Chương 2 Tình hình hoạt động xuất khẩu khoáng sản tại Công ty cổ phần tập đoàn khoáng sản và thương mại VQB
2.2. Thực trạng thực hiện quy trình hoạt động xuất khẩu khoáng sản tại Công ty cổ phần tập đoàn khoáng sản và thương mại VQB
2.2.3. Giao dịch và đàm phán ký kết hợp đồng kinh doanh
Công tác giao dịch đàm phán của Công ty được tiến hành chủ yếu qua hình thức gián tiếp.
Phương thức đàm phán Công ty sử dụng phổ biến là đàm phán gián tiếp qua thư từ, điện tín, fax, telex. Hình thức này được sử dụng cho những trường hợp có giá trị tương đối nhỏ, và những mặt hàng có giá biến động nhanh như cà phê, chè, hạt tiêu. Ngoài ra phương pháp này còn được áp dụng trong trường hợp đối tác là khách hàng quen lâu năm có uy tín cao. Hình thức này có ưu điểm là chi phí giao dịch thấp, có thời gian ngắn và có thể giúp cho Công ty có được cơ hội kinh doanh cần sự nhanh nhạy tuy nhiên phương thức này cũng đem lại khá nhiều rủi ro vì nó hạn chế khả năng tìm hiểu đối tác của Công ty. Ngoài ra, đối với khách hàng mới, những hợp đồng có giá trị lớn và định hướng thiết lập mối quan hệ làm ăn lâu dài, mục tiêu là tạo thị trường trọng điểm thì Công ty sử dụng hình thức đàm phán trực tiếp. Điều này giúp cho Công ty có thể hiểu rõ hơn về đối tác để từ đó có thể đưa ra các chiến lược đàm phán hiệu quả. Như vậy việc đàm phán cũng có nhiều khả năng tiến
tới kí kết hợp đồng hơn và hợp đồng được kí kết cũng sẽ chặt chẽ hơn. Tuy nhiên Công ty rất ít khi sử dụng phương pháp này do hạn chế về khả năng tài chính và các lô hàng xuất khẩu thường có giá trị nhỏ.
Khi tiến hành đàm phán, Công ty thường chỉ tập trung vào các điều khoản chính như tên hàng, phẩm chất, số lượng, bao bì, đóng gói, điều kiện giao hàng, giá thanh toán, bảo hiểm, còn các điều khoản khác cũng như khiếu nại , phạt , bồi thường thiệt hại, trọng tài, trường hợp bất khả kháng… không được chú trọng nhiều. Đấy cũng là nguyên nhân gây ra những rủi ro và tranh chấp trong quá trình xuất khẩu.
2.2.3.2. Ký kết hợp đồng xuất khẩu
Việc thực hiện ký kết hợp đồng của Công ty diễn ra như sau:
Bên bán, bên mua cùng ghi rõ tên của công ty, địa chỉ, số điện thoại, fax, tên ngân hàng của Công ty, số tài khoản mở, tên đại diện cho Công ty và chức vụ của họ.
Sau khi ghi rõ tất cả những điều kiện trên 2 bên cùng thoả thuận đồng kí kết hợp đồng theo những điều khoản ghi trong hợp đồng như:
- Điều khoản tên hàng: đơn giá, số lượng, và giá cả trong hợp đồng xuất khẩu
- Điều khoản về chất lượng và quy cách sản phẩm xuất khẩu - Điều khoản giao hàng
- Điều khoản thanh toán - Điều khoản khiếu nại VD:
CONTRACT
No.P.T.IMPORT/FO-12 MS
Bên bán: VQB MINERAL AND TRADING GROUP JOIN STOCK COMPANY
Địa chỉ: No.34, Giang Van Minh Street- Ba Dinh District – Ha Noi – Viet Nam
Tel : (84.4)37.346333; Fax: (84.4)62.731555 Email: vqb@vqbgroup.com
Bên mua: Synn Lee Company SDN BHN
Địa chỉ: Proezd 2/1 129343 Kuala lumpur, Malaysia Tel : 007/095/748-10-75
Cả hai cùng đồng ý kí hợp đồng này theo điều khoản và các điều kiện như cho phép về mặt hàng, số lượng, chất lượng, giá cả.
- Mặt hàng: Thiếc thỏi (Sn) 99,95%
- Số lượng: 1300 ton - Chất lượng :
Thiếc(Sn) Chì(Pb) Đồng(Cu) Asen(As) Antimony(Sb) Sắt(Fe) Bimut(Bi) 99,95% 0,005% 0,003% 0,007% 0,005% 0,005% 0,007%
- Giá cả: CIF 7,92 USD
- Điều kiện giao hàng: Việt Nam PORT
+ Thời gian giao hàng: hàng sẽ được chuyển lên tàu nội trong 10 ngày sau khi nhận 10% giá trị hợp đồng đặt cọc.
+ Nội trong 05 ngày sau khi chuyển hàng. Người bán nên gửi bằng fax những thông tin về việc vận chuyển hàng cho người mua.
- Điều kiện thanh toán: Thanh toán bằng T/T cho tài khoản của người bán: 001.1.37.0076699 ở Ngân hàng Vietcombank Việt nam.
+ Trả 10% sau khi kí hợp đồng.
+ 90% sau khi vận chuyển hoá đơn trong vòng 30 ngày từ ngày chuyển hàng.
+ Hoá đơn yêu cầu:
giấy chứng nhận xuất xứ do phòng TM cấp :1bản chính, 2 bản photo.
Hoá đơn thương mại: 3bản chính Một bộ 3 vận đơn sạch.
Giấy chứng nhận về chất lượng và số lượng đưa ra bởi người bán: 3bản chính
- Điều kiện khác.
Hợp đồng có giá trị kể từ ngày kí kết :31/12/2007 2.2.4. Tổ chức thực hiện hoạt động xuất khẩu
2.2.4.1. Chuẩn bị hàng xuất khẩu
Chuẩn bị hàng được coi là một bước khởi đầu rất quan trọng, nó quyết định và ảnh hưởng rất lớn đến tiến trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu khoáng sản cũng như tới hiệu quả kinh doanh của Công ty.
Công ty tiến hành thu mua mặt hàng thiếc từ những công ty thuộc nhà nước hay các Công ty cổ phần có giấy phép khai khoáng. Các Công ty khai khoáng này chủ yếu nằm ở các tỉnh như Nghệ An, Cao bằng, Thái Nguyên.
Để có được nguồn hàng phục vụ xuất khẩu Công ty phải tiến hành gửi các bản chào mua tới các Công ty khai khoáng. Trong các bản chào mua Công ty
sẽ nêu các thông tin về yêu cầu chất lượng của thiếc, khối lượng cần mua, giá cả, phương thức thanh toán, vận chuyển…Sau đó nếu bên bán gửi bản chào có thông tin phản hồi chấp nhận bản chào thì Công ty sẽ tiến hành đàm phán với các nhà cung cấp để có thể đạt được các thỏa thuận phù hợp và chấp nhận được với hai bên.
Trong giai đoạn hiện nay, mặt hàng thiếc đang trong tình trang cầu lớn hơn cung nên trong thu mua có sự cạnh tranh gay gắt. Do vậy Công ty luôn chủ động trong việc tiếp cận và giữ mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp.
Trong các mối quan hệ kinh doanh, Công ty luôn giữ chữ tín và được sự tín nhiệm của các đối tác trong hoạt động kinh doanh
Giá trong các hợp đồng mua bán của Công ty với các nhà cung cấp là giá đã tham khảo giá thế giới qua thị trường giao dịch kim loại màu London (LME). Công ty luôn theo dõi chặt chẽ các biến động về giá cả của mặt hàng thiếc thế giới để từ đó đưa ra các bản chào mua có giá phù hợp với các diễn biến mới nhất trên thị trường thế giới. Đây là một hình thức hoạt động đem lại cho Công ty nhiều lợi thế trong việc tổ chức các hoạt động thu mua hàng để phục vụ cho các hợp đồng xuất khẩu.
Nhìn chung việc thu mua hàng hóa hiện nay của Công ty là khá thuận lợi. Do trong thời gian hoạt động kinh doanh vừa qua Công ty đã tạo uy tín với các nhà cung cấp hàng hóa cho mình. Công ty cũng luôn theo dõi sát các diễn biến của thị trường, đặc biệt là về giá. Đây là điểm mạnh trong việc tổ chức thu mua hàng xuất khẩu của Công ty. Tuy nhiên cũng do giá cả biến động thường xuyên nên trong một vài trường hợp có nhà cung cấp không muốn giao hoặc trì hoãn việc giao hàng. Đây là khó khăn cơ bản trong việc thu mua hàng xuất khẩu của Công ty hiện nay.
Sau khi ký kết hợp đồng nua bán với các công ty cung cấp hàng hóa để phục vụ xuất khẩu, Công ty sẽ chuẩn bị việc tiếp nhận hàng hóa và thanh toán tiền hàng.
2.2.4.2. Kiểm tra chất lượng hàng xuất khẩu
Việc kiểm tra hàng hóa luôn được Công ty hết sức quan tâm vì nó ảnh hưởng đến uy tín kinh doanh. Đặc biệt với mặt hàng thiếc thỏi là loại hàng hóa có quy định chất lượng rất chặt chẽ vì trong quặng thiếc luôn có chứa các tạp chất. Do đó chất lượng thiếc luôn được kiểm tra và kiểm soát chặt chẽ.
Việc kiểm tra hàng hóa đối với mặt hàng thiếc của Công ty được kiểm tra về chất lượng, trọng lượng, số luợng, độ đồng nhất. Tất cả các tiêu chí kiểm tra này Công ty đều thuê công ty Davicontrol kiểm tra. Khi có yêu cầu công ty giám định tới kho của Công ty giám định về số lượng và trọng lượng hàng hóa. Còn về chất lượng và độ đồng nhất thì họ sẽ lấy mẫu về giám định.
Sau đó họ sẽ cung cấp chứng thư giám định cho Công ty về các nội dung mà họ thực hiện giám định. Trong các hợp đồng chi nhánh ký kết với nhà cung cấp trong nước cũng như các hợp đồng xuất khẩu đều thỏa thuận rằng kết quả giám định của Davicontrol là kết quả giám định cuối cùng đều được các bên chấp nhận.
Hiện nay việc kiểm tra chất lượng hàng hóa của Công ty hoàn toàn phụ thuộc vào những đơn vị được thuê làm công tác giám định chất lượng hàng hóa. Điều này có thể phát sinh một số khó khăn trong quá trình kinh doanh do Công ty không thể chủ động kiểm tra được chất lượng của hàng hóa.
Tổ chức vận chuyển hàng hóa
Trong các hợp đồng mua bán thường thỏa thuận Công ty phải tới nhận hàng tại kho của nhà cung cấp. Việc giao nhận tại kho của nhà cung cấp khiến Công ty là bên thuê phương tiện vận tải. Việc thuê phương tiện vận tải là khá
thuận lợi vì thị trường này có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ và họ thường xuyên gửi các bản chào tới Công ty. Với mỗi tuyến, Công ty sẽ ký hợp đồng nguyên tắc với một công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển trên tuyến đó.
Do đặc thù mặt hàng kinh doanh nên trong quá trình vận chuyển hàng của Công ty thường không có nhiều tổn thất.
Nhập kho và bảo quản hàng hóa
Sau khi hoàn tất các thủ tục để nhận hàng từ nhà cung cấp, các công ty vận chuyển mà Công ty thuê sẽ chở hàng về kho ở Hưng Yên. Tại đây hàng hóa sẽ được đưa vào kho bằng các xe nâng chuyên dụng không dùng nhiều nhân lực. Công ty sẽ cử nhân viên tới để giám sát và điều hành các công việc nhận hàng và sắp xếp hàng vào kho. Hàng được chuyển vào kho sẽ được nhận theo số lượng phù hợp với hóa đơn và vận đơn. Vì đặc thù hàng hóa của Công ty là hàng rời kim loại nên trong thực tế rất ít xảy ra việc mất mát, hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Việc bảo quản hàng hóa trong kho được Công ty hết sức quan tâm trong việc lựa chọn thuê kho hàng, xác định vị trí từng nhóm hàng sao cho phù hợp, đảm bảo khoảng cách và phải tiết kiệm diện tích kho chứa.
Đóng gói hàng xuất khẩu
Việc đóng gói các lô hàng thường tùy thuộc vào quy định cụ thể trong hợp đồng. Với mặt hàng thiếc thỏi Công ty thường có 3 cách đóng gói: In bulk, In bundles, In pallet.
+In Bulk: xếp 20 thỏi (500 kg) thành một chồng và chất vào container +In Bundles: cũng xếp như In Bulk những mỗi chồng buộc thêm dây thép cho chắc chắn, dùng để vận chuyển đi các tuyến xa.
+In Pallet: 2 Bundles như trên sẽ được xếp trên một Pallet go (Wooden Pallet). Khoảng 1 MT/1Pallet.
Do đặc thù hàng hóa và theo thông lệ buôn bán thiếc thỏi trên thế giới thì sau khi đóng hàng không cần phải kẻ mã kí hiệu hàng hóa. Và việc đóng gói hàng hóa của mặt hàng thiếc cũng đơn giản và không tốn kém nhiều như nhiều mặt hàng khác
Sau khi đóng gói hàng hóa, Công ty sẽ thực hiện việc xuất kho giao hàng để đón hàng vào các container. Sau khi đã đóng hàng vào các container, Công ty sẽ thuê phương tiện vận tải nội vận chuyển các container đã đóng hàng từ kho Hưng Yên xuống cảng Hải phòng để chuẩn bị cho các quy trình tiếp theo nhằm thực hiện hợp đồng xuất khẩu
2.2.4.3. Mua bảo hiểm hàng hóa
Trong các hợp đồng xuất khẩu của Công ty, có một số hợp đồng được ký theo điều kiện CIF, nên Công ty phải có trách nhiệm mua bảo hiểm hàng hóa cho lô hàng xuất khẩu. Khi có nhu cầu cần mua bảo hiểm cho hàng hóa thì Công ty thường chỉ mua bảo hiểm tại Công ty bảo hiểm Petrolimex - PJICO.
Đây là một trong những công ty bảo hiểm hàng đầu tại Việt Nam hiện nay.
Khi ký hợp đồng với điều kiện CIF, với trách nhiệm mua bảo hiểm, Công ty sẽ liên hệ với công ty bảo hiểm và gửi đến Công ty bảo hiểm giấy yêu cầu bảo hiểm. Sau đó Công ty sẽ tiến hành đàm phán với công ty bảo hiểm các nội dung của hợp đồng bảo hiểm. Vì không có nhiều các hợp đồng xuất khẩu theo điều kiện CIF nên Công ty chỉ sử dụng loại hợp đồng bảo hiểm chuyến (Voyage Policy).
2.2.4.4. Thuê phương tiện vận tải
Tình trạng chung ở Việt Nam hiện nay là phương tiện vận chuyển đặc biệt là tàu biển không được lớn mạnh như ở các nước khác, chúng ta có nhiều
đội tàu nhưng đa phần là những tàu già hầu hết đã quá tuổi đi biển. Do tình trạng là như vậy nên ảnh hưởng đến phương thức xuất khẩu của Công ty.
Hiện nay phương thức mà Công ty thường sử dụng khi xuất khẩu mặt hàng rau quả đó là FOB, CIF và CFR trong đó chủ yếu là CFR (là điều kiện giao dịch áp dụng cho đường biển và đường sông nội địa trong đó người bán có nghĩa vụ thuê tàu và gía thanh toán gồm tiền hàng và cước phí, đồng thời người bán không có nghĩa vụ phải mua bảo hiểm cho hàng hoá.
Khi ký kết được hợp đồng xuất khẩu ngay lập tức Công ty sẽ lên kế hoạch giao hàng để phù hợp với các mốc thời gian đã thỏa thuận trong hợp đồng. Trong buôn bán quốc tế ngoài việc giữ chữ tín trong việc đảm bảo chất lượng và số lượng của hàng hóa còn phải đảm bảo được thời gian giao hàng theo đúng như cam kết trong hợp đồng với các đối tác. Công ty luôn ý thức được điều này, do vậy Công ty luôn có kế hoạch chi tiết cho từng bước trong việc giao hàng trong đó có việc thuê phương tiện vận tải.
Sau khi thỏa thuận với hãng tàu xong, họ sẽ fax cho chi nhánh đơn xin lưư khoang (booking note). Công ty sẽ gửi đơn xin lưu khoang này cho hãng vận tải nội mà đã ký hợp đồng từ trước để họ liên hệ lấy container từ hãng tàu về đóng hàng của Công ty là kho ở Hưng Yên.
Công ty hiện nay thường sử dụng rất nhiều hãng tàu cho việc vận chuyển hàng hóa như: APM, MSC, Viconship, Vosa Hải Phòng, China Shipping,….
Các hãng tàu này tùy từng thời điểm sẽ đáp ứng các yêu cầu của Công ty . 2.2.4.5. Làm thủ tục hải quan
Sau khi thuê tàu, thuê vận tải nội vận chuyển container của hãng tàu về kho để đóng hàng, Công ty sẽ tiến hành làm thủ tục thông quan cho lô hàng.
Để tiến hành thông quan hàng hóa, Công ty phải lập một bộ hồ sơ Hải quan. Trong trường hợp đối với mặt hàng thiếc thì bộ hồ sơ hải quan của Công ty thường gồm các giấy tờ sau:
- Phiếu theo dõi nghiệp vụ Hải quan - Tờ khai hải quan và phụ lục tờ khai - Hóa đơn thương mại
- Bản kê chi tiết hay phiếu đóng gói - Bản sao hợp đồng xuất khẩu
- Bản sao L/C ( nếu thanh toán bằng L/C) - Đơn xin lưu khoang
Sau khi nhận được đủ bộ hồ sơ hải quan theo quy định, nhân viên hải quan sẽ tiến hành kiểm tra hàng hóa, sau đó cho kẹp chì container. Sau khi đã kiểm tra hàng hóa đúng với chủng loại số lượng và trọng lựong, hải quan chấp nhận cho thông quan lô hàng. Công ty sẽ tiến hành việc kê khai và tính thuế xuất khẩu phải nộp. Thuế xuất khẩu đối với mặt hàng thiếc thỏi phải nộp là 5%.
2.2.4.6. Giao hàng cho phương tiện vận tải
Giao hàng xuất khẩu với phương tiện vận tải nói chung được Công ty ý thức và xem xét là bước quan trọng và khá phức tạp trong quá trình thực hiện hợp đồng. Nó bao gồm nhiều giấy tờ, thủ tục có liên quan trực tiếp đến chất lượng, số lượng hàng, các cán bộ trực tiếp tham gia đều thận trọng thực hiện theo đúng trình tự mà các thông lệ buôn bán qui định, giám sát chặt chẽ để nắm bắt số lượng hàng giao và giải quyết kịp thời vướng mắc phát sinh.
Trong trường hợp giao hàng với tàu, thì việc đổi biên lai thuyền phó lấy vận đơn đường biển được coi là quan trọng nhất và vận đơn đòi hỏi phải là vận đơn hoàn hảo. Việc giao hàng của Công ty được thực hiện ở cảng Hải Phòng.
Để thực hiện nghiệp vụ giao hàng sau khi Công ty đã chuẩn bị hàng hóa, Công ty phải thực hiện việc thuê tàu, hãng tàu sẽ fax cho Công ty đơn xin lưu khoang, Công ty sẽ ký đơn xin lưu khoang và gửi đơn này cho hãng vận tải nội để hãng này liên hệ với hãng tàu lấy container chở về kho của Công ty để phục vụ cho việc đóng hàng. Sau khi dàm phán ký kết hợp đồng vận tải với Công ty, và sau khi Công ty ký đơn xin lưu khoang và nộp cước phí, hãng tàu sẽ ra lệnh cấp container theo yêu cầu của Công ty và giao cho hãng vận tải nội mà Công ty đã thuê.
Khi đã có container Công ty sẽ mời đại diện bên thực hiện giám định là Davicontrol tới kiểm tra và giám sát việc đóng hàng vào container và họ sẽ kiểm tra luôn các yếu tố về số lượng và quy cách của hàng hóa. Sau đó họ sẽ lấy mẫu về kiểm định chất lượng và độ đồng nhất rồi cấp chứng thư giám định cho Công ty. Sau khi nhân viên hải quan kiểm tra hàng hóa xong sẽ tiến hành niêm phong và kẹp chì container.
2.2.4.7. Thủ tục thanh toán
Trong quá trình thực hiện xuất khẩu Công ty ý thức được việc thanh toán là rất quan trọng, nó ảnh hưởng lớn đến quyết định, hiệu quả kinh tế kinh doanh. Công ty rất có nhiều khách hàng khác nhau ở các nước trên thế giới, có thể là khách hàng truyền thống hay khách hàng mới giao dịch lần đầu…Vì với mỗi loại khách hàng Công ty thoả thuận, yêu cầu thanh toán ở những phương thức khác nhau đảm bảo được sau khi giao hàng Công ty sẽ nhận được tiền thanh toán một cách nhanh nhất.