III. QUẢN LÝ DỰ TOÁN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH 1. Thẩm tra, phê duyệt dự toán xây dựng công trường
2. Tổ chức cung ứng các điều kiện vật chất nhằm sản xuất xây dựng thuận lợi
2.1 Nhiệm vụ, nội dung và kế hoạch hoá việc tổ chức cung ứng vật tư .1 Nhiệm vụ của công tác cung ứng vật tư
Công tác cung ứng vật tư là khâu hết sức quan trọng trong tổ chức sản xuất xây dựng.
Công tác cung ứng vật tư có nhiệm vụ đáp ứng các yêu cầu về vật tư phục vụ cho sản xuất của đơn vị.
Vật tư phục vụ cho sản xuất phải được đáp ứng đúng chủng loại, có chất lượng theo các yêu cầu của sản xuất, đủ về số lượng, đúng thời gian và dĩ nhiên là giá cả trong phạm vi được phép.
Nhiệm vụ của công tác cung ứng vật tư là việc thu mua, vận chuyển, cất chứa và chuyển giao cho sử dụng.
2.1.2 Nội dung của công tác cung ứng vật tư + Tổ chức thu mua
Tổ chức thu mua có thể là công ty nằm trong tổng công ty xây dựng hoặc chỉ là đơn vị phòng trong một công ty.
Nếu đơn vị thu mua là một công ty thì công ty này hoạt động như một đơn vị hạch toán độc lập, việc kinh doanh hoàn toàn tự chủ nhưng nhiệm vụ chủ yếu là sản xuất, thu mua vật tư để cung ứng nguồn hàng cho các đơn vị xây lắp thuộc tổng công ty.
Đơn vị thu mua vật tư là một phòng của một công ty thì việc hạch toán do công ty đảm nhiệm. Lúc này, nhiệm vụ thu mua cũng là nhiệm vụ của chung của công ty và việc phục vụ cho sản xuất của các bộ phận xây lắp là nhiệm vụ chủ chốt của đơn vị cung ứng vật tư.
+ Các yêu cầu của công tác thu mua :
- Thu mua đúng chủng loại vật tư yêu cầu : vật tư được thu mua đúng loại hàng, đạt các tiêu chí về chất lượng như tính chất cơ lý hoá học, hình dạng, độ kỹ gia công. Vật tư mua phải khớp với mẫu mã chào hàng của nhà sản xuất đã được thoả thuận giữa những người thương thảo và ký kết hợp đồng. Hàng hoá phải có catalogues in ấn chính thức kèm theo. Hàng hoá phải có bao bì hợp cách để tiện cho công tác vận chuyển và bảo quản. Về nguyên tắc người bán phải chịu trách nhiệm về chất lượng hàng hoá bán, nhưng người mua phải kiểm tra chất lượng cẩn thận trước khi nhận hàng. Hàng hoá phải được người bán tự kiểm tra chất lượng trước khi giao hàng và có chứng thực bằng văn bản đã kiểm tra chất lượng. Khi có nghi ngờ về chất lượng, người mua có quyền chỉ định đơn vị có chức năng kiểm định chất lượng hợp pháp kiểm tra lại chất lượng, chi phí kiểm định này do người bán hàng phải trả.
Nếu hàng hoá mà người bán là đại lý bán hàng, người bán phải có văn bản do nhà sản xuất đồng ý cho người đại lý được chính thức bán sản phẩm của họ.
Khụng thu mua hàng trụi nổi trờn thị trường mà khụng cú xuất sứ rừ ràng.
- Thu mua đủ số lượng vật tư yêu cầu : Hàng hoá giao nhận phải được cân đo theo đúng quy định trong hợp đồng thu mua. Không được áng chừng hoặc có những thoả thuận không được ghi trong văn bản hợp đồng thu mua hàng hoá.
Số lượng phải phù hợp với số lượng ghi trong hợp đồng. Đơn giá để thanh toán phải phù hợp với chất lượng đã quy định và khớp với các điều kiện hợp đồng. Khi phát hiện thấy điều kiện chất lượng không khớp với hợp đồng thu mua đã ký kết, cần có văn bản ghi nhận sự khác biệt và có điều chỉnh đơn giá theo thực tiễn.
