4.2.1.1. Hoàn thiện công tác tổ chức chế độ chứng từ kế toán
Ngoài các chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC và Thông tư 185/2010/TT-BTC, bộ phận kế toán tại mỗi đơn vị cần căn cứ vào các chế độ, chính sách, tham khảo các đơn vị bạn và căn cứ vào tình hình thực tế tại đơn vị mình để xây dựng, thiết kế thêm các mẫu chứng từ phù hợp với đặc điểm của đơn vị, quy định áp dụng thống nhất trong tất cả các bộ phận của đơn vị. Các mẫu này cần công khai trong toàn đơn vị, có thể đưa lên website của đơn vị hoặc ở phần thông tin nội bộ.
Cần yêu cầu chứng từ kế toán phải được đánh máy theo đúng quy định về văn bản ở Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP-Bộ Tư pháp. Trên chứng từ tự tạo ở mỗi bộ phận cần có đầy đủ 2 yếu tố cơ bản và yếu tố bổ sung.
Cần hoàn thiện và sử dụng hiệu quả QCCTNB trên cơ sở các văn bản, chính sách, chế độ của Nhà nước và tình hình thực tế thu chi tại đơn vị, vì đây chính là định mức chi tiêu của đơn vị để các cá nhân có nhu cầu thanh toán có căn cứ thực hiện. QCCTNB cần được hoàn thiện, bổ sung qua mỗi năm trên nguyên tắc ưu tiên chi nghiệp vụ chuyên môn để đảm bảo tăng cường chất lượng đào tạo, tiết kiệm chi phí quản lý hành chính. Cần theo dõi mức chi hành chính để tiến tới khoán chi đối với các cá nhân và bộ phận trong đơn vị.
Cần ban hành hướng dẫn các thủ tục thanh toán đối với mỗi loại NVKT phát sinh. Khi các bộ phận, phòng ban có nhu cầu thanh toán chỉ cần căn cứ vào hướng dẫn đó để chuẩn bị chứng từ cho đầy đủ.
Ví dụ cụ thể như sau:
1- Thủ tục thanh toán mua sắm vật tư, sửa chữa
Bao gồm các loại chứng từ sau:
o Đề nghị mua sắm, sửa chữa được phê duyệt o Làm hợp đồng nếu >=20.000.000 đ
o Tạm ứng (nếu cần) o Khảo giá (báo giá)
o Mua sắm, có hóa đơn thuế (HĐ bán hàng thông thường, hóa đơn thuế GTGT)
o Nghiệm thu, bàn giao, thanh lý HĐ (nếu có) o Đề nghị thanh toán
2 - Thanh toán kinh phí học tập, bồi dưỡng:
o Quyết định cử đi học tập, bồi dưỡng o Biên lai, hóa đơn thu học phí
o Vé xe đi lại (1 lượt/1 vé)
o Hóa đơn tài liệu, vật tư, hóa chất
o Đề nghị thanh toán được ký duyệt (P.TC-HC,P.TC-KT,BGH)
3 - Thanh toán công tác phí:
o Vé xe đi lại (1 lượt/1 vé) o Hóa đơn phòng ngủ
o Tiền ăn theo quy chế CTNB o Đề nghị thanh toán được ký duyệt
4 - Thanh toán chi phí giảng dạy, coi chấm thi…:
o Bảng tổng hợp giờ giảng, coi chấm thi o Bảng thanh toán tiền giảng dạy, coi chấm thi o Hóa đơn nhiên liệu, vật tư, hóa chất
o Đề nghị thanh toán
5 - Thanh toán CP giảng dạy cho GV thỉnh giảng
o Hợp đồng
o Bằng cấp, chứng minh ND (photo công chứng), mã số thuế o Thanh lý HĐ (thanh toán cá nhân)
o Đề nghị thanh toán và danh sách(thanh toán theo tiến độ)
6 – Tạm ứng
o Kế toán trưởng, BGH ký duyệt đồng ý cho ứng
o Kế toán viết phiếu chi tiền, thủ quỹ chi tiền, người nhận tiền ký nhận tiền.
o Hoàn ứng (thanh toán nếu ứng chuyên môn, trừ lương 3 tháng kế tiếp nếu ứng việc riêng)
Cần liên hệ với đơn vị chủ quản, cơ quan thuế, kho bạc,... trong việc tìm hiểu những thay đổi trong các mẫu chứng từ để tránh việc lập sai, thiếu các chỉ tiêu dẫn đến phải ký lại chứng từ, cũng như mất thời gian của kế toán.
Định kỳ 1 tháng 1 lần vào trang web của Cục thuế tỉnh Bình Phước cũng như Kho bạc tỉnh Bình Phước để xem các văn bản mới về thuế, các nghị định, thông tư, chế độ chính sách mới, từ đó kịp thời cập nhật các thông tin phục vụ cho công tác kế toán tại đơn vị.
Trước khi thanh toán cho các bộ phận hoặc cá nhân trong đơn vị, cần kiểm tra cẩn thận, chặt chẽ bộ chứng từ, đối chiếu với các quy định, hạn mức chi,yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung nếu cần thiết.
Vì hầu hết các đơn vị đều sử dụng hình thức kế toán máy, vì thế các đơn vị nên hoàn thiện bộ chứng từ, thực hiện thu chi, ghi chép sổ sách, in sổ vào cuối mỗi tháng, kiểm tra đối chiếu số liệu, lưu giữ riêng.
Mặc dù thực hiện kế toán máy, nhưng kế toán vẫn nên ghi chép vào 2 sổ quan trọng là sổ quỹ tiền mặt và sổ tiền gửi ngân hàng để dễ dàng đối chiếu, so sánh với thủ quỹ, kịp thời phát hiện sai sót để điều chỉnh kịp thời.
Đối với chứng từ, nên phân chia thành 5 loại: phiếu thu, phiếu chi, báo có, ủy nhiệm chi, chứng từ lao động tiền lương, sắp xếp theo thứ tự, mỗi tháng đóng riêng một tập, ghi rõ bên ngoài để có thể dễ dàng trong việc tìm kiếm chứng từ khi cần thiết.
Đối với các quyển phiếu thu học phí của học sinh, sinh viên có liên gốc trong cuống phiếu, sau 5 năm các đơn vị có thể thành lập hội đồng thanh huỷ để bớt chiếm chỗ trong kho như hiện nay.
Đối với các quyển phiếu thu, phiếu chi hoạt động có liên gốc, căn cứ điều 40 của Luật kế toán, đơn vị có thể xem xét để thanh huỷ nếu cần.
Hoàn thiện tổ chức luân chuyển chứng từ
* Đối với quy trình thu tiền:
+ Thu học phí, lệ phí: đơn vị nên thực hiện theo quy trình 2, vì như vậy sẽ tiết kiệm được thời gian thực hiện thu tiền, sau đó cuối ngày tổng hợp theo danh sách, lúc này mới lập phiếu thu tổng, trình ký đầy đủ , như thế sẽ giảm bớt được các thủ tục, tránh gây phiền hà cho học sinh.
Các đơn vị cũng có thể liên hệ với ngân hàng để thực hiện thu học phí qua ngân hàng như một số trường Đại học tại Tp. Hồ Chí Minh đang thực hiện. Việc này sẽ tạo điều kiện cho phụ huynh học sinh có thể đóng học phí cho con em mình qua ngân hàng mà không sợ việc cho con tiền mà con tiêu xài hết như hiện nay.
+ Thu hoạt động chuyên môn: nên thực hiện theo quy trình 1, vì như thế sẽ đảm bảo tính chặt chẽ của chứng từ, tránh sai sót trong quá trình thực hiện.
* Đối với quy trình chi tiền:
Sau khi kế toán viết phiếu chi nên trình ký đầy đủ chữ ký của những người liên quan rồi mới thực hiện chi tiền. Không nên để cuối tuần mới tập hợp toàn bộ chứng từ phát sinh trong tuần trình kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ký duyệt như hiện nay để tránh những trường hợp rủi ro xảy ra.
Để có thể hoàn thiện chứng từ kế toán, bộ phận kế toán cần có kế hoạch thực hiện từng giai đoạn. Cần ban hành những quy định, hướng dẫn ngay từ đầu năm, bộ phận kế toán có thể cử 1 thành viên để hướng dẫn người lao động ở đơn vị mình cách thức thực hiện cho đúng.
Định kỳ có thể là quý hoặc 6 tháng, phòng cần tổ chức họp tổng kết quá trình thực hiện trong thời gian vừa qua, từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm để tổ chức quá trình thực hiện được bài bản và tốt hơn.
4.2.1.2 Giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức hệ thống sổ kế toán và hình thức kế toán hình thức kế toán
Tổ chức hệ thống sổ kế toán hợp lý chính là tổ chức ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để góp phần nâng cao năng suất lao động của cán bộ kế toán, đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin cho lãnh đạo cũng như các cơ quan quản lý cấp trên. Để góp phần hoàn thiện công tác tổ chức hệ thống sổ kế toán tại các trường, theo tôi các trường cần thực hiện các nội dung sau:
Cần hoàn thiện việc mở sổ và giữ sổ theo đúng quy định; kịp thời cập nhật khi có sự thay đổi kế toán trưởng hay thủ trưởng đơn vị (và người được uỷ quyền); việc mở sổ cần được thực hiện ngay từ đầu năm tài chính, các đơn vị nên mở sổ quỹ tiền mặt và sổ quỹ tiền gửi ngân hàng (viết tay), cập nhật hàng ngày, sau đó cập nhật vào phần mềm máy tính, cuối tháng so sánh, đối chiếu sổ quỹ tiền mặt giữa thủ quỹ với kế toán và giữa đơn vị với ngân hàng, kho bạc, so sánh, đối chiếu các loại sổ với nhau, sau khi kiểm tra đúng thì tiến hành in sổ theo tháng, đóng tập và lưu giữ cẩn thận.
Cần bổ sung một số sổ kế toán chi tiết: + Sổ chi tiết các khoản thu
+ Sổ chi tiết các khoản chi
+ Sổ chi tiết các khoản tạm ứng cho người lao động
+ Sổ chi tiết thanh toán công nợ, sổ theo dõi công trình XDCB (Các mẫu sổ đề xuất ở phần phụ lục)
Việc mở những sổ chi tiết này là rất cần thiết, vì nó có tác dụng theo dõi cụ thể chi tiết từng khoản thu, khoản chi, theo dõi thanh toán công nợ đối với từng đối tượng tương ứng với thời gian thanh toán, có thể theo dõi được tình hình thanh toán đối với từng đơn vị thầu xây dựng qua các năm, tránh xảy ra sai sót trong việc thanh toán công nợ.
Đối với các loại sổ kế toán: sau khi đối chiếu, so sánh số liệu theo từng tháng, kế toán nên in ra, lưu giữ riêng, kết thúc năm sẽ tiến hành đóng tập và đưa
vào lưu trữ. Hệ thống sổ kế toán cần được thiết kế khoa học, hợp lý, tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu.
Đối với hình thức kế toán, cần thống nhất thành một loại hình thức ghi sổ kế toán, cụ thể là nên áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung vì hình thức này có cách ghi chép đơn giản, thích hợp với mọi quy mô và thuận lợi khi ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán, đây cũng là hình thức được các nước trên thế giới áp dụng phổ biến. Áp dụng hình thức này cũng là điều kiện thuận lợi để kế toán của các đơn vị có thể nhanh chóng hoà nhập với kế toán quốc tế.
4.2.1.3. Hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Để phản ánh đầy đủ và cung cấp được những thông tin hữu ích cho các đơn vị, hệ thống tài khoản kế toán và phương pháp ghi chép ở mỗi tài khoản cần sửa đổi, bổ sung theo hướng như sau:
Đảm bảo tính khoa học và linh hoạt trong vận dụng hệ thống tài khoản kế toán theo đúng tính chất và quy định của chế độ kế toán hiện hành. Các trường cần phân loại rõ hai hoạt động chính là hoạt động sự nghiệp (sử dụng nguồn kinh phí do ngân sách cấp) và hoạt động sản xuất kinh doanh (sử dụng nguồn kinh phí đơn vị tự tạo ra). Tổ chức theo dõi, xây dựng định mức chi và khoán kinh phí thực hiện ở những nội dung thường xuyên xảy ra, trên cơ sở đó tổ chức hệ thống tài khoản phản ánh các khoản thu, chi và xác định kết quả tương ứng của từng loại hoạt động. Điều này rất quan trọng, nó cho thấy kết quả cụ thể của từng loại hoạt động mang lại, từ đó giúp đơn vị quyết định mở rộng hoạt động nào để gia tăng nguồn thu.
Cần mở thêm các tài khoản chi tiết cho từng đối tượng như: 511, 531, 334,... để dễ kiểm tra, theo dõi, đối chiếu từ đó dễ dàng tổng hợp, phân tích hiệu quả của từng loại hoạt động cũng như theo dõi được chính xác tình hình công nợ. Cụ thể như sau:
+ Đối với tài khoản 511, cần mở tài khoản theo dõi chi tiết theo từng khoản mục thu như:
o 5111: thu học phí hệ chính quy o 5112: thu học phí hệ vừa làm vừa học o 5113: thu lệ phí học lại
o 5114: thu lệ phí thi lại o 5118: thu lệ phí khác
+ Đối với tài khoản 531, cần mở tài khoản theo dõi chi tiết theo từng khoản mục thu dịch vụ như:
o 5311: thu liên kết đào tạo o 5312: thu cho thuê, dịch vụ o 5318: thu từ các dịch vụ khác
+ Đối với tài khoản 631, cần mở tài khoản theo dõi chi tiết theo từng khoản mục chi như:
o 6311: Chi phí, lệ phí
€ 63111: chi học phí hệ chính quy € 63112: chi học phí hệ vừa làm vừa học € 63113: chi lệ phí học lại
€ 63114: chi lệ phí thi lại € 63118: chi lệ phí khác o 6312: Chi dịch vụ
€ 63121: chi liên kết đào tạo € 63122: chi cho thuê, dịch vụ € 63128: chi từ các dịch vụ khác
+ Đối với tài khoản 334, cần mở tài khoản theo dõi chi tiết theo từng khoản mục thanh toán như:
o 3341: lương ngân sách o 3342: lương tăng thêm
o 3343: lễ, tết, thưởng cuối năm, o 3344: tiền công thuê ngoài o 3348: tiền công khác,...
Việc ghi chép đối với các tài khoản chi tiết tuân thủ như đối với tài khoản tổng hợp.
Nên tính và trích khấu hao đối với TSCĐ phục vụ cho những hoạt động mang lại nguồn thu khác theo quy định như đối với doanh nghiệp để tính vào chi phí nhằm phản ánh đầy đủ và đúng hiệu quả hoạt động của đơn vị.
4.2.1.4. Hoàn thiện công tác tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Các báo cáo tài chính các đơn vị đang sử dụng hiện nay mới chỉ mang tính báo cáo cho đơn vị quản lý cấp trên, chưa giúp cho lãnh đạo đơn vị nhận thức rõ được tình hình tài chính của đơn vị.
Các đơn vị nên lập thêm Báo cáo lưu chuyển tiền tệ để có thể xác định chính xác các luồng tiền ra, vào tại đơn vị. Căn cứ trên báo cáo này, lãnh đão đơn vị có thể thấy được khả năng chuyển đổi thành tiền, khả năng thanh toán cũng như khả năng tạo ra tiền của đơn vị trong quá trình thực hiện.
Trong Thuyết minh báo cáo tài chính, cần làm rõ hơn các thông tin phát sinh trong kỳ mà các báo cáo khác chưa đề cập hoặc chưa trình bày rõ ràng, chi tiết.
Đối với hệ thống báo cáo nội bộ
Các đơn vị nên quan tâm đến việc thành lập hệ thống báo cáo nội bộ để phục vụ cho công tác quản lý của đơn vị.
Báo cáo nội bộ cần được thực hiện định kỳ hàng tháng, căn cứ tình hình thực tế tại đơn vị để có thể giúp lãnh đạo đưa ra những quyết định kịp thời.
Căn cứ vào tình hình thực hiện, kế toán lập báo cáo tình hình sử dụng kinh phí của toàn trường cũng như của từng bộ phận, so sánh đối chiếu với định mức chi, từ đó xây dựng định mức chi cho từng ngành học. Đây là cở sở để đơn vị có thể tiết kiệm các khoản chi phí nhưng vẫn đảm bảo nâng cao được chất lượng đào tạo của trường.
4.2.2. Hoàn thiện công tác tổ chức bộ máy kế toán
Các số liệu của kế toán tài chính mà hiện nay các đơn vị đang sử dụng mới chỉ mang tính thống kê và phục vụ cho các nhà quản lý chứ chưa phục vụ tốt cho lãnh đạo cũng như người lao động tại đơn vị.
Đơn vị cần xây dựng hệ thống kế toán quản trị nhằm phân tích sâu hơn những nội dung mà kế toán tài chính chưa làm rõ, cung cấp thông tin về tình hình đã xảy ra, cung cấp những công cụ, phương pháp để phân tích đánh giá tình hình và đưa ra dự báo, từ đó giúp lãnh đạo đơn vị có thể đưa ra những quyết định kịp thời. KTQT sẽ cung cấp những thông tin về tình hình hoạt động của từng bộ phận, hiệu quả của từng bộ phận, từ đó xác định được trách nhiệm của từng bộ phận, của mỗi cá nhân phụ trách từng bộ phận trong việc thực hiện mục tiêu chung của đơn vị. Số liệu của kế toán quản trị nhằm phục vụ yêu cầu của lãnh đạo và người lao động trong đơn vị là chủ yếu, nó có thể thay đổi linh hoạt cho phù hợp với yêu cầu