Chương 2 Thực trạng và nguyên nhân của thực trạng hoạt động quảng cáo
2.2 Quản trị quảng cáo panô, tấm lớn của công ty quảng cáo Bình Minh
2.2.1 Qúa trình hình thành một biển quảng cáo tấm lớn của công ty quảng cáo
cáo Bình Minh :
Qúa trình hình thành một biển qunảg cáo panô, tấm lớn ngoài trời là một quá trình phức tạp và phải trải qua rất nhiều công đoạn khác nhau mới có thể hoàn thành và cho khách hàng thuê để quảng cáo . Tuy nhiên bất kì một biển quảng cáo ngoài trời của một công ty quảng cáo nào được dựng lên cũng phải trải qua các bước cơ bản sau:
Tìm kiếm khách hàng có nhu cầu quảng cáo ngoài trời
Kí kết hợp đồng với khách
Xác định , khảo sát vị trí đặt biển tấm lớn
thiết kế market gửi khách hàng duyệt
chuyển giao sản phẩm tới vị trí cần đặt biển
sản xuất biển tấm lớn theo đúng market
Thanh toán với khách hàng và một số chi phí phát sinh
Trên đây chính là sơ đồ quá trình hình thành một biển quảng cáo tấm lớn
Tuy nhiên trên sơ đồ đã chưa thể hiện được hết những vấn đề chúng ta cần nêu trong quản trị quảng cáo panô, tấm lớn đó là :
-Bước 1 : Tìm kiếm khách hàng có nhu cầu quảng cáo biển tấm lớn luôn là một yêu cầu cần thiết cho cả những công ty quảng cáo thuần tuý và những công ty kinh doanh trong lĩnh vực quảng cáo,vì đúng như câu khẩu hiệu trong công ty là “ sự thành công của bạn là sự thành công của chúng tôi” , nếu không có khách hàng thì mọi hoạt động của công ty sẽ bị dừng lại ngay tức khắc bởi không có doanh thu để trang trải chi phí
Vậy trong thực tế thì công ty này đã tìm nguồn khách hàng tại đâu :
+ Thứ nhất đó là công ty tìm khách hàng qua các phương tiện thông tin đại chúng , qua mạng , báo chí , truyền hình … Vì công ty đã đầu tư đầy đủ các phương tiện này tại văn phòng làm việc
+ Thứ hai là qua nguồn thông tin bạn bè, các chi nhánh, những mối quan hệ mà công ty đã thiết lập được
+ Thứ ba là khách hàng có nhu cầu tự tìm đến công ty
Một khâu quan trọng nhất đã xong đó là phát hiện nhu cầu quảng cáo của khách hàng , tiếp đó với khả năng của một nhà Marketing chuyên nghiệp , bộ phận bán hàng của công ty sẽ lập kế hoạch để tiếp xúc với khách hàng ,bước đầu tiên của quá trình này sẽ là :
+Nhân viên của công ty sẽ trực tiếp gọi điện thoại đến nói chuyện với khách hàng để xem nhu cầu quảng cáo của họ đến đâu và cũng là hình thức để thăm dò xem kháhc hàng có thực sự đang có nhu cầu quảng cáo trên panô, tấm lớn không ,
bảo dưỡng theo định kì
+ Trong trường hợp khách hàng đang bận hoặc đi công tác chúng ta có thể gửi email cho họ ,trong email sẽ bao gồm một số thông tin về quảng cáo ngoài trời , một vài vị trí đẹp mà chúng ta muốn giới thiệu với khách hàng
+ Sau khi gọi điện thoại hoặc gửi email xong chúng ta phải hẹn được gặp mặt khách hàng để có thể nói thêm , bởi mọi thứ không thể nói qua điện thoại , hơn nữa tiếp xúc trực tiếp với khách hàng sẽ tạo cho người ta nhiều ấn tượng tốt đẹp hơn ,mình càng tỏ ra chuyên nghiệp bao nhiêu thì khách hàng mới có thiện cảm , tin tưởng và bỏ ra một số tiền lớn để công ty làm quảng cáo cho sản phẩm của họ
+ Một thực tế hiển nhiên trên thị trường đó là nếu chúng ta không chăm sóc khách hàng tốt thì tất yếu sẽ có công ty khác nhảy vào và cướp mất khách hàng của chúng ta . Đây chính là thể hiện phần nào sự khốc liệt về cạnh tranh giữa các công ty quảng cáo hiện nay trên thị trưòng
+Tuy nhiên chỉ chăm sóc khách hàng thôi là chưa đủ mà còn phải phân tích cho họ thấy những ưu điểm từ việc quảng cáo sản phẩm trên panô, tấm lớn ,và vị trí thuận lợi như thế nào , hiệu suất quảng cáo ra sao….
