KỸ NĂNG làm VIỆC NHÓM theo bạn cuộc họp đầu tiên của một nhóm cần làm những nội dung công việc gì những quy định nào nên được đề ra trong cuộc họp đó để công việc của nhóm tiến hành trôi chảy

- Giúp các thành viên nhóm thấy cái đích cần phải đến, những điểm mốc cần phải đạt và định hướng cho nhóm khỏi bị chệch mục tiêu; - Giúp nhóm tập trung nguồn lực nhằm đạt được mục tiêu,

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

VIỆN KINH TẾ BƯU ĐIỆN

=====***=====

BÁO CÁO KẾT THÚC HỌC PHẦN

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

Sinh viên: PHẠM NGỌC HÙNG – STT: 30 Ngày sinh: 30/09/2000

Lớp: D18CQCN04 - B

Mã sinh viên: B18DCCN257

Điện thoại: 0384447863

Email: hung3092k@gmail.com

Nhóm học phần: Nhóm 07

Giảng viên hướng dẫn: Trần Hương Giang

HÀ NỘI – 12/2020

ĐỀ SỐ 07

Câu 1: Theo bạn cuộc họp đầu tiên của một nhóm cần làm những nội dung công việc gì? Những quy định nào nên được đề ra trong cuộc họp đó để công việc của nhóm tiến hành trôi chảy? Hãy liệt kê và lý giải những quy định đó ?

Trả lời:

1.Cuộc họp đầu tiên của một nhóm cần làm những nội dung:

 Bình bầu một người làm trưởng nhóm:

Trước tiên cần phải bình bầu ra một người làm trưởng nhóm (người lãnh đạo) Đó phải là người có khả năng tập hợp các cá nhân lại với nhau, kết nối họ và thúc đẩy hợp tác cùng nhau Người lãnh đạo không nhất thiết phải sử dụng đến quyền lực hay chức vụ để yêu cầu hay ra lệnh cho người khác làm việc bởi vì điều

đó khiến người khác thực hiện theo một cách miễn cưỡng, không tự nguyện, không thoải mái, không hào hứng nên hiệu quả công việc giảm sút đáng kể và mối quan

hệ trong nhóm cũng không mấy tốt đẹp

 Xác định mục tiêu:

Việc xác định mục tiêu được coi là những bước đi đầu tiên đặt nền móng vững chắc cho những bước tiến trong tương lai Nếu không xác định một hướng đi chung, mỗi thành viên trong nhóm sẽ đi theo hướng của riêng mình và nhóm sẽ chẳng còn có ý nghĩa gì, tan rã là điều tất yếu việc xác định mục tiêu đúng đắn mang lại những ý nghĩa thiết thực Có thể mô tả bốn ý nghĩa cơ bản của mục tiêu như sau:

- Giúp các thành viên nhóm thấy cái đích cần phải đến, những điểm mốc cần phải đạt và định hướng cho nhóm khỏi bị chệch mục tiêu;

- Giúp nhóm tập trung nguồn lực nhằm đạt được mục tiêu, tránh sao nhãng, bỏ bê, lãng phí nguồn lực;

- Quá trình nỗ lực để đạt được mục tiêu giúp nhóm hiểu rõ về những năng lực, kỹ năng, kinh nghiệm, những đặc điểm riêng của nhóm và cả những gì đang diễn ra xung quanh để biết nhóm (mình) là ai, nhóm (mình) cần phải tiếp tục phấn đấu như thế nào;

- Mỗi thành viên nhóm được truyền cảm giác hào hứng, năng nổ, nhiệt huyết để hành động hết mình cho mục tiêu và tin tưởng vào tương lai

Xác định mục tiêu theo nguyên tắc SMART:

- Specific: cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu

- Measurable: đo lường được

- Agreed: được nhất trí

- Realistic: khả thi

- Time bound: có thời hạn xác định

 Phân công nhiệm vụ và trách nhiệm rõ ràng:

Để hoàn thành một khối lượng lớn công việc hay để đạt được những mục tiêu lớn cũng vậy, cần phải chia nhỏ công việc ra Đối với những mục tiêu lớn cần phải phân tích thành nhiều mục tiêu nhỏ, mỗi mục tiêu nhỏ phải được chia thành nhiều nhiệm vụ nhỏ hơn đồng thời tiến hành phân bổ nguồn lực sẵn có mỗi nhiệm

vụ sẽ được phân công, giao phó cho thành viên phù hợp nhất Mọi thành viên trong

nhóm cần được hướng dẫn rõ ràng và phân chia chính xác về công việc để họ có định hướng cho hành động và nâng cao tinh thần trách nhiệm cá nhân

