Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, là phương thức phát huy trí tuệ tập thể, tri thức và kinh nghiệm của các thành viên để giải quyết những vấn đề quan trọng. Qua cuộc họp để tổ chức trao đổi thông tin giữa các thành viên, truyền đạt trực tiếp các quyết định quản lý đến những người thực hiện. Đến với các cuộc họp, các đại biểu có cơ hội để trao đổi kinh nghiệm, thảo luận và phối hợp công tác. Những vấn đề khó khăn, vướng mắc sẽ được giải quyết thông qua các cuộc họp. Trong các cơ quan hành chính nhà nước là nơi diễn ra các hoạt động của người dân và cuộc sống của họ. Tại đây, vai trò lãnh đạo của Đảng, sự quản lý của Nhà nước và hoạt động của các tổ chức chính trị xã hội đều hướng tới mục tiêu phát triển kinh tế xã hội, đảm bảo quốc phòng an ninh, giữ vững ổn định chính trị và tổ chức cuộc sống của cộng đồng dân cư. Để thực hiện hoạt động quản lý, điều hành đạt hiệu quả, người cán bộ lãnh đạo, quản lý nói chung phải thông qua hình thức tổ chức và điều hành các cuộc họp. Đối với cấp cơ sở thường xuyên tổ chức các cuộc họp như họp giao ban, họp sơ kết hoặc tổng kết công tác tháng, cả năm, các hội thảo, hội nghị chuyên đề,… Thời gian qua việc tổ chức các cuộc họp từ trung ương đến cơ sở đã hướng tới nâng cao chất lượng, nội dung và hình thức phong phú, thường xuyên thay đổi cho phù hợp với điều kiện cụ thể như triển khai thông qua hình thức gửi văn bản, thông tin trên mạng nội bộ, trên trang web, họp trực tuyến... đã giảm được việc tổ chức họp tập trung đông người, hạn chế giấy tờ, văn bản, tiết kiệm thời gian đi lại, kinh phí; sử dụng các phương tiện công nghệ hiện đại trong tổ chức cuộc họp, hướng đến tổ chức các cuộc họp thật sự quan trọng, giảm bớt những cuộc họp không cần thiết; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong tổ chức các cuộc họp. Tuy nhiên, việc tổ chức các cuộc họp nói chung và các cuộc họp ở cơ sở nói riêng cũng còn bộc lộ những bất cập, hạn chế như nội dung cuộc họp chưa chuẩn bị chu đáo, ý kiến phát biểu dàn trãi, chưa đúng trọng tâm; ý thức, trách nhiệm của một số đại biểu chưa cao, còn tình trạng đi muộn, về sớm, làm việc riêng, xem điện thoại trong thời gian họp; chưa có nhiều sự đổi mới trong điều hành, tổ chức họp; nhiều cuộc họp diễn ra một chiều là nghe trình bày báo cáo, phát biểu của lãnh đạo mà chưa dành thời gian hợp lý để các đại biểu phát biểu ý kiến, nhất là các ý kiến phản biện; các cuộc họp dân số lượng và thành phần chưa đúng và đủ, số người dân vắng mặt trong cuộc họp phải cử cán bộ đến nhà trực tiếp gặp gỡ, giải thích từng hộ… Vì vậy, nghiên cứu chủ đề: “Tổ chức và điều hành cuộc họp trong các cơ quan hành chính nhà nước Một số vấn đề lý luận và thực tiễn tại xã Minh Thành” là nội dung có ý nghĩa lý luận và thực tiễn sâu sắc.
Trang 1BÀI THU HOẠCH HẾT HỌC PHẦN Chương trình Trung cấp lý luận chính trị - hành chính
CHỦ ĐỀ: TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH
CUỘC HỌP TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC - MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN TẠI XÃ MINH THÀNH
Họ tên học viên:
Lớp: Trung cấp LLCT-HC,
Phần: V.1
Bình Phước, năm 2021
Trang 2PHẦN I MỞ ĐẦU
Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, là phương thức phát huy trí tuệ tập thể, tri thức và kinh nghiệm của các thành viên để giải quyết những vấn đề quan trọng Qua cuộc họp để tổ chức trao đổi thông tin giữa các thành viên, truyền đạt trực tiếp các quyết định quản lý đến những người thực hiện Đến với các cuộc họp, các đại biểu có cơ hội để trao đổi kinh nghiệm, thảo luận và phối hợp công tác Những vấn đề khó khăn, vướng mắc sẽ được giải quyết thông qua các cuộc họp
Trong các cơ quan hành chính nhà nước là nơi diễn ra các hoạt động của người dân
và cuộc sống của họ Tại đây, vai trò lãnh đạo của Đảng, sự quản lý của Nhà nước và hoạt động của các tổ chức chính trị - xã hội đều hướng tới mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo quốc phòng an ninh, giữ vững ổn định chính trị và tổ chức cuộc sống của cộng đồng dân cư Để thực hiện hoạt động quản lý, điều hành đạt hiệu quả, người cán
bộ lãnh đạo, quản lý nói chung phải thông qua hình thức tổ chức và điều hành các cuộc họp Đối với cấp cơ sở thường xuyên tổ chức các cuộc họp như họp giao ban, họp sơ kết hoặc tổng kết công tác tháng, cả năm, các hội thảo, hội nghị chuyên đề,…
Thời gian qua việc tổ chức các cuộc họp từ trung ương đến cơ sở đã hướng tới nâng cao chất lượng, nội dung và hình thức phong phú, thường xuyên thay đổi cho phù hợp với điều kiện cụ thể như triển khai thông qua hình thức gửi văn bản, thông tin trên mạng nội bộ, trên trang web, họp trực tuyến đã giảm được việc tổ chức họp tập trung đông người, hạn chế giấy tờ, văn bản, tiết kiệm thời gian đi lại, kinh phí; sử dụng các phương tiện công nghệ hiện đại trong tổ chức cuộc họp, hướng đến tổ chức các cuộc họp thật sự quan trọng, giảm bớt những cuộc họp không cần thiết; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong tổ chức các cuộc họp Tuy nhiên, việc tổ chức các cuộc họp nói chung và các cuộc họp ở cơ sở nói riêng cũng còn bộc lộ những bất cập, hạn chế như nội dung cuộc họp chưa chuẩn bị chu đáo, ý kiến phát biểu dàn trãi, chưa đúng trọng tâm; ý thức, trách nhiệm của một số đại biểu chưa cao, còn tình trạng đi muộn, về sớm, làm việc riêng, xem điện thoại trong thời gian họp; chưa có nhiều sự đổi mới trong điều hành, tổ chức họp; nhiều cuộc họp diễn ra một chiều là nghe trình bày báo cáo, phát biểu của lãnh đạo mà chưa dành thời gian hợp lý để các đại biểu phát biểu ý kiến, nhất là các ý kiến phản biện; các cuộc họp dân số lượng và thành phần chưa đúng và đủ, số người dân vắng mặt trong cuộc họp phải cử cán bộ đến nhà trực tiếp gặp gỡ, giải thích từng hộ… Vì vậy, nghiên
cứu chủ đề: “Tổ chức và điều hành cuộc họp trong các cơ quan hành chính nhà nước
- Một số vấn đề lý luận và thực tiễn tại xã Minh Thành” là nội dung có ý nghĩa lý luận
và thực tiễn sâu sắc
PHẦN II NỘI DUNG
CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
1.1 Khái niệm về cuộc họp trong các cơ quan hành chính nhà nước
Theo nghĩa chung nhất, cuộc họp là sự tập hợp nhiều người một cách có tổ chức, theo những nguyên tắc nhất định, tại một địa điểm, thời gian cụ thể để thực hiện các công việc như: truyền đạt, trao đổi, thảo luận các thông tin, tổng kết các hoạt động hoặc tìm các biện pháp giải quyết các vấn đề, các nhiệm vụ mà những người dự họp đều quan tâm Ngày 25/5/2006 Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ban hành
Trang 3Quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước Theo đó, họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó Thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật Theo Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg, trong các cơ quan hành chính có các loại cuộc họp chính sau: - Họp tham mưu, tư vấn; - Họp làm việc; - Họp chuyên môn; - Họp giao ban; - Hội nghị tập huấn, triển khai; - Họp tổng kết (Hội nghị tổng kết) hàng năm; - Họp sơ kết hoặc tổng kết chuyên đề (Hội nghị sơ kết hoặc tổng kết)
Hiện nay, thuật ngữ “công sở” được sử dụng phố biến trong khoa học quản lý ở Việt Nam với các nghĩa khác nhau theo cách tiếp cận khác nhau Trong một số trường hợp, thuật ngữ này được áp dụng để chỉ khía cạnh vật chất, địa điểm hoạt động, hay còn gọi là trụ sở của cơ quan hành chính nhà nước - nơi công vụ được llcn hành hoặc dịch vụ công được cung cấp Trong Quyết định số ! 13/2006/QĐ-TTg ngày 25-9-2006 của Thủ tướng Chính phủ về viộc ban hành Quy chế quản lý công sở các cơ quan hành chính nhà nước thì thuật ngữ công sở được hiểu theo nghĩa này
Tuy nhiên, trong phần lán các trường hợp khác, “công sở” được hiểu như là một dạng tổ chức trong xã hội Về cơ bản, thuật ngữ công sở được sử dụng để phân biệt với tư
sở Trong rất nhiều loại công sở tồn tại trong xã hội như công sở chính trị, công sở nhà nước, công sở chính trị-xã hội, cách hiểu và dùng thuật ngữ này một cách phố biến nhất gắn nó với ý nghĩa liên quan đến chính quyền nhà nước
Từ đó có thể hiểu, công sở là địa điểm hoạt động, hay còn gọi là trụ sở của cơ quan Đảng, Nhà nước và các tổ chức chính trị - xã hội, nơi tiến hành các hoạt động công
vụ hoặc dịch vụ công
Có thể phân loại công sở ra thành các loại khác nhau trên cơ sở sử dụng các tiêu chí nhất định Theo tiêu chí về mục đích hoạt động, có công sở công quyền và đơn vị sự nghiệp Theo tiêu chí thẩm quyền, có công sở thẩm quyền chung và công sở thẩm quyền riêng Theo tiêu chí về phạm vi hoạt động, có công sở Trung ương, công sở địa phương, v.v
Điều hành công sở là một nhu cầu tất yếu, liên quan đến việc nghiên cứu và ứng dụng các kỷ năng, kỷ thuật quản lý trong tổ chức lao động công sở nhằm đảm bảo cho công sở thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao và phát triển hơn nữa công sở một cách bền vững
Điều hành công sở là một nội dung của quản lý hành chính nhà nước, qua đó xác lập trạng thái hoạt động của loại hình cơ quan thuộc bộ máy nhà nước được thành lập theo luật định Điều hành công sở nhằm thực hiện các nhiệm vụ quản lý công vụ, công chức; tổ chức phối hợp công việc giữa các bộ phận đê thực hiện mục tiêu chung; tổ chức hoạt động thông tin để đảm bảo sự liên hệ bên trong và bên ngoài; tổ chức các hoạt động giao tiếp hành chính; quản lý tài sản công, ngân sách được giao; xây dựng và thực hiện quy chế
Trang 4Như vậy, có thể hiểu, điều hành công sở là hoạt động đám bảo cho cán bộ, công chức thuộc quyền thực hiện đúng và hiệu quả các công việc được giao để hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức
Mục tiêu hoạt động quản lý, điều hành luôn nhằm những mục tiêu nhất định Điều hành công sở trong quản lý nhà nước là nhằm:
Hiện thực hóa các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước Các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước đề điều chinh các lĩnh vực thuộc đời sống xã hội, con người được thực hiện thông qua quá trình hoạt động của cả bộ máy cơ quan nhà nước nói chung và công sở nói riêng
Góp phần nâng cao năng suất lao động trong công sở Để tạo ra năng suất lao động cao, phải có đầy đủ các yếu tố chủ quan và khách quan, đồng thời phải biết kết hợp các yếu tố đó Điều hành hoạt động của công sở là phải biết sử dụng hiệu quả các yếu tố hiện
có để đạt được mục tiêu đề ra
Tạo ra nền nếp làm việc khoa học Điều hành công sở theo đúng nguyên tắc, đúng quy định của Nhà nước, có chuẩn mực, có kế hoạch sẽ góp phần tạo được nền nếp làm việc tốt cho cơ quan, nền nếp làm việc khoa học; tránh được lối làm việc tùy tiện, tự do; giải quyết và điều hành công việc thiếu cơ sở, căn cứ
Thực hiện có hiệu quả quá trình cải cách nền hành chính nhà nước Cải cách nền hành chính nhà nước là chiến lược lớn của Đảng và Nhà nước ta trong nỗ lực xây dựng một nền hành chính hiện đại, minh bạch, hiệu quả Việc nâng cao chất lượng điều hành công sở của các cơ quan nhà nước sẽ góp phần đẩy nhanh quá trình cải cách hành chính của các cơ quan, đơn vị, từ đó hướng tới thực hiện hiệu quả chiến lược cải cách nền hành chính quốc gia nói chung
1.2 Tổ chức và điều hành các cuộc họp
Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật
Hội họp chính thức là những cuộc hội họp diễn ra theo quy trình, thủ tục nhất định; có xem xét biên bản các cuộc hội họp trước và trong nhiều trường họp có thành phần theo quy định
Hội họp cung cấp cho các nhà quản lý cơ hội để thống nhất nhận thức; tăng cường dân chủ trong điều hành, phát huy trí tuệ tập thể; tăng cường phối hợp, ủng hộ; khuyến khích nhân viên; đánh giá nhân viên và tăng cường hiểu biết lẫn nhau; tạo áp lực hành động Đó cũng là một cách thức hữu hiệu để thu thập thông tin phản hồi cho quản lý
Họp công việc là một phương thức quản lý qua đó nhà quản lý có thể huy động trí tuệ tập thể, tri thức và kinh nghiệm của các thành viên, đặc biệt là các chuyên gia nhằm giải quyết những vấn đề phức tạp; tổ chức trao đổi thông tin giữa các thành viên trong tổ chức; truyền đạt trực tiếp các quyết định quản lý đến những người thực hiện Họp luôn là biện pháp tốt nhất kết nối các thành viên trong tổ chức Trong quản lý hành chính nhà
Trang 5nước, việc họp rất quan trọng và về lâu dài họp vẫn là một phương thức nhằm phát huy trí tuệ tập thể, nâng cao dân chủ, khuyến khích sự đóng góp sáng kiến của các cá nhân vào quá trình điều hành, quản lý xã hội Hội họp (hội nghị, hội thảo, các cuộc họp) là một trong những hình thức cơ bản để phát huy và thực hiện nền dân chủ xã hội chủ nghĩa, chế
độ cùng tham gia một cách tập thể và tự giác của người lao động vào quản lý nhà nước, quản lý kinh tế và các lĩnh vực xã hội khác
Mặc dù, họp có thể mang các mục đích khác nhau - đưa thông tin và trao đổi thông tin, tìm hiểu thực tế, giải quyết vấn đề, v.v tức là đều nhằm mục tiêu nhất định nào
đó, song nếu đó không là một lý do xác đáng và cuộc họp được tổ chức kém hiệu quả -thì chúng thường làm mất thời gian của mọi người Tóm lại, vấn đề là làm sao tố chức họp có hiệu quả nhất, nhanh chóng chấm dứt tình trạng “loạn họp”, loại bỏ những cuộc họp gây lãng phí thời gian, tiền bạc của nhân dân, của đất nước
Nhằm trật tự hóa hoạt động họp, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25-5-2006 quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước Trên cơ sở quy định của Chính phủ, các bộ, ngành Trung ương và địa phương xây dựng quy định chế độ hội họp của cơ quan, tổ chức, đơn vị mình hướng tới tổ chức các cuộc họp quan trọng, giảm bớt những cuộc họp không cần thiết nhưng phải đảm bảo nâng cao chất lượng cuộc họp trong hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước ở các cấp, các ngành, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong việc tổ chức các cuộc họp, tiếp tục đối mới, nâng cao hiệu lực, hiệu quả sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước, đáp ứng yêu cầu của cải cách hành chính
Theo Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25-5-2006 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, tùy thuộc mục tiêu cuộc họp cần phân biệt các loại cuộc họp như sau:
- Họp tham mưu, tư vấn là cuộc họp để thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước nghe các ý kiến đề xuất và kiến nghị của thủ trưởng các cơ quan, đơn vị cấp dưới, của các chuyên gia, nhà khoa học nhằm có đủ thông tin, có thêm các cơ sở, căn cứ trước khi ra quyết định theo chức năng, thẩm quyền
- Họp làm việc là cuộc họp của cấp trên với thủ trưởng cơ quan, đơn vị cấp dưới để giải quyết những công việc có tính chất quan trọng vượt quá thẩm quyền của cấp dưới hoặc
để kiêm tra trực tiếp tại chỗ về tình hình thực hiện các nhiệm vụ công tác của cấp dưới
- Họp chuyên môn là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng và hoàn thiện các dự án, đề án
- Họp giao ban là cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước để nắm tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến và thực hiện chỉ đạo giải quyết các công việc thường xuyên