Tất cả những bước trên chỉ đi tới một kết quả cuối cùng đó là khách hàng sẽ kí hợp đồng với chúng ta
-Bước 2: Kí kết hợp đồng với khách hàng :
+ Sau khi đã có những thuyết phục nhất định thì khách hàng có thể còn phân vân thì chúng ta có thể gọi một vài cuộc điện thoại nữa như là một hình thức xã giao bình thường để xem ý kiến của họ như thế nào
+Và một cách cuối cùng mà chúng ta có thể sử dụng để khiến khách hàng kí hợp đồng đó là sử dụng hình thức giá ưu đãi , có thể giảm cho họ một chút ít để họ cảm thấy ta thực sự nhiệt tình trong công việc của họ
Nói tóm lại nếu như biết được khách hàng thực sự có nhu cầu về quảng cáo biển panô, tấm lớn thì ta phải bằng mọi cách thuyết phục họ và kết quả cuối cùng là phải có hợp đồng thoả thuận hợp lệ giữa hai bên, khi đó chúng ta mới tiếp tục những công đoạn sau
-Bước 3: Xác định , khảo sát vị trí đặt tấm lớn :
Sau khi đã có được hợp đồng trong tay thì các công ty quảng cáo mới tiếp tục triển khai các công đoạn sau bởi ai cũng biết rằng nếu chưa có hợp đồng thì làm cái gì cũng sẽ là vô ích
Nhiệm vụ của những nhân viên kinh doanh lúc này là phải theo khách hàng đến vị trí đặt biển quảng cáo tấm lớn mà khách hàng muốn và sẽ phải có những bức ảnh , những thông số về vị trí đó để đưa về công ty và một bộ phận thiết kế sẽ lên những kế hoạch cụ thể để dàn dựng những tấm lớn đó
Trong trường hợp mà công ty đã có sẵn vị trí dặt biển quảng cáo tấm lớn thì cũng sẽ đưa khách hàng đến xem xét vị trí và chuẩn bị cho công đoạn thiết kế market quảng cáo và nếu khách hàng có nhu cầu chỉnh sửa gì về phần khung thì phải lập tức đáp ứng, nhưng về cơ bản phần khung đã được dựng kiên cố thì không có gì phải chỉnh sửa ,
-Bước 4 : Thiết kể market quảng cáo và gửi khách hàng
Dựa trên những số liệu thực tế mà nhân viên kinh doanh của công ty đi khảo sát cùng khách hàng tại hiện trường ta sẽ thiết kế market quảng cáo cho phù hợp .Và quá trình này thì có một vài chú ý sau :
+ Market quảng cáo phải nêu bật lên hình ảnh sản phẩm và những nét đặt trưng nhất của công ty để qua market đó khách hàng mục tiêu có thể hiểu hơn về sản phẩm của công ty và đồng thời cũng biết được những dấu hiệu chính xác của công ty ( có thể dùng logo của công ty)
+ Market quảng cáo được thiết kế không nên quá rườm rà tránh tình trạng người tiêu dùng xem xong không biết sản phẩm đó nói về cái gì
+Market phải phù hợp với khung đã dựng sẵn ( trong trường hợp khung là do công ty quảng cáo cung cấp )
Sau khi thiết kế xong market quảng cáo thì nhân viên kinh doanh sẽ phải gửi trực tiếp cho công ty khách hàng ( có thể qua email hoặc nhân viên đem đến trực tiếp)
