Chương 3 Phương hướng và một số biện pháp nhằm phát triển hoạt động xuất khẩu khoáng sản của Công ty cổ phần tập đoàn khoáng sản và thương mại VQB
3.4. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình xuất khẩu khoáng sản của Công ty cổ phần tập đoàn khoáng sản và thương mại VQB
3.4.1. Sự cần thiết phải thực hiện quy trình xuất khẩu khoáng sản
Khi hợp đồng đã được kí kết, quyền lợi của các bên đã được xác lập một cách hợp pháp, Công ty phải thực hiện tốt các nghĩa vụ đã ghi trong hợp đồng, đồng thời đôn đốc phía đối tác thực hiện các yêu cầu có ghi trong hợp đồng. Phải nói rằng thực hiện hoạt động xuất khẩu là một quá trình quyết định tới sự thành hay bại trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty, nó ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu, hiệu quả hoạt động kinh doanh, tới chi phí hoạt động. Bất kỳ một sai sót nào trong quá trình này đều có thể tạo ra một hậu quả khôn lường dẫn tới việc bãi bỏ hợp đồng. Thực hiện tốt các nghĩa vụ hợp đồng không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn nâng cao uy tín của Tổng công ty đối với khách hàng, với đơn vị đặt hàng tiếp sau. Chính vì vậy công việc tổ chức cần được tiến hành chu đáo, có kế hoạch chi tiết trên cơ sở tiết kiệm tối đa chi phí, nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện hoạt động xuất khẩu.
3.4.2. Giải pháp trong khâu chuẩn bị giao dịch đàm phán
Để thực hiện thành công quá trình giao dịch đàm phán, tiến tới ký kết hợp đồng Công ty cần phải đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trường và điều tra đối tác, do đó Công ty cần phải xây dựng một phương pháp nghiên cứu hợp lý hiệu quả. Hiện nay Công ty chỉ có khả năng áp dụng phương pháp nghiên cứu, điều tra tại văn phòng. Tuy nhiên do có những hạn chế của phương pháp này nên nguồn thông tin thu được của Công ty thường thiếu tính cập nhật và độ tin cậy không cao. Vì vậy để khắc phục tình trạng này bằng các biện pháp như: nâng cao năng lực, trình độ phân tích thông tin của nhân viên đàm phán, hoặc chủ động liên kết với chính phủ hay các đơn vị bạn tiến hành các hoạt động nghiên cứu tại thị trường thực tế,…
Sau bước lựa chọn phương pháp nghiên cứu Công ty nên chú ý đến việc đẩy mạnh công tác thu thập và xử lý thông tin. Công ty cần có những sự đầu tư thích đáng cả về tài chính lẫn nguồn nhân lực.
Trong giao dịch đàm phán Công ty cần chú ý đặc biệt đến việc lập phương án kinh doanh hàng hoá xuất khẩu. Nội dung của nó phải được xây dựng trên cơ sở nguồn thông tin thực tế về nguồn hàng, khả năng thu gom hàng hoá, giá của mặt hàng trên thị trường thế giới và khu vực…
3.4.3. Giải pháp trong khâu chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu
Trong quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu, khó khăn mà Công ty thường gặp phải là đôi khi nhà cung cấp không muốn giao hàng hoặc trì hoãn thời gian giao hàng. Nguyên nhân của hiện tượng này được cho là do sự biến động thất thường của giá thiếc, sau khi Công ty và nhà cung cấp ký hợp đồng giá thiếc lại biến động theo hướng bất lợi với nhà cung cấp do vậy mới xảy ra hiện tượng trên. Để khắc phục khó khăn này trong những trường hợp cấp thiết cần hàng gấp Công ty có thể áp dụng một số biện pháp để đối phó như sau:
Công ty sẽ đồng ý tăng giá cao hơn trong hợp đồng đã ký kết một lượng hợp lý với sự biến động của giá và trong biên độ mà cả hai bên có thể chấp nhận được. Công ty phải chủ động gặp gỡ thương thảo với nhà cung cấp trong trường hợp này để mong có một phương án giải quyết nhanh chóng nhằm giải phóng hàng và đảm bảo lợi ích cho cả hai bên
Giảm số lượng hàng giao thực tế so với hợp đồng một lượng tương ứng phù hợp
Chấp nhận trả trước tiền hàng, coi như là một phương thức cung cấp tín dụng ngắn hạn cho nhà cung cấp.
