1.3. Khái quát về có chế thanh toán không dùng tiền mặt
1.3.1. Các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt hiện hành
Theo Nghị định 64/2001/NĐ-CP về hoạt động thanh toán qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán; Quyết định số 226/2002/QĐ-NHNN ngày 26/03/2002 của NHNN ban hành về quy chế hoạt động thanh toán qua các tổ chức dịch vụ thanh toán, Quy định 1092/QĐ - NHNN ngày 08/10/2002 về việc ban hành thủ tục thanh toán qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán. Có 5 hình thức TTKDTM hiện nay đang được áp dụng tại Việt Nam bao gồm:
Ủy nhiệm thu.
Ủy nhiệm chi – chuyển tiền.
Séc.
Thư tín dụng.
Thẻ ngân hàng.
Mỗi hình thức có ưu, nhược điểm. Do đó, cần phải nắm được nội dung, tính chất của từng hình thức để có thể vận dụng linh hoạt trong từng hoàn cảnh cụ thể nhằm đạt được hiệu quả cao nhất.
1.3.2.1. Thanh toán bằng Séc.
1.3.2.1.1. Một số quy định chung về Séc
Séc là một loại chứng từ thanh toán được áp dụng rộng rãi ở tất cả các nước trên thế giới – Quy tắc sử dụng Séc đã được chuẩn hóa trên các luật Thương mại Quốc gia và trên công ước Quốc tế.
Theo Nghị định 159/2003/NĐ-CP của Chính phủ về cung ứng và sử dụng Séc: Séc là phương tiện thanh toán cho người ký phát lập dưới hình thức chứng từ theo mẫu ghi sẵn, lệnh cho người thực hiện thanh toán trả không điều kiện một số tiền nhất định cho người thụ hưởng có tên trên tờ Séc hoặc trả cho người cầm Séc.
Phạm vi thanh toán
Séc được thanh toán giữa các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán có thỏa thuận với nhau về việc tổ chức thanh toán Séc cho khách hàng của hai bên trên cơ sở chịu trách nhiệm về việc đảm bảo an toàn và thuận tiện trong thanh toán.
Thời hạn xuất trình Séc
Thời hạn xuất trình của Séc là 30 ngày kể từ ngày ký phát cho tới ngày nộp vào đơn vị thanh toán. Thời hạn này bao gồm cả ngày nghỉ theo quy định của pháp luật. Nếu ngày kết thúc của thời hạn là ngày nghỉ theo quy định của pháp
Chuyên đề thực tập Khoa Ngân hàng - Tài chính
luật thì thời hạn đó được lùi đến ngày làm việc tiếp theo ngay sau ngày nghỉ theo quy định.
Thời hạn thanh toán Séc
Thời hạn thanh toán Séc là 6 tháng kể từ ngày ký phát Séc được nộp vào ngân hàng xin thanh toán và tờ Séc được thanh toán có điều kiện. Trong thời hạn xuất trình thì tờ Séc được thanh toán vô điều. Trong thời hạn thanh toán Séc (Sau 30 ngày) sau thời hạn xuất trình ngân hàng sẽ tiếp tục thanh toán tờ Séc nếu không nhận được thông báo đình chỉ của người ký phát.
Các loại Séc:
* Séc chuyển khoản là loại Séc do chủ tài khoản phát hành và giao dịch trực tiếp cho người thụ hưởng để thanh toán tiền hàng, dịch vụ và các khoản thanh toán khác.
* Séc bảo chi là một loại Séc thanh toán được ngân hàng đảm bảo khả năng chi trả bằng cách trích trực tiếp số tiền trên Séc từ tài khoản tiền gửi của người trả tiền sang tài khoản riêng nhằm đảm bảo khả năng thanh toán cho tờ Séc đó, hoặc phong tỏa số dư trên tài khoản tiền gửi của người ký phát.
Do không được đảm bảo khả năng thanh toán bởi ngân hàng thanh toán hoặc được sự bảo lãnh của bên thứ 3, mà khả năng thanh toán của Séc phụ thuộc vào số dư trên tài khoản tiền gửi của người ký phát nên trong thanh toán bằng Séc phụ thuộc vào số dư trên tài khoản tiền gửi của người ký phát nên trong thanh toán bằng Séc chuyển khoản luôn phải đảm bảo nguyên tắc ghi Nợ trước, ghi Có sau. Nguyên tắc này thể hiện trong từng trường hợp như sau:
1.3.2.1.2. Quy trình thanh toán và kế toán Séc chuyển khoản a. Séc chuyển khoản thanh toán cùng chi nhánh ngân hàng Quy trình thanh toán
Người ký phát Người thụ hưởng
(1a)
(2)
Chú giải:
1a. Người ký phát trao Séc cho người thụ hưởng Séc.
1b. Người thụ hưởng Séc trao hàng hóa, dịch vụ cho người ký phát.
2. Người thụ hưởng Séc nộp bản kê nộp Séc vào ngân hàng cung ứng dịch vụ thanh toán.
3a. Ngân hàng ghi Nợ và báo Nợ cho người ký phát.
3b. Ngân hàng cung ứng dịch vụ thanh toán khi Có và báo Có cho người nhận Séc.
Quy trình kế toán
Căn cứ vào bảng kê nộp Séc và Séc chuyển khoản hợp pháp, hợp lệ có đủ khả năng thanh toán kế toán sẽ gửi hạch toán:
Nợ: Tài khoản tiền gửi thanh toán/ người ký phát.
Có: Tài khoản tiền gửi thanh toán/ người thụ hưởng.
b. Séc chuyển khoản được thanh toán giữa các ngân hàng có thỏa thuận với nhau.
* Séc chuyển khoản khác ngân hàng, không có ủy quyền đối với lệnh chuyển Nợ.
Quy trình thanh toán
Ngân hàng cung ứng dịch vụ thanhtoán
(1b)
(3b) (3a)
Người ký phát Người thụ hưởng
(1a)
(1b)
(2) (5)
(4)
Chuyên đề thực tập Khoa Ngân hàng - Tài chính
Chú giải:
1a. Người ký phát trao Séc cho người thụ hưởng Séc.
1b. Người thụ hưởng Séc trao hàng hóa, dịch vụ cho người ký phát.
2. Người thụ hưởng Séc nộp bản kê nộp Séc vào ngân hàng thu hộ để nhờ thu hộ tiền.
3.Ngân hàng thu hộ chuyển Sé và bảng kê hộp Séc sang tiên ngân hàng thanh toán.
4.Ngân hàng thanh toán sau khi Nợ tài khoản người ký phát sẽ chuyển tiền vào báo Có cho ngân hàng thu hộ.
5. Ngân hàng thu hộ ghi Có và báo có cho người thụ hưởng.
Quy trình hạch toán Tại ngân hàng thu hộ
Khi nhận được các chứng từ liên quan từ ngân hàng thanh toán tiền chuyển sang, kế toán kiểm soát và hạch toán:
Nợ: Tài khoản thanh toán vốn giữa các ngân hàng.
Có: Tài khoản tiền gửi thanh toán người thụ hưởng.
Tại ngân hàng thanh toán
Khi nhận được bảng kê nộp Séc kèm theo các tờ Séc người thụ hưởng nộp vào hoặc do ngân hàng thu hộ chuyển sang, kế toán kiểm soát tính hợp pháp,.
hợp lệ của chứng từ. Các tờ Séc đủ điều kiện thanh toán sẽ hạch toán:
Nợ: Tài khoản người ký phát
Có: Tài khoản thanh toán vốn giữa các ngân hàng.
* Séc chuyển khoản các ngân hàng có ủy quyền đối với lệnh chuyển Nợ
Chú giải:
1- Người phát hành trao Séc cho người thụ hưởng.
2 - Người thụ hưởng nộp Séc kèm bảng kê nộp Séc.
3 – Lập lệnh chuyển Nợ cho ngân hàng thanh toán.
4 - Ngân hàng thanh toán báo Nợ cho người phát hành (nếu Séc đủ điều kiện thanh toán) và gửi thông báo chấp nhận lệnh chuyển Nợ cho ngân hàng thu hộ.
5. Ngân hàng thu hộ báo Có cho người thụ hưởng.
Quy trình hạch toán Tại ngân hàng thu hộ
Khi nhận bảng kê nộp Séc và chuyển khoản
Nợ: Tài khoản thanh toán vốn giữa các ngân hàng.
Có: Tài khoản các khoản chờ thanh toán khác.
Khi nhận được thông báo chấp nhận lệnh chuyển Nợ của ngân hàng thanh toán trả tiền cho người thụ hưởng:
Nợ: Tài khoản các khoản chờ thanh toán khác Có: Tài khoản gửi tiền thanh toán người thụ hưởng.
Tại ngân hàng thanh toán
Nhận lệnh chuyển Nợ của ngân hàng thu hộ hạch toán:
Người ký phát Người thụ hưởng
Ngân hàng thanh toán Ngân hàng thu hộ
(1)
(2) (5)
(4) (3)
Chuyên đề thực tập Khoa Ngân hàng - Tài chính
Nợ: Tài khoản người ký phát
Có: Tài khoản thanh toán vốn giữa các ngân hàng.
3.2.1.3. Quy trình thanh toán và kế toán Séc bảo chì
Do đã được ngân hàng đảm bảo khả năng chi trả nên trong thanh toán Séc bảo chi, nếu ngân hàng hàng thu hộ kiểm soát được sự chắc chắn về khả năng thanh toán của Séc thì có thể ghi Có ngay cho người thụ hưởng, Trên thực tế, Séc bảo chi thanh toán giữa các chi nhánh ngân hàng cùng hệ thống sẽ được ghi Có ngay cho người thụ hưởng.
a. Séc bảo chi thanh toán cùng ngân hàng Quy trình thanh toán
Chú giải:
1 - Người ký phát làm thủ tục bảo chi Séc.
Người ký phát nộp UNC kèm tờ Séc đã ghi đầy đủ các yếu tố nộp vào ngân hàng để xin bảo chi Séc.
Ngân hàng kiểm tra số dư tài khoản của người ký phát, nếu đủ điều kiện thì tiến hành trích tiền từ tài khỏan tiền gửi chuyển vào tài khoản đảm bảo thanh toán Séc. Sau đó đóng dấu “Bảo chi” lên tờ Séc vào giao Séc cho khách hàng.
2 – Người ký phát giao Séc cho người thụ hưởng để nhận hàng hóa dịch vụ.
Người ký phát Người thụ hưởng
Ngân hàng cung ứng dịch vụ thanhtoán
(2)
(1)
(5
(4) (3)
3 – Người thụ hưởng lập bảng kê kèm các tờ Séc nộp vào ngân hàng xin thanh toán.
4 – Ngân hàng tất toán tài khoản đảm bảo thanh toán Séc.
5 – Ngân hàng kiểm tra các yếu tố cần thiết khác tiến hầnh ghi Có tài khoản tiền gửi của người thụ hưởng và báo Có cho họ.
Quy trình kế toán
+ Kế toán giai đoạn bảo chi Séc
Sau khi kiểm soát, nếu thấy hợp lệ Ngân hàng sẽ làm thủ tục bảo chi cho khách hàng và hạch toán như sau:
Nợ: Tài khoản tiền gửi thanh toán/người ký phát.
Có: Tài khoản tiền ký gửi đảm bảo thanh toán Séc/Séc bảo chi.
Bên cạnh việc lưu ký tiền vào tài khoản tiền gửi đảm bảo thanh toán, ngân hàng còn có thể tiến hành phong tỏa số dư trên tài khoản tiền gửi thanh toán của người ký phát khi bảo chi Séc cho khách hàng.
+ Kế toán giai đoạn thanh toán Séc bảo chi.
Khi ngân hàng nhận được bảng kê nộp Séc bảo chi cho Ngân hàng do khách hàng nộp vào, thanh toán viên kiểm soát thuế hợp lệ thì hạch toán.
Nợ: Tài khoản tiền gửi đảm bảo thanh toán Séc/Séc bảo chi.
Có: Tài khoản tiền gửi thanh toán/ người thụ hưởng.
b. Séc bảo chi thanh toán khác ngân hàng
* Trường hợp Séc bảo chi thanh toán phạm vi khác ngân hàng, khác hệ thống nhưng có tham gia thanh toán bù trừ.
Ngoài giai doạn bảo chi Séc như trên thì quy trình thanh toán và kế toán tương tự quy trình thanh toán và kế toán Séc chuyển khoản khác ngân hàng, tức là vẫn đảm bảo nguyên tắc hạch toán ghi Có cho người thụ hưởng sau khi đã ghi Nợ cho người ký phát.
Chuyên đề thực tập Khoa Ngân hàng - Tài chính
*Trường hợp Séc bảo chi thanh toán khác ngân hàng, cùng hệ thống Quy trình thanh toán
Chú giải:
1 – Người ký phát nộp 3 liên giấy xin bảo chi Séc và tờ Séc chuyển khoản ngân hàng thanh toán.
2 - Ngân hàng thanh toán lưu ký tiền vào tài khoản thanh toán Séc bảo chi, làm thủ tục bảo chi và giao tờ Séc đã bảo chi cho người ký phát.
3 - Người ký phát giao tờ Séc đã bảo chi cho người thụ hưởng.
4 – Người thụ hưởng giao hàng cho người ký phát.
5 – Người thụ hưởng nộp Séc kèm tờ kê nộp Séc vào ngân hàng thu hộ.
6a. , 6b – Ngân hàng thu hộ báo Nợ cho ngân hàng thanh toán và ghi Có vào tài khoản của người hưởng thụ.
7 – Ngân hàng thanh toán ghi Nợ và báo Nợ cho người ký phát.
Quy trình hạch toán Tại ngân hàng thu hộ.
Tại ngân hàng nhận được bảng kê nộp Séc bảo chi, kế toán kiểm soát nếu đủ điều kiện thanh toán sẽ hạch toán.
Nợ: Tài khoản chuyển tiền đi
Có: Tài khoản tiền gửi của người thụ hưởng.
Tại ngân hàng thanh toán
Người ký phát Người thụ hưởng
Ngân hàng thanh toán Ngân hàng thu hộ
(5) (6)
(4) (3)
(4) (2) 7
(6a)
Được nhận lệnh chuyển Nợ kế toán kiểm soát và hạch toán:
Nợ: Tài khoản đảm bảo thanh toán Séc/Séc bảo chi.
Có: Tài thanh toán vốn giữa các ngân hàng.
1.3.2.2.1. ủy nhiệm chi
a. Một số quy định chung về ủy nhiệm chi
Ủy nhiệm chi (UNC) là lệnh chuyển tiền của chủ tài khoản được lập theo mẫu in sẵn của ngân hàng yêu cầu ngân hàng phục vụ mình (nơi mở tài khoản tiền gửi) trích tài khoản của mình để trả cho người thụ hưởng.
Phạm vi thanh toán
+ Thanh toán trong cùng một tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán.
+ Thanh toán giữa hai tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán cùng hệ thống.
Nội dung thanh toán
UNC được dùng để thanh toán các khoản tiền hàng, dịch vụ hoặc chuyển tiền trong cùng hệ thống hay các hệ thống ngân hàng.
b. Quy trình thanh toán và kế toán UNC
* UNC thanh toán phạm vi cùng một chi nhánh ngân hàng.
Chuyên đề thực tập Khoa Ngân hàng - Tài chính Quy trình thanh toán.
Chú giải:
1 - Bên mua gửi lệnh chi cho ngân hàng cung ứng dịch vụ thanh toán.
2 - Bên bán giao hàng hoá cho bên mua.
3 - Ngân hàng cung ứng dịch vụ thanh toán gửi báo Nợ cho bên mua.
4 - Ngân hàng cung ứng dịch vụ thanh toán gửi báo Có cho bên bán.
Quy trình hạch toán
Bên mua lập lệnh chi gửi tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán để đề nghị thanh toán. Nhận lệnh chi, kế toán kiểm soát tính hợp lệ hợp pháp của lệnh chi.
Nếu lệnh chi đủ điều kiện thanh toán. Kế toán vào sổ tài khoản chi tiết hoặc nhập dữ liệu vào máy và hạch toán.
Nợ: Tài khoản tiền gửi thanh toán/bên mua.
Có: Tài khoản gửi tiền thanh toán/bên bán.
* UNC thanh toán ở phạm vi khác chi nhánh ngân hàng Quy trình thanh toán
Chú giải:
Người chi trả (người mua)
Người thụ hưởng (người bán)
Ngân hàng cung ứng dịch vụ thanh toán
(1)
(2) (4)
(3)
Bên mua Bên bán
Ngân hàng phục vụ bên
mua Ngân hàng phục vụ
bên bán
(4) (3)
Hàng hoá dịch vụ
(1) 2
1 - Bên mua lập bốn liên UNC nộp vào ngân hàng phục vụ mình.
2 – Ngân hàng phục vụ bên mua báo Nợ cho bên mua.
3 – Ngân hàng phục vụ bên mua chuyển chứng từ cho Ngân hàng phục vụ bên bán.
4- Ngân hàng phục vụ bên bán ghi Có cho bên bán.
Quy trình hạch toán
Tại Ngân hàng phục vụ người trả tiền
Trình tự nộp, kiểm soát, vào số kế toán giống lệnh chi thanh toán cùng tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán.
Nợ: Tài khoản bên mua
Có: Tài khoản thanh toán vốn các ngân hàng thích hợp.