để khách hàng duyệt , nếu thoả mãn yêu cầu của họ thì không có vấn đề gì , nếu không sẽ phải chỉnh sửa lại market quảng cáo cho đến khi khách hàng hài lòng mới
thôi .Tất cả những việc làm này để đảm bảo uy tín cho công ty và cũng để giữ khách hàng bởi chúng ta không chỉ làm ăn với khách hàng một lần mà mối quan hệ này sẽ được kéo dài . Phải làm thế nào cho khách hàng mỗi khi có nhu cầu quảng cáo đều nhớ đến công ty quảng cáo Bình Minh
-Bước 5: sản xuất biển quảng cáo theo đúng Market đã thiết kế :
Đây có lẽ là bước thuộc về bộ phận sản xuất .Trong quá trình này cần lưu ý đến kích cỡ , màu sắc của biển quảng cáo tấm lớn . Nếu kích cỡ không đảm bảo thì có thể chỉnh sửa lại , nhưng nếu màu sắc của biển quảng cáo không lên đúng như thiết kế thì sẽ khó lòng được khách hàng chấp nhận bởi xét trên một góc độ nào đó thì màu sắc chính là sự phản ánh của sản phẩm và một vài tính năng khách của sản phẩm .
Mặt khác nếu không chú ý đúng mực thì mỗi lần sai sót sẽ phải sản xuất lại , như vậy chi phí cho việc sản xuất sẽ khá lớn ,và chắc chắn công ty sẽ không có lãi ,và độ tin cậy của khách hàng với công ty cũng sẽ bị giảm đi nhiều
Nếu như điều kiện cho phép công ty có thể cử một nhân viên trực ngay tại xưởng in trực tiếp chỉ đạo việc in ấn chứ không chỉ giao phó cho công nhân để nếu có sai sót có thể chỉnh sửa ngay , làm sao tiết kiệm tối đa chi phí
-Bước 6: Chuyển giao và lắp đặt biển quảng cáo tấm lớn theo đúng nơi quy định :
Sau khi sản xuất tấm lớn thì một công việc tiếp theo là phải chuyển giao tấm lớn tới nơi an toàn và lắp đặt biển đúng vị trí như đã quy định
Trong quá trìnhchuyển giao thì tránh mọi những xây sát , ảnh hưởng tới màu sắc cũng như hình ảnh trên tấm lớn vì đã là quảng cáo ngoài trời thì phải đảm bảo một sự toàn vẹn về hình ảnh ,nó chính là thể hiện sự tôn trọng của công ty với chính khách hàng cuả mình
Mặt khác trong hợp đồng cũng đã quy định rõ ràng bất cứ sự sai sót nào trên tấm lớn không như thiết kế thì phía công ty quảng cáo đều phải bồi thường cho khách hàng ,và ảnh hưởng uy tín trong trường hợp nay kà điều khó tránh khỏi
Ngoài ra tất cả những hình thức lắp đặt biển tấm lớn phải bảo đảm cho môi trường xung quanh, tránh tình trạng gây cản trở giao thông và mĩ quan đô thị
-Bước 7:Bảo dưỡng biển tấm lớn theo định kì quy định
Điều này hoàn toàn phụ thuộc vào sự thoả thuận giữa công ty với các cơ quan chính quyền nơi mà biển tấm lớn được dựng lên
Cứ mỗi khoảng thời gian nhất định công ty lại phải bảo trì , bảo dưỡng panô, tấm lớn , tránh tình trạng sau khi hợp đồng được kí kết thì không quan tâm đến khách hàng nữa , thường thì 3 tháng một lần