A. Một số đặc điểm cơ bản của công ty văn phòng phẩm Cửu Long có ảnh hởng đến công tác quản lý tiền l-
II. Một số đặc điểm cơ bản của công ty VPP Cửu Long có ảnh hởng đến công tác quản lý tiền lơng, tiền thởng
1. Đặc điểm về cơ cấu tổ chức của công ty VPP Cửu Long
Công ty văn phòng phẩm Cửu Long là một doanh nghiệp nhà nớc, thuộc loại vừa và nhỏ, hạch toán kinh doanh độc lập, do đó cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty tơng đối gọn nhẹ với các phòng ban bộ phận sau:
Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức của công ty VPP Cửu Long
(Nguồn: Quy chế hoạt động của công ty văn phòng phẩm Cửu Long- Phòng TC-HC) 1.1 Ban giám đốc:
Bao gồm: giám đốc, một phó giám đốc, một kế toán trởng.
+ Giám đốc: Là ngời lãnh đạo cao nhất công ty, chịu trách nhiệm trớc hội đồng quản trị, tổng giám đốc của tổng công ty,trớc pháp luật về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
+ Phó giám đốc:phụ trách nội chính và sản xuất kinh doanh, giúp việc cho giám đốc thực hiện nhng chức năng,nhiệm vu, đợec phân công điều hành một số công việc cụ thể của công ty,thay mặt giám đốc công ty trong một số trờng hợp khi
đợc uỷ quyền bằng văn bản và chịu trách nhiệm cá nhân trớc giám đốc và pháp luật.
+ Kế toán trởng: là ngời giúp việc về mặt tài chính kế toán và chiu trách nhiệm trớc giám đốc và nhà nớc về công tác tài chính kế toán của công ty, đồng thời là ng- ời đứng đầu bộ máy kế toán công ty, hoạt động theo điều lệ kế toán trởng.
Giúp việc cho giám đốc còn có các phòng ban chức năng và nghiệp vụ. Các bộ phận này chịu sự lãnh đạo điều hành trực tiếp của giám đốc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, cấp dới phục tùng cấp trên, cá nhân phục tùng tổ chức.
1.2. Các phòng ban chức năng:
a. Phòng tổ chức- hành chính:
Phòng Tài Chính-
Kế toán
Phòng Kỹ Thuật –
Sản Xuất
Phòng Tổ chức- Hành chính
Phòng Vật Tư
Phân Xưởng Nhựa
Phân Xưởng Chai PET
Phân Xưởng Văn Phòng Phẩm Ban Giám Đốc
* Biên chế của phòng gồm có:10 ngời
* Chức năng của phòng tổ chức hành – hành chính là:
Là bộ phận tham mu cho lãnh đạo công ty thực hiện quản lý các lĩnh vực công tác nh: Tổ chức cán bộ ; lao động- tiền lơng; đào tạo; tuyển dụng; bảo vệ chính trị nội bộ; công tác văn th lu trữ, hành chính tạp vụ, khánh tiết và chăm sóc sức khoẻ cho ngời lao động trong công ty
Sơ đồ : Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức- Hành chính của công ty văn phòng phẩm Cửu Long hiện nay:
Nhìn vào sơ đồ cơ cấu tổ chức trên ta thấy, thực tế hiện nay phòng tổ chức- hành chính của công ty văn phòng phẩm Cửu Long mới chỉ chủ yếu thực hiện chức năng tổ chức lao động- tiền lơng đợc thể hiện rất mờ nhạt. Điều này là cha hợp lý, bởi vì đây là chức năng quan trọng của phòng Tổ Chức- Hành Chính , nhng thực tế là chức năng này lại chủ yếu do phòng Tài Chính- Kế Toán đảm nhận. Chính bất hợp lý này sẽ làm giảm hiệu quả của công tác quản lý tiền lơng, tiền thởng trong công ty rất nhiều. Do đó công ty cần quan tâm hơn nữa vấn đề này trong thời gian tới .
