chương trình hội thảo với chủ đề" du lịch, cơ hội và thách thức " tại khách sạn the ann

Chương Trình Hội Thảo Du Lịch Với Chủ đề “Du Lịch , Cơ Hội Thách Thức”.,bảng dự toán ngân sách tổng thể cho sự kiện, Kế Hoạch Nhân Sự, trang trí toàn bộ địa điểm tổ chức hội nghị: Trang trí sân khấu, thảm đỏ, hoa tươi, Lắp đặt sân khấu, thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn chiếu... kế hoạch dự phòng rủi ro cho sự kiện Mất điện Tổ chức sự kiện tất nhiên thì điện là yếu tố ưu tiên hàng đầu. Nếu không có điện mọi trang thiết bị đều trở nên vô nghĩa. Vì vậy, ban luôn phải có bộ máy phát điện hỗ trợ. Đồng thời, nên có các loại đèn sạch dự phòng, nhanh chóng chuyển các nguồn điện sang máy phát điện để chương trình được tiếp tục. tổ chức sự kiện hội thảo

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HÀ NỘI

KHOA: KINH TẾ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

KỲ THI KẾT THÚC HỌC PHẦN HỌC KỲ 2 NĂM HỌC 2020 – 2021

ĐỀ SỐ: 01 Sinh viên thực hiện : Triệu Ánh Đào

Tên học phần: : Quản trị sự kiện

Giảng viên hướng dẫn : ThS Trần Minh Nguyệt

Hà Nội, ngày 07 tháng 11 năm 2022

ĐỀ BÀI:

Đai ḥoc Tài nguyên và Môi trường Hà Nội phối hơp với sở du lịch Thành phố

Hà Nội đang chuẩn bị triển khai tổ chức hội thảo du lịch với chủ đề “Du lịch Hà Nội, cơ hội và thách thức”

Dự kiến:

Thời gian tổ chức: ngày 12/01/2022

Địa điểm tổ chức hội thảo: khách sạn The Ann Hà Nội

Khách mời tham dự: 500 khách

YÊU CẦU: Anh (chị) hãy xác định mục tiêu của sự kiện, xác định đối tượng đại biểu/ khách mời của sự kiện, viết chương trình cho sự kiện Căn cứ vào đó, xây dựng kế

hoạch nhân sự, kế hoạch dự phòng rủi ro cho sự kiện và lập bảng dự toán ngân sách tổng

thể cho sự kiện

BÀI LÀM

I Mục tiêu của sự kiện

Hội thảo du lịch với chủ đề “du lịch Hà Nội, cơ hội và thách thức”

Số lượng người tham gia đạt đu 500 khách

- Hội thảo nhằm báo cáo trình bày về tổng quan sự phát triển của du lịch Hà Nội

- Nêu ra những cơ hội và thách thức của du lịch hà nội

- Đề xuất ra giải pháp để phát triển du lịch hà nội

II Đối tượng đại biểu/khách mời:

Hội nghị được diễn ra với sự tham gia của các đại biểu/khách mời

 TS Vũ Danh Tuyên - Phó Hiệu trưởng phụ trách Trường

 TS Nguyễn Hoản - Trưởng khoa Kinh tế tài nguyên và môi trường

Trường Đại học Tài nguyên và Môi trường Hà Nội

 TS Trần Minh Nguyệt - Giảng viên Trường Đại Học Tài Nguyên Và môi Trường Hà Nội

 TS Vũ Thị Thảo - Giảng Viên Trường Đại học tài Nguyên Và môi

Trường Hà Nội

 TS Nguyễn Thị Thanh Mai – Giảng Viên Trường Đại học tài Nguyên Và môi Trường Hà Nội

 Ngô Thị Thanh Hằng – Phó Bí thư Thường trực Thành ủy sở du lịch Thành Phố Hà Nội

 Vũ Thu Hà - Giám đốc Sở du lịch Thành Phố Hà Nội

 Đặng Hương Giang – lãnh đạo sở du lịch Thành Phố Hà Nội

 Đỗ Thu Mai - thành viên hội đồng tư vẫn du lịch

 Đặng Anh Tuấn – chuyên gia tư vấn du lịch của sở du lịch Hà nội

Cùng với sự tham gia của lãnh đạo các Vụ, đơn vị thuộc sở Du lịch, các chuyên gia trong lĩnh vực du lịch; một số giảng viên, sinh viên đại diện khoa du lịch và khách sạn của trường Đại Học Tài Nguyên và Môi Trường Hà Nội; các khách mời quan tâm đến sự kiện đã đăng ký trước

III Chương Trình Hội Thảo Du Lịch Với Chủ đề “Du Lịch Hà Nội, Cơ

Hội Và Thách Thức”.

Địa điểm: khách sạn The Ann Hà Nội

Thời gian dự kiến: 8h00 – 12h00 ngày 12/01/2022

 Tiến hành tổ chức hội thảo

- Đón tiếp khách mời: tại sảnh chờ của khách sạn The Ann Hà Nội

- Nhân viên đón tiếp: nhân viên của khách sạn và nhân viên đón tiếp khách mời của Trường Đại Học Tài Nguyên và Môi Trường Hà Nội phụ trách đón khách từ sảnh khách sạn và hướng dẫn khách đi tới phòng dự hội thảo

- Địa chỉ: 38A Hàng Chuối, Phạm Đình Hổ, Hai Bà Trưng, Hà Nội

- Biểu diễn nghệ thuật: biểu diễn hai tiết mục văn nghệ để khai mạc sự kiện

 Tiếp đón khách mời: 8h00 – 8h30

Đại diện của Trường đón tiếp khách mời

Sắp xếp ổn định chỗ ngồi khách mời

Lấy danh sách phóng viên tham dự

 Khai mạc sự kiện: 8h30 – 8h50

Biểu diễn hai tiết mục văn nghệ để khai mạc sự kiện

MC giới thiệu các đại biểu khách mời trong buổi hội nghị,

Người đại diện phát biểu lý do tổ chức buổi hội nghị với chủ đề “du lịch

Hà Nội, cơ hội và thách thức”

 Thảo luận về hội thảo: 8h50 - 9h50

báo cáo trình bày về tổng quan sự phát triển của du lịch Hà Nội

Nêu ra những cơ hội và thách thức của du lịch hà nội

 Giải lao đi ăn nhẹ và thư giãn đầu óc: 9h50 - 10h20

Khách mời thưởng thức tiệc ngọt tại sản tổ chức sự kiện của khách sạn The Ann

 Giải quyết các vấn đề đã đặt ra nêu giải pháp: 10h20 – 11h10

MC tiếp nhận câu hỏi và mời người đại diện lên chủ trì giải quyết các vấn

đề đặt ra từ khách mời

 Tổng kết lại toàn bộ các vấn đề đã trao đổi trong hội thảo: 11h10 – 11h30

 Bế mạc hội nghị: 11h30 – 12h00

MC thông báo kết thúc chương trình, cảm ơn chào tạm biệt và hướng dẫn khách ra về

IV Kế Hoạch Nhân Sự

 Trang trí toàn bộ địa điểm tổ chức hội nghị: Trang trí sân khấu, thảm đỏ, hoa tươi, backdrop

Số lượng: 10 nhân viên của khách sạn, 3 người giám sát

 Lắp đặt sân khấu, thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn chiếu

Số lượng: 15 nhân viên của khách sạn, 2 người giám sát

 Khu vực dành cho đại biểu: Đặt biển tên, nước uống, hoa tươi, khăn chải bàn, sắp xếp ghế ngồi ngay ngắn

Số lượng: 8 nhân viên của khách sạn, 2 người giám sát

 Khu vực dành cho khách tham dự khác: Sắp xếp ghế ngồi ngay ngắn, khoa học

Số lượng: 15 nhân viên của khách sạn, 5 người giám sát

 Khu vực lễ tân: Sắp xếp bàn ghế, nước uống, bánh khẹo, tài liệu,… cho khách trong lúc tham dự sự kiện

Số lượng: 6 nhân viên của khách sạn, 1 người giám sát

 Khu vực sảnh tổ chức tiệc ngọt: sắp xếp các món ăn, hoa quả, đồ uống

Số lượng: 25 nhân viên của khách sạn, 4 người giám sát

 Khu vực cổng chờ: 10 nhân viên an ninh của khách sạn

V kế hoạch dự phòng rủi ro cho sự kiện

1 Mất điện

Tổ chức sự kiện tất nhiên thì điện là yếu tố ưu tiên hàng đầu Nếu không có điện mọi trang thiết bị đều trở nên vô nghĩa Vì vậy, ban luôn phải có bộ máy phát điện hỗ trợ Đồng thời, nên có các loại đèn sạch dự phòng, nhanh chóng chuyển các nguồn điện sang máy phát điện để chương trình được tiếp tục

2 Hư hỏng thiết bị

Có những thiết bị lâu năm có thể hư hỏng đột ngột ngay trong ngày diễn ra sự kiện hoặc có những thiết bị mới, chưa quen cách sử dụng vô tình cũng có thể

khiến chúng hư hỏng Chính vì vậy, trong những trường hợp này luôn phải có kỹ thuật viên túc trực để sửa chữa và khắc phục tình trạng này Bên cạnh đó, bạn nên sử dụng các sản phẩm đến từ các thương hiệu uy tín và nên kiểm tra thật kỹ lưỡng chất lượng của thiết bị trước ngày tổ chức sự kiện