- Họp tập huấn, triển khai (Hội nghị tập huấn, triển khai) là cuộc họp để quán triệt, thống nhất nhận thức và hành động về nội dung và tinh thần các chủ trương, chính sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà nước về quản lý, điều hành hoạt động kinh tế - xã hội
Trang 6- Họp tổng kết (Hội nghị tổng kết) hàng năm là cuộc họp để kiêm điểm, đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác hàng năm và bàn phương hướng nhiệm
vụ công tác cho năm tới của cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước
- Họp sơ kết hoặc tổng kết (Hội nghị sơ kết hoặc tổng kết) chuyên đề là cuộc họp
để đánh giá tình hình triển khai và kết quả thực hiện một chủ trương, chính sách quan trọng
Ví dụ: ủy ban nhân dân xã mồi tháng họp ít nhất một lần, ngày họp cụ thể do Chủ tịch quyết định
Thành phần tham dự phiên họp gồm có: Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các ủy viên ủy ban nhân dân xã Chủ tịch ủy ban nhân dân mời Thường trực Đảng ủy, Thường trục Hội đồng nhân dân cùng tham dự Chủ tịch Mặt trận Tổ quốc, người đứng đầu các đoàn thể nhân dân, cán bộ không chuyên trách, công chức cấp xã và các trưởng thôn, tổ trưởng dân phố được mời tham dự khi bàn về các công việc có liên quan Đại biểu mời tham dự được phát biếu ý kiến nhưng không có quyền biểu quyết
Trình tự phiên họp như sau:
- Chủ tịch ủy ban nhân dân chủ tọa phiên họp Khi Chủ tịch vắng mặt, ủy quyền Phó Chủ tịch chủ tọa phiên họp
- Văn phòng ủy ban nhân dân báo cáo số thành viên ủy ban nhân dân có mặt, vắng mặt, đại biểu được mời dự và chương trình phiên họp
- Chủ đề án báo cáo tóm tắt đề án, những vấn đề còn có ý kiên khác nhau, những vấn đề cần thảo luận và xin ý kiến tại phiên họp
- Các đại biểu dự họp phát biếu ý kiến
- Chủ tọa phiên họp kết luận từng đề án và lấy biểu quyết Đe án được thông qua nếu được quá nửa tổng số thành viên ủy ban nhân dân biểu quyết tán thành
Trường hợp vấn đề thảo luận chưa được thông qua thì Chủ tọa yêu cầu chuẩn bị thêm đế trình lại vào phiên họp khác
- Chủ tọa phát biếu ý kiến kết luận phiên họp
Hàng tuần, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch họp giao ban một lần theo quyết định của Chú tịch để kiểm điểm tình hình, thống nhất chỉ đạo các công tác; xử lý các vấn đề mới nảy sinh; những vấn đề cần báo cáo xin ý kiến của ủy ban nhân dân, Hội đồng nhân dân
xã, ủy ban nhân dân huyện; chuấn bị nội dung các phiên họp ủy ban nhân dân, các hội nghị, cuộc họp khác do ủy ban nhân dân xã chủ trì triển khai Thường trực Hội đồng nhân dân, Chủ tịch Mặt trận Tổ quốc và người đứng đầu các đoàn thể nhân dân cấp xã và cán
bộ, công chức xã được mời tham dự khi bàn về các vấn đề có liên quan
Trình tự giao ban như sau:
- Văn phòng ủy ban nhân dân xã báo cáo những công việc chính đã giải quyết tuần trước, những khó khăn, vướng mắc, tồn tại và các công việc cần xử lý; chương trình công tác tuần
Trang 7- Chủ tịch, Phó Chủ tịch thảo luận, quyết định một vấn đề thuộc thẩm quyền và xử
lý các nội dung công tác
Khi cần thiết, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch ủy ban nhân dân xã triệu tập các trưởng thôn, tố trưởng dân phố, một số cán bộ, công chức họp để chỉ đạo, giải quyết các vấn đề theo yêu cầu nhiệm vụ
Sáu tháng một lần hoặc khi thấy cần thiết, ủy ban nhân dân xã họp liên tịch với Thường trực Đảng ủy, Thường trục Hội đồng nhân dân, Chủ tịch Mặt trận Tổ quốc và người đứng đầu các đoàn thể nhân dân cấp xã, cán bộ không chuyên trách và công chức cấp xã, trưởng thôn, tổ trưởng dân phố để thông báo tình hình kinh tế - xã hội, kiểm điểm
sự chi đạo, điều hành của ủy ban nhân dân và triến khai nhiệm vụ công tác sắp tới
Các hội nghị chuyên đề, sơ kết, tổng kết công tác 6 tháng, cả năm của ủy ban nhân dân xã về các nhiệm vụ công tác cụ thể được tô chức theo hướng dẫn của cơ quan nhà nước cấp trên
Để đạt hiệu quả nhất định, cuộc họp cần được tiến hành đảm bảo những yêu cầu sau đây:
