệ giữa quyền hành và trách nhiệm.
- Không uỷ quyền hoăch uỷ quyền cho các cấp quản trị không có hiệu quả.
- Tách rời hệ thống thông tin với hệ thống quyền hành.
- Quyền hành ít đi kèm với trách nhiệm, trách nhiệm ít đi kèm với quyền hành tơng ứng.
- ít quan tâm đến công tác cải tiến bộ máy.
* Những phơng hớng và biện pháp cơ bản:
- Phải xác định rõ mục tiêu tổ chức một cách chính xác và từ đó xây dựng bộ máy tổ chức quản lý hợp lý.
- Thực hiện nghiêm ngặt chế độ một thủ trởng.
- Tổ chức rõ ràng mối quan hệ giữa quyền hành và trách nhiệm.
- Cải tiến tổ chức để quản trị hiệu quả hơn.
- Cơ cấu tổ chức bộ máy phải đợc tất cả mọi ngời trong tổ chức đó am hiểu.
- Các mối quan hệ phụ thuộc các bộ phận và nhân viên thừa hành nhất thiết phải đợc xác định rõ ràng, mỗi nhân viên có một chỉ huy trực tiếp để nhận nhiệm vụ và báo cáo kết quả công việc.
Thực hiện đợc những nội dung hoàn thiện trên thì quyết định của bộ máy quản lý doanh nghiệp mới có quyền uy và hiệu lực. Do vậy, hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp sẽ làm cho hiệu quả sản xuất kinh doanh, quyết định sự thành bại của doanh nghiệp.
Phần thứ hai
Thực trạng về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở công ty cầu 7 Thăng Long
I- Một số đặc điểm kinh tế, kỹ thuật chủ yếu ở công ty ảnh h- ởng đến việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp, phân xởng, tổ sản xuất