3 Người tham dự bị bệnh đột ngột

Với số lượng người đông, không hiếm trường hợp khán giả tham gia chương trình ngất xỉu hoặc bị đột quỵ, chấn thương do vấp té,… Chính vì vậy, chuẩn bị các thiết bị y tế, xe cứu thương cùng y tá túc trực luôn là điều mà các nhà tổ chức

sự kiện chuyên nghiệp không bao giờ bỏ qua

4 Hỏa hoạn

Sự kiện diễn ra đồng nghĩa với việc có rất nhiều các thiết bị điện đóm nên phòng tránh hỏa hoạn không bao giờ là thừa Trong khuôn viên để tổ chức sự kiện, trang bị các bình chữa cháy ở nhiều nơi xung quanh khu vực này Nếu hỏa hoạn xảy ra, cần nhanh chóng tắt hết các thiết bị điện nếu và sơ tán mọi người đến nơi

an toàn từ các lối thoát hiểm Sau đó đồng thời sử dụng bình cứu hỏa kiểm soát đám cháy và gọi nhân viên cứu hỏa tới

5 Khách mời tới trễ

Có không ít trường hợp các khách mời dù lý do khách quan hay chủ quan đến trễ khiến cho MC trên sân khấu khó xử Chính vì vậy, để giải quyết tình huống này, chuẩn bị trước các trò chơi nhẹ hoặc các hoạt động vui nhộn nào đó để kéo dài thời gian Nếu không chuẩn bị trước sẽ gây sự lúng túng cho MC và mất sự chuyên nghiệp của sự kiện

6 Sẽ có một số những người kích động phá hoại sự kiện

Khắc phục bằng việc bố trí hợp lý bảo vệ ở cổng ra vào và trong sảnh sự kiện để tránh những trường hợp xấu xảy ra

VI Lập bảng dự toán ngân sách tổng thể cho sự kiện.

HIỆU

VỊ TÍNH

SỐ LƯỢNG

ĐƠN GIÁ(VNĐ)

THÀNH TIỀN (VNĐ)

1 MH1 Chi phí thuê

khách sạn

Ngày 1 30.000.000 30.000.000

2 MH2 Thiết bị nghe,

âm thanh, ánh sáng, loa đài

Ngày 1 10.000.000 10.000.000

4 MH4 Thiết kế thiệp

mời

uống

Tiệc teabreak 500 40.000 20.000.000

6 MH6 Chi phí tiết

mục văn nghệ

2 5.000.000 10.000.000

PHỤ LỤC

stt Địa điểm Thời gian Nội dung hoạt

động

Mô tả hoạt động

1 khách sạn

The Ann Hà

Nội

8h00 – 8h30 Đón tiếp khách

mời

Đại diện của Trường đón tiếp khách mời

Sắp xếp ổn định chỗ ngồi khách mời

Lấy danh sách phóng viên tham dự

2 khách sạn

The Ann Hà

Nội

8h30 – 8h50 Khai mạc sự

kiện

Biểu diễn hai tiết mục văn nghệ để khai mạc sự kiện

MC giới thiệu các đại biểu khách mời trong buổi hội nghị,

Người đại diện phát biểu

lý do tổ chức buổi hội nghị với chủ đề “du lịch

Hà Nội, cơ hội và thách thức”

3 khách sạn

The Ann Hà

Nội

8h50 - 9h50 Thảo luận về hội

thảo

báo cáo trình bày về tổng quan sự phát triển

của du lịch Hà Nội Nêu ra những cơ hội và thách thức của du lịch hà nội

4 khách sạn

The Ann Hà

Nội

9h50 -10h20

Giải lao đi ăn nhẹ và thư giãn đầu óc

Khách mời thưởng thức tiệc ngọt tại sản tổ chức

sự kiện của khách sạn The Ann

5 khách sạn

The Ann Hà

Nội

10h20 – 11h10

Giải quyết các vấn đề đã đặt ra nêu giải pháp

MC tiếp nhận câu hỏi và mời người đại diện lên chủ trì giải quyết các vấn

đề đặt ra từ khách mời

6 khách sạn

The Ann Hà

Nội

11h10 – 11h30

Tổng kết Tổng kết lại toàn bộ các

vấn đề đã trao đổi trong hội thảo

7 khách sạn

The Ann Hà

Nội

11h30 – 12h00

Bế mạc hội nghị MC thông báo kết thúc

chương trình, cảm ơn chào tạm biệt và hướng dẫn khách ra về

Bảng 3.1 chương trình hội thảo

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Slide môn quản trị sự kiện – ThS Trần Minh Nguyệt

2 Bài giảng môn quản trị sự kiện – ThS Trần Minh Nguyệt