Hoạt động lãnh đạo là hoạt động mang tính định hướng, gây ảnh hưởng, tạo dựng niềm tin, thuyết phục người khác để họ đồng lòng với người lãnh đạo thực hiện đường lối, chủ trương hoặc hệ thống mục tiêu nào đó. Lãnh đạo tạo hiệu ứng điều khiển, dẫn dắt người khác dựa trên cơ chế nhận thức, niềm tin, tiêu chuẩn đạo đức, lý tưởng, v.v... mà không mang tính cưỡng bức đối với người khác. Ví dụ, lãnh đạo đảng, lãnh đạo của các tổ chức xã hội. Đảng lãnh đạo quần chúng không phải bằng sức mạnh của bộ máy bạo lực mà bằng sự đúng đắn trong các đường lối, chủ trương thông qua hoạt động tuyên truyền, giáo dục, thuyết phục, vận động. Cán bộ lãnh đạo thường được gọi là những người hoạt động chính trị, xã hội. Họ không tự thân có quyền lực lãnh đạo mà phải được xã hội, được người chịu sự lãnh đạo tự nguyện trao quyền lãnh đạo cho họ hoặc thông qua bầu cử, tôn vinh. Cán bộ lãnh đạo khác với thủ lĩnh ở chỗ cán bộ lãnh đạo có một tổ chức chính thức để thực thi sự lãnh đạo của mình, còn thủ lĩnh có thể chỉ có quyền lực trong tổ chức phi chính thức. Tuy nhiên, cán bộ lãnh đạo phải đạt tới năng lực và uy tín của thủ lĩnh thì hiệu quả lãnh đạo mới như mong muốn. Cán bộ lãnh đạo cũng khác thủ trưởng. Chức danh thủ trưởng thường được dùng trong lĩnh vực hành chính, trong đó thủ trưởng có phạm vi quyền hạn theo chức danh, bất chấp họ có hay không có uy tín đối với những người chịu sự quản lý của họ. Thủ trưởng có thể được bổ nhiệm không qua bầu cử.
Trang 1ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
HỌC VIỆN CÁN BỘ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
Bài 1: HOẠT ĐỘNG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CỦA CÁN BỘ
LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ Ở CƠ SỞ Chương trình: Trung cấp lý luận chính trị - hành chính
TP.HCM, tháng 8 năm 2020
Trang 21 KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ VÀ VAI TRÒ HOẠT ĐỘNG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ Ở CƠ SỞ
1.1 Khái niệm hoạt động lãnh đạo, quản lý
1.1.1 Khái niệm hoạt động lãnh đạo
Hoạt động lãnh đạo là hoạt động mang tính định hướng, gây ảnh hưởng, tạo dựng niềm tin, thuyết phục người khác để họ đồng lòng với người lãnh đạo thực hiện đường lối, chủ trương hoặc hệ thống mục tiêu nào đó Lãnh đạo tạo hiệu ứng điều khiển, dẫn dắt người khác dựa trên cơ chế nhận thức, niềm tin, tiêu chuẩn đạo đức, lý tưởng, v.v mà không mang tính cưỡng bức đối với người khác Ví dụ, lãnh đạo đảng, lãnh đạo của các tổ chức xã hội Đảng lãnh đạo quần chúng không phải bằng sức mạnh của bộ máy bạo lực mà bằng sự đúng đắn trong các đường lối, chủ trương thông qua hoạt động tuyên truyền, giáo dục, thuyết phục, vận động Cán bộ lãnh đạo thường được gọi là những người hoạt động chính trị, xã hội
Họ không tự thân có quyền lực lãnh đạo mà phải được xã hội, được người chịu sự lãnh đạo tự nguyện trao quyền lãnh đạo cho họ hoặc thông qua bầu cử, tôn vinh Cán bộ lãnh đạo khác với thủ lĩnh ở chỗ cán bộ lãnh đạo có một tổ chức chính thức để thực thi sự lãnh đạo của mình, còn thủ lĩnh có thể chỉ có quyền lực trong tổ chức phi chính thức Tuy nhiên, cán bộ lãnh đạo phải đạt tới năng lực và uy tín của thủ lĩnh thì hiệu quả lãnh đạo mới như mong muốn
Cán bộ lãnh đạo cũng khác thủ trưởng Chức danh thủ trưởng thường được dùng trong lĩnh vực hành chính, trong đó thủ trưởng có phạm vi quyền hạn theo chức danh, bất chấp họ có hay không có uy tín đối với những người chịu sự quản
lý của họ Thủ trưởng có thể được bổ nhiệm không qua bầu cử
Khái niệm cán bộ lãnh đạo gần với khái niệm lãnh tụ, chính khách nhiều hơn Tuy nhiên, lãnh tụ thường gán cho những người đứng đầu một quốc gia, một tổ chức lớn, còn cán bộ lãnh đạo xuất hiện ở mọi cấp độ Chính khách và cán bộ lãnh đạo chung nhau đặc điểm là điều khiển người khác thông qua sức mạnh ý chí, niềm tin, nhưng chính khách thường được sử dụng trong các quan hệ chính trị ngoại giao, còn lãnh đạo xuất hiện trong mọi lĩnh vực
Cán bộ lãnh đạo cũng cần có kỹ năng lãnh đạo, nhưng các kỹ năng này khó định hình và khó đào tạo Cán bộ lãnh đạo thường phải rèn luyện qua hoạt động thực tiễn Vũ khí của người lãnh đạo là một hệ thống tri thức được tổ hợp chặt chẽ
có tác dụng định hướng tương lai cho đơn vị (chủ thuyết) Cán bộ lãnh đạo phải có
kỹ năng đủ để thuyết phục người khác tin vào những điều họ tin và phải có đủ uy tín để tạo dựng sự tin cậy đối với người khác khiến họ tự nguyện trao quyền lãnh đạo cho mình, đồng thời phải có kỹ năng tồ chức, hướng dẫn những người khác hoàn thành mục tiêu chung nhằm củng cố lòng tin nơi họ
1.1.2 Khái niệm hoạt động quản lý
Hoạt động quản lý mang tính kỹ thuật, quy trình, được quy định rõ trong khuôn khổ các thể chế xác định Ví dụ, quản lý hành chính trong các cơ quan của Nhà nước; quản trị trong các doanh nghiệp Kỹ thuật quản lý có thể được nghiên cứu và được chuyển giao qua đào tạo
Người quản lý sử dụng quyền lực để điều hành người khác Thông thường cán
bộ quản lý sử dụng ba loại quyền lực: quyền lực tổ chức hành chính bắt buộc mọi người phải tuân thủ những nguyên tắc, quy định đã được cấp có thẩm quyền phê
Trang 3chuẩn trở thành quy chế, kỷ luật, quy trình, chế độ, chính sách; quyền lực vật chất kích thích động cơ vật chất đối với người dưới quyền theo các chế độ thưởng phạt vật chất khác nhau; quyền lực tinh thần thông qua các hình thức tôn vinh, khen thưởng hoặc các hình thức phê phán, bài trừ, cô lập khác nhau
Trong hoạt động quản lý, quan hệ quản lý thường được xác định theo cách cấp trên quản lý cấp dưới Vì thế, hoạt động quản lý thường được phân chia theo cấp bậc trong bộ máy quản lý của một tổ chức Phổ biến nhất là phân chia theo ba cấp: cấp cao; cấp trung gian và cấp cơ sở, trong đó cấp cao có quyền lực hành chính cao nhất, có phạm vi quản lý bao trùm cả tổ chức, chịu trách nhiệm về tổ chức trong mối quan hệ với tổ chức khác, cấp trung gian chủ yếu làm chức năng tham mưu hoặc quản lý theo lĩnh vực ủy quyền của cấp cao Cấp cơ sở quản lý toàn diện cấp của mình nhưng thường có quy mô hạn chế trong cấu thành một tổ chức và là cấp quản lý thấp nhất, dưới đó không còn cấp quản lý nào nữa
Hoạt động quản lý thường do cán bộ quản lý thực hiện theo từng lĩnh vực chuyên môn cụ thể Mỗi lĩnh vực quản lý đòi hỏi các yêu cầu đặc thù về phương pháp, cách thức, quy trình, nguyên tắc, phương tiện, nguồn lực quản lý riêng
1.1.3 Mối quan hệ giữa hoạt động lãnh đạo và hoạt động quản lý
Lãnh đạo và quản lý có mối quan hệ qua lại chặt chẽ với nhau Điểm chung của hai loại hoạt động này là đều đạt đến mục đích mong muốn thông qua hành động của người khác Nói cách khác, hoạt động lãnh đạo và hoạt động quản lý là hoạt động điều khiển con người
Điểm khác biệt giữa hoạt động lãnh đạo và hoạt động quản lý là ở chỗ lãnh đạo