 Lập kế hoạch cụ thể:

Đề ra kế hoạch cụ thể, nhật ký công tác, thời gian dự tính sẽ hoàn thành và chuẩn cho lần họp sau Thông báo phần thưởng, phạt với các thành viên

 Xây dựng các nguyên tắc hoạt động của nhóm:

Nguyên tắc là những tiêu chí mang tính chuẩn mực về hành vi cá nhân và hành vi nhóm được cả nhóm chấp nhận và tuân theo Cụ thể hơn, nguyên tắc hoạt động của nhóm là những chỉ dẫn cho các thành viên thấy cần phải làm việc và ứng

xử với nhau như thế nào, điều gì nên và điều gì không nên Mỗi nhóm đều thiết lập một tập hợp các tiêu chí chuẩn mực làm nên bản sắc riêng của nhóm Tốt nhất là lấy ý kiến chung của mọi người về các vấn đề liên quan đến công việc và lối sống của các thành viên nhóm Dù nguyên tắc thuộc phạm trù nào thì cũng nên trả lời cho câu hỏi: “Như thế nào thì sẽ tốt cho công việc?”

2 Những quy định nào nên được đề ra trong cuộc họp đó để công việc của nhóm tiến hành trôi chảy? Hãy liệt kê và lý giải những quy định đó?

Cử thư ký cuộc họp

Thư kí là người ghi lại những nội dung đã diễn ra trong cuộc họp, những vấn đề quan Điều này sẽ giúp cho không chỉ những người tham gia mà cả những thành viên vắng mặt nắm vấn đề một cách rõ ràng nội dung chi tiết của cuộc họp Bên cạnh đó, thư kí còn là người nhắc nhở các thành viên báo cáo các công việc còn tồn đọng hay công việc cần giải quyết

Khuyến khích các thành viên đóng góp ý kiến

Một cuộc họp mà không có các ý kiến từ những thành viên tham gia được coi là một buổi họp thất bại Bởi mục tiêu của cuộc họp là ghi nhận ý kiến của mọi người cho công việc chung Như vậy, không khí cuộc họp sẽ thêm phần hào hứng và sôi nổi Hơn nữa, bạn sẽ có cơ hội lắng nghe nhiều ý kiến nhân viên cũng như các yêu cầu của họ đối với công ty Chính vì vậy, bạn nên đón nhận những ý tưởng độc đáo

và mới lạ từ các thành viên, bởi biết đâu những ý kiến dù nhỏ nhất cũng có thể phát huy tác dụng to lớn mà bạn không ngờ tới

Lắng nghe và tổng hợp ý kiến

Tham gia cuộc họp không có nghĩa là bạn thao thao bất tuyệt mà không chú ý tới ý kiến của người khác Bởi mục tiêu của cuộc họp không chỉ là trình bày các quan điểm của từng thành viên, mà còn là cơ hội để mọi người được lắng nghe ý kiến của nhau Vì vậy, bạn cần biết cách lắng nghe ý kiến của mọi người và đưa ra những đóng góp, nhận xét Trong khi lắng nghe sẽ có những điểm bạn không hiểu, nếu có thể bạn hãy hỏi lại ngay để hiểu được vấn đề Khi đó, bạn có thể cùng giải quyết vấn đề, góp phần nâng cao hiệu quả của buổi họp

Xây dựng nguyễn tắc hoạt động chung của nhóm

 Tất cả các cuộc họp đều có sự tham gia đầy đủ của các thành viên nhóm

 Cuộc họp sẽ bắt đầu và kết thúc đúng giờ Mọi thành viên đều có trách nhiệm

 nhắc nhở những thành viên khác không được đến muộn

 Tắt điện thoại di động trong giờ họp

 Những ý kiến đóng góp phải mang tính xây dựng

 Những ý kiến trái chiều sẽ được xem xét và bàn bạc cẩn thận

 Mọi người đều có nhiệm vụ của mình và phải thực hiện, hoàn thành nhiệm

vụ đó

 Khuyến khích thái độ vui vẻ, hòa đồng, thiện chí

Câu 2: Bạn hãy chỉ ra một số hạn chế của người Việt trong làm việc nhóm, những hạn chế này có ảnh hưởng thế nào đến hiệu quả làm việc của nhóm? Rút ra những điều gì tâm đắc của bản thân khi làm việc trong nhóm ?

Trả lời:

1.Một số hạn chế của người Việt trong làm việc nhóm:

 Không tuân thủ quy trình và các nguyên tắc hoạt động của nhóm

 Suy nghĩ cảm tính không dựa trên dữ kiện và tư duy logic

 Lười biếng, không đóng góp ý kiến, ỷ lại vào các thành viên khác

 Giao tiếp không hiệu quả

 Không muốn làm chung, chia cặp với các thành viên khác, muốn làm độc lập để chứng tỏ cái tôi hay năng lực cá nhân

 Mâu thuẫn với các thành viên khác trong nhóm

2.Ảnh hưởng của những hạn chế này đến hiệu quả làm việc của nhóm:

Các thành viên không tuân thủ nguyên tắc hoạt động của nhóm sẽ làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả làm việc của nhóm: tiến độ công việc bị trì hoãn, tiêu tốn thời gian, tiền bạc, làm ảnh hưởng đến công việc chung của những người xung quanh… dẫn đến hiệu quả công việc bị giảm sút

Mâu thuẫn, xung đột giữa các thành viên trong nhóm như những cá nhân có

sự khác biệt về tính cách, sở thích, quan điểm, nền tảng văn hóa-giáo dục, kinh nghiệm, kỹ năng, nghề nghiệp, vai trò, quyền lực, điều kiện kinh tế, hay các nhân

tố đến từ môi trường tác động mối quan hệ và kết quả làm việc của nhóm gây ra

xung đột trong nhóm làm hủy hoại mối quan hệ nhóm, giảm thành tích nhóm và nguy cơ tan rã nhóm

3.Những điều tâm đắc của bản thân rút ra được khi làm việc trong nhóm:

- Tông trọng và lắng nghe ý kiến của các thành viên, tự tin sáng tạo đưa ra các ý tưởng ý kiến góp phần xây dựng nhóm của riêng ban bản thân

- Học hỏi những kiến thức mà mình còn thiếu từ các bạn thành viên trong nhóm

- Hiểu rõ hơn về tính cách cũng như thói quen, sở thích, cách làm việc của mỗi thành viên trong nhóm

- Học hỏi khả năng, kinh nghiệm lãnh đạo của trưởng nhóm: kỹ năng lập kế hoạch,

kỹ năng tổ chức công việc, kỹ năng điều hành cuộc họp – thảo luận

Câu 3:

3.1.Tình huống 1: Thảo vừa được giao nhiệm vụ phụ trách một nhóm gồm

13 thành viên Cả nhóm Thảo cũng phải thực hiện một công việc và nếu hoàn thành tốt sẽ nhận được phần thưởng xứng đáng Thảo hăm hở bắt tay vào việc, cô phân công công việc cụ thể cho từng người Theo cô nếu mỗi người đều làm tốt phần việc của mình thì nhóm sẽ được thưởng xứng đáng Tuy nhiên, mọi việc không như Thảo nghĩ, chỉ có 5 người tích cực với công việc được giao, số khác gần như chỉ làm theo cách đối phó, họ khá thờ ơ với công việc chung và phần thưởng Thảo hết sức bối rối

Câu hỏi?

1 Vì sao một số người thờ ơ với nhóm?

2 Thảo nên làm gì để đưa nhóm làm việc hiệu quả?

Trả lời:

1 Một số người thờ ơ với nhóm có thể là do một trong các nguyên nhân sau:

- Do Thảo chưa hiểu rõ điểm mạnh điểm yếu của các thành viên nên những công việc mà Thảo phân công cho một số người đó không đúng chuyên môn hoặc không phù hợp với khả năng của mỗi người họ, dẫn đến việc họ thờ ơ đối phó với công việc

- Do mâu thuẫn, xung đột giữa các thành viên trong nhóm vì mỗi cá nhân đều có một tính cách, quan điểm, cách nhìn nhận khác nhau đãn đến trái ngược nhau về cách suy nghĩ, hướng đi làm chậm tiến độ, không hứng thú với công việc

- Do họ nghĩ chưa chắc hoàn thành tốt công việc mà đã được phần thưởng lớn

- Do họ không đồng tình đồng quan điểm với cách làm việc của trưởng nhóm Thảo

2 Việc nên làm của Thảo để đưa nhóm làm việc hiệu quả:

- Khi vừa được giao nhiệm vụ phụ trách một nhóm, trước tiên Thảo phải xác định mục tiêu đúng đắn chung của nhóm để các thành viên có chung một mục tiêu để hướng tới, không riêng rẽ tách biệt

- Tìm hiểu rõ tính cách, sở thích, điểm mạnh điểm yếu của mỗi thành viên, từ đó tìm cách khắc phục điểm yếu và phát huy điểm mạnh của từng người

- Lắng nghe, tôn trọng ý kiến của các thành viên, khuyến khích các thành viên sáng tạo trong công việc, từ đó đặt ra nguyên tắc hoạt động nhóm chung

- Giải quyết các mâu thuẫn xảy ra giữa các thành viên trong quá trình làm việc nhóm một cách nhẹ nhàng, khéo léo, tránh phê bình cá nhân trước tập thể

3.2.Tình huống 2: Google là một công cụ tìm kiếm lớn nhất thế giới với kho dữ liệu khổng lồ cùng với những ứng dụng hàng đầu trong ngành công nghệ thông tin Larry Page đã tạo ra môi trường làm việc cho nhân viên thật thoải mái Nhân viên được ăn ngủ, nghỉ tự do trong công ty bất cứ khi nào nếu họ cảm thấy đói hay mệt mỏi Để tạo áp lực hoàn thành dự án cho các nhóm công ty, ông thường xuyên tuyển dụng nhân viên mới ra trường, những người sẵn sàng thức thâu đêm suốt sáng để hoàn thành kế hoạch mục tiêu, khiến cho môi trường trong công ty Google luôn là những cuộc rượt đuổi và không có lúc nào dừng lại Với phong cách lãnh đạo của mình ông đã nhanh chóng đưa google trở thành một tập đoàn công nghệ hàng đầu trên thế giới sánh ngang với các Tập đoàn lâu năm như Microsoft hay Apple.

Câu hỏi?

1 Bạn hãy cho biết phong cách lãnh đạo của Larry Page trong tình huống này?

2 Phân tích ưu và nhược điểm của phong cách lãnh đạo đó, được ưu tiên áp dụng trong tình huống nào?

Trả lời:

1 Phong cách lãnh đạo của Larry Page trong tình huống này:

Đó là phong cách lãnh đạo cộng tác

2 Phân tích ưu và nhược điểm của phong cách lãnh đạo đó, được ưu tiên áp dụng trong tình huống nào?

- Ưu điểm:

 Những người lãnh đạo thường đưa ra quyết định dựa trên giá trị và tầm nhìn của tổ chức, đồng thời tạo ra sự tin tưởng và tôn trọng giữa những người

tham gia Nhờ vậy, nhân viên có xu hướng cảm thấy được truyền cảm hứng

để hành động và đóng góp sức lực mình cho nhóm

 Tâm lý nhóm khá thoải mái, tin tưởng vì nhân viên được ăn ngủ, nghỉ tự do trong công ty bất cứ khi nào nếu họ cảm thấy đói hay mệt mỏi

 Mọi thành viên đều tham gia, có trách nhiệm với công việc, ai cũng có cơ hội thể hiện bản thân, có sự trao đổi, hợp tác, chia sẻ lẫn nhau

 Năng suất lao động, hiệu quả công việc tăng cao

- Nhược điểm:

 Trong những tình huống cấp bách phải đưa ra quyết định lập tức, thì lãnh đạo dân chủ lại luôn ưu tiên việc đóng góp ý kiến chung sẽ dẫn đến các dự

án bị trì trệ

 Hơn nữa, không phải thành viên nào trong nhóm cũng có kiến thức hoặc chuyên môn cần thiết để đóng góp cho quá trình ra quyết định

 Phong cách lãnh đạo dân chủ cũng có thể khiến các thành viên trong nhóm nản chí khi ý tưởng mà họ tâm đắc lại không được lựa chọn, hoặc vì họ nằm trong ý kiến thiểu số Điều này dẫn đến tinh thần làm việc nhóm bị ảnh hưởng, thậm chí là bất đồng với người đứng đầu

Phong cách lãnh đạo cộng tác được ưu tiên áp dụng trong tình huống công việc có thời gian trung bình hoặc dài, cần sự đóng góp, sáng tạo, đoàn kết, trách nhiệm của các thành viên, nhân viên cùng hướng đến một mục tiêu chung đúng đắn rõ ràng