- Giao hàng đúng hạn theo yêu cầu
Hàng hoá giao nhận phải đúng hạn. Thời hạn giao nhận hàng đã được tính toán sao cho thời gian cất chứa tại công trường là ngắn nhất. Lưu giữ vật tư lâu ở công trường, chưa đưa vào sử dụng phải chịu chi phí bảo quản tăng, tăng diện tích cất chứa và dễ bị những rủi ro về bảo quản, về lưu giữ.
Thời hạn định ra để nhận hàng đã tính toán phục vụ thi công sát ngày. Nếu chậm trễ sẽ gây ra chờ đợi giữa các bộ phận thi công với nhau hoặc nhỡ nhàng trong việc sử dụng máy móc, phương tiện đã bố trí hợp đồng rất ăn khớp trong tiến độ chung.
- Vận chuyển an toàn
Quá trình vận chuyển vật tư đến giao cho công trường phải đảm bảo thật an toàn. Vận chuyển không an toàn sẽ làm thiếu hụt vật tư đã được trù liệu sát với số lượng sử dụng.
Khi thiếu hụt vật tư do vận chuyển không an toàn đem lại sẽ phải mất công đàm phán giữa các bên hữu quan về lượng bổ sung và phải có thời gian để bổ sung vật liệu. Điều này dẫn đến làm chậm trễ thời gian giao nhận, ảnh hưởng đến tiến độ thi công hay sản xuất của doanh nghiệp. Những hàng hoá giao không đúng hạn phải lập biên bản sử lý ngay. Những hàng hoá bị hư hỏng do vận chuyển phải lập hồ sơ và sử lý kịp thời. Nếu thiếu hụt phải được bổ sung ngay. Khi chất lượng thay đổi, phải có giải pháp thích hợp để sử lý, không để ảnh hưởng đến tiến độ thi công vì vật tư thiếu hoặc không đáp ứng yêu cầu.
- Giao nhận an toàn
Việc giao nhận vật tư, hàng hoá phải căn cứ vào hợp đồng mua sắm và hợp đồng vận chuyển.
Trước hết bên nhận phải nhận hồ sơ, chứng từ giao hàng bao gồm phiêú giao hàng, hoá đơn, catalogues. Sau đó phải xem xét tổng thể xe chở đến để có nhận định sơ bộ là hàng hoá còn nguyên đai, nguyên kiện, kẹp chì, khoá, chốt có nguyên vẹn không. Với hàng hoá cồng kềnh, dễ vỡ hay hàng cần có chế độ bảo quản chăm sóc đặc biệt cần hết sức chú ý khâu quan sát tổng thể tình trạng xe đến. Sau đó đến đối chiếu với đơn hàng , kiểm tra chi tiết việc giao nhận.
Nếu có nghi ngờ về chất lượng, số lượng cần lập biên bản ngay tại chỗ và có hướng giải quyết tức thời.
+. Các hình thức thu mua :
*Thu mua qua đấu thầu
Khi lượng vật tư mua sắm nhiều, có giá trị lớn, cần tiến hành tổ chức đấu thầu cung cấp nhằm tạo ra sự cạnh tranh, mang đến lợi ích là chất lượng vật tư được cung ứng đảm bảo, số lượng đầy đủ, giá thành hạ. Các phương thức thầu hay được sử dụng trong thu mua vật tư là:
- Đấu thầu trọn gói theo hình thức rộng rãi hoặc hạn chế nhà cung cấp:
Việc tổ chức đấu thầu theo đúng các bước ghi trong Nghị định 88/1999/NĐ-CP ngày 01/9/1999 của Chính phủ về việc ban hành Quy chế Đấu thầu và Nghị định số 14/2000/
NĐ-CP ngày 05/5/2000 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế Đấu thầu.