sử dụng uy tín và sự thuyết phục nhiều hơn, sử dụng quyền lực ít hơn; quản lý sử dụng quyền lực nhiều hơn, sử dụng uy tín và sự thuyết phục ít hơn Hoạt động quản lý thường được thực hiện theo một quy chế, chuẩn mực, nguyên tắc rõ ràng Lãnh đạo không dựa nhiều vào quy chế mà dựa vào sự thuyết phục và cảm hóa mang tính nhận thức, tình cảm
Trong thực tế, nhất là ở cơ sở, khó tách bạch hai hoạt động này trong con người cán bộ Cán bộ nào cũng đồng thời thực hiện cả vai trò lãnh đạo và vai trò quản lý
Vì thế người ta thường gọi chung là hoạt động lãnh đạo, quản lý
Chức năng Định hướng, chỉ đạo Tổ chức, điều hành các hoạt động
Phương pháp Thuyết phục, giáo dục Mệnh lệnh, hành chính
Phương tiện Uy tín Quyền lực (công cụ: pháp luật,
quy định, quy chế …)
Đối tượng Con người Con người & các đối tượng khác
1.2 Vai trò của hoạt động lãnh đạo, quản lý ở cơ sở
Hoạt động lãnh đạo, quản lý tạo nên sức mạnh tập thể trên cơ sở thống nhất ý chí và hành động Cộng đồng dân cư trên địa bàn xã, phường, thị trấn, dù khác biệt nhau nhiều phương diện, nhưng mỗi cộng đồng cũng có những lợi ích chung như bảo vệ môi trường sống chung có lợi cho sức khỏe, giữ gìn trật tự trị an, giữ gìn vệ sinh chung, xây dựng cơ sở hạ tầng giao thong, y tế, trường học, v.v Nếu không
Trang 4có cấp quản lý cơ sở sẽ không thể thống nhất ý chí và hành động của người dân để tất cả đều có cuộc sống tốt hơn Hơn nữa, cấp cơ sở còn là nơi hỗ trợ trực tiếp cho dân cư khi họ gặp khó khăn, cũng như tạo điều kiện cho dân cư tham gia vào hệ thống chính trị chung của quốc gia
Hoạt động lãnh đạo, quản lý tạo ra môi trường vừa cho phép mọi người dân được tự do sáng tạo, vừa định hướng hoạt động của mọi người theo mục tiêu chung Các xã, phường, thị trấn đều nằm trong một huyện, một tỉnh nào đó và nằm trong nước ta, do đó vừa được hưởng lợi chung của sự quản lý của huyện, của tỉnh, của quốc gia, vừa phải thực thi nghĩa vụ của mình với tập thể lớn hơn Cơ quan quản lý cấp cơ sở là đầu mối để triển khai chính sách chung một cách hiệu quả trên địa bàn cơ sở, vừa phản ánh nguyện vọng, nhu cầu của cơ sở cho cấp trên
để được hỗ trợ giải quyết kịp thời, hiệu quả
Hoạt động lãnh đạo, quản lý ở cơ sở tạo nên sự phối hợp nhịp nhàng giữa các
bộ phận khác nhau của đơn vị thành một hệ thống thống nhất Giữa các bộ phận dân cư, ngành nghề hoạt động trên địa bàn xã, phường, thị trấn đôi khi cũng xảy ra xung đột Cấp cơ sở là nơi trực tiếp đứng ra hòa giải hoặc phân xử nhằm tạo ra bầu không khí đoàn kết, thông cảm, tương trợ lẫn nhau Chức năng xét xử có thể chỉ phân quyền ở phạm vi hẹp cho cấp cơ sở, nhưng chức năng hòa giải của hệ thống chính trị chủ yếu do cấp cơ sở đảm nhiệm
Hoạt động lãnh đạo, quản lý ở cơ sở góp phần tạo dựng sức mạnh bền vững của
hệ thống chính trị Nhờ có sự quản lý ở cấp cơ sở mà hoạt động của dân cư và các
tổ chức trên địa bàn đi vào nền nếp, kỷ cương, giảm nhẹ vai trò quản lý, giám sát của cấp trên Hơn nữa, sự chuyên nghiệp, linh hoạt và tận tâm của cán bộ quản lý cấp cơ sở làm tăng uy tín của hệ thống chính trị Ngược lại, sự yếu kém của cấp cơ
sở, nhất là việc xử lý quan liêu, thiếu chuyên nghiệp của đội ngũ cán bộ cơ sở không những làm cho hệ thống chính trị thiếu bền vững, mà còn làm phai nhạt niềm tin của quần chúng vào hệ thống chính trị
Thảo luận: Người lãnh đạo quản lý hiện nay cần có những phẩm chất gì để thực hiện hiệu quả công việc lãnh đạo quản lý? Giải thích và liên hệ thực tiễn cụ thể ở đơn vị các anh chị hiện nay?
2 NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CỦA CÁN BỘ QUẢN
LÝ Ở CƠ SỞ
2.1 Xây dựng mục tiêu, phương hướng, kế hoạch hoạt động ở cơ sở
2.1.1 Dự báo
Dự báo là phán đoán một cách có căn cứ khoa học xu hướng phát triển của xã, huyện, tỉnh, cả nước trong thời gian trước mắt và lâu dài nhằm cung cấp luận cứ cho việc xây dựng chủ trương, chính sách, kế hoạch hành động của cơ sở
Nội dung của dự báo bao gồm những biến động bên trong, bên ngoài cơ sở theo chiều hướng có lợi và không có lợi Cụ thể là phải dự báo về sự thay đổi của môi trường tự nhiên, kinh tế, xã hội, chính trị ảnh hưởng đến cơ sở như thế nào; dự báo
về sự thay đổi của cơ sở về các phương diện thẩm quyền, nguồn lực, nhiệm vụ, khó khăn, thuận lợi khi thực thi nhiệm vụ để có kiến nghị đối phó thích hợp; dự báo về sự thay đổi mục tiêu của cơ sở do sự biến động chung và riêng, v.v
Để có thể dự báo khoa học, cơ sở phải tổ chức điều tra, thu thập dữ liệu và xử lý thông tin một cách hệ thống, theo các phương pháp khoa học Phương pháp dự báo
Trang 5khoa học là dựa trên các lý thuyết khoa học tiên tiến và cơ sở dữ liệu thông tin đầy
đủ Cấp cơ sở cần sử dụng các dự báo của các tổ chức cung cấp thông tin quốc gia như thông tin của các bộ chuyên ngành, thông tin của cấp trên, thông tin của các tổ chức quốc tế Cũng cần phải có cán bộ đảm trách công việc dự báo để làm cho hoạt động dự báo ở cấp cơ sở mang tính chuyên nghiệp Tránh tình trạng cấp cơ sở ỷ lại hoàn toàn vào cấp trên dẫn đến kế hoạch nhận được không đáp ứng yêu cầu của dân cư sở tại
Dự báo có vai trò quan trọng trong việc cung cấp căn cứ để lập kế hoạch hoạt động của cơ sở Chất lượng dự báo tốt, diện dự báo rộng cho phép cán bộ lập kế hoạch của cơ sở đề xuất được các phương án và mục tiêu sát thực và khả thi hơn Ngược lại, nếu dự báo không tốt dễ dẫn đến hành động cảm tính, duy ý chí, quan liêu trong việc đề ra mục tiêu và kế hoạch hành động của cơ sở
2.1.2 Xác định mục tiêu
Mục tiêu là kết quả hành động hoặc trạng thái của cơ sở trong tương lai Khác với mục đích, mục tiêu vừa có tính chất định hướng hành động, vừa xác định rõ các tiêu chí đo lường kết quả của hành động sao cho ở thời điểm cần hoàn thành mục tiêu chúng ta có thể biết được mục tiêu đã được hoàn thành ở mức độ nào Ngoài ra, mục tiêu còn mang tính thời hạn với điểm bắt đầu và kết thúc theo thời gian cụ thể Việc hoàn thành mục tiêu không phải chỉ được đo lường bằng các tiêu chí quy mô và chất lượng mà còn phải được xem xét về khoảng thời gian thực hiện Hơn nữa, một mục tiêu trong quản lý phải là kết quả của hành động có chọn lựa theo hướng tối thiểu hóa nguồn lực sử dụng và tối đa hóa độ hài lòng của những người liên quan Chính vì thế xác định mục tiêu đúng là một công việc rất quan trọng và không dễ dàng trong công việc của cán bộ lãnh đạo, quản lý Xác định đúng mục tiêu của cơ sở, tức là mục tiêu đó phù hợp với điều kiện thực tế, khả thi và sử dụng hiệu quả nguồn lực hiện có để thỏa mãn tốt nhất nhu cầu của dân cư, thì tự người dân sẽ tích cực hoạt động nhằm thực hiện mục tiêu Ngược lại, mục tiêu không đúng, không những gây bất mãn trong dân cư, mà còn sử dụng lãng phí nguồn lực khan hiếm của cơ sở và tăng thêm chi phí quản lý do phải khắc phục kết quả sai lầm của việc thực hiện mục tiêu không đúng
Mỗi cơ sở có một hệ thống các mục tiêu đa dạng theo các mối quan hệ khác nhau Nếu phân loại mục tiêu theo thời gian thực hiện mục tiêu thì có mục tiêu ngắn hạn, mục tiêu trung hạn, mục tiêu dài hạn; nếu phân loại theo tầm quan trọng của mục tiêu thì có mục tiêu cơ bản, chủ yếu, mục tiêu không cơ bản, thứ yếu; nếu phân loại theo phạm vi, tính chất của mục tiêu thì có mục tiêu kinh tế, mục tiêu chính trị, mục tiêu xã hội, mục tiêu văn hóa, mục tiêu an ninh quốc phòng, v.v ; nếu xét theo chủ thể thực hiện mục tiêu thì có mục tiêu của ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn, mục tiêu của Đảng ủy xã, phường, thị trấn mục tiêu của Đoàn Thanh niên xã, phường, thị trấn, mục tiêu của Hội Phụ nữ, Hội Nông dân xã, phường, thị trấn, v.v vấn đề cần quan tâm là cấp cơ sở phải thiết lập mối quan hệ
ưu tiên và phối hợp giữa các mục tiêu
2.1.3 Lập kế hoạch, chương trình hành động thực hiện mục tiêu
Thứ nhất, xây dựng các chương trình hành động để thực hiện mục tiêu Chương trình hành động là tổng thể các nỗ lực của cấp cơ sở đi đôi với tổng nguồn lực và phương thức sử dụng nguồn lực tương ứng để đạt đến mục tiêu Thông thường cấp
Trang 6cơ sở có các loại chương trình hành động theo lĩnh vực (chương trình phát triển kinh tế, chương trình xây dựng trường học, trạm xá, v.v ), chương trình theo mục tiêu phân bổ (như chương trình xóa đói, giảm nghèo, chương trình phủ xanh đất trống, đồi trọc, chương trình nước sạch, v.v.) chương trình giải quyết vấn đề cấp của địa phương, v.v
Thứ hai, lập kế hoạch hành động cho từng mục tiêu, từng bộ phận, cá nhân và theo thời gian
Có hai loại kế hoạch cần phải xây dựng Một là kế hoạch hoạt động thường kỳ của cơ sở và hai là kế hoạch thực hiện các chương trình mục tiêu
Kế hoạch thường kỳ là lịch trình thực hiện các chức năng ổn định của cơ sở như
kế hoạch 1 năm, kế hoạch 5 năm, chiến lược cho từng giai đoạn Đây là dạng kế hoạch sắp xếp hoạt động của cơ sở theo một tiến trình thời gian đi đôi với sự phân
bổ hợp lý nguồn kinh phí và biên chế đủ để hoàn thành nhiệm vụ được giao Nội dung của các kế hoạch này bao gồm ba phương diện:
- Hành động: các hoạt động cần hoàn thành trong kỳ kế hoạch được phân bổ theo tiến độ thời gian cụ thể
- Kinh phí: là kế hoạch phân bổ kinh phí cho các hoạt động đi cùng chế độ chi tiêu, quản lý rõ ràng
- Con người: mỗi hoạt động và kinh phí tương ứng phải giao cho tổ chức và cá nhân cụ thể phụ trách
Kế hoạch thực hiện chương trình mục tiêu là các kế hoạch soạn thảo riêng cho từng chương trình cụ thể Sau khi các chương trình hành động đã được phê duyệt thì cán bộ quản lý, căn cứ trên những nhiệm vụ cụ thể do chương trình đặt ra và sự phân bổ kinh phí tương ứng, sắp xếp nhân sự và thời gian cho từng hoạt và từng giai đoạn cụ thể của việc thực hiện chương trình Vì các chương trình đều được tổ chức theo kiểu bộ máy bán chuyên trách nên trong kế hoạch cần quy định rõ trách nhiệm và cơ chế phối hợp giữa các bộ phận và cá nhân tham gia thực hiện chương trình Ngoài ra kế hoạch chương trình, nếu có thể, cần cụ thể hóa trong kế hoạch thường kỳ của đơn vị hoặc phải phối hợp với kế hoạch thường kỳ của đơn vị
Kế hoạch của cấp cơ sở phải được truyền tải cho các bộ phận chức năng và cụ thể hóa thành nhiệm vụ, chỉ tiêu của các bộ phận đó Kế hoạch của cấp cơ sở là một bộ phận của kế hoạch cấp trên nên phải phù hợp với kế hoạch, chương trình hành động của cấp trên và phải được cấp trên phê chuẩn
Ngoài các kế hoạch chính, cơ sở còn phải lập các kế hoạch dự phòng để đối phó với rủi ro khi chúng xảy ra
Căn cứ để lập kế hoạch là các thông tin từ tình hình thực hiện kế hoạch thời kỳ trước, nhiệm vụ bổ sung trong kỳ tới, chế độ chính sách theo quy định của Nhà nước và các đoàn thể chính trị, những biến động đã được dự báo và những biến động dưới dạng rủi ro, v.v
Phương pháp lập kế hoạch thường được sử dụng là sắp xếp công việc theo tiến
độ thời gian, theo sự phân công trong cơ cấu tổ chức của cơ sở, theo các yêu cầu công việc Có thể sử dụng một số kỹ thuật trình bày kế hoạch như xây dựng mạng lưới công việc, lập sơ đồ, đồ thị tiến độ, v.v
2.2 Tổ chức thực hiện mục tiêu, phương hướng, kế hoạch của cơ sở
2.2.1 Huy động, bố trí, sử dụng nguồn lực
Trang 7Trước hết, cần huy động, bố trí, sử dụng nguồn lực tài chính Thông thường nguồn lực tài chính của cấp cơ sở do ngân sách cấp trên hoặc do một tổ chức nào
đó tài trợ Cán bộ quản lý, căn cứ dự toán đã được phê duyệt để phân bổ kinh phí cho các lĩnh vực và hoạt động liên quan đúng với chế độ, chính sách và định mức của Nhà nước Khi phân bổ kinh phí cần chú ý đến tiến độ giải ngân sao cho phù hợp với yêu cầu thực tế về kỹ thuật, kinh tế, xã hội, tự nhiên của từng hoạt động Tiến độ cấp kinh phí phải phục vụ tốt cho việc hoàn thành công việc được giao Để tránh hai xu hướng không tốt trong phân bổ kinh phí (cố tình làm chậm quá trình cấp kinh phí để vụ lợi và khoán trắng cho cán bộ phụ trách công việc), cần kiểm tra giám sát việc thực hiện kinh phí, thậm chí cần điều chỉnh nếu thấy cần thiết Đồng thời cần phối họp chặt chẽ với kho bạc nhà nước về thông tin kế hoạch,
về tiến độ thực hiện để giảm thiểu những trở ngại trong khâu giải ngân
Tiếp theo, cần huy động, bố trí, sử dụng vật tư, thiết bị Việc sử dụng tài sản đã đầu tư thường theo chế độ chính sách của Nhà nước và việc huy động các nguồn lực này phải theo nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả với chế độ duy tu, bảo dưỡng và thay thế hợp lý Lĩnh vực cần chú ý là đầu tư mới và mua vật tư, thiết bị bổ sung,
về nguyên tắc các khoản đầu tư và mua lớn phải thông qua đấu thầu theo quy định của Nhà nước Tuy nhiên, do năng lực thực hiện dự án của cấp cơ sở thấp nên tốt nhất là sử dụng dịch vụ tư vấn và quản lý đầu tư Các khoản mua sắm khác cần được giám sát nhằm phòng tránh hiện tượng chuyển giá
2.2.2 Thiết lập và củng cố, đổi mới bộ máy tổ chức, quản lý
Nhiệm vụ quan trọng của cán bộ lãnh đạo, quản lý ở cơ sở là thiết lập, củng cố hoặc cải tổ bộ máy quản lý phù hợp với cơ sở
Bộ máy quản lý là một chỉnh thể các bộ phận quản lý có chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhưng cùng chung nhau mục tiêu là lãnh đạo, quản lý đơn vị hoàn thành nhiệm vụ Các bộ phận cấu thành bộ máy quản lý gồm cấp và khâu quản lý
Cấp quản lý là các nấc thang khác nhau trong hệ thống phân cấp quản lý Cấp quản lý là kết quả sự phân chia hệ thống công việc quản lý theo chiều dọc, theo đó cấp trên phụ trách cấp dưới, cấp dưới trực thuộc cấp trên, cấp cơ sở thường chỉ có một cấp dưới là nhân viên hoặc người dân, doanh nghiệp, v.v
Khâu quản lý là các bộ phận khác nhau trong một cấp quản lý Mỗi khâu quản
lý chỉ thực hiện một hoặc một số công việc quản lý Mối quan hệ giữa các khâu quản lý trong một cấp là quan hệ phối hợp công tác cùng cấp Số khâu trong một cấp phụ thuộc vào mức độ phức tạp của các chức năng mà cấp đó phải đảm nhiệm cũng như quy mô của đối tượng quản lý mà cấp đó phụ trách Ở cơ sở, chỉ có ủy ban nhân dân xã là phân chia thành các khâu quản lý chức năng giao cho công chức thực hiện Theo Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân, hiện nay cấp xã có các khâu chức năng do công chức đảm nhiệm, đó là: khâu quản 1ý văn phòng thống kê; khâu quản lý địa chính xây dựng; khâu quản lý tài chính
-kế toán; khâu quản lý tư pháp - hộ tịch; khâu quản lý vãn hóa - xã hội; khâu quản
lý quân sự và công an xã
Mối quan hệ giữa các bộ phận quản lý gọi là quan hệ quản lý Quan hệ giữa các cấp quản lý gọi là quan hệ dọc Quan hệ giữa các khâu quản lý gọi là quan hệ ngang Trong thực tiễn, phối hợp theo chiều ngang khó hơn phối hợp theo chiều
Trang 8dọc do các khâu quản lý đồng cấp, không thể ra lệnh cho nhau, chỉ có thể phối hợp với nhau theo quy chế
Khi xây dựng bộ máy quản lý cấp cơ sở cần tuân thủ các yêu cầu sau đây:
- Xác định rõ số lượng các khâu quản lý sao cho vừa đủ để thực hiện các chức năng quản lý
- Xác định rõ thẩm quyền và trách nhiệm cho từng khâu quản lý, trong đó đặc biệt chú ý xác định rõ mối quan hệ qua lại giữa các bộ phận
- Các bộ phận quản lý không được đảm nhiệm các nhiệm vụ chồng chéo lẫn nhau
- Cơ cấu các bộ phận và mối quan hệ giữa chúng vừa phải đảm bảo tính ổn định tương đối, vừa phải có tính thích nghi khi điều kiện thay đổi
- Cơ cấu tổ chức quản lý phải đáp ứng yêu cầu hiệu lực, hiệu quả
Trong thực tế người ta thường tổ hợp các mối quan hệ quản lý cơ bản (trực tuyến và chức năng) theo nhiều cách khác nhau để hình thành bộ máy quản lý đơn vị
Sơ đồ 1 Mô hình quan hệ trực tuyến
Quan hệ trực tuyến là phân chia đơn vị thành các cấp khác nhau, trong đó cấp trên quản lý toàn diện cấp dưới, cấp dưới chỉ trực thuộc một cấp trên Ưu điểm của quan hệ này là tập trung quyền quản lý vào một đầu mối và các tuyến quản lý khá rõ ràng, đơn giản Nhược điểm của nó là đòi hỏi quá nhiều ở cán bộ quản lý trực tuyến, dễ làm họ quá tải và quản lý kém chuyên sâu
Quan hệ chức năng là phân chia hoạt động của một cấp quản lý cho nhiều khâu khác nhau, mỗi khâu chỉ đảm nhận một hoặc một số chức năng quản lý nhất định, mỗi đối tượng quản lý bên dưới chịu sự quản lý của nhiều khâu chức năng bên trên Ưu điểm của quan hệ chức năng là tính chuyên môn hóa sâu của từng khâu quản lý do đó có thể bao quát quy mô rộng và năng suất cao Tuy nhiên, nhược điểm của quan hệ này là phối hợp các khâu chức năng rất phức tạp, dễ có tình trạng chồng chéo hoặc mâu thuẫn trong hành động của các khâu chức năng
Sơ đồ 2 Mô hình quan hệ chức năng
Trang 9Trong thực tế không có cơ cấu kinh tế thuần trực tuyến hoặc thuần chức năng mà thường có sự kết hợp cả quan hệ trực tuyến và quan hệ chức năng với nhau gọi là
cơ cấu trực tuyến - chức năng
Sơ đồ 3: Mô hình quan hệ trực tuyến - chức năng
Để đáp ứng các yêu cầu phức tạp trong việc ra quyết định quản lý người ta có thể bổ sung thêm các bộ phận tham mưu cho các khâu trực tuyến và chức năng Ngoài ra, có thể ghép thêm vào cơ cấu chủ các cơ cấu phụ thêm nhằm thực hiện các chương trình mục tiêu Từ đó có cơ cấu tổ chức quản lý tổng quát
Khi xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý mới người ta thường làm theo ba phương pháp:
Một là, dựa vào cơ cấu mẫu đã có sẵn, chỉnh lý, bổ sung cho phù hợp với đơn
vị Ưu điểm của phương pháp này là chi phí xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý thấp,
độ tin cậy cao, dễ áp dụng Nhược điểm của nó là cứng nhắc, hạn chế sự sáng tạo của người xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý, không áp dụng được nếu không có sẵn
cơ cấu chuẩn
Trang 10Hai là, thuê các chuyên gia xây dựng và thẩm định cơ cấu tổ chức quản lý mới.
Ưu điểm của phương pháp này là vừa tận dụng được kinh nghiệm đã tích lũy trong quá khứ, vừa phát huy tính sáng tạo của các chuyên gia từ đó lựa chọn được cơ cấu
tổ chức quản lý tối ưu Tuy nhiên nó có nhược điểm là tốn kém, khó áp dụng nếu thiếu chuyên gia giỏi, chuyên nghiệp
Ba là, xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý mới dựa trên kỹ thuật phân tích công việc, định mức lao động và hệ thống các chức danh phù hợp với đơn vị Đây là phương pháp hiện đại, thích hợp với việc xây dựng mọi loại hình cơ cấu tổ chức quản lý Tuy nhiên nó đòi hỏi khoa học tổ chức lao động đã khá phát triển, đã hình thành được hệ thống định mức công việc bao trùm hết các chức danh của cơ cấu tổ chức quản lý mà điều này không phải ở địa phương nào cũng có
Khi cơ sở phải đảm nhiệm chức năng, nhiệm vụ mới hoặc khi điều kiện khách quan có sự thay đổi khiến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cũ bị lạc hậu thì cần củng
cố, đổi mới cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý này Quy trình củng cố, đổi mới cơ cấu
tổ chức quản lý của cơ sở thường trải qua 3 bước:
- Phân tích: Nếu muốn sửa chữa một cơ cấu cũ thì trong bước phân tích người
ta phải tìm ra được điểm yếu, điểm mạnh, điểm phù hợp và chưa phù hợp của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý với yêu cầu của chức năng, nhiệm vụ mới
- Thiết kế: Xác định cụ thể số cấp, khâu quản lý với quyền hạn và trách nhiệm từng cấp, từng khâu rõ ràng Xây dựng quy chế vận hành đơn vị Xác định biên chế
và tiêu chuẩn cán bộ cho từng chức danh
- Vận hành cơ cấu tố chức quản lý mới: Tuyển chọn, đào tạo và bổ nhiệm cán
bộ vào các chức danh Ban hành quy chế Vận hành thử, điều chỉnh sai sót và chính thức công nhận cơ cấu tổ chức quản lý mới (phê chuẩn của cấp có thẩm quyền)
2.2.3 Hoạt động đối ngoại
Đối ngoại được hiểu ở đây là thiết lập các mối quan hệ với các cơ quan, tổ chức ngoài đơn vị Cấp cơ sở có hai luồng quan hệ đối ngoại cần chú trọng điều chỉnh Trước hết, quan hệ công tác với cấp trên Đây là mối quan hệ chủ đạo Cán bộ lãnh đạo, quản lý cấp cơ sở không những phải cập nhật thông tin từ cấp trên để có thể triển khai hoạt động phù hợp với kế hoạch của cấp trên một cách nhanh chóng
và đúng đắn, mà còn phải tăng cường cung cấp thông tin cho cấp trên để cấp
trên hiểu đúng, đánh giá đúng đơn vị cơ sở Hết sức tránh tình trạng bưng bít thông
tin với cấp trên dẫn đến hiện tượng chậm xử lý của cấp trên, khiến các vụ việc tồn đọng gây hậu quả nghiêm Nguy hại hơn, nếu cơ sở tự o bế thông tin thì sẽ tự
cô lập mình dẫn đến lạc hậu so với tình trạng chung, hoặc mất định hướng trong hoạt động
Thứ hai, quan hệ với đối tác Đối tác ở đây được hiểu là cơ quan, tổ chức có quan hệ với cơ sở nhưng không theo hệ thống dọc Cơ sở phải tranh thủ quan hệ này để duy trì các mối quan hệ phối hợp hiệu quả trong công việc cũng như đế quảng bá cho đơn vị mình
2.2.4 Điều hành và điều chỉnh hoạt động ở cơ sở
Hai hoạt động cần thiết của cán bộ lãnh đạo quản lý ở cơ sở để cơ sở vận hành
có hiệu quả là điều hành công việc hàng ngày và điều chỉnh khi cần thiết