- Bắt đầu cuộc họp đúng giờ Nếu cứ chờ đợi những người đến muộn (bằng cách tranh thủ xem lại tài liệu; trao đổi một vài vấn đề nào đó với vài người đã có mặt, v.v.) thì
cỏ nghĩa là những người đến đúng giờ không được tôn trọng, đồng thời đã vô tình tập cho mọi người thói quen đi trễ
- Xác định tóm tắt, ngắn gọn mục tiêu của cuộc họp Nhấn mạnh những điểm cần lưu ý Nếu không phân phát chương trình nghị sự thì phải đảm bảo mọi người nắm được nội dung họp để đạt được mục tiêu đã đề ra
- Nêu những hạn chế về thời gian dành cho các nội dung công việc đưa ra trong chương trình nghị sự Đảm bảo nội dung chương trình nghị sự và phân bổ thời gian tương ứng cho các vấn đề, v.v
- Bắt đầu cuộc họp một cách hấp dẫn, lôi cuốn sự chú ý của những người tham dự Tránh những câu không xác định (đáng liếc, tôi không là nhà hùng biện; do quá ít thời gian nên chưa kịp chuẩn bị, V.V.) Lựa chọn giọng điệu nghiêm túc, song nhẹ nhàng
- Giới thiệu đại biểu, đặc biệt là những người mới lạ (nếu cần)
- Phải bảo đảm cuộc họp được tiến hành trôi chảy và đi đúng trọng tâm cần đề cập đúng lúc và nhấn mạnh các vấn đề lớn, cấp bách hoặc quan trọng nhất
- Đảm bảo chương trình nghị sự Hãy cố gắng hết sức để thực hiện được thời gian
đã định
- Trình bày tóm tắt vấn đề (không đọc toàn văn văn bản chuẩn bị trước), nêu rõ vấn đề cần xin ý kiến, không xa chủ đề, lạc chủ đề Khi phát biểu phải thật ngắn gọn và súc tích Trong trường hợp nhiều người nêu ý kiến cá nhân, hãy đề nghị họ không nên làm mất thời gian cuộc họp Khi có nhiều người tham gia ý kiến ở một vấn đề, người chủ trì cuộc họp nên nhắc nhở khi thấy ý kiến sau trùng lắp với ý kiến trước đó
Trang 8Điều chỉnh “bầu không khí” cuộc họp và hướng hội nghị theo chủ đề (điều chỉnh những báo cáo, tham luận dài dòng, lặp lại, “chạy trước” hoặc lạc đề) Chú ý các tín hiệu phát biểu và dành thời gian thích hợp cho các đại biểu tham gia ý kiến
- Tạo ra một bầu không khí mang tính chuyên nghiệp Không cho phép nói chuyện riêng Phát biểu bằng giọng nói đầy sức mạnh, nghị lực, sử dụng các câu hỏi phù hợp, có các nhận xét và định hướng cho mọi người để cùng thảo luận đi đến thống nhất kết luận cuối cùng Neu cuộc họp bị kéo dài mà vẫn không đưa ra được quyết định nào, cần kịp thời dừng việc tiếp tục thảo luận; nếu còn điều gì đó chưa đưa ra giải pháp, phải xác định cần phải làm gì để giải quyết vấn đề đó trong tương lai và bổ sung vào kế hoạch tiếp theo Phải tỏ ra kiên định trong trường hợp những người dự họp đi chệch khỏi vấn đề đang triển khai trong buổi họp và đề nghị sẽ thảo luận trong một cuộc họp khác
- Kiểm tra việc giải quyết những vấn đề của chương trình nghị sự
- Kiểm tra hoạt động của thư ký
- Tổng kết các vấn đề và ghi rõ việc thực hiện
- Dự kiến xếp lịch cho cuộc họp tiếp theo vào cuối cuộc họp hiện tại
- Kết thúc cuộc họp đúng giờ quy định, đừng bao giờ kéo dài Tâm lý người dự họp luôn thấy bất an, bất bình khi phải họp kéo dài hơn giờ quy định Họ còn nhiều dự định phải giải quyết sau khi họp, không nên bắt họ lỡ những công việc khác, hơn nữa họ không còn tâm trạng nào để lắng nghe hoặc phát biểu
- Từng bước ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ việc họp
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC XÃ MINH THÀNH HIỆN NAY
2.1 Những kết quả đạt được
Theo yêu cầu nhiệm vụ, hàng năm, xã Minh Thành đã tổ chức từ vài chục đến hàng trăm cuộc họp (bao gồm: họp, hội nghị, hội thảo, tọa đàm, tham mưu, tư vấn, chuyên đề, giao ban, họp làm việc, họp kiểm tra, sơ kết, tổng kết, tập huấn…) Tùy theo tính chất, yêu cầu của cuộc họp để cơ quan chủ trì, phối hợp đơn vị có liên quan chuẩn bị nội dung, chương trình, thành phần tham dự, xác định hình thức họp trực tiếp hoặc trực tuyến, quy mô, phạm vi tổ chức trong cơ quan, đơn vị, địa phươg Ngoài ra, các cơ quan, đơn vị cũng được mời tham dự rất nhiều cuộc họp do các cơ quan, đơn vị khác tổ chức
Hiện nay, việc tổ chức họp xã Minh Thành đã được quy định tại Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 5 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ; Quyết định số 77/2006/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế làm việc mẫu của UBND