- Đấu thầu chào hàng cạnh tranh:
Khi số lượng cũng như giá trị thu mua chưa đủ mức đấu thầu, có thể gọi thầu chào hàng cạnh tranh.
Chào hàng cạnh tranh, bờn thu mua cũng phải lập hồ sơ mời thầu và nờu rừ cỏc yờu cầu chất lượng, số lượng, thời hạn cũng như các ràng buộc khác cho bên chào hàng. Người chào hàng nào đáp ứng các tiêu chí về chất lượng, số lượng , giá phải chăng thì được mời ký kết hợp đồng cung ứng.
*Thu mua theo đơn đặt hàng:
Đối với hàng hoá đặc chủng, không phổ biến trên thị trường hoặc có các yêu cầu đặc biệt về chất lượng bên thu mua có thể yêu cầu được cung ứng dưới hình thức đơn đặt hàng. Nơi được yêu cầu cung ứng theo đơn đặt hàng thường phải là nơi sản xuất chuyên trách, có sở trường cũng như năng lực cung ứng loại hàng đặc chủng được yêu cầu.
Những mặt hàng còn đang trong giai đoạn sản xuất thí điểm hoặc còn đang trải qua giai đoạn thí nghiệm để hoàn chỉnh được khuyến khích cung ứng theo đơn đặt hàng. Cũng có thể có những mặt hàng không sản xuất đại trà vì nhu cầu cung ứng chung của xã hội không lớn nhưng nếu đơn vị sử dụng có yêu cầu, có thể đặt mua theo đơn đặt hàng. Thí dụ như khi cần thi công công trình biển mà đơn vị thu mua cần sử dụng xi măng bền sunphát, có thể yêu cầu nhà máy sản xuất xi măng sản xuất đặc thù một số lượng xi măng như yêu cầu.
* Thu mua lẻ
Khi khối lượng hoặc giá trị thu mua nhỏ, mặt hàng thu mua đơn chiếc có thể thu mua lẻ.
Khi thu mua lẻ cũng phải khảo sát thị trường để nắm được tình hình tồn tại mặt hàng cần tìm có trên địa bàn, cần giá cả hợp lý của mặt hàng để tránh sự thu mua chủ quan.
Cần có khâu khảo sát để tìm hiểu thị trường về loại hàng hoá cần thu mua. Chất lượng hàng hoá , sự phù hợp của catalogue với các yêu cầu sử dụng là tiêu chí hàng đầu để quyết định thu mua. Không vì thu mua lẻ mà nhân nhượng các tiêu chí tiêu chuẩn chất lượng sử dụng. Từng món hàng thu mua đúng hoặc thấp hơn giá dự toán thì tổng chi phí cho sản xuất mới không vượt dự toán. Nhân nhượng về giá cả sẽ kéo theo sự vượt dự
toán. Tuy nhiên việc quyết định phải cân nhắc trên thế tổng thể và sự việc toàn cục. Cần cân nhắc , không vì một mặt hàng mà làm toàn bộ hay nhiều công việc bị ách tắc. Cân nhắc trên sự tăng giá của một số mặt hàng thu mua làm ảnh hưởng đến toàn cục ra sao.
Phải tính được cái giá của thời gian để xem lợi hay hại khi phải quyết định những việc ngoài dự kiến.
Câu chuyện Điền Kỵ có Tôn Tẫn là quân sư thi ngựa với vua nước Tề thời Chiến Quốc bên Trung Quốc luôn nhắc nhở người quản lý phải nhìn cái lợi tổng thể khi quyết định chiến thuật sản xuất hay hành động.
2.1.3 Tổ chức vận chuyển
Đặc điểm của sản phẩm xây dựng là kích thước lớn, thời gian thi công dài và gắn liền với mặt đất nên công tác vận chuyển trong công nghiệp xây dựng là hết sức quan trọng.
Tổ chức vận chuyển có hiệu quả đem đến lợi ích là giảm chi phí sản xuất và đảm bảo chất lượng hàng hoá, vật tư trong xây dựng.
Công tác vận chuyển bao gồm vận chuyển hàng hoá, vật tư từ bên ngoài vào công trường được gọi là vận chuyển đối ngoại và vận chuyển bên trong công trường được gọi và vận chuyển nội bộ.
Cả hai loại vận chuyển đều có ý nghĩa quan trọng như nhau.
Để vận chuyển vật tư từ bên ngoài vào trong công trường có các hình thức khác nhau tuỳ theo phương thức giao nhận hàng được ký kết trong hợp đồng mua bán. Nếu điều kiện mua bỏn ghi rừ phương thức giao hàng tại cụng trường thỡ việc vận chuyển do người bán hàng chịu trách nhiệm. Nếu điều kiện mua bán ghi rằng người nhận hàng tại nơi bán thì bên thu mua phải tổ chức vận chuyển.
Hình thức tổ chức vận chuyển có thể là dạng hợp đồng, có thể là dạng tự vận chuyển.
Nếu tổ chức vận chuyển theo dạng hợp đồng, bên thuê phải nêu đầy đủ quy cách và số lượng vật tư được chuyển, phương thức bốc dỡ hàng, phương thức chuyên chở, phương thức giao nhận, trách nhiệm bảo quản hàng hoá khi di chuyển trên đường và khi giao
nhận, phương thức thanh toán cũng như trách nhiệm các mặt khác liên quan của bên thuê và bên thực hiện.
Nếu vật tư được bên mua tự vận chuyển thì bộ phận chuyên chở phải chịu trách nhiệm từ khâu giao nhận hàng với người bán đến khi đưa hàng về, giao cho thủ kho lưu giữ hoặc cho bộ phận sử dụng ở khâu sản xuất.
Về hình thức có thể vận chuyển theo phương tiện chuyên trách như vận chuyển bằng ô tô, vận chuyển bằng tàu hoả, vận chuyển bằng tàu thuyền đường thuỷ... Nếu đường vận chuyển xa , trong vận chuyển cần tính toán sao cho chi phí vận chuyển là thấp nhất kể cả phương thức vận chuyển liên hợp, sử dụng các phương tiện chuyên chở thích hợp với các cung đường.
Về tổ chức vận chuyển có thể tổ chức trọn gói từ bốc xếp, di chuyển và hạ hàng, giao nhận. Nếu có cung ứng viên quen thuộc đường xá và nghiệp vụ giỏi có thể tách từng khâu trong tổng thể các công đoạn vận chuyển để giao việc theo từng công đoạn như bốc xếp, di chuyển, xuống hàng. Trong quá trình vận chuyển hàng, có khi phải tổ chức vận chuyển từng công đoạn khi phải chuyển tải, khi phải bốc xếp.
Trong tổ chức vận chuyển phải luôn luôn đề phòng các sự cố trong quá trình vận chuyển .
Khi lập phương án vận chuyển , phải nêu ra các khả năng làm ách tắc vận chuyển và đề ra phương án đối phó với những ách tắc này. Những khả năng hay xảy ra trong công tác vận chuyển thường là:
+ Không đủ hàng để chuyên chở.
+ Phương tiện bốc xếp không đáp ứng thời gian.
+ Đường sá xấu, không bảo đảm tốc độ di chuyển. Đường sá bị ngập, lụt cục bộ và các sự cố về đường sá đột ngột, không lường trước được như mưa gió, xạt lở đường bất ngờ.
+ Mất mát hàng hoá giữa đường.
+ Xe bị hỏng khi đang di chuyển.
+ Tai nạn giao thông khi xe đang di chuyển.
+ Xe bị giữ do vi phạm luật lệ giao thông trong quá trình di chuyển.
Ngay khi lập phương án vận chuyển cần có các giải pháp ứng phó với từng sự cố khả dĩ xảy ra trong quá trình vận chuyển.
Thí dụ như với sự cố thiếu hàng chuyên chở, giải pháp đối phó là kết hợp nhiều nguồn hàng để khi thiếu hàng, phải chuyên chở kết hợp cho đủ chuyến xe. Với sự thiếu phương tiện bốc xếp, cho phép bốc xếp ngoài giờ hoặc kết hợp bốc cơ giới với thủ công, sao cho thời gian bốc xếp hàng lên xe là nhanh nhất.
