Đơn vị:………. Mẫu số: 01 – VT
Địa chỉ:…... Theo QĐ: 1141- TC/QĐ/CĐKT
Ngày 1 tháng 11 năm 1995
Của Bộ Tài Chính
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày … tháng…năm…
Nợ……… Số:……
Có………
-Họ tên người giao hàng……….……… -Theo …………số…………ngày……tháng……năm……của………
………. -Nhập tại kho:………
STT Tên, nhãn hiệu, quy
cách phẩm chất VT (SP, HH) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 ……… ……… ……… ……….. ……….. .… …. …. … … …. ………… ………… ………… …… …… …….. ….. ….. ….. ……… ……… ……… Cộng Cộng thành tiền (bằng chữ):……….. Nhập, ngày … tháng … năm …
Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho
(Kí tên, đóng dấu) (Kí tên) (Kí tên) (Kí tên)
Nhìn chung, công tác tổ chức tiếp nhận vật tư tại công ty cơ khí Z179 khá đơn
giản và thuận tiện. Mọi thủ tục trước khi nhập kho đều được những người có liên quan thực hiện nghiêm túc và đầy đủ. Khi tiếp nhận, thủ kho ghi số thực nhận,
cùng với người giao hàng kí vào phiếu nhập kho và vào cột nhập của thẻ kho,
chuyển phiếu nhập kho cho bộ phận kế toán kí nhận vào sổ giao nhận chứng từ.
4. Công tác bảo quản vật tư
Cũng như các doanh nghiệp cơ khí khác, vật tư dùng cho sản xuất sản phẩm của công ty cơ khí Z179 có những đặc điểm riêng khác với các doanh nghiệp sản xuất
các loại mặt hàng khác như quần áo, giày dép, bánh kẹo…Vật tư dùng cho sản xuất
sản phẩm của công ty rất đa dạng và phong phú, cả về số lượng và chủng loại. Mỗi đợt thu mua vật tư công ty nhập kho hàng trăm loại vật tư khác nhau với hàng ngàn tấn mỗi loại. Các loại sắt thép, gang, chì đồng…rất dễ bị ôxi hoá nếu không được
bảo quản kịp thời. Các loại xăng dầu, hoá chất rất dễ gây cháy nổ nếu không được
bảo quản và đặt đúng chỗ. Chính vì vậy, việc bảo quản các loại vật tư này là rất
quan trọng và cần thiết. Ngay sau khi nhập kho, đội bảo quản ở kho tiến hành lau chùi, bôi dầu mỡ, đóng gói vật tư và sản phẩm trước khi sắp xếp đúng chỗ, đúng
trình tự. Đặc biệt là các loại vật liệu chính dùng cho sản xuất sản phẩm, mỗi loại có
một đặc điểm riêng và dùng cho việc chế tạo những sản phẩm có đặc tính khác nhau. Như thép 18 XTT chỉ dùng để sản xuất các loại bánh răng, thép X12M chỉ dùng để sản xuất các loại dụng cụ cắt dập nguội. Mà các sản phẩm này đều đòi hỏi
chất lượng sản phẩm phải cao, phải đạt được hệ thống chỉ tiêu chất lượng… nên vật tư dùng để sản xuất các sản phẩm này cũng phải đạt được các yêu cầu về chất lượng. Chính vì vậy, việc bảo quản, sắp xếp vật tư trong kho sao cho có khoa học luôn đòi hỏi các nhà quản trị vật tư trong công ty phải có óc quan sát và có trình độ
quản lý cao.
Do mỗi loại vật tư đều có những đặc điểm riêng như vậy, công ty đã đề ra
những phương thức và bảo quản khác nhau. Đối với những loại vật tư chính, dễ bị
ôxi hoá thì công ty thực hiện các công việc như lau chùi, đóng gói…sao cho chống
công ty có những biện pháp bảo quản nghiêm ngặt, có những trang thiết bị chắc
chắn an toàn như kho bãi, hệ thống báo động, cứu hoả, cấp cứu…
Để thuận tiện cho công tác quản lý và bảo quản vật tư, công ty đã xây dựng hệ
thống kho căn cứ vào công dụng của kho:
- Kho vật liệu chính: thép, gang, đồng…
- Kho vật liệu phụ: các loại que hàn, vòng bi, dây đai…
- Kho dụng cụ: dụng cụ đo, dụng cụ cắt…
- Kho cơ điện: than, dầu, điện…
- Kho bán thành phẩm
- Kho thành phẩm
- Kho phế liệu
Việc tổ chức sắp xếp ở mỗi kho có sự khác nhau cơ bản, tuỳ thuộc vào số lượng,
chủng loại vật tư chứa trong kho. Mỗi kho có một thủ kho và một đội bảo quản từ 1 đến 3 người, tuỳ thuộc vào đặc điểm lớn nhỏ và tính chất quan trọng của vật tư
trong kho.