Tại ngân hàng phục vụ người thụ hưởng Khi nhận chuyển tiển sẽ hạch toán
Nợ: Tài khoản thanh toán vốn các Ngân hàng thích hợp.
Có: Tài khoản bên bán.
1.3.2.2.2. Séc chuyển tiền.
a. Những quy định chung
Séc chuyển tiền là một hình thức chuyển tiền cầm tay do người được đơn vị uỷ nhiệm trực tiếp cầm tờ Séc đó để nộp vào ngân hàng trả, chuyển tiền.
Phạm vi thanh toán
Séc chuyển tiền chỉ sử sụng chuyển tiền giữa các chi nhánh ngân hàng trong cùng hệ thống.
Thời hạn hiệu lực.
Thời hạn hiệu lực của Séc chuyển tiền là 30 ngày kể từ ngày ký phát đến ngày khách hàng nộp Séc chuyển tiền vào ngân hàng xin thanh toán.
Chuyên đề thực tập Khoa Ngân hàng - Tài chính
b. Quy trình chuyển tiền và hạch toán Séc chuyển tiền.
Quy trình thanh toán Séc chuyển tiền
Chú giải:
1- Đơn vị chuyển tiền nộp3 liên UNC vào ngân hàng phát hành Séc.
2 – Ngân hàng phát hành trích tài hoản của đơn vị chuyển tiền lưu ký vào tài khoản đảm bảo thanh toán SCT, phát hành và giao cho người đại diện.
3 – Người đại diện nộp SCT vào Ngân hàng thanh toán Séc.
4a, 4b – Ngân hàng thanh toán Séc tiến hành thanh toán theo yêu cầu của người đại diện, đồng thời báo Nợ nâng hàng phát hành.
5 – Ngân hàng phát hành SCT khi nhận được giấy báo Nợ kèm bảng kê Séc chuyển tiền thì tiến hành tất toán tài khoản tiền gửi đảm bảo thanh toán SCT và báo Nợ cho đơn vị chuyển tiền.
Quy trình hạch toán
Tại ngân hàng chuyển tiền đi + Kế toán giai đoạn cấp SCT
Tại ngân hàng phục vụ người chuyển tiền sau khi hoàn thành kiểm soát, xử lý chứng từ sẽ viết Séc trao cho người thụ hưởng ghi trên séc.
Nợ: Tài khoản gửi thanh toán vốn/đơn vị chuyển tiền.
Có: Tài khoản đảm bảo thanh toán Séc/Séc chuyển tiền.
+ Kế toán giai đoạn thanh toán SCT.
Đơn vị chuyển tiền Người đại diện
Ngân hàng
phát hành Séc Ngân hàng
thanh toán Séc
(4a)
(1) (2) (5) (3)
(4b)
Khi nhận dược giấy báo thanh toán vốn từ ngân hàng trả tiền chuyển đến, kế toán sẽ hạch toán để tất toán tài khoản đảm bảo thanh toán SC.
Nợ: Tài khoản đảm bảo thanh toán Séc chuyển tiền.
Có: Tài khoản chuyển tiền đến.
+ Tại ngân hàng nhận chuyển tiền.
Tại ngân hàng trả tiền khi nhận được tờ séc chuyển tiền từ người thụ hưởng nộp vào sẽ hạch toán Séc theo đúng thủ tục quy định và hạch toán:
Nợ: Tài khoản chuyển tiền đi.
Có: Tài khoản chuyển tiền phải trả/ người cầm Séc.
+ Thanh toán tiền cho người cầm Séc.
Từ tài khoản chuyển tiền phải trả, ngân hàng sẽ tiến hành chi tiền theo yêu cầu cho người thụ hưởng ghi trên Séc.
1.3.2.3. Thanh toán bằng Uỷ nhiệm thu.
1.3.2.3.1. Một số quy định chung về Uỷ quyền nhiệm thu (UNT).
UNT là giấy uỷ nhiệm đòi tiền do người thụ hưởng gửi vào ngân hàng phục vụ mình để thu tiền về số lượng hàng hóa đã giao, dịch vụ đã cung ứng.
Nội dung thanh toán
UNT được áp dụng thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ những khoản có thể cân đong đo, đếm được 1 cách chính xác.
Ví dụ: Tiền dịch vụ điện thoại, tiền điện nước…
Phạm vi thanh toán
+ Thanh toán trong nội bộ tổ chức cung ứng dịch vụ.
+ Thanh toán giữa các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán.