Hoạt động phõn tớch cụng việc tại Cụng ty cổ phần Formach khụng đợc thực hiện. Hiện cụng ty vẫn cha cú bản mụ tả cụng việc, bảng yờu cầu thực hiện cụng việc và bảng tiờu chuẩn thực hiện cụng việc. Đõy là một thiếu sút của hoạt
động quản trị nhõn sự. Vậy để hoạt động này đợc thực hiện cú hiệu quả Cụng ty cần tiến hành phõn tớch cỏc chức danh cụng việc của toàn Cụng ty. Cỏc chức danh cụng việc cụ thể là:
Biểu số9 : Cỏc chức danh cụng việc tại cụng ty cổ phần Formach Chức danh cụng việc
Đơn vị Lao động giỏn tiếp Lao động trực tiếp Ban giỏm đốc Tổng giỏm
đ ố c
Phú tổng giỏm đốc(3)
Phũng tổ chức hành chớnh
Trởng, phú phũng
Nhõn viờn (10)
Bảo vệ (16)
Lỏi xe Phũng kế toỏn tài
chớnh
Kế toỏn tr- ởng
Kế toỏn viờn (11) Phũng kế hoạch
đầu t
Trởng, phú phũng
Nhõn viờn (10)
Lỏi xe Phũng kỹ thuật-
KCS
Trởng, phú phũng
Nhõn viờn (9) Phũng kinh doanh
nội địa
Trởng, phú phũng
Nhõn viờn (3) Phũng kinh doanh
xuất nhập khẩu I và II
Trởng, phú phũng
Nhõn viờn (13) Cỏc xớ nghiệp trực
thuộc
Giỏm, phú giỏm đốc xớ
nghiệp
Nhõn viờn (29)
Cụng nhõn (348) Chi nhỏnh
Formach tại HN và TP HCM
Giỏm đốc, phú giỏm
đốc chi nhỏnh
Nhõn viờn (27)
(Nguồn: Phũng tổ chức hành chớnh cụng ty cổ phần Formach)
Để hoạt động phõn tớch cụng việc đợc thực hiện cú hiệu quả Cụng ty nờn tiến hành theo trỡnh tự sau:
a. Xõy dựng một tổ phõn tớch cụng việc: Gồm 5 ngời, tổ phõn tớch này cú thể là những ngời cú kinh nghiệm lõu năm, am tờng về cụng việc, cú uy tớn và cú khả năng thực hiện tốt cỏc cụng việc đợc giao. Những thành viờn tham gia vào quỏ trỡnh phõn tớch cụng việc cú thể gồm giỏm đốc, trởng cỏc phũng ban và cỏc
đơn vị chức năng, cỏc cỏn bộ cũng nh cỏc cụng nhõn viờn cú kinh nghiệm lõu năm trong nghề. Cụng việc của nhúm phõn tớch cụng việc gồm:
(1) Xõy dựng bảng cụng việc cho bất kỳ loại lao động nào dự đú là lao
động trực tiếp hay giỏn tiếp, phải nờu đợc tờn cụng việc những trỏch nhiệm, nhiệm vụ, điều kiện làm việc và những vấn đề nảy sinh trong quỏ trỡnh thực hiện cụng việc.
(2) Xõy dựng bảng yờu cầu đối với ngời thực hiện cụng việc. Đú là cỏc yờu cầu mà ngời thực hiện cụng việc phải cú đợc nh kiến thức, trỡnh độ học vấn, trỡnh
độ lành nghề cần phải cú, ngoại ngữ, tin học, sức khoẻ, kinh nghệm làm việc…
(3) Xõy dựng bảng tiờu chuẩn thực hiện cụng việc: là một tập hợp cỏc chỉ tiờu phản ỏnh cỏc yờu cầu về số lợng, chất lợng về sự hoàn thành cỏc nhiệm vụ trong bảng mụ tả cụng việc.
(4) Xỏc định chu kỳ phõn tớch cụng việc sao cho đỏp ứng đợc những yờu cầu, đũi hỏi của cụng việc hiện tại và phự hợp với khả năng tài chớnh của Cụng ty.
(5) Lựa chọn phơng phỏp thu thập thụng tin: yờu cầu phải thu thập thụng tin nhanh, chớnh xỏc với chi phớ trong khuụn khổ cho phộp.
b. Cụng ty cần lập một tổ cụng tỏc, đỏnh giỏ hoạt động phõn tớch cụng việc của nhúm phõn tớch: để kiểm tra độ tin cậy cỏc thụng tin mà nhúm phõn tớch
đa ra. Nhúm này cú thể là giỏm đốc, trởng, phú phũng, cụng nhõn viờn cú kinh nghiệm hoặc chủ tịch cụng đoàn.
Hoạt động phõn tớch cụng việc đũi hỏi phải đợc Cụng ty tiến hành phõn tớch tất cả cỏc chức danh cụng việc hiện cú trong Cụng ty. Sau đõy là một vớ dụ về hoạt động phõn tớch cụng việc:
Phõn tớch cụng việc cho chức danh cụng việc trởng phũng Kế hoạch và đầu t Cụng ty cổ phần Formach.
• Phơng phỏp đợc sử dụng để tiến hành thu thập thụng tin là bản cõu hỏi thực hiện cụng việc . Bản cõu hỏi này đợc tiến hành tại phũng Kế hoạch và đầu t và phũng Tổ chức hành chớnh cụng ty cổ phần Formach với số ngời đợc hỏi là 15 ngời.
Bản cõu hỏi thực hiện cụng việc
Mục đớch: Nhằm xỏc định rừ tờn cụng việc, nhiệm vụ, nghĩa vụ, trỏch nhiệm của cụng việc.
Xin Anh (chị) hóy trả lời cho chỳng tụi biết những thụng tin theo yờu cầu sau:
Ngày thỏng năm… … … Họ và tờn:
Tuổi:
Phũng/ ban/ đơn vị:
Chức danh hiện đang cụng tỏc:
(1) Những cụng việc chớnh, Anh (chị) làm hàng ngày hiện nay là gỡ?
(2) Nờu những cụng việc cú liờn quan trong cụng việc chớnh của Anh (chị)?
(3) Trỏch nhiệm về cụng việc Anh (chị) đang làm hiện nay là gỡ?
(4) Theo Anh (chị) cụng việc này đũi hỏi yờu cầu về trỡnh độ chuyờn mụn ở mức độ nào?
(5) Những lỗi Anh (chị) thờng gặp khi thực hiện cụng việc? Cỏch sửa chữa những lỗi đú?
(6) Cụng việc của Anh (chị) cú cần kinh nghiệm làm việc khụng? Nếu cần, thời gian bao lõu?
(7) Theo Anh (chị), để cụng việc đợc thực hiện thành thạo cần khoảng bao nhiờu thời gian?
(8) Những mối quan hệ cần thiết trong khi thực hiện cụng việc?
(9) Cụng việc của Anh (chị) cú cần loại cụng cụ hỗ trợ nào khụng? Nếu cú, cần loại cụng cụ, dụng cụ nào?
(10) Anh (chị) hóy cho biết một số ý kiến theo quan điểm của Anh (chị) trong quỏ trỡnh thực hiện cụng việc?
• Hoạt động phõn tớch cụng việc nhằm đa ra bản mụ tả cụng việc, bản yờu cầu thực hiện cụng việc và bản tiờu chuẩn thực hiện cụng việc. Cụ thể nh sau:
Bản mụ tả thực hiện cụng việc:
• Chức danh cụng việc: Trởng phũng kế hoạch và đầu t.
• Địa điểm thực hiện cụng việc: tại phũng Kế hoạch và đầu t cụng ty cổ phần Formach.
Túm tắt nhiệm vụ và trỏch nhiệm:
1.Chịu sự lónh đạo của giỏm đốc cụng ty.
2.Tham gia xõy dựng chiến lợc phỏt triển Cụng ty cựng với giỏm đốc và cỏc bộ phận khỏc trong cụng ty.
3.Lập kế hoạch sản xuất toàn cụng ty theo quý , năm.
4.Bỏo cỏo thống kờ tổng hợp kế hoạch, định kỳ theo quy định.
5.Lập kế hoạch đầu t xõy dựng cơ bản của cụng ty, giỏm sỏt việc thực hiện và thanh quyết toỏn cỏc cụng trỡnh xõy dựng cơ bản.
6.Quản lý kho hàng của cụng ty, quản lý việc xuất nhập hàng hoỏ.
7.Tổ chức làm chào giỏ, chào thầu cỏc hạng mục cụng trỡnh.
8.Lập kế hoạch mua sắm đầu t đổi mới trang thiết bị toàn cụng ty.
9.Thu thập và xử lý thụng tin về khỏch hàng.
10. Thu thập tỡm kiếm cỏc đối tỏc liờn doanh, liờn kết sản xuất.
11. Nghiờn cứu phỏt triển thị trờng sản phẩm mới.
Điều kiện làm việc:
1. Điều kiện làm việc tại nơi đủ ỏnh sỏng, khụng bị khúi bụi, tiếng ồn.
2. Những trang thiết bị cần sử dụng trong quỏ trỡnh thực hiện cụng việc nh mỏy vi tớnh, mỏy fax, điện thoại cố định và cỏc thiết bị văn phũng khỏc.
Thời gian làm việc: ngày làm việc 8 giờ và theo giờ hành chớnh, tuần làm việc 48 giờ.
Bản yờu cầu đối với ngời thực hiện cụng việc:
Chức danh cụng việc: Trởng phũng kế hoạch và đầu t.
Yờu cầu về sức khoẻ: phải cú sức khoẻ tốt, khụng cú dị tật.
Yờu cầu về kiến thức:
1.Tốt nghiệp đại học trở lờn cỏc chuyờn ngành kỹ thuật.
2.Cú trỡnh độ lý luận chớnh trị từ trung cấp trở lờn.
3.Cú kinh nghiệm làm việc ớt nhất ba năm kinh nghiệm trở lờn.
4.Nắm vững phỏp lệnh hợp đồng kinh tế.
5.Am hiểu đờng lối, chiến lợc kinh doanh của Cụng ty.
6.Am hiểu thực tiễn đời sống, xó hội ở trong và ngoài nớc.
7.Điềm tĩnh, chớn chắn trong giải quyết cụng việc, cú khả năng làm việc độc lập cao.
8.Cú khả năng giao tiếp tốt, biết thu hỳt và tập hợp nhõn viờn.
9.Sử dụng thụng thạo tiếng Anh, mỏy vi tớnh.
Bản tiờu chuẩn thực hiện cụng việc
Chức danh cụng việc: Trởng phũng kế hoạch và đầu t.
1.Lập cỏc kế hoạch sản xuất của Cụng ty một cỏch khoa học và hiệu quả.
2.Luụn đảm bảo đỏp ứng nguồn hàng hoỏ một cỏch linh hoạt trong bất cứ tỡnh huống nào.
3.Cú tinh thần trỏch nhiệm cao, nghiờm tỳc, gơng mẫu trong cụng việc, đợc bạn bố và đồng nghiệp trong Cụng ty tớn nhiệm.
4.Khụng để xẩy ra bất kỳ một sai sút nào trong quỏ trỡnh ký kết cỏc hợp
đồng.
5.Hành vi, tỏc phong trong cụng việc tớch cực, vui vẻ, hoà nhó với mọi ngời.
Cú đợc uy tớn tốt trong Cụng ty.
Trờn đõy là một vớ dụ của hoạt động phõn tớch cụng việc. Cụng ty nờn tiến hành phõn tớch đối với tất cả cỏc chức danh cụng việc và cú bảng mụ tả cụng việc, yờu cầu thực hiện cụng việc và bảng tiờu chuẩn thực hiện cụng việc cho tất cả cỏc chức danh cụng việc hiện cú của Cụng ty.