Để đối phó với khả năng bị mất hàng khi đi đường, phải để hàng trong thùng xe có lưới bảo vệ, lưới này quây kín và có khoá bảo vệ hàng.
Lường trước khả năng khó khăn và biện pháp đối phó sẽ tránh được đến mức tối đa sự cố trong vận chuyển hàng hoá.
Cần lập bản đồ di chuyển để theo dừi lộ trỡnh di chuyển cho từng xe, từng đoàn xe. Phải bố trí phương tiện liên lạc như điện thoại di động và các quy ước liên lạc để nắm chặt chẽ quá trình di chuyển của từng xe.
2.1.4. Tổ chức cất chứa
Tuỳ theo loại hàng hoá, tuỳ theo phương thức tổ chức vận chuyển , có các phương thức cất chứa là:
+ Cất chứa trung gian:
Quá trình vận chuyển hàng hoá có số lượng nhiều, phải qua nhiều chủng loại phương tiện chuyên chở, có thể phải tổ chức cất chứa trung gian. Cất chứa trung gian thường kho chứa nằm ngoài công trường, thường là kho tại đầu mối bốc rỡ hàng. Kho trung gian nên lựa chọn là kho của cơ sở chuyên cất chứa như kho trong cảng, kho trong nhà
ga...Thí dụ nhận hàng từ tầu thuỷ với số lượng lớn, trong khi nhận hàng từ tầu dỡ lên mà chưa tổ chức di chuyển khỏi kho của cảng, cần cất chứa trung gian tại kho cảng.
+ Cất chứa tại công trường:
Cần tổ chức kho, bãi, tại công trường để tiếp nhận hàng hoá chưa sử dụng ngay hoặc hàng hoá có số lượng lớn, chứa tạm trên công trường để sử dụng dần. Các loại kho này sẽ đề cập ở phần dưới.
2.1.5. Tổ chức giao ra sản xuất + Giao nhận tại kho:
Nếu hàng hoá được cất chứa tại kho công trường, khi có yêu cầu sử dụng, người sử dụng lập yêu cầu bằng văn bản ( dạng phiếu đề nghị ), qua các cấp duyệt y và làm các thủ tục là phiếu xuất và được thủ kho giao hàng. Thủ tục đề nghị xuất hàng và xét duyệt là cần thiết để vật tư, hàng hoá mua sắm cho việc gì được sử dụng đúng vào việc đó.
Việc lập phiếu xuất kho là thủ tục kế toán để quản lý hàng hoá nhập và thông qua kho.
Hàng hoá, vật tư là vật phẩm có giá trị cao để tạo ra sản phẩm xây dựng. Nếu sử dụng tuỳ tiện, không đúng định mức được phép, không phù hợp với yêu cầu sử dụng sẽ gây ra lãng phí, tạo nên sự đội giá sản phẩm xây dựng. Vật tư là dạng tiền nằm dưới dạng vật chất. Quản lý không chặt chẽ khâu vật tư là tạo ra kẽ hở cho tham ô, lãng phí.
Việc giao nhận phải đảm bảo đúng chủng loại vật tư ghi trong phiếu đề nghị và phiếu xuất kho. Cần có phương tiện cân đong, đo đếm cho đúng số lượng vật tư được giao.
Phấn đấu để không bị hao hụt quá mức và giảm tỷ lệ hao hụt là phương hướng nhằm hạ giá thành sản xuất xây dựng.
Đối với những loại vật tư nhập theo bao bì như xi măng, ventonite, bitum, hộp sơn có thể giao nhận theo số lượng ghi trên bì. Tuy nhiên cũng cân theo xác suất một số bao để thấy số lượng bên đóng bao cung cấp. Việc giao theo số lượng ghi trên bao bì chỉ thực hiện khi bao bì còn nguyên vẹn. Nếu bao bì đã bị mở, bung , rách, hỏng, phải kiểm tra bằng cân thực tế.