CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HỆ THỐNG TINH GỌN BỀN VỮNG TẠI CÔNG TY CP CHẾ TẠO MÁY DZĨ AN
2.2 Thực trạng áp dụng Lean
2.2.5 Công cụ, kỹ thuật và công nghệ
Công ty đã tiến hành triển khai được nhiều công cụ kỹ thuật để quản lý tinh gọn, công cụ kỹ thuật để chuẩn bị và hoạt động tinh gọn, duy trì tinh gọn và công nghệ. Cụ thể:
2.2.5.1 Công cụ kỹ thuật để quản lý 5S
Công ty đã triển khai áp dụng hệ thống 5S rộng khắp khối nhà máy sản xuất và văn phòng. Công tác 5S triển khai đạt nhiều kết quả tiến bộ rõ rang, cụ thể trong khâu sản xuất. Điều này có sự lan truyền ảnh hưởng tốt đến tinh thần trong Công ty.
Khối sản xuất làm băng rôn biểu ngữ tại nơi làm việc, lập ban 5S để tiến hành kiểm tra hướng dẫn trong suốt quá trình triển khai.
Hoạt động sản xuất được thu xếp sắp đặt lại theo tinh thần 5S: sạch sẽ, sàng lọc, sắp xếp, săn sóc, sẵn sàng. Mỗi lô sản phẩm sản xuất xong đạt tiêu chuẩn 5S
được đưa lên hình ảnh trực quan đơn giản, để mọi người cùng xem góp ý thêm và nắm được diễn biến tiến độ bằng hình ảnh.
Visual Management
Công ty đã áp dụng nhiều công cụ quản lý có tác dụng trực quan, thể hiện được hình ảnh hoạt động và có thể được theo dõi qua mạng
Hình ảnh theo dõi hoạt động chính của Công ty cụ thể bằng hình ảnh doanh thu vòng quay vốn, gồm giá trị các giai đoạn tồn kho (mua hàng nhập khẩu sản xuất), gửi bán (lắp đặt kỹ thuật), phải thu (nghiệm thu quyết toán), hình ảnh theo dõi doanh thu theo tuần và đơn đặt hàng dự kiến.
Thể hiện chi tiết nhiều nhất là hình ảnh theo dõi hoạt động các nhóm công việc thông qua chụp hình bằng máy ảnh, điện thoại di động. Đa số được thực hiện ở góc độ đơn giản sinh động, đầy đủ, dễ làm nhất để cập nhật thường xuyên lên các blog cá nhân nhờ đó đã thể hiện được hình ảnh các công trình ở khắp nơi trên lãnh thổ Việt Nam với các nhóm hoạt động từ bán hàng, giao hàng lắp đặt công trình, nghiệm thu cho đến quyết toán thu hồi công nợ.
Thể hiện được hình ảnh về tổng quan sản phẩm sản xuất theo từng đợt được cập nhật liên tục theo từng đợt hoàn thành sản phẩm. Hình ảnh về kế hoạch tiến độ giao hàng, hình ảnh thực tế hàng lắp đặt vào công trình.
Các hình ảnh được điều chỉnh dần, quy mô mở rộng dần ngày càng sâu rộng hơn, dựa trên hình ảnh kết quả thực tế để công khai lấy ý tưởng tập thể, cải tiến các dòng giá trị cốt lõi thỏa mãn khách hàng, cạnh tranh đúng hướng hiệu quả hơn.
2.2.5.2 Công cụ kỹ thuật để chuẩn bị
Tiêu chuẩn hóa công việc để ổn định quá trình
Các công việc được Phòng Hành chính Công ty phối hợp tiêu chuẩn hóa, hỗ trợ đào tạo để chuẩn hóa nhân sự tốt hơn, mục đích cho quy trình chạy ở tốc độ cao, không bị tắc nghẽn, chậm trễ hay một công việc nào đó xử lý lúng túng. Tuy nhiên mức độ tiêu chuẩn hóa chủ yếu yêu cầu nhân viên có khả năng đáp ứng công việc, chưa đi sâu vào tiêu chuẩn hóa công việc.
Bên cạnh đó, các quy trình phức tạp được ban hành kèm các biểu mẫu và các hướng dẫn kèm theo cũng thể hiện được một phần tính chất chuẩn hóa công việc để ổn định quá trình. Như vậy mức độ chuẩn hóa công việc để ổn định quá trình là chưa đạt. Đây cũng là yếu tố góp phần quan trọng làm cho công tác hoạt động chệch hướng, thiếu cơ sở kiểm soát, thiếu các hướng dẫn triển khai thực hiện cơ bản, gây thiệt hại trong một số thời điểm nhất định.
Lập bản đồ
Công tác lập bản đồ các dòng giá trị chính của Công ty chủ yếu dưới hình thức mô tả các quá trình chủ yếu, các dòng giá trị chính chủ yếu thông qua các quy trình xử lý nội bộ. Chưa lập bản đồ cụ thể thể hiện rõ các yêu cầu khách hàng, các dòng chảy thông tin, dòng chảy các hoạt động vật lý, sự liên kết hai dòng chảy và tổng thời gian thực hiện.
Bảo trì tổng thể TPM, thời gian chuyển đổi công đoạn công việc SMED Công ty thực hiện hoạt động bảo trì tổng thể TPM rộng khắp. Khối sản xuất đẩy mạnh triển khai với máy móc làm ra, kiến trúc nhà xưởng thường xuyên được điều chỉnh, sắp xếp cho tiện lợi nhanh chóng hơn.
Khối văn phòng cũng tiến hành hầu hết các hoạt động bảo trì tổng thể TPM để dự phòng hư hỏng xảy ra, có phương án cho nhà cung cấp dịch vụ khắc phục nhanh chóng khi có sự cố. Hệ thống máy tính được hệ thống bảo trì chăm sóc sửa chữa chuyên nghiệp như Icare tiến hành đều đặn, nhanh chóng khắc phục khi có sự cố. Hệ thống mạng hệ thống điện cũng được bảo trì, theo dõi liên tục.
Công ty xem xét đánh giá thời gian chuyển đổi công việc SMED giữa các công việc đang ở mức độ chung chung theo chủ quan, chưa cụ thể hóa rõ ràng cho từng phòng ban, bộ phận, cho từng công đoạn.
2.2.5.3 Công cụ kỹ thuật hoạt động Tín hiệu hoạt động kéo Pull
Công ty xác định hệ thống sản xuất và hoạt động mua hàng thực hiện dựa trên hệ thống kéo Pull, nghĩa là khách hàng có nhu cầu đặt mua ĐDBH thông báo đặt hàng. Dựa trên tín hiệu này phòng Thương mại tiến hành nhập khẩu theo tiến độ
khách hàng yêu cầu và lên kế hoạch sản xuất; không vì mục tiêu đạt hiệu suất ERP tốt mà sản xuất sẵn có số lượng lớn để chào bán, dễ dẫn đến tồn kho lớn, chi phí tài chính cao. Tất cả hoạt động bằng các chỉ số và nâng dần chất lượng các chỉ số này, để ngày càng hoàn thiện và có năng lực cạnh tranh vượt trội trên thị trường.
Sau khi nhận được kế hoạch nhập khẩu sản xuất, phòng lắp đặt kỹ thuật tiến hành khảo sát trước, xem công trình có thể triển khai ngay không. Nếu có vướng mắc sẽ thông báo phản hồi hoãn nhập khẩu để hạn chế tồn kho. Nếu không hoãn sản xuất, bộ phận lắp đặt kỹ thuật sẽ tiếp cận dự án, chuẩn bị trước phương án lắp đặt để tính toán cho tiến độ công việc ở mức ngắn nhất, không ảnh hưởng chi phí tài chính.
Bộ phận giải quyết nghiệm thu quyết toán Phòng công nợ cũng tiến hành giao tiếp giao dịch trước, để ký nghiệm thu và để khách hàng chuẩn bị nguồn tiền thanh toán khi công trình và thủ tục hoàn thiện, nhằm đảm bảo dòng tiền hàng trăm tỉ có thể lưu thông thông suốt trong năm.
Kỹ thuật hoạt động theo tín hiệu kéo Pull khá tối ưu, đem lại hiệu quả cho Công ty suốt nhiều năm vừa qua, do tiết kiệm được chi phí tài chính cho hàng tồn kho vòng quay vốn. Cũng có một số khách hàng cần mua liền, không phù hợp với tín hiệu kéo Pull nhập hàng sản xuất khi khách hàng có nhu cầu. Tuy nhiên do đặc điểm của dự án máy phát điện công nghiệp lớn thường đặt hàng sớm trước khi công trình dự án hoàn thiện, nên đối tượng khách hàng này rất ít. Đôi khi, Công ty cũng có thể giải quyết điều chuyển được khi khách hàng cần gấp thật sự, nên tỉ lệ mất khách hàng hầu như không có.
Runner, Repeater, Stranger
Công ty xác định các sản phẩm Runner sản xuất số lượng nhiều liên tục cung cấp cho Viễn thông… có thể nhập theo lô lớn hơn đơn hàng hiện có, theo nhu cầu dự báo sẽ diễn ra liên tiếp.
Repeater là các sản phẩm có tần suất sản xuất cao nhưng không bằng Runner. Các sản phẩm như Doosan Perkin có chất lượng cao và chất lượng trung bình, công suất bình quân 200-400KVA, có nhu cầu khá nhiều, được Công ty xác định có thể nhập dư tồn kho số lượng ít để tiêu thụ.
Riêng Stranger là các sản phẩm có tần suất tiêu thụ không đều, công suất cực lớn hoặc chi phí cao. Công ty xác định cần hạn chế tối đa tồn kho Stranger, do dễ xảy ra rủi ro lưu kho kéo dài trong khi chờ tiêu thụ, làm tồn kho tăng cao.
Kanbans, cambans
Công ty triển khai hệ thống cambans Yahoo Messenger rộng khắp, cập nhật tình hình nhanh chóng, liên tục, cực kỳ hữu hiệu trong quản lý điều hành cũng như có giải pháp hỗ trợ kịp thời và triển khai thực hiện tốt công việc.
Có thể nhấn mạnh hiệu quả tối ưu của Công ty trong điều hành quản lý công việc thông qua Yahoo Messenger và Mail - phương tiện để trao đổi liên tục trong ngày cũng như cập nhật, điều khiển ra quyết định thuận lợi nhanh chóng dễ dàng, chi phí hầu như không đáng kể.
2.2.5.4 Công cụ kỹ thuật duy trì Kiểm tra
Công ty thực hiện công tác kiểm tra định kỳ tùy các tiêu chí, đánh giá mức độ cải tiến theo thời gian. Kiểm tra hàng tuần với các chỉ tiêu liên quan đến hoạt động chính trong công tác đơn hàng và công tác hoạt động, như doanh thu bán hàng, các chỉ tiêu vòng quay vốn.
Các chỉ tiêu khác được kiểm tra mang tính chất chủ quan ít theo lịch trình hơn, với tiêu chí là phục vụ tốt cho công tác bán hàng và công tác hoạt động.
Đo lường mức độ trưởng thành
Công ty giao Phòng hành chính bám sát tình hình dựa trên kết quả của công tác kiểm tra, đo lường đánh giá mức độ tiến bộ chung của Công ty theo từng giai đoạn, phù hợp tiêu chí Slogen đang chuyển dần từ “Mỗi ngày một tiến bộ” sang
“Hoàn hảo tới mức có thể”.
2.2.5.5 Công nghệ hỗ trợ
Công ty chọn lựa hệ thống mạng tiên tiến được cải tiến mới liên tục cũng như các công cụ hỗ trợ khác như laptop, phần mềm ứng dụng mới liên tục được trang bị nâng cấp, tìm ứng dụng hiệu quả tối ưu hơn.
Ngoài ra, Công ty đang triển khai hệ thống mạng nội bộ từ xa, để mọi người có thể kết hợp làm việc từ xa.
Công ty cũng đang đầu tư xây dựng cơ sở dữ liệu nội bộ mang tên Zoho, giúp mọi người cập nhật thông tin tình hình tổng thể đầy đủ hơn.