HƯỚNG DẪN CHI TIẾT SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH
Danh mục đối tượng
Dùng để phân nhóm các Khách hàng – Nhà cung cấp. Bạn có thể hiệu chỉnh, xóa hoặc thêm mới nhóm khách hàng – nhà cung cấp từ đây.
Thao tác các chức năng trong nghiệp vụ:
Tìm kiếm: muốn tìm kiếm nhanh nhóm khách hàng - nhà cung cấp có trong danh sách, bạn chỉ cần đánh ký tự tìm kiếm vào ô tìm kiếm tương ứng theo thuộc tính đó.
Sắp xếp: có thể sắp xếp lại danh sách theo thứ tự tăng đến giảm hay ngược lại. Bạn chỉ cần nhấp chuột vào tên cột thuộc tính cần sắp xếp, còn sắp xếp theo chiều ngược lại thì nhấp chuột vào thuộc tính đó thêm một lần nữa.
Hiệu chỉnh: Trong danh sách nhóm đối tượng chọn nhóm cần hiệu chỉnh, nhấn vào nút hiệu chỉnh
để hiệu chỉnh lại thông tin và nhấn lưu hoặc dùng phím tắt (F2) là hiệu chỉnh xong.
Xóa: nhấn vào nút xóa để xóa nhóm đối tượng. Điều kiện để xóa một nhóm đối tượng là nhóm đối
tượng đó không chứa bất kỳ đối tượng nào phát sinh trong nghiệp vụ (nhập, xuất hàng).
Công cụ tiện ích: Nhấp phải chuột trên danh sách nhóm khách hàng – nhà cung cấp, màn hình hiển thị các tính năng của chương trình, có thể chọn thao các các tính năng này như: thêm mới, hiệu chỉnh, xóa, in ấn,…(đã giới thiệu ở phần trên).
Thêm mới: Để thêm mới Nhóm khách hàng - nhà cung cấp, nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.
Nhập thông tin: Nhập thông tin vào mã nhóm đối tượng (KL), ký tự tối đa cho mã đối tượng là 30
ký tự, nhập tên nhóm đối tượng (Khách lẻ).
Lưu: Nhấn nút lưu với phím tắt (F2) là hoàn thành thêm mới một nhóm đối tượng và tiến hành
nhập thông tin nhóm đối tượng tiếp theo cho đến khi hoàn thành việc thêm mới nhóm đối tượng.
Lưu thoát: Nhấn vào nút lưu và thoát với phím tắt (F4) là hoàn thành việc thêm mới nhóm đối tượng và thoát khỏi màn hình thêm mới.
Thoát: Sau đó, nhấn vào nút thoát với phím tắt (ESC) để thoát khỏi màn hình nhóm đối tượng.
Lưu ý: Thông tin dầu (*) là thông tin bắt buộc phải nhập liệu trong chương trình (Xem phần giới thiệu quy ước nhập thông tin)
Xóa: Khi muốn xóa nhóm khách hàng- nhà cung cấp, bạn phải xóa các khách hàng - nhà cung cấp
có cấp thấp hơn chứa trong nhóm khách hàng - nhà cung cấp, khi đó mới tiếp tục xóa được nhóm khách hàng - nhà cung cấp.
Liệt kê danh mục: vào danh mục chọn thanh công cụ, hệ thống sẽ liệt kê danh mục (đã giới thiệu ở phần thanh công cụ chính).
Thực hiện: Danh mục \ Khách hàng – nhà cung cấp
Công cụ tiện ích: Các chức năng tiện ích có trong chương trình khi bạn nhấp phải chuột đã giới thiệu ở phần (Giới thiệu chung của chương trình).
Nghiệp vụ: Ngoài những chức năng tiện ích trên, còn thể hiện chức năng “Nghiệp vụ” liên quan. Trong danh sách khách hàng - nhà cung cấp.
Nhà cung cấp: Nếu bạn chọn “Nhà cung cấp” thì là những nghiệp vụ liên quan: Đặt hàng nhập; Nhập hàng mua; Xuất hàng trả lại; Chi tiền công nợ
Khách hàng: Nếu bạn chọn “Khách hàng” thì là những nghiệp vụ liên quan: Đơn giá; Đơn hàng xuất; Xuất hàng bán; Nhập hàng trả lại; Thu tiền công nợ
Thêm mới: Để thêm mới khách hàng - nhà cung cấp nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.
Nhập thông tin: nhập thông tin về khách hàng – nhà cung cấp bao gồm những thông tin: Mã KH- NCC, Tên KH-NCC,… Trong những thông tin như : Nhóm KH-NCC, Nhân viên phụ trách, Quốc gia, Tỉnh thành, Quận huyện thì bạn chọn thêm mới trực tiếp trên KH-NCC rất linh hoạt cho bạn trong việc nhập liệu.
có thể chọn khách hàng hay nhà cung cấp, trong chương trình còn cho phép có thể vừa chọn đối tượng khách hàng và nhà cung cấp. Chọn hình ảnh khách hàng – nhà cung cấp tương ứng (nếu có).
Liên hệ: nhấp phải để thêm mới danh sách người liên hệ hay chọn từ danh sách.
Lưu:Tiếp theo, nhấn nút lưu để lưu thông tin khách hàng - nhà cung cấp.
Lưu và thoát: Nhấn vào nút lưu và thoát là lưu lại dữ liệu và thoát khỏi màn hình đang nhập liệu.
Thoát: Nhấn vào nút thoát để thoát khỏi việc nhập về thông tin khách hàng.
Công nợ đầu kỳ
Thể hiện công nợ đầu kỳ của các khách hàng – nhà cung cấp. Đồng thời có thể cập nhật công nợ đầu kỳ của khách hàng – nhà cung cấp tại đây.
Thực hiện: Danh mục \ Công nợ đầu kỳ
Công cụ tiện ích: có trong chương trình khi bạn nhấp phải chuột (Đã giới thiệu ở phần Giới thiệu chung của chương trình)
Thao tác các chức năng:
Trong công nợ đầu kỳ nếu là đối tượng khách hàng thì chỉ cần nhập vào “Số tiền phải thu” , còn nếu là đối tượng nhà cung cấp thì chỉ cần nhập vào “Số tiền phải trả”. Còn đối tượng vừa nhà cung cấp và vừa là khách hàng thì nhập vào số tiền phải trả và số tiền phải thu.
Cập nhật: nhấn cập nhật để cập nhật công nợ đầu kỳ.
Lưu ý: Sau khi cập nhập công nợ đầu kỳ khách hàng – nhà cung cấp, nhấn vào “cập nhật” để cập nhật vào “số tiền phải thu hiện tại” và “số tiền phải trả hiện tại”. Sau đó chương trình tự động cập nhập cộng nợ phải thu và công nợ phải trả ở góc phải của các chứng từ phát sinh nghiệp vụ liên quan.
Khi thêm mới KH- NCC mà trong công nợ đầu kỳ không có danh sách khách hàng - nhà cung cấp thì nhấn vào nút “cập nhật”.
Nhân viên
Danh sách nhân viên trong doanh nghiệp, có thể thực hiện thêm mới, hiệu chỉnh thông tin nhân viên tại đây.
Thực hện: Danh mục \ Nhân viên
Công cụ tiện ích: Các chức năng tiện ích có trong chương trình khi bạn nhấp phải chuột (Đã giới thiệu ở phần Giới thiệu chung của chương trình).
Nhập thông tin: nhập thông tin nhân viên như: Mã nhân viên, tên nhân viên, ngày sinh, ngày vào làm, …
Nhấn vào chọn hình để chọn hình ảnh nhân viên tương ứng với mỗi nhân viên (nếu có).
Thêm mới chức vụ: Trong thông tin chức vụ nếu chưa có chức vụ, có thể thêm mới tại đây hoặc chọn trong hệ thống hay có thể thêm mới chức vụ ở phần chức vụ (Danh mục\Đối tượng\Chức vụ).
Nhân viên nghỉ việc: Nếu nhân viên nghỉ việc ta chọn vào ô đã nghỉ việc và nhập lý do nghỉ việc thì nhân viên này không có trong danh sách tính lương vào tháng tiếp theo hay từng nghiệp vụ liên quan.
Thông tin thu nhập: có thể chọn thông tin thu nhập theo lương cơ bản hoặc lương theo ca, sau đó nhập vào số ngày công trong tháng, số ngày công được tính trong một tháng.
Nếu tính lương cho nhân viên có doanh số thì chọn vào ô “Theo doanh số”. Khi tính lương cho nhân viên này có thêm khoản doanh số kèm theo lương cơ bản hay lương theo ca (nếu có)
Lưu: Nhấn nút lưu để lưu hay dùng phím tắt (F2) để lưu thông tin nhân viên.
Lưu và thoát: Nhấn vào nút lưu và thoát là lưu lại thông tin nhân viên và thoát khỏi màn hình đang nhập.
Thoát: Nhấn vào nút thoát để thoát khỏi việc nhập thông tin nhân viên.
Ca làm việc
Đây là phần quy định thời gian chia ca làm việc trong ngày.
Thực hiện: Danh mục \ Ca làm việc.
Xác định số ca trong ngày bằng cách chọn và các ô ca theo thứ tự. Sau đó nhập các cận thời bắt đầu và kết thúc tương ứng.
Lưu: Sau đó bạn nhấn nút lưu để ghi nhận lại ca làm việc.
Kho hàng
Danh sách kho hàng, có thể thực hiện thêm mới, hiệu chỉnh thông tin kho hàng tại đây.
Thực hiện: Danh mục \ Kho hàng.
Công cụ tiện ích: Các tiện ích có trong chương trình khi bạn nhập phải chuột đã giới thiệu ở phần (Giới thiệu chung của chương trình).
Thêm mới: Để thêm mới Kho hàng nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.
Tương tự trong kho hàng bạn cũng làm thao tác giống như nhóm khách hàng – nhà cung cấp.
Tài khoản ngân hàng
Danh sách tài khoản ngân hàng, có thể thực hiện thêm mới, hiệu chỉnh thông tin tài khoản ngân hàng tại đây.
Tài khoản ngân hàng là nơi lưu trữ thông tin các tài khoản trong ngân hàng. Các tài khoản ngân hàng liên quan đến nghiệp vụ thu – chi bằng tiền, chuyển khoản từ tài khoản ngân hàng này sang tài khoản ngân hàng khác.
Thực hiện: Danh mục\ Tài khoản ngân hàng.
Công cụ tiện ích: Các chức năng tiện ích có trong chương trình khi bạn nhập phải chuột đã giới thiệu ở phần (Giới thiệu chung của chương trình).
Thêm mới: Để thêm mới Tài khoản ngân hàng nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.
Nhập thông tin: nhập thông tin về mã tài khoản, tên ngân hàng là thông tin bắt buộc nhập.
Trong đơn vị tiền tệ có thể thêm mới tại đây hay bạn vào danh mục thêm mới đơn vị tiền tệ (Danh mục\ Đơn vị tiền tệ). Có thể nhập tiền tệ tài khoản ngân hàng đầu kỳ vào ô đầu kỳ.
Đầu kỳ: Là số dư trong tài khoản cuối kỳ của quá trình quản lý cũ chuyển sang bắt đầu sử dụng chương trình.
Lưu: Sau đó bạn nhấn nút lưu để lưu thông tin và tiếp tục thêm tài khoản ngân hàng tiếp theo.
Lưu và thoát: Nhấn vào nút lưu và thoát là lưu lại thông tin tài khoản ngân hàng và thoát khỏi màn hình đang nhập.
Thoát: nhấn nút thoát để thoát khỏi màn hình đang thực hiện.
Ngành hàng
Danh sách ngành hàng, có thể thực hiện thêm mới, hiệu chỉnh thông tin ngành hàng tại đây.
Thực hiện: Danh mục \ Ngành hàng
Công cụ tiện ích: Các tiện ích có trong chương trình khi nhập phải chuột đã giới thiệu ở phần (Giới thiệu chung của chương trình).
Thêm mới: Để thêm mới Ngành hàng, nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”. Tương tự trong ngành hàng cũng làm thao tác giống như nhóm khách hàng – nhà cung cấp.
Nhóm hàng
Danh sách nhóm hàng, có thể thực hiện thêm mới, hiệu chỉnh thông tin nhóm hàng tại đây.
Thực hiện: Danh mục \ Nhóm hàng
Công cụ tiện ích: Các chức năng tiện ích có trong chương trình khi nhấp phải chuột (Đã giới thiệu ở phần Giới thiệu chung của chương trình).
Thêm mới: Để thêm mới Nhóm hàng nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.
Nhập thông tin: nhập thông tin mã nhóm hàng, tên nhóm hàng.
Thông tin về ngành hàng có thể thêm mới tại đây hoặc vào danh mục để thêm mới ngành hàng (Danh mục\ Ngành hàng).
Lưu: Sau đó nhấn nút lưu để lưu thông tin về nhóm hàng.
Lưu và thoát: Nhấn vào nút Lưu và thoát là lưu lại thông tin nhóm hàng và thoát khỏi màn hình đang nhập.
Thoát: nhấn nút thoát để thoát khỏi màn hình đang thực hiện.
Hàng hóa
Danh sách mặt hàng, có thể thực hiện thêm mới, hiệu chỉnh thông tin mặt hàng tại đây.
Thực hiện: Danh mục \ Hàng hóa.
Công cụ tiện ích: Các chức năng tiện ích có trong chương trình khi nhấp phải chuột (Đã giới thiệu ở phần Giới thiệu chung của chương trình)
Cập nhật giá: Trên danh sách hàng hóa có thể nhấp chuột phải trên danh sách, chọn nghiệp vụ -> cập nhật giá hoặc có thể vào kho hàng (kho hàng\ nghiệp vụ liên quan\ cập nhật giá cho hàng hóa).
Nghiệp vụ cho phép cho phép chỉnh sửa lại đơn giá bán và đơn giá mua hoặc cả hai loại đơn giá. Có hai phương thức cập nhật giá là cộng thêm hay theo tỷ lệ.
Chọn vào loại đơn giá để cập nhật giá và có thể chọn cả hai giá mua, giá bán để cập nhật, tiếp theo chọn mặt hàng và nhấn cập nhật sau đó nhấn nút lưu để lưu cập nhật giá.
Các nghiệp vụ liên quan:
Mua hàng: Đặt hàng, nhập hàng (Tham khảo nghiệp vụ mua hàng trang (*) ).
Bán hàng: Báo giá, đặt hàng, xuất bán. (Tham khảo nghiệp vụ bán hàng trang (*) ).
Chuyến kho: (Tham khảo nghiệp vụ chuyển kho trang (*) ).
Lưu ý: Nếu thay đổi đồng loạt một loại giá cùng đơn giá cập nhật, thì chọn các mặt hàng cần cập nhật và nhập giá vào loại đơn giá, sau đó nhấn cập nhật thì sẽ thay đổi đồng loạt.
Thêm mới: Để thêm mới Hàng hóa nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.
Nhập thông tin: Nhập các thông tin hàng hóa: Mã hàng, tên hàng, tên viết tắt, đơn vị tính,...
Nhóm hàng có thể thêm mới tại dây (chọn trong hệ thống) hoặc có thể nhấn vào nhóm hàng để thêm mới.
Nhập đơn giá mua, đơn giá bán thể hiện bao nhiêu phần trăm (%) của đơn giá mua, nếu không nhập thông tin đơn giá khi lưu hàng hóa thì bạn có thể vào danh sách hàng hóa nhấp phải chuột chọn cấp nhật giá (xem phần cập nhật giá).
Nhấn vào chọn hình để chọn hình ảnh minh họa cho sản phẩm.
Trong phần mua và bán có số lượng tồn max, min: nhập vào đây để dể dàng kiểm soát số lượng trong kho.
Những mặt hàng có thuế thì ta chọn vào ô có thuế, còn đối với mặt hàng không tính thuế thì bạn bỏ chọn nút có thuế.
Lưu: Sau đó nhấn nút lưu để lưu thông tin về hàng hóa.
Lưu và thoát: Nhấn vào nút lưu và thoát là lưu lại thông tin hàng hóa và thoát khỏi màn hình đang nhập.
Thoát: nhấn nút thoát để thoát khỏi màn hình đang thực hiện.
Lưu ý: Khi tạo hàng hóa có hiệu lực để thực hiện các nghiệp vụ liên quan, còn khi hàng hóa không có hiệu lực thì bỏ chọn ở nút hiệu lực, tức là hàng hóa tồn tại trong kho nhưng không sử dụng.
Danh mục khác