2.3. Phân tích công tác đánh giá thực hiện công việc trong công ty
2.3.1. Chu kỳ đánh giá và người đánh giá
2.3.1.1. Chu kỳ đỏnh giỏ
Chu kỳ đỏnh giỏ là một trong những yếu tố quan trọng gúp phần làm nờn thành cụng của cả hệ thống đỏnh giỏ. Chu kỳ cú hợp lý thỡ mới mang lại kết quả đỏnh giỏ với tớnh chớnh xỏc cao, nếu quỏ dài thỡ khú bao quỏt để đỏnh giỏ mà quỏ ngắn thỡ lại thiếu căn cứ.
Hiện tại, cụng ty đang thực hiện đỏnh giỏ định kỳ một năm một lần, vào cuối năm tài chớnh nghĩa là tầm giữa thỏng 12 hàng năm, người đỏnh giỏ bắt đầu lờn kế hoạch đỏnh giỏ, thu thập thụng tin cần thiết, so sỏnh, kiểm tra những mục tiờu cụng việc đầu kỳ ... và tiến hành đỏnh giỏ theo mẫu mà phũng TCLĐTL gửi xuống.
Chu kỳ đỏnh giỏ này là hợp lý bởi vỡ cụng ty sẽ rất dễ dàng sử dụng kết quả đỏnh giỏ để xột thi đua theo năm, và đặt ra kế hoạch trong năm tới. Nú cũng khụng quỏ dài và cũng đủ để tổng kết tỡnh hỡnh THCV của mọi người. Thời gian giữa hai kỳ đỏnh giỏ là 1 năm, đủ cho CBCNV kịp thời sửa chữa những khuyết điểm của mỡnh trong thời gian đỏnh giỏ, phỏt huy tốt những mặt mạnh và khụng bị tạo ỏp lực và căng thẳng về vấn đề ĐGTHCV.
2.3.1.2. Người đỏnh giỏ
Cụng ty đang thực hiện hệ thống ĐGTHCV với một người đỏnh giỏ đú là những người quản lý trực tiếp ở cỏc cấp, cỏc bộ phận khỏc nhau, đối tượng đỏnh giỏ của họ chớnh là những CBCNV mà họ trực tiếp quản lý. Cụ thể là :
•Giỏm đốc cụng ty sẽ tiến hành đỏnh giỏ cỏc Phú giỏm đốc, trưởng phũng và quản đốc phõn xưởng.
•Trưởng phũng đỏnh giỏ nhõn viờn trong phũng mỡnh quản lý. Riờng với phũng KCS, trưởng phũng chỉ đỏnh giỏ cỏc phú phũng ( đồng thời cũng là cỏc trạm trưởng) và cỏc nhõn viờn làm việc tại văn phũng. Cũn những cụng nhõn viờn làm việc tại cỏc phõn xưởng thỡ trạm trưởng tại đú chịu trỏch nhiệm đỏnh giỏ.
•Quản đốc đỏnh giỏ cỏc đốc cụng và cỏc tổ trưởng trong phõn xưởng mỡnh
•Tổ trưởng đỏnh giỏ cụng nhõn trong tổ mỡnh.
Đõy cũng là cỏch thức phổ biến tại đa số cỏc cụng ty hiện nay, vỡ chớnh người trực tiếp quản lý đỏnh giỏ thỡ kết quả đỏnh giỏ là chớnh xỏc và đỏng tin cậy nhất.
Song với những vị trớ nhõn viờn thuộc khối điều hành và những cỏn bộ quản lý, trỡnh độ của đối tượng này khỏ cao nờn yờu cầu về tớnh chớnh xỏc của kết quả ĐGTHCV cũng cao và rất mong muốn được tự đỏnh giỏ bản thõn mỡnh. Do đú qua số liệu cú được từ bảng hỏi chỉ cú 40% số người được hỏi đồng ý với lựa chọn này, cũn lại muốn được tự đỏnh giỏ bản thõn mỡnh và đỏnh giỏ cấp trờn của mỡnh, điều tương tự khụng xảy ra với ý kiến của những cụng nhõn viờn thuộc khối thừa hành cú tới hơn 70% số người được hỏi hài lũng với việc người quản lý trực tiếp sẽ đỏnh giỏ mỡnh.
Cú thể thấy rằng, mục đớch ban đầu của hệ thống ĐGTHCV của cụng ty cũng khụng cao lắm, phớa cụng ty chỉ muốn phõn loại nhõn viờn để dễ dàng trong việc xột thi đua và hướng đào tạo sau này, họ khụng kỳ vọng những kết quả này giỳp họ nhiều trong cụng tỏc quản lý và bố trớ sắp xếp người lao động, thế nờn việc đầu tư cú hạn cho hệ thống này cũng là dễ hiểu. Việc lựa chọn người đỏnh giỏ chỉ là người quản lý trực tiếp, giỳp cụng ty giảm được chi phớ và thời gian cho quỏ trỡnh đỏnh giỏ khỏ nhiều. Nhưng với ý kiến của CBCNV như thế này thỡ cụng ty cũng nờn xem xột kết hợp ý kiến đỏnh giỏ từ nhiều phớa khỏc nhau, những ý kiến này chỉ mang tớnh chất tham khảo cũn kết quả cuối cựng vẫn là do người quản lý trực tiếp quyết định. Nếu làm được nhu thế, kết quả ĐGTHCV sẽ thuyết phục được mọi người hơn.
Bờn cạnh đú, sau khi lựa chọn được người đỏnh giỏ, cụng ty tiến hành đào tạo hay hướng dẫn họ trong quỏ trỡnh đỏnh giỏ thụng qua những văn bản hướng dẫn thời gian, cỏch thức và thang đo mẫu để đỏnh giỏ. Khụng cú những cuộc họp để phổ biến
hay hướng dẫn gỡ cả, tất cả đều bằng văn bản điều này sẽ dẫn đến hệ quả là người đỏnh giỏ thực hiện cụng tỏc ĐGTHCV này theo cỏch hiểu của riờng mỡnh. Cho dự cựng tiờu chuẩn đỏnh giỏ, cựng thang đo đỏnh giỏ nhưng cỏch nghĩ khỏc nhau, cỏi nhỡn khỏc nhau về tầm quan trọng cũng dẫn đến những kết quả khỏc nhau khụng cú sự đồng nhất trong cụng ty. Đơn cử như trường hợp của phũng Kế hoạch vật tư và phũng TCLĐTL, trưởng phũng TCLĐTL là người hiểu rừ nhất tầm quan trọng của ĐGTHCV nờn đó làm rất tốt cụng tỏc này tại bộ phận của mỡnh. Trong khi đú, trưởng phũng Kế hoạch vật tư là người vốn dĩ đó khỏ thoải mỏi với nhõn viờn của mỡnh nờn với cụng tỏc đỏnh giỏ nhõn viờn ụng tỏ ra rất dễ dói trong quỏ trỡnh cho điểm và dẫn đến kết quả là tương đối cao trong khi phũng Kế hoạch là bộ phận làm việc kộm hiệu quả nhất trong năm 2008.
2.3.2. Tiờu chuẩn thực hiện cụng việc.
Đõy chớnh là điểm mốc cho cụng tỏc đỏnh giỏ ở mọi tổ chức hay doanh nghiệp.
Với cụng ty KVHG -TKV, cỏc tiờu chuẩn THCV được xỏc định riờng cho từng đối tượng CBCNV khỏc nhau. Cỏc tiờu chuẩn này được xõy dựng nờn dựa vào cơ sở là bản mụ tả cụng việc và những yờu cầu của cụng việc cụ thể trong từng thời gian nhất định. Việc xõy dựng cỏc tiờu chuẩn THCV cú sự tham gia của nhõn viờn phũng TCLĐTL và những cỏn bộ quản lý trực tiếp của từng bộ phận. Nhõn viờn phũng TCLĐTL cú trỏch nhiệm hướng dẫn cho những cỏn bộ quản lý cỏch thức xõy dựng và mục tiờu xõy dựng tiờu chuẩn THCV, phối hợp với họ để xỏc định định mức lao động cụ thể với từng CBCNV.
Với những nhõn viờn trong khối điều hành, tiờu chuẩn THCV của họ gắn liền với mục tiờu cụng việc của họ trong kỳ. Cú một số tiờu chuẩn là cố định đối với nhõn viờn điều hành đú là: hoàn thành tốt mục tiờu được giao, bảo mật cho những thụng tin nội bộ, cụng việc phải được lờn kế hoạch khoa học, thực hiện bỏo cỏo kịp thời và chuẩn xỏc ... (Bản mụ tả cụng việc của nhõn viờn phũng TCLĐTL và phũng Điều hành tiờu thụ - Phụ lục 2 và 3)
Qua thống kờ từ kết quả bảng hỏi dành cho CNV, cú đến 72% số nhõn viờn thuộc khối điều hành cho rằng những mục tiờu mà trưởng đơn vị và họ đó đề ra đầu
kỳ thực hiện là hợp lý, cú nghĩa là họ đồng tỡnh với những mục tiờu này và cho rằng mỡnh cú thể thực hiện tốt chỳng. chỉ cú 4% là khụng hài lũng vỡ cho rằng, những mục tiờu ấy là rất khụng hợp lý, số cũn lại cú ý kiến băn khoăn về mức độ cỏc mục tiờu đưa ra.
•Với những CNV khối thừa hành, cụng việc của họ tuy núi là phụ thuộc vào tiến trỡnh kinh doanh của cụng ty, nhưng nếu khi cụng việc ổn định thỡ tiờu chuẩn THCV được xỏc định đỳng theo định mức lao động.
Vớ dụ với vị trớ "Cụng nhõn lấy mẫu" của phũng KCS, cụng việc của những nhõn viờn này là thu nhận mẫu than được cụng ty mua từ cỏc đơn vị chế biến ngay từ khi than mới được vận chuyển đến, chưa lưu kho. Sau khi thu nhận mẫu than ấy, bảo quản đỳng quy định và mang về trạm KCS tại phõn xưởng, giao cho nhõn viờn giỏm định than để họ phõn tớch đỏnh giỏ chất lượng than (Bản mụ tả cụng việc cụng nhõn lấy mẫu - Phụ lục 4). Sau đú căn cứ vào kết quả phõn tớch này mà cụng nhõn lấy mẫu phải viết giấy nhập kho và quyết định lụ than này nhập vào kho nào. Tiờu chuẩn THCV của "Cụng nhõn lấy mẫu":
1. Đảm bảo lấy đỳng số lượng mẫu cần dựng
2. Xỏc định đỳng và sử dụng mỏy nghiền hay đập hợp lý với từng loại than.
(Theo đỳng yờu cầu kỹ thuật của tập đoàn TKV)
3. Cung cấp mẫu cho nhõn viờn phõn tớch đỳng yờu cầu: mẫu than được bảo quản trong tỳi nilụng chuyờn dụng, kớch cỡ hạt từ 0,2-0,3 mm; khụng để tỡnh trạng lẫn mẫu với nhau.
4. Trong một ca làm việc 8h, điều kiện làm việc bỡnh thường cụng nhõn lấy mẫu phải hoàn thành 5 mẫu than đảm bảo đỳng yờu cầu.
5. Trung thực và tuyệt đối khụng gian lận trong quỏ trỡnh lấy mẫu.
Đõy là những tiờu chuẩn với tất cả những cụng nhõn làm việc lấy mẫu trong cả 4 phõn xưởng, tiờu chuẩn này được xõy dựng dựa trờn bản mụ tả cụng việc và cỏc yờu cầu cụng việc, cũng như yờu cầu tiờu chuẩn sản phẩm mà cụng ty đang sử dụng.
Việc dựng chung những tiờu chuẩn với những vị trớ cụng việc giống nhau tại 4 phõn
xưởng giỳp hệ thống ĐGTHCV cú một cơ sỏ thống nhất, cỏc căn cứ để xõy dựng tiờu chuẩn cũng là phự hợp.
Một vớ dụ nữa với vị trớ "Bếp trưởng nhà ăn" tại văn phũng cụng ty, cụng việc chủ yếu là đảm nhiệm bếp ăn phục vụ từ 150 đến 200 người (Bản mụ tả cụng việc bếp trưởng - Phụ lục 5). Tiờu chuẩn THCV của bếp trưởng :
1. Đảm bảo bữa ăn cho CBCNV đầy đủ chất dinh dưỡng cần thiết, cú ớt nhất cỏc mún: cơm, canh, rau, mún xào, mún ăn mặn.
2. Khụng quỏ 10% CBCNV phàn nàn về chất lượng bữa ăn.
3. Thực hiện tốt cỏc yờu cầu về vệ sinh an toàn thực phẩm.
4. Phõn cụng cụng việc hợp lý để đảm bảo số nhõn viờn nhà ăn luụn đảm bảo 1 nhõn viờn nhà ăn phục vụ 15 CBCNV.
5. Khụng để xảy ra tỡnh trạng hao hụt quỏ 5% tổng số bỏt đĩa, cụng cụ, dụng cụ phục vụ nấu nướng trong 1 thỏng.
6. Quản lý chi phớ cho lương thực thực phẩm để đảm bảo mỗi xuất ăn trưa giỏ 15.000 VNĐ/ 1 CBCNV, xuất ăn tối 17.000 VNĐ/ 1 CBCNV.
Cú thể nhận thấy những tiờu chuẩn này được thiết kế khỏ cụ thể và tỷ mỷ, phự hợp riờng với từng vị trớ cụng việc nhất định, từ những cụng việc của cụn nhõn viờn trực tiếp sản xuất đến những nhõn viờn phục vụ cho quỏ trỡnh sản xuất. Đõy là bước tiền đề quan trọng giỳp cho hệ thống ĐGTHCV của cụng ty cú những thành cụng nhất định.
70% CNV trong khối sản xuất đồng ý với cỏc tiờu chuẩn mà cụng ty yờu cầu đối với cụng việc của họ, 10% cho rằng những yờu cầu ấy là quỏ cao, 15% bảy tỏ những tiờu chuẩn ấy chưa thể hiện hết được giỏ trị cụng việc mà họ đang làm, và chỉ cú 5% cho rằng những yờu cầu này là khụng hợp lý chỳt nào. Đạt được kết quỏ này cũng tương đối khả quan, vỡ khụng thể kỳ vọng cú một bản tiờu chuẩn nào thỏa món tất cả mọi CBCNV. Song cũng nờn trao đổi để nhận được ý kiến đúng gúp của người lao động nhằm hoàn thiện tối đa hệ thống tiờu chẩn THCV trong cụng ty
•Với cỏn bộ quản lý, họ là cỏc phú giỏm đốc, cỏc trưởng phũng, đốc cụng và quản đốc của cỏc phõn xưởng . Tiờu chuẩn THCV của những cỏn bộ quản lý chớnh là việc đảm bảo thực hiện tốt nhất cỏc yờu cầu về nhiệm vụ mà Giỏm đốc giao cho, những điều này được quy định rất rừ trong bản mụ tả cụng việc của họ (Bản mụ tả cụng việc trưởng phũng Đầu tư - Phụ lục 6)
Những tiờu chuẩn với những cỏn bộ quản lý khụng rừ ràng từng mục tiờu như nhõn viờn khối điều hành, khụng cụ thể định lượng như CNV khối thừa hành, song cũng thể hiện tương đối đầy đủ cỏc yờu cầu của kết quả cụng việc đối với một cỏn bộ quản lý là như thế nào. Dựa vào đõy người đỏnh giỏ cũng cú thể cho điểm được mức độ THCV của đối tượng này rồi.
2.3.3. Phương phỏp ĐGTHCV mà cụng ty đang lựa chọn.
Hiện nay cụng ty đang ỏp dụng hệ thống ĐGTHCV do phũng TCLĐTL thiết kế cho cả hai khối đú là khối điều hành và khối thừa hành. Với đặc thự SXKD và cơ cấu tổ chức của cụng ty là gồm cả những cụng nhõn trực tiếp tham gia sản xuất, những nhõn viờn chuyờn mụn, và những cỏn bộ khối quản lý nờn những cỏn bộ chuyờn trỏch về quản trị nhõn lực trong cụng ty đó thiết kế phương phỏp ĐGTHCV là sự phối hợp của ba phương phỏp là Quản lý bằng mục tiờu, Thang đo đỏnh giỏ đồ họa và Phõn phối bắt buộc.
* Với khối điều hành: Cỏn bộ phũng TCLĐTL xỏc định rằng đõy là những lao động thiờn về trớ úc và để khuyến khớch họ nõng cao trỏch nhiệm cỏ nhõn với cụng việc nờn để đỏnh giỏ tỡnh hỡnh làm việc của họ cỏc cỏn bộ phũng TCLĐTL đó kết hợp sử dụng hai phương phỏp quản lý bằng mục tiờu và thang đo đỏnh giỏ đồ họa.
* Với khối thừa hành: Cụng việc thiờn về lao động chõn tay, cỏc tiờu chuẩn THCV đó được xõy dựng cụ thể với từng vị trớ cụng việc, nờn cụng ty sử dụng phương phỏp Thang đo đỏnh giỏ đồ họa cho tất cả cỏc tiờu thức đỏnh giỏ.
* Với cỏn bộ quản lý: Họ được chớnh Giỏm đốc trực tiếp đỏnh giỏ và phương phỏp được sử dụng là phương phỏp Thang đo đồ họa
Và cuối cựng, phương phỏp Phõn phối bắt buộc được sử dụng chung cho toàn cụng ty. Sau đõy sẽ là phần trỡnh bày chi tiết về cỏc phương phỏp dưới gúc độ từng đối tượng đỏnh giỏ:
2.3.3.1. Khối điều hành
a. Phương phỏp quản lý bằng mục tiờu.
Được sử dụng để cho điểm tiờu thức "Hoàn thành kế hoạch sản xuất", lựa chọn phương phỏp này chứng tỏ cỏc cỏn bộ chuyờn mụn và Ban giỏm đốc cụng ty đó rất quan tõm đến việc tạo động lực cho CBCNV trong cụng ty.
Phương phỏp này thể hiện thụng qua việc trưởng đơn vị sẽ cựng với CBCNV trong đơn vị mỡnh đề ra những mục tiờu cụ thể trong 1 năm. Cỏc mục tiờu được xỏc định phải thể hiện được những yếu tố chớnh của cụng việc cần đạt được trong năm đú, việc xõy dựng nờn cỏc mục tiờu này là do trưởng đơn vị cựng với cỏc cỏn bộ cụng nhõn viờn xõy dựng nờn cho từng người dựa trờn những hướng dẫn của phũng TCLĐTL.
Trong cuộc họp ngày 24 thỏng 6 năm 2008 tại phũng Đầu tư, trưởng phũng Đầu tư là ụng Phạm Phỳ Cường đó cựng cỏc nhõn viờn của mỡnh họp bàn về mục tiờu cụng việc trong 6 thỏng cuối năm 2008 dựa trờn kế hoạch cụng việc mà Cụng ty giao cho phũng và chức năng nhiệm vụ của từng Nhõn viờn trong phũng ( Phụ lục 7). Vớ dụ như : Mục tiờu cụng việc của nhõn viờn Lờ Xuõn Khang trong năm 2008:
Bảng 2.4. Mục tiờu của nhõn viờn phũng Đầu tư Họ và tờn: Lờ Xuõn Khang
Đơn vị: Phũng đầu tư Chức vụ : Nhõn viờn
STT Nội dung Yờu cầu cụ thể
Mục tiờu 1
Phối hợp cựng đ/c Toàn theo dừi Hệ thống cung cấp điện cảng Làng Khỏnh
Lập bỏo cỏo theo tuần Nộp 9h sỏng thứ 2 hàng tuần
Mục tiờu 2
Phối hợp cựng đ/c Cường quản lý dự ỏn Đào sõu luồng mở rộng cụm cảng Nam Cầu Trắng
Lập bỏo cỏo theo tuần Nộp 9h sỏng thứ 2 hàng tuần
Mục tiờu
3 Phối hợp cựng đ/c Cường quản lý dự ỏn Đầu tư xõy dựng cụm cảng Nam Cầu Trắng
Lập bỏo cỏo theo tuần Nộp 9h sỏng thứ 2 hàng tuần
Mục tiờu
4 Xõy dựng dự ỏn Hoàn thiện Bến mỏng rút khu
vực 2 cảng Làng Khỏnh Hoàn thành bản thảo
dự ỏn nộp đ/c Cường Mục tiờu
5
Phối hợp cựng đ/c Thắng lập Phương ỏn Sửa chữa tài sản và thiết kế biện phỏp an toàn cho Hệ thống
nguồn nước sinh hoạt phục vụ cảng Làng Khỏnh Hoàn thành dự ỏn ( Nguồn : Phũng Đầu tư, cụng ty KVHG - TKV ) Như vậy cuối năm 2008, khi đỏnh giỏ sự thực hiện cụng việc của nhõn viờn Lờ Xuõn Khang, trưởng phũng sẽ căn cứ vào sự hoàn thành những mục tiờu này mức độ đến đõu để mà xột nhõn viờn Khang hoàn thành tốt hay khụng tốt cụng việc của mỡnh.
Cụ thể trong trường hợp này, tổng kết năm 2008 vừa qua nhõn viờn Lờ Xuõn Khang đó được nhận xột như sau:
- Hoàn thành đỳng thời hạn và đủ cỏc bỏo cỏo được yờu cầu
- Mục tiờu 2, là quản lý dự ỏn Đào sõu luồng mở rộng cụm cảng Nam Cầu Trắng chưa hoàn thành tốt, việc mở rộng cụm cảng chưa hoàn tất với lý do mưa bóo lớn xảy ra vào thỏng 8 và thỏng 9 làm cho cụng trỡnh bị giỏn đoạn và thiệt hại những phần đang thi cụng dở, hơn nữa phối hợp chỉ đạo của nhõn viờn Khang với đơn vị thực hiện chưa tốt trong khõu giải quyết tỡnh huống bất ngờ này.
- Hoàn thành rất tốt Phương ỏn sửa chữa tài sản và thiết kế biện phỏp an toàn cho Hệ thống nguồn nước sinh hoạt phục vụ cảng Làng Khỏnh, được trưởng phũng thụng qua và đợi xột duyệt của Ban Giỏm đốc.
- Mục tiờu 1 cũng khụng hoàn hảo, nhõn viờn Khang đó khụng bỏo cỏo kịp thời tỡnh trạng mất điện vào ban đờm, trung tuần thỏng 11 cho Phú phũng Lại Hải Toàn biết để cú những biện phỏp đụn đốc cụng ty cung cấp điện. Dẫn đến tỡnh trạng khụng