xã, phường, thị trấn; Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc
tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam Căn cứ các văn bản này, xã Minh Thành đã ban hành kế hoạch thực hiện hoặc đưa nội dung họp vào quy chế làm việc để triển khai thực hiện
Bên cạnh đó, để nâng cao chất lượng, giảm số lượng các cuộc họp, xã Minh Thành
đã thực hiện các giải pháp như: Chuẩn bị kỹ nội dung, chương trình; trình bày các slide hoặc video clip thay cho việc trình bày các báo cáo để các đại biểu dễ tiếp thu, nắm bắt vấn đề; tăng cường phối hợp xử lý công việc như lấy ý kiến bằng văn bản, trao đổi công
Trang 9việc qua điện thoại, thư điện tử, cập nhật các thông tin về tình hình, kết quả thực hiện nhiệm vụ vào phần mềm dữ liệu để chủ động kiểm tra, khai thác, chia sẻ thông tin; điều phối, lồng ghép các cuộc họp phù hợp với tính chất, nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị… Qua đó đã giảm được số lượng và kinh phí tổ chức các cuộc họp, điển hình như năm
2020 xã Minh Thành giảm 14% cuộc họp so với năm 2019
2.3 Những hạn chế còn tồn tại
Bên cạnh những kết quả đã đạt được, việc tổ chức họp đang có những tồn tại, hạn chế đó là: Số lượng cuộc họp ngày càng tăng, nhiều cuộc họp không thật sự cần thiết vẫn được tổ chức; việc chuẩn bị nội dung họp, ý kiến phát biểu, báo cáo tham luận của một số cuộc họp chất lượng chưa cao; chấp hành kỷ luật, nội quy cuộc họp của một số cán bộ, công chức chưa thực sự nghiêm túc như đi muộn, về sớm, làm việc riêng trong thời gian họp; chưa có nhiều sự đổi mới trong điều hành, tổ chức họp; nhiều cuộc họp diễn ra một chiều là nghe trình bày báo cáo, phát biểu của lãnh đạo mà chưa dành thời gian hợp lý để các đại biểu phát biểu ý kiến, nhất là các ý kiến phản biện; việc thực hiện kết luận, thông báo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo có thẩm quyền đối với không ít cuộc họp chưa được đầy
đủ, kịp thời…
Tồn tại, hạn chế nêu trên, bên cạnh nguyên nhân khách quan như: Khối lượng công việc ngày càng tăng, yêu cầu chất lượng xử lý ngày càng cao, nhiều nhiệm vụ đột xuất, cấp bách… nên cần tổ chức họp để chỉ đạo xử lý Bên cạnh đó, chủ yếu do nguyên nhân chủ quan, đó là: cán bộ chủ trì xã Minh Thành chưa thật sự quan tâm chỉ đạo nâng cao chất lượng, giảm số lượng, đổi mới cách thức tổ chức họp, hội nghị; công tác phối hợp, trao đổi, chia sẻ, xử lý thông tin của các cơ quan, đơn vị chưa được thường xuyên, liên tục; tham mưu xử lý công việc của một số cán bộ, công chức có những việc hiệu quả chưa cao, chậm tiến độ; chưa quyết liệt trong xây dựng và ứng dụng đồng bộ công nghệ thông tin trong công tác chỉ đạo, điều hành…
CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP VÀ LIÊN HỆ TRÁCH NHIỆM BẢN THÂN 3.1 Giải pháp
Thứ nhất, đối với chủ tọa cuộc họp Cần xác định nội dung, xây dựng chương
trình cuộc họp, chuẩn bị bài khai mạc, bế mạc (nếu có yêu cầu), thông báo thời gian và thành phần cuộc họp
Chủ toạ cuộc họp cần có sự định hướng rõ ràng, trình bày ngắn gọn nội dung cuộc họp, gợi ý nội dung cần tập trung thảo luận như nhiệm vụ trọng tâm cần thực hiện, những vấn đề người dân đang quan tâm, định hướng phát triển kinh tế - xã hội của địa phương Chủ toạ kỳ họp phải thực sự linh hoạt, uyển chuyển trong quá trình điều hành nhằm tạo
ra được không khí dân chủ, thoải mái, nhưng nghiêm túc Điều quan trọng nữa là chủ toạ cuộc họp phải nắm bắt, tổng hợp đầy đủ, kịp thời các ý kiến thảo luận của đại biểu Sau khi kết thúc mỗi cuộc họp, chủ tọa cần kết luận cuộc họp, phân công nhiệm vụ và thông báo thời gian, tiến độ thực hiện từng nội dung công việc
Đối với các cuộc họp dân, chủ tọa trình bày nội dung cuộc họp thật cụ thể, ngắn gọn,
dễ hiểu, đúng trọng tâm cuộc họp, dành nhiều thời gian cho dân đóng góp ý kiến những vấn đề có liên quan; giải trình những vấn đề người dân quan tâm, thảo luận
Thứ hai, đối với đại biểu tham dự Các đại biểu dự họp cần nâng cao ý thức trách
nhiệm, nghiên cứu tài liệu, chuẩn bị nội dung trước khi dự họp để tham gia phát biểu ý kiến đúng trọng tâm Người đi họp cần đúng giờ và dự họp nghiêm túc Quá trình phát biểu thảo luận phải thể hiện được ý thức trách nhiệm trên tinh thần xây dựng, giữ gìn đoàn kết nội
bộ, tránh làm chệch hướng nội dung và ảnh hưởng đến thời gian của cuộc họp
Trang 10Thứ ba, về công tác chuẩn bị cuộc họp Để cuộc họp thật sự hiệu quả cần có sự
chuẩn bị chu đáo về nội dung, tài liệu, phương tiện, cơ sở vật chất… Trước khi cuộc họp diễn ra cần chuẩn bị tài liệu đầy đủ Ví dụ các cuộc họp của Đảng ủy như Hội nghị Ban Chấp hành Đảng bộ, Họp Ban Thường vụ Đảng ủy, họp Thường trực Đảng ủy, họp giao ban, Hội nghị tiếp các Đoàn kiểm tra, giám sát chuyên đề đối với cá nhân lãnh đạo hay tập thể Đảng bộ,…) Trước khi cuộc họp bắt đầu, văn phòng phải giúp Đảng ủy chuẩn bị đầy
đủ các tài liệu phục vụ cuộc họp như dự thảo Báo cáo, dự thảo Chương trình công tác của Đảng ủy xã Báo cáo phục vụ Hội nghị chuyên đề, kiểm tra, giám sát theo đúng yêu cầu Ngoài ra, cần chuẩn bị các điều kiện vật chất cho các cuộc họp Tùy vào tính chất của từng cuộc họp sẽ có sự chuẩn bị riêng Cần chuẩn bị phòng họp; trang trí, sắp xếp bàn ghế; đón tiếp và bố trí vị trí ngồi; hỗ trợ các thiết bị âm thanh, ánh sáng, phương tiện cần thiết… Đối với các cuộc họp dân cần chọn ngày, giờ, địa điểm thích hợp để tổ chức họp dân đạt hiệu quả
Thứ tư, thực hiện một số yêu cầu để cuộc họp đạt hiệu quả Bắt đầu cuộc họp đúng
giờ, đảm bảo đầy đủ nội dung cuộc họp và đi đúng trọng tâm; phân bổ thời gian tương ứng cho các nội dung, kết thúc cuộc họp đúng giờ quy định; áp dụng công nghệ thông tin, các phương tiện hiện đại phục vụ cuộc họp Các cơ quan, địa phương nên chú trọng triển khai họp trực tuyến, những cuộc họp không thật sự cần thiết thì có thể giải quyết, triển khai thông qua hình thức gửi văn bản, thông tin trên mạng nội bộ, trên trang web
Như vậy, họp có nhiều ý nghĩa và mục đích khác nhau nhưng nếu tổ chức cuộc họp không hiệu quả thì sẽ làm mất thời gian, công sức của rất nhiều người Vấn đề là làm thế nào để tổ chức cuộc họp nói chung và họp ở cấp cơ sở nói riêng đảm bảo nội dung, nâng cao hiệu quả công tác, tránh phô trương hình thức, gây lãng phí, tốn kém về thời gian, công sức, tiền bạc của Nhà nước và nhân dân
Thứ năm, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác khoa học, hợp lý, khả thi Duy
trì nghiêm túc việc cập nhật đầy đủ, kịp thời tình hình, kết quả thực hiện nhiệm vụ vào hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc, phục vụ đôn đốc, kiểm tra và tổng hợp, báo cáo Đồng thời, cần đẩy mạnh việc phân cấp hoặc ủy quyền xử lý công việc cho cấp dưới
Thứ sáu, chỉ tiến hành cuộc họp theo chương trình, kế hoạch và thực sự cần thiết.
Khi phải tổ chức họp cần xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự,
để phân công chuẩn bị kỹ, chu đáo, bảo đảm hiệu quả, thiết thực, không hình thức, phô trương và không để việc tổ chức họp làm ảnh hưởng tiến độ, chất lượng thực hiện nhiệm
vụ và việc giải quyết công việc cho cá nhân, tổ chức Việc bố trí thời gian, địa điểm tổ chức họp phải khoa học, phù hợp để đại biểu tham dự đúng thành phần, thuận lợi cho việc di chuyển và tiết kiệm kinh phí
Thứ bảy, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin một cách thống nhất, đồng bộ
trong chỉ đạo, điều hành, trong tổ chức họp, tăng cường họp trực tuyến, ứng dụng chữ ký điện tử, sử dụng văn bản điện tử thay cho văn bản giấy, trao đổi, xử lý công việc qua thư điện tử công vụ, điện thoại…
Thứ tám, tăng cường phát hành văn bản xin ý kiến đối với dự thảo văn bản, đề án,
những vấn đề còn khó khăn, vướng mắc, bất cập trong trong thực hiện nhiệm vụ Các cơ quan, đơn vị được xin ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản theo thời hạn của cơ quan, đơn vị đề nghị hoặc theo quy trình liên thông hoặc quy chế phối hợp Thường xuyên làm tốt công tác phối hợp xử lý công việc giữa các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân