MỤC LỤC Chương 3. QUẢN LÝ TÀI SẢN LƯU ĐỘNG VỐN LƯU ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP 3.1. KHÁI NIỆM VÀ ĐẶC ĐIỂM. 3 3. 2. PHÂN LOẠI TÀI SẢN LƯU ĐỘNG VỐN LƯU ĐỘNG 4 3. 3. CÔNG TÁC ĐỊNH MỨC VỐN LƯU ĐỘNG. 5 3. 4. ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VỐN LƯU ĐỘNG 14 CÂU HỎI ÔN TẬP 16 Chương 3. QUẢN LÝ TÀI SẢN LƯU ĐỘNG VỐN LƯU ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP 3.1. KHÁI NIỆM VÀ ĐẶC ĐIỂM. 3.1.1. TÀI SẢN LƯU ĐỘNG 3. 2. PHÂN LOẠI TÀI SẢN LƯU ĐỘNG VỐN LƯU ĐỘNG 3.2.1. CĂN CỨ THEO KHẢ NĂNG CHUYỂN HOÁ THÀNH TIỀN CỦA TÀI SẢN 3.2.2. CĂN CỨ VÀO CÁC GIAI ĐOẠN CỦA QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT KINH DOANH. 3.2.3. CĂN CỨ THEO PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ VỐN 3. 3. CÔNG TÁC ĐỊNH MỨC VỐN LƯU ĐỘNG. 3.3.1. KHÁI NIỆM, Ý NGHĨA VÀ NGUYÊN TẮC . 3.3.2. CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐỊNH MỨC VỐN LƯU ĐỘNG. 3.3.3. ĐỊNH MỨC VỐN LƯU ĐỘNG THEO PHƯƠNG PHÁP TÍNH TRỰC TIẾP 3. 4. ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VỐN LƯU ĐỘNG 3.4.1. CÁC CHỈ TIÊU ĐÁNH GIÁ CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Trình bày khái niệm, đặc điểm của tài sản lưu động? 2. Trình bày khái niêm, đặc điểm của vốn lưu động? 3. Phân biệt tài sản cố định với tài sản lưu động? 4. Các cách phân loại tài sản lưu động vốn lưu động của doanh nghiệp? 5. Khái niệm, ý nghĩa và các phương pháp định mức vốn lưu động ? 6. Trình bày cách xác định vốn về nguyên vật liệu chính, nhiên liệu, vật liệu phụ, công cụ dụng cụ, phụ tùng thay thế, chi phí sản phẩm dở dang, chi phí chờ phân bổ, hàng hoá và thành phẩm ? 7. Các chỉ tiêu phn ánh tốc độ quay vòng của vốn lưu động? 8. Các chỉ tiêu phn ánh hiệu quả sử dụng vốn lưu động của doanh nghiệp ?
Trang 1Chương 3 QUẢN LÝ TÀI SẢN LƯU ĐỘNG VỐN LƯU ĐỘNG CỦA
DOANH NGHIỆP
3.1 KHÁI NIỆM VÀ ĐẶC ĐIỂM.
3.1.1 TÀI SẢN LƯU ĐỘNG
Trong các yếu tố cấu thành quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp (tư liệu lao động, đối tượng lao động, sức lao động), đối tượng lao động là những vật phẩm mà khi tham gia vào quá trình sản xuất chúng đóng vai trò là các vật chịu tác động và biến đổi để tạo ra sản phẩm Những đối tượng lao động này bao gồm nhiều thành phần phức tạp, ta có thể phân thành hai nhóm chính:
Nhóm 1: Nguyên vật liệu chính Đối với các doanh nghiệp sản xuất chế biến tạo ra sản phẩm có hình thái vật chất cụ thể (như sản xuất xi măng, chế tạo máy móc, thiết bị, đồ gỗ gia dụng ) nhóm đối tượng này là nhân tố rất quan trọng quyết định hình thái vật chất của sản phẩm
Nhóm 2: Vật liệu phụ và nhiên liệu Vật liệu phụ: bao gồm các đối tượng lao động khi tham gia vào quá trình sản xuất chúng cũng có đặc điểm tương tự như nhóm 1 Nhưng chúng không cấu thành thực thể của sản phẩm, mà chỉ có tác dụng làm cho sản phẩm tốt, hơn, bền đẹp hơn
Nhiên liệu: Nhiên liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm chúng có thể bị mất đi hoàn toàn hình thái vật chất của mình chứ không biến đổi để cấu thành thực thể của sản phẩm Có nghĩa là ta sẽ không tìm thấy biểu hiện vật chất của các đối tượng này trong hình thái vật chất của sản phẩm Những đối tượng này có vai trò phụ trợ cho quá trình sản xuất diễn ra một cách thuận lợi
Đặc điểm chung của các đối tượng lao động này là nó chỉ tham gia một lần vào một quá trình sản xuất Khi tham gia vào quá trình sản xuất, nó nhanh chóng biến đổi hình thái vật chất Vì thế nó được gọi là tài sản lưu động Những tài sản lưu động này chỉ tồn tại trong khâu sản xuất (dự trữ sản xuất và các giai đoạn công nghệ chế biến) nên nó được coi là tài sản lưu động sản xuất
Bên cạnh các tài sản này, để tiến hành quá trình sản xuất kinh doanh của mình doanh nghiệp còn cần phải có những khoản vốn bằng tiền tồn tại trong các quỹ tiền tệ, các khoản vốn tồn tại trong các quá trình thanh toán (Như các khoản phải thu, các khoản tạm ứng, trả trước ) Về đặc điểm thì những khoản vốn này cũng chỉ tham gia vào sản xuất kinh doanh một lần và khi nó được sử dụng cho mục đích nào đó thì hình thái của nó bị biến đổi hoàn toàn sang dạng khác Như vậy, những khoản đó có đặc điểm tương tự tài sản lưu động sản xuất song chúng lại chỉ tồn tại trong khâu lưu thông thanh toán của doanh nghiệp vì vậy chúng được gọi là tài sản lưu thông
Các đối tượng lao động tham gia vào quá trình sản xuất, cuối cùng tạo ra sản phẩm, gọi là thành phẩm, nó sẽ được chuyển sang khâu lưu thông Tương tự những hàng hoá doanh nghiệp mua về để bán cũng chuyển ngay vào khâu lưu thông Chúng không thay đổi hình thái vật chất nhưng sẽ thay đổi chủ thể, nên chúng cũng được gọi là tài sản lưu động và nằm trong khâu lưu thông Tập hợp các tài sản lưu động sản xuất và tài sản lưu thông tạo thành tài sản lưu động của doanh nghiệp
Tóm lại: Tài sản lưu động của một doanh nghiệp là tập hợp toàn bộ các tài sản lưu động sản xuất và tài sản lưu thông dùng trong doanh nghiệp, chúng là những đối tượng lao động và những khoản vốn trong quá trình lưu thông thanh toán của doanh nghiệp Chúng chỉ tham gia một lần vào quá trình sản xuất kinh doanh, khi tham gia vào sản xuất kinh doanh chúng biến đổi hoàn toàn hình thái vật chất của mình để tạo ra những hình thái của sản phẩm 3.1.2 VỐN LƯU ĐỘNG
Q
D
2
Q
CC dt lklk =
Trang 2Trong nền kinh tế hàng hoá, để có các tài sản lưu động doanh nghiệp phải ứng trước một số tiền nhất định để mua sắm, hoặc phải bỏ ra các hao phí lao động để xây dựng hay chế tạo Như vậy mỗi tài sản lưu động cũng như các tài sản khác của doanh nghiệp mang trong mình một lượng giá trị nhất định và có thể biểu hiện dưới hình thái tiền tệ Lượng giá trị thể hiện trong các tài sản lưu động của doanh nghiệp gọi là vốn lưu động
Khái niệm vốn lưu động: Số tiền mà doanh nghiệp ứng trước để đầu tư cho tài sản lưu động, xét tại một thời điểm nhất định, số vốn đó là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ giá trị hiện
có của các tài sản lưu động của doanh nghiệp
Đặc điểm của vốn lưu động hoàn toàn phù hợp với đặc điểm vận động của tài sản lưu động Nó chỉ tham gia một lần trong một chu kỳ sản xuất kinh doanh Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nó biến đổi hình thái rất nhanh Chuyển toàn bộ giá trị từ hình thái tiền tệ ban đầu qua các hình thái vật chất khác để rồi lại trở về hình thái tiền
tệ trong một chu kỳ sản xuất kinh doanh Điều đó có nghĩa là nó hoàn thành một vòng luân chuyển ngay trong một chu kỳ sản xuất kinh doanh
3 2 PHÂN LOẠI TÀI SẢN LƯU ĐỘNG - VỐN LƯU ĐỘNG
Có rất nhiều cách phân chia tài sản lưu động của doanh nghiệp ra thành các loại theo các tiêu thức khác nhau tuỳ thuộc mục đích của quản lý và nghiên cứu Ta đề cập đến một số cách phân loại cơ bản sau đây:
3.2.1 CĂN CỨ THEO KHẢ NĂNG CHUYỂN HOÁ THÀNH TIỀN CỦA TÀI SẢN
Tiền ( Tiền tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển ) Các khoản phải thu ( Phải thu của khách hàng, trả trước người bán, phải thu từ các đơn vị nội bộ, phải thu khác, dự phòng phải thu khó đòi)
Hàng tồn kho ( Nguyên vật liệu, nhiên liệu, công cụ dụng cụ, phụ tùng thay thế, hàng hoá, thành phẩm, chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, chi phí trả trước, phế liệu, phế phẩm )
Tài sản lưu động khác ( tạm ứng, đặt cọc ….) 3.2.2 CĂN CỨ VÀO CÁC GIAI ĐOẠN CỦA QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT KINH DOANH
Tài sản lưu động - vốn lưu động trong khâu dự trữ sản xuất Bao gồm nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, công cụ dụng cụ, phụ tùng thay thế
Tài sản lưu động - vốn lưu động trong khấu sản xuất Bao gồm chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, chi phí trả trước…
Tài sản lưu động - vốn lưu động trong khâu lưu thông Bao gồm hàng hoá, thành phẩm, tiền, các khoản vốn trong thanh toán
3.2.3 CĂN CỨ THEO PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ VỐN
