Phần 3: Kiểm tra chứng từ do người hưởng lợi
3.1 Cơ sở lý luận của việc kiểm tra chứng từ
3.1.1 Cơ sở lý luận của việc kiểm tra chứng từ
Ngân hàng mở L/C sẽ có trách nhiệm kiểm tra bộ chứng từ.Nếu xét thấy các chứng từ mà người xuất khẩu xuất trình phù hợp với những qui định trong L/C và giữa các chứng từ không mâu thuẫn với nhau thì ngân hàng phát hành tín dụng sẽ trả tiền cho người xuất khẩu và sẽ dùng bộ chứng từ đó để đòi tiền người nhập khẩu. Ngược lại, nếu thấy bộ chứng từ có những sự không phù hợp thì ngân hàng sẽ từ chối thanh toán và chỉ rõ lí do từ chối cho người xuất khẩu Khi kiểm tra bộ chứng từ của người xuất khẩu gửi đến ngân hàng chỉ chịu trách nhiệm kiểm tra “trên bề mặt” của các chứng từ xem có phù hợp với tín L/C đã phát hành hay không ( theo điều 13a của UCP 500) , điều này có nghĩa là ngân hàng không chịu trách nhiệm về tính xác thực của các chứng từ đó cũng như hàng hoá thực giao ra sao . Như vậy ngân hàng chỉ thanh toán khi người hưởng lợi xuất trình được bộ chứng từ phù hợp với tín dụng thư và trong thời hạn hiệu lực của tín dụng thư .Mọi hậu quả phát sinh do lỗi bất cẩn, sai sót của ngân hàng thì ngân hàng phải hoàn toàn chịu trách nhiệm. Chính vì vậy việc kiểm tra bộ chứng từ là một khâu rất quan trọng trong phương thức thanh toán tín dụng chứng từ,nó quyết định xem người hưởng lợi có được thanh toán theo như qui định trong tín dụng thư hay không.
Như vậy có thể nói rằng L/C là cơ sở để kiểm tra các bộ chứng từ và so sánh giữa các chứng từ với nhau. Căn cứ theo nội dung của L/C, ngân hàng sẽ kiểm tra bộ chứng từ theo các điều kiện và điều khoản quy định trong L/C.
Một số tiêu chuẩn của bộ chứng từ là phải có tính chuẩn mực: Đúng - Đủ- Hợp
+ Đúng: Đúng các đối tượng, đúng các cơ quan thẩm quyền được xác định cấp.
Các chứng từ phải trung thực và hoàn hảo.
+ Đủ: Đầy đủ các yêu cầu của L/C, trên L/C quy định chứng từ nào thì người bán phải xuất trình chứng từ đấy. Có một số chứng từ không quy định trên L/C nhưng người bán đương nhiên phải xuất trình như B/L…
+ Hợp lý: Giữa các chứng từ không có mâu thuẫn với nhau và không có mâu thuẫn giữa chứng từ với các quy định trong L/C.
Sau đây, căn cứ vào L/C số 1234 để kiểm tra một số chứng từ được gửi kèm đến ngân hàng BINKO là : Hối phiếu thương mại, hóa đơn thương mại, Giấy chứng nhận xuất xứ và vận đơn
3.1.2. Kiểm tra các chứng từ
a. Kiểm tra hối phiếu( Draf – Bill of Exchange ):
- Hối phiếu có giá trị thanh toán phải là hối phiếu bản gốc, có chữ ký bằng tay của người ký phát trên hối phiếu.
- Kiểm tra ngày ký phát hối phiếu có trùng hoặc sau ngày B/L và trong ngày hạn hiệu lực của L/C không. Vì sau khi giao hàng, nhà xuất khẩu hoàn tất bộ chứng từ gửi hàng rồi mới ký phát hối phiếu đòi tiền.
- Kiểm tra số tiền ghi trên hối phiếu, số tiền này phải nằm trong trị gía của L/C và phải bằng 100% giá trị hoá đơn.
- Kiểm tra thời hạn ghi trên hối phiếu có đúng như L/C quy định hay không.
Trên hối phiếu phải ghi At sight nếu là thanh toán trả ngay hoặc At… days sight nếu là thanh toán có kỳ hạn.
- Kiểm tra các thông tin về các bên liên quan trên bề mặt hối phiếu: Tên, địa chỉ của người ký phát (Drawer), người trả tiền ( Drawee).Theo UCP 500, người trả tiền là ngân hàng mở L/C.
- Kiểm tra số L/C và ngày của L/C ghi trên hối phiếu có đúng không?
- Kiểm tra xem hối phiếu đã được ký hậu hay chưa. Nếu bộ chứng từ đã được chiết khấu trước khi gửi đến ngân hàng thì trên mặt sau của hối phiếu phải có ký
hậu của ngân hàng thông hoặc hối phiếu được ký phát theo lệnh của ngân hàng thông báo.
b. Kiểm tra hoá đơn( Commercial Invoice):
- Kiểm tra số bản được xuất trình có đúng quy định của L/C không.
- Kiểm tra các dữ liệu về người bán người mua ( Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại…) so với nội dung của L/C quy định có phù hợp không.
- Hoá đơn có chữ ký xác nhận của người hưởng thụ hay không - Mô tả trên hoá đơn có đúng với quy định của L/C hay không.
- Kiểm tra số lượng, trọng lượng, đơn giá, tổng trị giá, điều kiện cơ sở giao hàng, điều kiện đóng gói và kí mã hiệu hàng hoá có mâu thuẫn với các chứng từ khác như phiếu đóng gói hay vận đơn…
- Kiểm tra các dữ liệu mà ngân hàng đã đề cập trong L/C, hợp đồng,quota, giấy phép xuất nhập khẩu….
c. Kiểm tra vận đơn( Bill of lading ):
- Kiểm tra ngày ký phát vận đơn.
- Kiểm tra số bản chính được xuất trình.
- Kiểm tra loại vận đơn.
- Kiểm tra tính xác thực của vận đơn: Kiểm tra chữ ký của người chuyên chở ( hãng tàu) hoặc đại lý của người chuyên chở hoặc thuyền trưởng của con tàu hoặc người giao nhận và tư cách pháp lý. Nếu chỉ có chữ ký của người vận chuyển, không nêu tư cách pháp lý hoặc nêu không đầy đủ các chi tiết liên quan đến tư cách pháp lý của người đó thì chứng từ sẽ không được ngân hàng thanh toán.
- Kiểm tra mục người gửi hàng, người nhận hàng, mục thông báo - Kiểm tra tên cảng xếp, cảng dỡ.
- Kiểm tra các điều kiện chuyển tải và các nội dung về hàng hoá khác - Kiểm tra mục cước phí, đặc điểm của vận đơn.
- Kiểm tra tên hàng…