Công ty VPP Cửu Long là một doanh nghiệp vừa và nhỏ tách ra khỏi công ty VPP Hồng Hà, trớc đây công ty có bộ phận chuyên trách về chức năng tổ chức lao
động- tiền lơng riêng nhng hiện nay bộ phận này đã tách ra và sát nhập vào phòng tài chính – kế toán, bộ phận còn lại đợc tổ chức lại thành phòng tổ chức – hành chính chủ yếu thực hiện các chức năng tổ chức hành chính . Ta có thể thấy cơ cấu tổ chức của bộ máy làm công tác tiền lơng đợc thể hiện ở sơ đồ vận động của dòng tiền lơng trong công ty nh sau:
Trởng phòng tổ chức- hành chính
Sửa chữa và xây dựng cơ
bản
Y tế, bảo vệ
Lễ tân, phục vụ, vệ sinh công nghiệp
Đào tạo, biên chế kế hoạch hoá nhân lực
Thờng trực thi
đua,khen thởng, kỷ luật
Chủ trì
đánh giá
thực hiện công việc Bảo hộ lao
động, BHXH,và các chính sách xã hội
Sơ đồ 2: Sự vận động của dòng tiền lơng trong công ty VPP Cửu Long Theo đờng nét liền: phản ánh sự quản lý trực tiếp
Theo đờng nét đứt phản ánh thông tin phản hồi Mũi tên hai chiều phản ánh quan hệ phối hợp
Trong đó, phòng tổ chức – hành chính ra các quyết định về lao động, tổ chức và quản lý về mặt nhân sự- tổ chức, xếp lơng cho ngời lao động, lập kế hoạch lao
động, quản lý hồ sơ nhân sự và thực hiện các chế độ chính sách với ngời lao động.
Sau đó chuyển sang cho phòng tài chính – kế toán. Trên cơ sở kế hoạch sản xuất kinh doanh, dới sự chỉ đạo của Giảm Đốc công ty và tham mu của trởng phòng Tổ chức- hành chính, phòng Tài chính- kế toán sẽ tiến hành xây dựng định mức lao
động,đơn giá tiền lơng, lập kế hoạch quỹ lơng và xác định các hình thức tiền lơng, tiền thởng để trình cơ quan nhà nớc có thẩm quyền xét duyệt và sau đó tính trả lơng cho ngời lao động trong công ty .
Hàng tháng các xí nghiệp, phân xởng sản xuất chuyển cho phòng tài chính – kế toán các hợp đồng hoàn thành trong tháng để phong tài chính tính lơng cho ngời lao động sau đó trình giám đốc phê duyệt, sau đó sẽ chuyển đến các xí nghiệp để phân phối cho ngời lao động
Theo đờng nét đứt phản ánh là phòng tổ chức – hành chính quản lý về số l- ợng cán bộ công nhân viên trong công ty, lu trữ hồ sơ lao động trong công ty để làm cơ sở đánh giá, khen thởng, kỷ luật, thi nâng bậc cho ngời lao động …
b. Phòng tài chính – kế toán:
* Biên chế của phòng có 8 ngời, trong đó có 4 kế toán lơng: một ngời phụ trách về tính lơng cho khối quản lý ; 3 kế toán viên còn lại tính ơng cho khối sản xuất
Tổ chức – hành chính
Công nhân Trưởng ca, tổ trưởng sx
Xí nghiệp – Phân xưởng xưởngxưởng
Tài chính- kế toán
* Thực hiện nhiệm vụ hạch toán tổng hợp, quản lý và xây dựng các nguồn tài chính của công ty, chỉ đạo hạch toán nội bộ, chịu trách nhiệm trớc giám đốc công ty về việc thực hiện nguyên tắc, chế độ hạch toán kinh tế của công ty ; lập kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng tháng, quý, năm trong công ty Bên cạnh đó, phòng TC-… KT còn có vai trò rất quan trọng trong các quyết định về chính sách tiền lơng trong công ty nh: hàng năm thống kê, tổng hợp báo cáo lao động – tiền lơng trong công ty; thống kê, xây dựng định mức lao động và đơn giá tiền lơng, tính toán lơng hàng năm, trình giám đốc và các cơ quan nhà nớc phê duyệt