Vốn lưu động định mức Đó là các khoản vốn lưu động vận động tuân theo quy luật nhất định, doanh nghiệp có thể dựa vào các điều kiện có thể dự đoán và tình hình thực tế sản xuất kinh doanh của đơn vị mà xác định nhu cầu cần thiết tối thiểu, đảm bảo cho việc thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp một cách bình thường, liên tục Ví dụ như vốn về nguyên vật liệu, nhiên liệu…
Vốn lưu động không định mức Đó là những khoản vốn vận động không tuân theo những quy luật mà doanh nghiệp có thể nắm bắt được, không thể dựa vào các điều kiện và tình hình thực tế của mình để xác định chính xác nhu cầu cần thiết, tối thiểu Hầu hết các khoản vốn trong quá trình lưu thông thanh toán đều thuộc vào loại này, chẳng hạn các khoản phải thu, vốn bằng tiền…
Ngoài các cách phân loại trên, trong một số mục đích, vốn lưu động của doanh nghiệp
có thể còn được phân loại theo những hình thức khác như: Căn cứ theo nguồn hình thành, căn
cứ vào hình thái ban đầu của vốn (bằng tiền, bằng hiện vật ) Tuỳ thuộc từng doanh nghiệp
mà các loại vốn lưu động trên tồn tại đầy đủ hay chỉ tồn tại một số loại phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó
Q
D
2
Q
CC dt lklk =
Trang 33 3 CÔNG TÁC ĐỊNH MỨC VỐN LƯU ĐỘNG.
3.3.1 KHÁI NIỆM, Ý NGHĨA VÀ NGUYÊN TẮC
a Khái niệm : Định mức vốn lưu động là công tác tính toán xác định số vốn lưu động định mức cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời kỳ nào đó Cụ thể hơn đó chính là việc xác định mức vốn lưu động tối thiểu cần thiết mà doanh nghiệp cần phải
có để đảm bảo sản xuất kinh doanh không bị gián đoạn và cũng không bị lãng phí vốn vì không sử dụng hết
b ý nghĩa của định mức vốn lưu động Công tác định mức vốn lưu động trong các doanh nghiệp có ý nghĩa kinh tế rất quan trọng, chất lượng công tác định mức sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh tế của doanh nghiệp Nếu không tính toán, xác định nhu cầu cần thiết mà cứ ứng vốn ra một cách thiếu căn cứ thì có thể dẫn đến tình trạng thừa hoặc thiếu vốn cho quá trình sản xuất kinh doanh Nếu thiếu vốn sẽ dẫn đến thiếu vật tư cần thiết cho quá trình sản xuất, các dây chuyền sản xuất phải ngừng để chờ vật tư, sản xuất chậm tiến độ, không đảm bảo thời hạn giao hàng đã ký với khách hàng và như vậy có thể gây thiệt hại rất nghiêm trọng
về kinh tế cho doanh nghiệp Mặt khác đảm bảo số vốn vừa đủ tránh tình trạng thừa vốn đẫn đến dự trữ vật tư quá nhiều chi phí lưu kho, bảo quản tăng mặt khác còn gây ra các hiện tượng mất mát, giảm chất lượng, hoặc vốn bị ứ đọng trong hàng tồn kho, hoặc bị người khác chiếm dụng
Để tính toán được các mức vốn cần thiết bắt buộc ta phải phân tích loại trừ những bất hợp lý xảy ra trong các quá trình cung cấp, sản xuất và tiêu thụ Điều đó góp phần quan trọng trong việc nâng cao năng suất chất lượng sản phẩm và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp
c Nguyên tắc của công tác định mức vốn lưu động
Việc định mức vốn lưu động phải xuất phát từ thực tế sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, mọi thông tin và các số liệu cần thiết để cho việc tính toán phải thống kê, thu thập từ tình hình
và điều kiện cung cấp, sản xuất, tiêu thụ sản phẩm hiện tại của doanh nghiệp Không thể áp đặt các điều kiện và các dữ liệu từ các nguồn gốc không phải của doanh nghiệp
Định mức vốn phải bảo đảm yêu cầu chính xác khoa học
Đảm bảo sự cân đối với các kế hoạch khác Định mức vốn là một bộ phận của kế hoạch tài chính, nó phải được xây dựng trên cơ sở và nhằm đáp ứng cho các kế hoạch khác như kế hoạch sản xuất, kế hoạch kỹ thuật, kế hoạch lao động tiền lương
Phải tôn trọng các ý kiến đóng góp từ các bộ phận và các cá nhân của doanh nghiệp
Định mức phải sửa đổi, cập nhật kịp thời khi có sự lạc hậu hoặc sự bất cập với tình hình thực
tế sản xuất kinh doanh, mà thông tin về điều đó có thể được phản ánh từ các bộ phận và cá nhân người lao động trong doanh nghiệp
Từ những nguyên tắc đó thì yêu cầu đối với công tác định mức vốn là phải được tổ chức hợp lý, được trang bị các phương tiện thiết bị hiện đại để thu thập, lưu giữ và xử lý thông tin kịp thời, chính xác
3.3.2 CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐỊNH MỨC VỐN LƯU ĐỘNG
a Phương pháp tính gián tiếp
Theo phương pháp này, có thể dựa vào tình hình tiêu hao vật tư của năm trước (hoặc
kỳ trước) để ước tính số vật tư cần thiết cho kỳ này Tỷ lệ điều chỉnh dựa trên 1 số dữ liệu và thông tin như: mức độ giảm tiêu hao vật tư (tiết kiệm vật tư), sản lượng dự kiến, giá vật tư, Phương pháp này có tính chất kinh nghiệm nhưng dễ áp dụng Tuy nhiên có thể sai số đáng
kể Trường hợp doanh nghiệp mới đi vào hoạt động thì không thể áp dụng phương pháp này vì chưa có dữ liệu và kinh nghiệm của kỳ trước
Cách tính V1 = V0 * M1 /M0 (1-t)
b Phương pháp tính trực tiếp
Theo phương pháp này, tính nhu cầu vốn cho từng nhóm tài sản lưu động ở các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh, mỗi nhóm ta tính cho từng loại vốn theo những cách tính
Q
D
2
Q
CC dt lklk =
Trang 4riêng phù hợp với sự vận động của chúng Nhu cầu vốn cần thiết được xác định trên những yếu tố khác một cách có căn cứ Sau đó tổng hợp lại ta có tổng nhu cầu vốn cần thiết cho quá trình sản xuất kinh doanh
Phương pháp trực tiếp có khối lượng tính toán nhiều, chi tiết Độ chính xác cao hay thấp tuỳ thuộc vào độ tin cậy của các yếu tố cơ sở, nhất là các yếu tố kế hoạch, dự đoán và kinh nghiệm Nó là phương pháp duy nhất sử dụng cho công ty mới đi vào hoạt động hay công ty mới mở hoạt động sản xuất kinh doanh mặt hàng mới
3.3.3 ĐỊNH MỨC VỐN LƯU ĐỘNG THEO PHƯƠNG PHÁP TÍNH TRỰC TIẾP
a Định mức vốn dự trữ sản xuất
Vốn dự tữ sản xuất là toàn bộ số tiền mà doanh nghiệp cần ứng ra để đầu tư cho những vật tư, tài sản thường xuyên có mặt trong các kho vật tư để sẵn sàng xuất kho đáp ứng cho nhu cầu sử dụng hàng ngày ở doanh nghiệp Tuy mức độ dự trữ vật tư và chủng loại vật tư nhiều ít khác nhau ở từng loại hình doanh nghiệp nhưng bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải dự trữ Các loại vật tư được dự trữ bao gồm nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, công cụ lao động nhỏ, phụ tùng thay thế, bán thành phẩm mua ngoài Phương pháp tính toán nhu cầu vốn dự trữ cho từng loại như sau:
+ Phương pháp định mức vốn cho nhóm các vật tư chủ yếu ( Nguyên vật liệu chính, nhiên liệu )
Đây là những vật tư giữ vị trí quan trọng trong toàn bộ vật tư dự trữ của doanh nghiệp Gọi tắt là nhóm nguyên vật liệu chính Chúng là những loại có giá trị lớn, sử dụng thường xuyên và với khối lượng lớn Loại này đòi hỏi phải được tính toán chi tiết chính xác, thiếu vốn
dự trữ vật tư này có thể gây thiệt hại nghiêm trọng đến hiệu quả kinh tế của doanh nghiệp, thừa thì sẽ gây lãng phí lớn Các bước tiến hành tính toán như sau:
Ta có thể theo một trong hai phương pháp sau để định mức vốn:
Phương pháp thứ nhất : Dựa theo mức chi phí bình quân
Công thức xác định định mức vốn dự trữ của 1loại vật tư nào đó thuộc nhóm NVL chính như sau (đồng):
Vnvl chính = Cng.Tm Trong đó :
Cng Là chi phí bình quân 1 ngày đêm của loại vật tư cần tính toán (đồng/ngày) Có hai cách xác định Cng
* Một là ta dựa vào dự toán chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ kinh doanh Khi đó công thức tính như sau (đ/ngày):
(d/ng) C
kt
ng = T
C ∑ dt
Trong đó:
C dt là tổng chi phí dự toán của loại vật tư cần tính định mức vốn (đồng) Như vậy muốn tính toán định mức theo cách này ta phải có kết quả dự toán chi phí của doanh nghiệp, trường hợp doanh nghiệp chưa có dự toán chi phí thì ta phải tiến hành công việc lập
dự toán trước khi định mức vốn Dự toán chi phí của doanh nghiệp được lập dựa trên kế hoạch sản xuất và các định mức tiêu vật tư, định mức chi phí của doanh nghiệp
Tkt Là thời gian khai thác kinh doanh trong kỳ (ngày), nếu là thời gian khai thác kinh doanh của toàn bộ doanh nghiệp thì có thể coi đó là khoảng thời gian liên tục trong năm và thường lấy bằng 360 ngày
* Hai là ta dựa vào mức tiêu dùng thực tế bình quân hàng ngày trên cơ sở tính toán theo các định mức chi dùng cho từng bộ phận
Q
D
2
Q
CC dt lklk =
Trang 5Tm Là thời gian dự trữ định mức của vật tư đó (Ngày).
Đây là khoảng thời gian tính từ khi doanh nghiệp trả tiền cho người cung cấp vật tư cho đến khi vật tư được xuất kho để đưa vào sản xuất Thời gian dự trữ định mức của vật tư bao gồm 5 thành phần sau:
+ Ttrđ: Đây là khoảng thời gian tính từ lúc doanh nghiệp trả tiền cho người cung cấp cho đến khi hàng về đến kho của doanh nghiệp Thời gian này dài hay ngắn phụ thuộc vào khoảng cách vận chuyển, tốc độ của phương tiện vận chuyển, phụ thuộc vào phương thức thanh toán, thủ tục thanh toán và thời gian làm công tác chuyển tiền Ta có thể xác định khoảng thời gian này khi doanh nghiệp áp dụng phương thức thanh toán nhờ thu nhận trả(phương thức thông dụng cho doanh nghiệp mua vật tư của các cơ sở sản xuất và kinh doanh vâtj tư trong nước) theo công thức sau:
Ttrđ = Tv/c – (Ttt + Tchuyển tiền) (ngày)
Trong đó:
Tv/c là thời gian vận chuyển lô hàng từ nơi cung cấp về đến kho của doanh nghiệp, thời gian này có thể lấy theo số liệu thống kê từ các chuyến hàng trước mà doanh nghiệp đã mua và vận chuyển, nếu các chuyến đi trước đây có sự chênh lệch về thời gian vận chuyển thì lấy số bình quân gia quyền thời gian của các chuyến đi theo quyền số là khối lượng cung cấp của các chuyến hàng
Tchuyển tiền là thời gian chuyển tiền thanh toán giữa các ngân hàng Thời gian này cũng
có thể xác định thông qua số liệu thống kê của ngân hàng, thông thường thời gian này rất nhỏ nên ta có thể bỏ qua
Ttt là thời gian làm thủ tục thanh toán quan ngân hàng theo phương thức nhờ thu nhận trả, ta có thể tham khảo số liệu thống kê kinh nghiệm từ những vụ thanh toán trước đây
Theo công thức trên, có thể xảy ra các trường hợp: Ttrđ>0, Ttrđ = 0, Ttrđ <0 ta chỉ tính đến trường hợp Ttrđ>0 Điều đó có nghĩa là tiền của doanh nghiệp đã trả cho người cung cấp nhưng hàng chưa về đến kho
+ Tnk Đây là thời gian làm các thủ tục giao nhận và dỡ hàng từ phương tiện vận tải vào kho Thời gian này nhiều hay ít phụ thuộc vào các yếu tố: Chủng loại vật tư; phương tiện bốc xếp và năng suất bốc xếp; thủ tục giao nhận; trình độ của các cán bộ kho hàng
Thời gian này thường rất khác nhau giữa các loại vật tư Trong trường hợp doanh nghiệp chưa có định mức cụ thể về thời gian cho công tác này thì ta có thể xác định trên cơ sở
số liệu thống kê kinh nghiệm
+ Tcc là thời gian giãn cách bình quân giữa hai kỳ cung cấp vật tư liền kề nhau Đây là khoảng thời gian quan trọng nhất trong toàn bộ thời gian dự trữ định mức Để tính Tđm ta phải phân biệt hai trường hợp
Trường hợp 1, đối với những loại vật tư mà doanh nghiệp ký hợp đồng cung cấp dài hạn, ổn định với một nhà cung cấp nào đó, trong hợp đồng quy định cụ thể kỳ cung cấp (bao nhiêu ngày thì cấp 1 lần).Ta xác định Tcc theo hợp đồng đó
Trường hợp 2, những vật tư cung cấp linh hoạt theo tình hình cụ thể của thị trường, ký hợp đồng mua từng chuyến với những cơ sở cung cấp khác nhau, không ràng buộc bởi hợp đồng dài hạn thì việc tính toán Tcc phải dựa vào số liệu thống kê về tình hình cung cấp vật tư của kỳ trước Sau khi thu thập được số liệu thống kê về tình hình cung cấp vật tư của kỳ trước
ta phải tiến hành phân tích, loại trừ những bất hợp lý đã xảy ra trong quá trình cung cấp, sau
đó tính thời gian giãn cách bình quân giữa các kỳ
Để hiểu phương pháp tính ta xét ví dụ sau đây:
Giả sử có số liệu thống kê tình hình cung cấp loại vật đang tính toán ở kỳ kinh doanh trước đây như bảng 1 dưới đây:
Q
D
2
Q
CC dt lklk =
Trang 6Ta có: (ngày)
∑
∑ n
1
= i i
n
1
= i
cci i
cc
Q
T
* Q
= T
Trong đó: Qi Là khối lượng vật tư được cung cấp ở kỳ cung cấp thứ i(Tấn hoặc đơn vị khác tuỳ theo loại vật tư)
Tcci Thời gian gian cách từ kỳ cung cấp thứ i-1 đến kỳ cung cấp thứ i (ngày)
Kỳ Lượng CC
Qi
(tấn)
Thời điểm CC
Thời gian CC cách nhau Tcci (ngày)
Qua bảng số liệu thống kê trên đây, ta tiến hành phân tích để phát hiện những bất hợp
lý và loại trừ các bất hợp lý đó rồi tính ra thời gian cung cấp cách nhau bình quân giữa các kỳ Trong các kỳ cung cấp đã thống kê trên đây ta thấy hầu hết các kỳ đều có khoảng giãn cách so với kỳ trước từ 8 đến 12 ngày, tuy vậy có kỳ thứ 5 cách so với kỳ trước 18 ngày Trong kỳ cung cấp này đã ẩn chứa điều bất hợp lý nào đó, có thể do tai nạn xảy ra trong quá trình vận chuyển, có thể do biến động bất thường của thị trường nhưng bất luận lý do gì thì số liệu của
kỳ cung cấp này phải được loại ra khỏi tính toán định mức Những bất hợp lý đó sẽ được tìm cách khắc phục, không để tái diễn ở kỳ kế hoạch Sau khi phân tích ta tính toán thời gian giãn cách bình quân giữa các kỳ như sau:
Áp dụng công thøc: : (ngày)
∑
∑
n 1
=
i i
n 1
=
i i cci cc
Q
T
* Q
= T
Ở đây i =1… n chỉ bao gồm các kỳ 1, 2, 3, 4, 6, 7 không có kỳ thứ 5 bởi vì nó chứa đựng những điều bất hợp lý
155 150 155 160 145 150
11
* 155 10
* 150 11
* 155 12
* 160 9
* 145 8
* 150
T cc
Sau khi tính toán thời gian cung cấp cách nhau bằng 1 trong 2 cách như trên thì có một điều cần lưu ý là thời gian này cần phải được điều chỉnh giảm một lượng nhất định trong trường hợp doanh nghiệp dự trữ đồng thời nhiều loại vật tư Việc điều chỉnh này được tính toán thông qua hệ số điều chỉnh gọi là hệ số cung cấp(Hcc) hay hệ số xen kẽ
+) Hệ số Hcc và Tcc điều chỉnh
Xét trường hợp doanh nghiệp dự trữ đồng thời nhiều loại vật tư thì điều tất yếu xảy ra
là chúng không thể cung cấp trùng vào 1 thời điểm, mức tiêu dùng hàng ngày của các loại vật
tư cũng không thể như nhau Điều này dẫn đến một hiện tượng là mức biến động của giá trị vật tư dự trữ thực tế của các loại vật tư hàng ngày trong kho không bằng nhau, mức dự trữ
Q
D
2
Q
CC dt lklk =
Trang 7thực tế bình quân hàng ngày của vật tư quyết định lượng vốn ứ đọng trong vật tư dự trữ Ta có thể mô tả quá trình biến động của vật tư dự trữ trong kho như sau:
Giả sử doanh nghiệp dự trữ đồng thời 3 loại vật tư( càng nhiều loại vật tư đồng thời dự trữ thì hiện tượng càng rõ nét) A, B, C
Vật tư A có thời gian cung cấp cách nhau bình bình quân T cc là 3 ngày, mức tiêu dùng bình quân 1 ngày giả sử qng= 1.tấn/ngày, tổng lượng vật tư cung cấp 1 lần Q(tấn) và các loại vật tư B,C được tổng hợp ở bảng sau:
M
cc
T (ngày) qng(tấn/ngày) Q(tấn)
Quá trình diễn biến dự trữ vật tư trong kho mô tả bằng biểu đồ sau, ta lấy một khoảng thời gian kinh doanh nào đó bất kỳ để xét hiện tượng này, chẳng hạn lấy 20 ngày đầu của tháng 1
Ta nhận thấy, tại một thời điểm bất kỳ nào đó, có những vật tư đang ở mức dự trữ cao nhất (Tại thời điểm nó được cung cấp) số vốn cần cho loại này lúc đó là lớn nhất, bằng đúng giá trị của tích số chi phí bình quân 1 ngày Cng và thời gian cung cấp cách nhau của vật tư
đó Song có những vật tư khác thì đang ở mức dự trữ trung bình hoặc thấp hơn, có nghĩa là một lượng nhất định của các vật tư này đã chuyển hoá thành tiền nhưng còn nằm chờ đợi để đến thời điểm cung cấp Khi ta tính riêng biệt cho từng loại vật tư thì bất cứ thời điểm nào cũng tồn tại một số tiền nhàn rỗi nhất định không được dùng đến Điều này gây ra lãng phí vốn Ta có thể khắc phục bằng cách sử dụng vốn tạm thời nhàn rỗi của vật tư hoặc các loại vật
tư đang chờ đến thời điểm mua theo định kỳ để tạm thời tài trợ(cho mượn) cho vật tư nào đó đến thời điểm cung cấp Quá trình này được thực hiện đan xen cho tất cả các loại vật tư Như vậy mỗi loại vật tư có thể giảm một lượng vốn nhất định mà vẫn đủ để dự trữ theo mức đã tính toán Việc tiết kiệm được bao nhiêu thì phải tính toán thông qua hệ số phản ánh tác động của sự xen kẽ sử dụng của các loại vật tư như trên Hệ số đó gọi là hệ số xen kẽ Cách tính hệ
số này như sau:
Để tính toán ta chuyển số liệu phản ánh ở biểu đồ trên thành các con số trong bảng
Q
1/1 2/1 3/ 4/1 5/1 6/1 7/1 8/1 9/1 10/1
11/1 12/1 13/1 14/1 15/1 16/1 17/1 18/1 19/1 20/1
Hệ số xen kẽ được tính như sau
Q
D
2
Q
CC dt lklk =
Trang 84.5 5 7 7.5
4 7 7 5.5 6.5 6.5 5 8 6 4.5 7.5 7.5 4 7 7 5.5 6.5
Qmax
Q Hcc
Trong đó : Q Là khối lượng vật tư tồn kho bình quân hàng ngày(Tấn/ngày), đối với những vật tư có nhiều chi tiết khác nhau mà việc tính theo khối lượng không đảm bảo chính xác thì ta có thể tính theo giá trị
Q được tính như sau:
) ng / T (
= Q
∑
=
n
Qi
n 1 i
Với Qi là khối lượng vật tư ở ngày thứ i(Tấn)
n là số ngày thống kê số liệu để tính toán(ngày)
Theo công thức trên ta có :
Q 5.9(t/ngày) 0.62
9.5
9 5 Hcc Vậy thời gian cung cấp cách nhau điều chỉnh lại như sau:
Td/cTcc*Hcc(Ngµy)= 10,2*0,62 = 6,3 (ngày) Tính riêng ảnh hưởng của nhân tố xen kẽ như trên ta có thể tiết kiệm được khoảng 38% vốn
+ Tcb: Đây là khoảng thời gian để làm công tác thủ tục xuất vật tư và vận chuyển vật
tư từ kho trung tâm đến các địa điểm sử dụng Khoảng thời gian này dài hay ngắn phụ thuộc vào đặc điểm tổ chức sản xuất của doanh nghiệp, phụ thuộc vào địa bàn phân bố các địa điểm sản xuất là tập trung hay phân tán, khoảng cách đến kho vật tư xa hay gần Khi tính thời gian này ta có thể dựa vào số liệu thống kê kinh nghiệm, trong trường hợp khoảng thời gian này ngắn, không đáng kể ta có thể bỏ qua
+Tbh: Đây là khoảng thời gia dự trữ tăng thêm nhằm đề phòng các trường hợp bất trắc
có thể xảy ra trong quá trình cung cấp Khi tính toán thành phần thời gian này ta chú ý một số điểm sau:
Dự trữ bảo hiểm tăng đối với các trường hợp: Những vật tư giá trị cao, sử dụng thường xuyên
Những vật tư khan hiếm trên thị trường Những vật tư phải mua ở xa, điều kiện vận chuyển gặp nhiều khó khăn
Thời gian dự trữ bảo hiểm ngắn hoặc không cần tính đối với các trường hợp: Vật tư có giá trị thấp, sử dụng không thường xuyên Vật tư có sẵn trên thị trường Vật tư có thể thay thế bẵng những loại khác
Sau khi tính toán đủ năm thành phần thời gian trên, tổng hợp lại ta có thời gian dự trữ định mức:
Tđm=Ttđ+Tnk+Tcb+ Tcc*Hcc+Tcb+Tbh (ngày)
* Phương pháp thứ hai( Tính toán theo khối lượng vật tư dự tữ tối ưu):
Theo cách này, trước hết ta phải ổn định nguồn cung cấp vật tư để có thể cung cấp vật
tư theo định kỳ Phương pháp này nhằm giải quyết bài toán xác định lượng vật tư mỗi lần cấp
là bao nhiêu để tổng chi phí liên quan đến việc dự trữ vật tư trong kỳ là nhỏ nhất Nội dung của phương pháp như sau:
Ta gọi :
Q
D
2
Q
CC dt lklk =
C
10
Trang 9Tổng chi phí dự trữ vật tư là Cdt (đồng).
Tổng chi phí lưu kho vật tư trong kỳ là Clk(đồng) Tổng chi phí mua hàng(không tính giá hàng) là Cđh(đồng)
Tổng chi phí liên quan đến dự trữ vật tư trong kỳ là:
Cdt = Clk + Cđh (đồng) (*) Mục tiêu đặt ra là tổng chi phí này phải nhỏ nhất, do vậy Clk và Cđh phải đạt cực tiểu ở trong các điều kiện khác không thay đổi, hai khoản chi phí trên tăng giảm phụ thuộc vào khối lượng 1 lần đặt hàng hàng Quan hệ đó được cụ thể hoá như sau:
Với chi phí lưu kho Clk
- Nếu ta gọi chi phí bình quân cho việc lưu kho 1 tấn hàng trong cả kỳ là :C (đ/tấn).lk
- Khối lượng hàng cấp 1 lần là: Q(tấn) Do quá trình cung cấp theo kế hoạch là liên tục, tức là tấn hàng cuối cùng được xuất kho sử dụng thì lô hàng của chu kỳ cung cấp kế tiếp liền được đưa vào kho, và lượng hàng xuất kho tiêu thụ hàng ngày là như nhau cho nên khối lượng hàng tồn kho thường xuyên bình quân sẽ là (tấn) : (T)
2
Q Tổng chi phí lưu kho trong kỳ là:
Clk= C x lk
2
Q (đồng)
Với chi phí đặt hàng Cđh
- Nếu ta gọi tổng khối lượng vật tư dùng cả kỳ là D(Tấn), thì ta có số lần mua hàng trong kỳ là (lượt) : (luot)
Q
D
- Chi phí bình quân 1 lần đặt hàng là : Cđh(đ/lần) Chi phí này bao gồm các khoản chi cho việc làm thủ tục mua bán, giao dịch, thanh toán Chi phí mỗi lần mua hàng thường không phụ thuộc vào khối lượng mua nhiều hay ít mà chủ yếu phụ thuộc vào các yếu tố giá cả các dịch vụ có liên quan đến giao dịch mua hàng ở trong điều kiện nhất định thì chi phí cho mỗi lần đặt hàng không khác nhau nhiều, ta có thể lấy giá trị này thông qua thống kê kinh nghiệm của những lần mua hàng trước Ta có tổng chi phí mua hàng trong cả kỳ như sau:
Cđh = Cđh x
Q
D
(đồng) Tổng chi phí dự trữ vật tư viết lại là:
Cdt = C lk
2
Q + Cđh
Q
D (đồng)
Chi phí dự trữ cao hay thấp phụ thuộc vào biến Q, khi thay đổi Q ta có quy luật biến đổi các thành phần chi phí trong công thức trên được thể hiện ở đồ thị sau: (Đồ thị 3.1)
Theo đồ thị ta có Qtư là khối lượng vật tư một lần cấp để đảm bảo Cdt đạt cực tiểu
Ta tính toán lượng vật tư đó như sau:
Lấy đạo hàm bậc nhất của Cdt, tìm nghiệm của đạo hàm bậc nhất đó
Đạo hàm bậc nhất của Cdt là:
C’dt = C lk
2
1
- Cđh 2
Q
D
C’dt = 0 Khi (T)
lk
C
dh C D 2
±
= Q Khối lượng vật tư tối ưu Qtư là giá trị nghiệm Q>0 của hàm C’dt
Q
D
2
Q
CC dt lklk =
C
11
Trang 10Với khối lượng vật tư đó ta có thể tính số vốn cần thiết để dự trữ từng loại vật tư bằng cách nhân khối lượng Qtư đó với giá trị của 1 tấn vật tư Với những loại vật tư không đồng nhất về đơn vị tính thì thay vì tính theo đơn vị khối lượng ta có thể quy đổi chúng theo đơn vị giá trị để tính toán cho thuận lợi
Sau khi tính toán Qtư như trên ta còn phải xác định điểm đặt hàng mới cho mỗi chu kỳ cung cấp vật tư Sở dĩ như vậy là vì theo cách tính trên ta đã coi lô hàng mới được nhập về đúng lúc lượng vật tư cuối cùng của chu kỳ trước được xuất khỏi kho Để có được điều này ta phải tiến hành đặt hàng từ trước thời điểm đó Thời gian đặt trước cho mỗi chu kỳ dài hay ngắn phụ thuộc vào khoảng cách từ nơi cung cấp về đến kho là xa hay gần, thủ tục mua bán
và tốc độ vận chuyển hàng nhanh hay chậm Điểm đặt hàng mới này có thể biết thông qua lượng vật tư tồn kho, tức là vật tư trong kho còn đến mức nào thì phải tiến hành mua hàng Cụ thể như ví dụ sau: Giả sử lượng vật tư tiêu dùng bình quân mỗi ngày là qng= 5 (t/ngày), thời gian giao dịch mua hàng, thủ tục giao nhận, vận chuyển, bốc xếp là 3 ngày Thì khi lượng hàng tồn trong còn đến mức :
Q= 5(t/ngày) 3 (ngày) = 15(tấn) ta phải lập tức đặt hàng mới và như vậy lượng vốn cho dự trữ vật tư cũng cần tăng tương ứng cho mục đích này
Việc tính toán như trên tốn khá nhiều thời gian và công sức nhất là khi các yếu tố chi phí lưu kho bình quân 1 tấn hàng, chi phí mua hàng có sự thay đổi trong kỳ Để đảm bảo việc tính toán được nhanh chóng, kịp thời, phản ánh chính xác các điều kiện thay đổi thì việc tính toán như trên phải được tin học hoá, phải có phần mềm chuyên dụng cho vấn đề này +.Phương pháp định mức vật liệu phụ
Q
tu
Q
Đồ thị 3.1 Quan hệ chi phí dự trữ và lượng vật tư dự trữ
C
Q
D
2
Q
CC dt lklk =
C
12