Nhìn chung, công tác bảo quản và sắp xếp nguyên vật liệu trong kho tại công ty cơ khí Z179 như hiện nay là phù hợp với tình hình vật tư và tình hình sản xuất kinh
doanh của công ty. Công tác bảo quản và sắp xếp kho hợp lý giúp cho dòng vật tư
từ kho đến phân xưởng sản xuất được nhanh chóng và dễ dàng hơn.
5. Công tác cấp phát vật tư
Công tác tổ chức cấp phát vật tư ở công ty cơ khí Z179 không chỉ được tiến
hành theo hình thức hạn mức mà còn cấp phát theo yêu cầu. Hình thức cấp phát vật tư theo yêu cầu được thực hiện đối với các loại vật tư phục vụ cho việc sản xuất
các mặt hàng Quốc phòng theo chỉ tiêu của Bộ giao. Hình thức cấp phát này chủ
yếu dựa vào yêu cầu của các phân xưởng và bộ phận sản xuất gửi lên phòng kế
hoạch vật tư. Đối chiếu với lượng vật tư có trong kho, căn cứ vào hệ thống định
mức và nhiệm vụ được giao, phòng kế hoạch vật tư lập phiếu cấp phát cho các phân xưởng sản xuất lên kho lĩnh vật tư.
Còn đối với các loại vật tư sử dụng trong việc sản xuất các mặt hàng kinh tế,
công ty lại tiến hành cấp phát theo hình thức hạn mức. Theo hình thức này, phòng Kế hoạch – Vật tư căn cứ vào hệ thống định mức tiêu dùng trong kì kế hoạch và tiến độ sản xuất để tiến hành lập phiếu cấp định mức hàng tháng, giao cho phân
xưởng sản xuất và thủ kho căn cứ vào phiếu đó chuẩn bị định kì và cấp phát số lượng ghi trong phiếu. Hình thức cấp phát theo định mức của công ty không những quy định cả về số lượng mà còn cả về thời gian cấp phát nhằm đảm bảo chủ động
cho bộ phận sử dụng cũng như bộ phận cấp phát, trong trường hợp đã hết nguyên vật liệu mà chưa hoàn thành kế hoạch sản xuất thì phải có lệnh của giám đốc thì kho mới cấp bổ sung để bộ phận sản xuất hoàn thành kế hoạch của mình, còn trong
trường hợp thừa nguyên vật liệu mà không ảnh hưởng gì đến sản phẩm thì coi như đã có thành tích tiết kiệm vật tư và được khấu trừ vào hạn mức tháng sau và được thưởng % theo giá trị tiết kiệm đó.
Để cấp phát vật tư cho sản xuất sản phẩm, cán bộ vật tư của phân xưởng trực
tiếp lên phòng Kế hoạch – Vặtt viết hoá đơn rồi dùng hoá đơn đã được kí nhận đó
trực tiếp xuống kho để lĩnh vật tư. Thủ kho có trách nhiệm cấp vật tư theo đúng số lượng, chất lượng, quy cách đã ghi trong hoá đơn. Thông thường, trong từng kì sản
xuất, ngoài kế hoạch sản xuất đã được lập từ đầu kì, công ty còn có rất nhiều kế
hoạch sản xuất bổ sung, dựa vào các hợp đồng phát sinh của khách hàng. Khi đó, giám đốc kí lệnh sản xuất rồi chuyển đến phòng Kế hoạch – Vật tư yêu cầu thực
hiện. Thông qua lệnh sản xuất, phòng kế hoạch tính toán lượng vật tư bổ sung cho các phân xưởng rồi chuyển xuống cho các quản đốc phân xưởng. Các phân xưởng
thực hiện các thủ tục lĩnh vật tư tại kho theo đúng quy định rồi tiến hành sản xuất đúng theo tiến độ sản xuất đã đề ra.