Thêm vào đó, nhà quản trị nên xây dựng mối quan hệ cá nhân với nhà quản trị của các công ty cung cấp nguồn hàng. Nếu được như vậy, việc giải
quyết các vướng mắc sẽ thuận lợi hơn rất nhiều vì hai bên đều có thể tin cậy lẫn nhau.
3.4.4. Giải pháp trong khâu kiểm tra hàng hóa
Hàng hoá giao phải đúng với qui định của hợp đồng, nếu không thì có thể dẫn tới khiếu nại hoặc không chấp nhận hàng, chấm dứt hợp đồng dẫn đến chúng ta có thể bị thua lỗ. Do đó Công ty nên thiết lập một ban kiểm tra hàng hoá trước khi hàng được cơ quan kiểm định. Ban kiểm tra sẽ tiến hành kiểm tra ngay tại các chân hàng và đến khi hàng được vận chuyển đến baĩ tập trung thì công việc kiểm tra cũng phải được tiếp tục tiến hành và do đặc điểm mặt hàng nông sản dễ bị hư hỏng cho nên khi hàng được đưa đến cảng thì lại phải được tiến hành kiểm tra, công việc kiểm tra hàng có thể phức tạp hơn nhưng đảm bảo được chất lượng và số lượng hàng trước khi cơ quan kiểm định hàng tiến hành kiểm tra hàng. Hàng hoá qua kiểm định hợp qui cách, tức là được cơ quan kiểm tra cấp giấy chứng nhận kiểm nghiệm, khi đó hàng được bốc xếp lên tàuvà được xuất khẩu sang cho đối tác.
3.4.5. Giải pháp trong khâu thuê phương tiện vận tải
Chọn lựa thuê tàu chợ hay tàu chuyến cần phải tuỳ theo đặc điểm của hàng hoá. Nếu hàng hoá có giá trị không lớn, không cao Công ty có thể thuê tàu chợ. Còn nếu hàng hóa có khối lượng lớn thì có thể thuê tàu chuyến giúp hạn chế được thời gian vận chuyển hàng. Công ty nên tiến hành thu gom hàng để thuê tàu chuyến mặc dù giá có hơi cao nhưng thời gian vận chuyển sẽ thu ngắn lại do tàu không phải chuyển tải giao hàng từng phần. Công ty phải lấy được vận đơn sạch đã xếp hàng lên tàu vì đây là bằng chứng cho thấy Công ty đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ giao hàng, hàng hoá không mất mát, đủ về số
lượng, đúng về chất lượng, đúng với hợp đồng bởi nếu vận đơn không sạch thì ngân hàng sẽ từ chối thanh toán.
3.4.6. Giải pháp trong khâu Làm thủ tục hải quan
Không riêng gì ở Việt Nam mà ở các nước khác, hải quan hiện là khâu phức tạp nhất đối với những nhà xuất khẩu trong thương vụ của mình . Điều này là bởi vì thủ tục hải quan gồm nhiều bước, nếu gặp bất kỳ sai sót nào về hàng hoá và giấy tờ đều có thể trả giá bằng thời gian hay tiền bạc mà điều quan trọng là làm chậm trễ quá trình tổ chức thực hiên hợp đồng xuất khẩu, giảm uy tín của Công ty đối với bạn hàng.
để làm thủ tục hải quan một cách chọn vẹn Công ty phải thực hiện hai bước:
-Bước 1: Công ty phải lập bộ chứng từ hải quan đầy đủ, các giấy tờ này phải khớp với hợp đồng hoặc L/C được chuẩn bị từ trước.
-Bước 2: Kiểm hoá.
Trong giai đoạn này hàng hoá sẽ được đối chứng với chứng từ. Bất kỳ sự không phù hợp nào trong bộ chứng từ hoặc giữa hàng hoá với bộ chứng từ, Tổng công ty sẽ gặp khó khăn, tốn kém thời gian và chi phí. Do đó Công ty cần phải lập hồ sơ đúng với quy định của hải quan về số lượng, số loại chứng từ cần thiết, kê khai nội dung vào tờ khai hải quan đúng như bộ chứng từ.
3.4.7. Giải pháp trong khâu giao hàng xuất khẩu
Công ty cần kiểm nghiệm hàng hoá một cách nhanh chóng rồi tiến hành làm thủ tục hải quan để giao hàng đúng thời hạn quy định đồng thời giảm được chi phí, giữ được uy tín với khách hàng. Công ty phải thường xuyên trao đổi với cơ quan điều độ cảng để nắm vững ngày, giờ phương tiện vận chuyển đến và ngày giờ làm hàng, để vận chuyển hàng đến cảng hay tới địa điểm giao
hàng. Để lập được kế hoạch này Công ty căn cứ vào đặc điểm hàng xuất khẩu, thời gian giao hàng ghi trong hợp đồng.
Trong quá trình giao hàng, việc giao hàng phải được cán bộ của Công ty thường xuyên giám sát, cập nhật số liệu từng ngày, từng giờ xem có đúng tốc độ bốc hàng hay không, kịp thời phát hiện sai sót để có biện pháp sử lý thích hợp. Khi giao hàng xong Công ty nên yêu cầu đối tác hoặc người vận chuyển ký vào biên bản tổng kết giao nhận hàng hoá, nhanh chóng Công ty lấy vận đơn thuyền phó để đổi lấy vận đơn đường biển và chuyển gấp về phòng kế toán để lập chứng từ thanh toán.
Khi giao hàng lên tàu, để tránh những sự việc không hay xảy ra, Công ty cần phải:
Thông báo cho đại lý vận tải của Công ty Chuẩn bị tốt cho việc bốc xếp hàng hóa Giám sát chặt chẽ trong quá trình giao hàng Lập các chứng từ cần thiết sau khi giao hàng
Ngoài ra Công ty còn chú ý tới việc tiết kiệm các chi phí trong quản lý kinh doanh để bù vào chi phí vận chuyển tăng cao nhằm đảm bảo mục tiêu lợi nhuận. Phương án này với Công ty hiện nay là khá khó khăn thực hiện vì trên thực tế Công ty đã luôn cố gắng tiết kiệm chi phí có thể được trong hoạt động kinh doanh cũng như chi phí quản lý khác.
Công ty có thể tận dụng sự phong phú và theo xu hướng cung lớn hơn cầu hiện nay của thị trường vận tải để đưa ra một giải pháp có lợi cho cả hai bên.
Đó là trong số các công ty vận tải hiện nay mà Công ty đang có mối quan hệ hợp tác, nên chọn ra một công ty đáp ứng tốt nhất nhu cầu của Công ty về tuyến phục vụ, lịch trình, chất lượng dịch vụ… Công ty sẽ tiến hành đàm phán và ký kết các hợp đồng nguyên tắc theo từng năm hoặc có thể lâu hơn với họ, tất nhiên là với một mức giá phù hợp và nhất thiết khi đàm phán để ký
hợp đồng chi tiết khi có nhu cầu chuyên chở giá đó phải thấp hơn giá thị trường thực tế trong phạmvi quy định của hợp đồng nguyên tắc. Điều này đảm bảo Công ty sẽ tiết kiệm được phần nào giá cước vận tải tăng cao và ngược lại hãng vận tải cũng sẽ có một khách hàng thường xuyên trong một thị trường cạnh tranh khốc liệt.
Vấn đề lịch bốc hàng có thể bị thay đổi bất ngờ khiến cho Công ty có thể gặp lúng túng nếu thời gian giao hàng là quá gấp. Do vậy để giải quyết được vấn đề này Công ty nên chủ động rút ngắn thời gian có thể được và lên kế hoạch giao hàng bao giờ cũng nên để một độ dư nhất định cho những trường hợp trên. Không nên xếp lịch giao hàng qua sát với ngày đến hạn. Như thế nếu có sự thay đổi bất ngờ Công ty cũng không quá khó khăn vì vẫn còn thời gian dư cho việc giao hàng và bốc hàng.
Ngoài các biện pháp chủ động sắp xếp lịch giao hàng sao cho có thể tránh được các rủi ro có thể xảy ra, tuy nhiên do đặc điểm thị trường của sản phẩm thiếc khó có thể đảm bảo việc Công ty luôn chủ động được thời gian giao hàng trong từng đơn hàng. Do vậy khi có những sự kiện xảy ra có thể làm chậm quá trình giao hàng, Công ty nên cử cán bộ trực tiếp xuống làm việc với cơ quan điều độ cảng, hay các cơ quan và các đơn vị khác có liên quan để nhanh chóng giải quyết các vướng mắc về phía Công ty mà họ yêu cầu.
Trong trường hợp việc giao hàng chậm là do các nhân tố bất khả kháng thì Công ty phải chủ động thông báo cho các đối tác và chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ và chứng từ để xuất trình đúng theo quy định giải quyết trường hợp bất khả kháng như đã quy định trong hợp đồng.
3.4.8. Giải pháp trong khâu thanh toán
Khi Công ty thực hiện hợp đồng xuất khẩu thì phải thông báo cho bên mua là đã sẵn sàng giao để bên mua mở L/C ngân hàng phát hành L/C thông qua
ngân hàng thông báo sẽ chuyển L/C gốc cho Công ty, Công ty cần kiểm tra kỹ L/C vì hầu hết các khiếu nại sau này xảy ra từ phía Công ty do việc không nhận được tiền hàng xuất khẩu hay thanh toán chậm đều xuất phát từ công việc kiểm tra L/C đã không kịp thời phát hiện những sai sót khác với hợp đồng hoặc các chứng từ có trong bộ chứng từ thanh toán, vì vậy khi phát hiện sai sót cần nên yêu cầu bên mua sửa đổi ngay.Cần lưu ý rằng sửa đổi L/C có xác nhận của ngân hàng phát hành(ngân hàng mở L/C) thì mới có hiệu lực.
Đến hạn thanh toán Công ty nên chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ thanh toán, bộ chứng từ này phải theo đúng quy định trong L/C tại ngân hàng thanh toán.
Trên thực tế hiện nay việc thanh toán tại Công ty nói chung là an toàn. Tuy nhiên vẫn phải đề phòng các trường hợp phát sinh gây khó khăn trong quy trình thanh toán. Ngoài việc đưa ra một điều khoản thanh toán chặt chẽ trong hợp đồng hay việc thực hiện lập bộ chứng từ đầy đủ chính xác. Công ty phải tìm hiểu các quy định thanh toán quốc tế của các ngân hàng ở các nước đối tác chọn làm nơi thanh toán.
3.4.9. Giải pháp về giám sát và điều hành việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Hiện nay quy trình giám sát và điều hành hợp đồng xuất khẩu của Công ty diễn ra tương đối thuận lợi. Tuy nhiên do đây là một quy trình rất phức tạp và đòi hỏi phải có nghiệp vụ chuyên môn để có thể đề xuất giải quyết các tình huống phát sinh.
Đưa ra một quy chế phối hợp giữa các nhân viên Công ty trong việc phối hợp cung cấp thông tin cần thiết trong việc giám sát và điều hành hợp đồng chung, từ đó quy định rõ và phân cấp trách nhiệm cụ thể cho từng người để mọi nhân viên đều nêu cao trách nhiệm của mình trong việc phối hợp thực hiện giám sát và điều hành hợp đồng xuất khẩu.
3.4.10. Giải pháp về bối dưỡng nguồn nhân lực
Công ty cần phải thường xuyên nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên nhằm đáp ứng tốt nhất yêu cầu kinh doanh xuất nhập khẩu. Đây là một vấn đề mang tính cấp bách vì con người là thành tố quyết định sự thành bại của mọi công việc, dù có được sự hỗ trợ từ máy móc công nghệ cao đến đâu thì trình độ chuyên môn của nhân viên phải theo sát yêu cầu mới có thể hoàn thành công việc. Đi đôi với đào tạo, Công ty nên đưa ra các chính sách ưu đãi để thu hút nhân tài, cùng với đó Công ty cũng phải luôn có những điều chỉnh về tiền lương và các yếu tố khác để có thể giữ chân những cán bộ giỏi, có năng lực. Bởi vì chính sách lương thưởng hợp lý sẽ tạo điều kiện và là nhân tố khuyến khích sự phấn đấu và tinh thần làm việc của các nhân viên trong Công ty. Điều này sẽ dẫn tới hiệu quả lao động kinh doanh của nhân viên sẽ cao hơn theo đó Công ty sẽ thu được lợi nhiều hơn.
3.4.11. Một số giải pháp khác
Thực hiện nghiêm túc chính sách giảm chi phí sử dụng tối đa hiệu quả của các trang thiết bị hiện có để nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Công ty nên sắp xếp nguồn vốn kinh doanh sao cho hạn chế tối đa nguồn vốn kinh doanh bị chiếm dụng, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.
Thực hiện tốt các nghĩa vụ và trách nhiệm của mình trong các hợp đồng xuất khẩu để tạo uy tín với bạn hàng nhằm nâng cao hình ảnh của Công ty.
Ngoài các khó khăn tồn tại trên đây khi thực hiện hợp đồng còn có rất nhiều các yếu tố khác tác động. Muốn tăng cường hiệu lực quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu, Công ty còn phải quan tâm tới yếu tố con người và các phương tiện kỹ thuật phục vụ cho quá trình tác nghiệp của nhân viên. Không dừng lại ở đó biện pháp tốt nhất có lẽ không chỉ cho việc tổ chức thực hiện hợp đồng mà cho cả các quy trình có liên quan đến các đối tác khác