c. Phòng kỹ thuật (nay là xí ngiệp cơ điện): Phòng có biên chế 3 ngời, với chức năng là hoàn thiện công nghệ sản xuất hiện có, nghiên cứu công nghệ mới vào sản xuất, phối hợp với phòng tài chính-kế toán xác các định mức lao động, vật t, nguyên vật liệu vào sản xuất. Quản lý về máy móc thiết bị, tổ chức thực hiện bảo quản, sửa chữa đảm bảo máy móc thiết bị hoạt động ổn định, liên tục …
d. Phòng kinh doanh vật t: Phong có biên chế 5 ngời, với chức năng là cung ứng vật t nguyên liệu theo yêu cầu kế hoạch sản xuất của công ty và kinh doanh vật t nguyên vật liệu để thực hiện kế hoạch doanh thu của công ty giao, giúp giám đốc xây dựng các hợp đồng kinh tế,tiếp thị kinh doanh xuất nhập khẩu.
1.3. Bộ phận trực tuyến:
Bao gồm đơn vị sản xuất là: Xí nghiệp bao bì nhựa PP; Phân xởng chai nhựa PET và bộ phận văn phòng phẩm. Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sản xuất
Trong đó: Xí nghiệp PP và phân xởng PET là những đơn vị sản xuất phụ thuộc của công ty VPP Cửu Long, thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh theo định hớng của công ty, đảm bảo tự cung cấp và tiêu thụ sản phẩm đầu ra ; đợc tự chủ sản xuất kinh doanh và tự chủ về tài chính, chịu ràng buộc về quyền lợi và nghĩa vụ với công ty. Hai đơn vị này có quy chế tổ chức hoạt động và có bộ máy quản lý điều hành riêng, đứng đầu là giám đốc và phó giám đốc, bên dới là bộ máy giúp việc nh: Đốc công, thống kê- kế toán, thủ kho …
2. Đặc điểm về các yếu tố của quá trình sản xuất kinh doanh của công ty VPP Cửu Long:
a. Yếu tố về lao động:
Để sản xuất ra sản phảm thì quá trình sản xuất luôn cần thiết có đủ 3 yếu tố là:
t liệu sản xuất, lao động và đối tợng lao động. Trong đó yếu tố lao động đóng vai trò
đặc biệt quan trọng, vì yếu tố lao động của con ngời luôn có tính quyết định đối với thành công hay thất bại trong qúa trình sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp.
Đối với công ty văn phòng phẩm Cửu Long thì vấn đề lao động luôn đợc công ty coi trọng và coi là yếu tố đặc biệt đóng vai trò quan trọng, quyết định năng xuất, chất l- ợng sản phẩm của công ty. Trong hơn 10 năm thành lập và phát triển, hiện nay số lao động của công ty là 190 ngời, trong đó có nhiều lao động có tuổi nghề cao do đã
là lao động của công ty từ trớc khi công ty đựơc tách ra từ công ty vă phòng phẩm Hồng Hà. Sự biến động về cơ cấu lao động của công ty qua một số năm gần đây đợc thể hiện qua bảng thống kê sau:
Bảng 1:Cơ cấu lao động theo tính chất lao động và theo giới tính
TT Chỉ Tiêu
Năm 2000 Năm 2001 Năm20002
Số lợng (Ngời)
Tỷ trọng
(%)
Số lợng (Ngời)
Tỷ trọng
(%)
Số lợng (Ngời)
Tỷ trọng
(%) Tổng số lao động,
trong đó: 195 100 198 100 190 100
1 Công nhân KT 175 89,74 173 87,37 162 85,26
LĐ quản lý 20 10,26 25 12,63 28 14,74
2 LĐ nam 96 49,23 90 45,45 92 48,42
LĐ nữ 99 50,77 108 54,55 98 51,58
(Nguồn: Tổng hợp báo cáo lao động tiền l– ơng một số năm gần đây.
Phòng TC- KT)
Bảng 2: Chất lợng lao động quản lý
T
T Trình độ
Năm 2000 Năm 2001 Năm20002
Số lợng (Ngời)
Tỷ trọng
(%)
Số lợng (Ngời)
Tỷ trọng
(%)
Số lợng (Ngời)
Tỷ trọng
(%)
1 Cao đẳng và đại học 14 70 18 72 20 71,44
2 Trung cấp 2 10 3 12 4 14,28
3 Còn lại 4 20 4 16 4 14,28
Tổng số 20 100 25 100 28 100
(Nguồn: Tổng hợp báo cáo chất lợng lao động của công ty. TC HC)–
Bảng 3: Chất lợng lao động công nhân kỹ thuật
T
T Cấp bậc công nhân
Năm 2000 Năm 2001 Năm20002
Số lợng (Ngời)
Tỷ trọng
(%)
Số lợng (Ngời)
Tỷ trọng
(%)
Số lợng (Ngời)
Tỷ trọng
(%)
1 Công nhân bậc 4 trở lên 60 34,28 66 38,15 70 43,21
2 Công nhân bậc 4 trở xuống 115 65,72 107 61,85 92 56,79
Tổng 175 100 173 100 162 100
(Nguồn: Tổng hợp báo cáo chất lợng lao động các năm. Phòng TC-HC)
Qua số liệu trên ta thấy: Công ty VPP Cửu Long là một công ty vừa và nhỏ nên số lao động chỉ có gần 200 ngời và không ngừng tăng lên sau mỗi năm, tuy nhiên trong năm 2002 công ty đang chuản bị cổ phần hoá doanh nghiệp nên số lao động có xu hớng tinh giảm dần
Cũng qua số liệu trên ta thấy, do đặc thù sản xuất kinh doanh của công ty là ngành công nghiệp nhẹ, do đó không quá đòi hỏi nhiều về sức khoẻ mà cần sự khéo léo và tính kiên nhẫn trong tính cách của ngời lao động nên tỷ lệ lao động nữ ở đây luôn cao hơn số lao động nam và luôn tăng lên qua các năm. Điều này là phù hợp với đặc điểm sx- kd và tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình sx-kd của công ty
Với cơ cấu lao động theo trình độ chuyên môn và lành nghề của lao động trong công ty, thì qua bảng 2 và3 cho thấy:
Về trình độ chuyên môn của lao động quản lý của công ty là khá cao so với quy mô của công ty, số lao động có trình độ đại học, cao đẳng chiếm 72% trong tổng số lao động quản lý và chiếm khoảng 10% tổng số lao động toàn công ty; Số lao động có trình độ trung cấp chiếm 14%, số còn lại chiếm 20% trong tổng số lao
động quản lý và gần nh không đổi trong mấy năm qua. Nh vậy với đội ngũ quản lý nh vạy sẽ đảm bảo nâng cao hiệu quả công tác quản lý và hiệu quả sx-kd của cong ty. Tuy nhiên đội ngũ quản lý này có một số cán bộ cha sắp xếp phù hợp với trình độ nên ảnh hởng đến hiệu quả công tác quản lý của công ty
Về cơ cấu theo trình dộ lành nghề của công nhân, theo bảng số liệu 3 ta thấy:
Mặc dù số lợng công nhân giảm dần qua 3 năm do công ty đang chuẩn bị cổ phần hoá, nhng số công nhân bậc 4 trở lên chiếm tới 43% trong tổng số công nhân và
chiếm 36,8% tổng số lao đông trong công ty và số lao động này không ngừng tăng lên sau mỗi năm
Nh vậy với nguồn nhân lực có trình độ nh vậy đã đảm bảo cho công ty luôn hoàn thành đợc các nhiệm vụ sx- kd trong những năm qua. Tuy nhiên công ty cần xắp xếp, bố trí lao động có hiệu quả cà hợp lý hơn để góp phần khai thác có hiệu quả hơn nguồn nhân lực hiện có để hoàn thành tốt những nhiệm vụ sx-kd của công ty trong thời gian tới…
b. Đặc điểm về yếu tố nguyên vật liệu:
Ngày nay yếu tố chất lợng sản phẩm trở thành một yếu tố sống còn đối với mọi công ty, bởi vì chất lợng sản phẩm quyết định khả năng cạnh tranh, đến sự thành bại của mỗi doanh nghiệp. Trong đó, nguyên vật liệu là một yếu tố đầu vào quan trọng
ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng và giá thành sản phẩm. Vì vậy yếu tố nguyên vật liệu sẽ ảnh hởng và có ý nghĩa to lớn trong tổ chức các hoạt động sx- kd khác, trong
đó có công tác quản lý tiền lơng, tiền thởng
Đối với công ty VPP Cửu Long, thì nguyên vật liệu sản xuất sản phẩm hiện nay chủ yếu là hạt nhựa PET và nhựa PP, Chiếm tỷ trọng lớn nhất 70-80% nguyên vật liệu dùng trong công ty, mà nguyên vật liệu này đợc chế biến từ dầu mỏ nên chủ yếu là phải nhập khẩu, do phòng kinh doanh của công ty đảm nhận. Còn lại khoảng 20% nguyên vật liệu là các loại hoá chất để sản xuất các mặt hàng VPP nh: cồn 90o, fomanline, glucerin, giấy krapt…
Những nguyên vật liệu này đợc bộ phận kinh doanh của công ty đảm nhận nên luôn đợc ổn định và đảm bảo chất lợng. Khi sử dụng nguyên vật liệu này vào sản xuất thì các đơn vị sản xuất sẽ phối hợp với phòng TC-KT và tổ cơ điện để định mức nguyên vật liệu cho sản xuất cho mỗi loại sản phẩm đảm bảo chất lợng và tiết kiệm.
Tuy nhiên thực tế do mặt bằng sản xuất còn hẹp, quy trình sản xuất cha hoàn chỉnh và do cha kiểm tra giám sát chặt chẽ, có biện pháp khuyến khích và giáo dục ngời lao động có ý thức tiết kiệm nguyên vật liệu và điện năng trong sản xuất…
c. Về quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm:
Hiện nay công ty đang sản xuất kinh doanh 3 loại sản phẩm chính là các loại chai nhựa PET, Các loại vỏ bao xi măng từ nhựa PP và một số mặt hàng VPP, nh:
Giấy than, mực viết, mực dấu. Quy trình sản xuất của mỗi loại sản phẩm này trải
qua nhiều khâu, công đoạn. Quy trình sản xuất các loại sản phẩm của công ty đợc thẻ hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 3: Quy trình công nghệ sản xuất các sản phẩm của công ty VPP Cửu Long
Nghiền nhựa Phế liệu
Tạo sợi
Dệt bao PP
Tráng bao PP
Định hình ống
May bao PP
In giáp lai
Kcs, xử lý sản phẩm hỏng
Quy trìnhsản xuất bao nhựa pp
Bao nhựa PP
Sấy nhựa PET
ép phôi chai
Định hình chai
Thổi chai
KCS, xử lý sản phẩm hỏng
Quy trình sản xuất chai nhựa PET
Chai nhựa PET
B. Phân tích thực trạng công tác quản lý tiền lơng